Abteilung: Leitfaden zu Process Mining in der Debitorenbuchhaltung

Verbessern Sie die Debitorenbuchhaltung mit Process Mining

Warum das wichtig ist

Teams in der Debitorenbuchhaltung benötigen einen zuverlässigen Überblick über Forderungseinzug, Streitfälle, Zahlungsverzögerungen und manuelle Arbeit. Dokumentierte Verfahren zeigen selten, wie der Prozess tatsächlich abläuft. Diese Lücke kann vermeidbare Wartezeiten, wiederholte Aktivitäten, uneinheitliche Bearbeitung und Engpässe verbergen, die den Cashflow beeinträchtigen.

Herkömmliche Analysen erfordern häufig teure Tools, spezielle Schulungen und umfangreiche manuelle Vorbereitung. Process Mining bietet Ihnen eine schnellere Möglichkeit, mit den bereits vorhandenen Daten zu arbeiten. Laden Sie Ihr Event Log hoch und sehen Sie den tatsächlichen Prozess, einschließlich Engpässen, Varianten und Nacharbeit.

Sie können unter anderem folgende Ergebnisse quantifizieren:

• Zeit von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung
• Wartezeit zwischen Aktivitäten im Forderungseinzug
• Streitfallquoten nach Kunde, Region oder Rechnungstyp
• Nacharbeit und wiederholte Rechnungsbearbeitung
• Manuelle Aktivitäten und Übergaben
• Abweichungen vom dokumentierten Prozess
• Cases, die Zielwerte für Forderungseinzug oder Klärung überschreiten

So gehen Sie vor

1. Analysieren: Verbinden Sie Daten aus ERP, CRM, Fakturierung oder Forderungseinzug und analysieren Sie das Event Log in ProcessMind. Vergleichen Sie mithilfe der Prozessdarstellung den dokumentierten Ablauf mit der tatsächlichen Ausführung. Filtern Sie nach Kundensegment, Rechnungstyp, Zahlungsstatus oder Streitfallgrund, um Verzögerungsquellen zu isolieren. Prüfen Sie die Funktionen von Process Mining, um Varianten, Engpässe und Nacharbeit ohne spezialisiertes Team zu identifizieren.

2. Modellieren: Nutzen Sie die Erkenntnisse, um einen Zielprozess in BPMN 2.0 zu erstellen. Definieren Sie Aktivitäten, Übergaben, Ausnahmewege und KPIs, die für Ihr Team in der Debitorenbuchhaltung relevant sind. Halten Sie das Modell mit den Nachweisen in Ihrem Event Log verknüpft. Mit Process Mapping dokumentieren Sie aktuellen und künftigen Zustand in einem Format, das Finanzwesen, Betrieb und IT gemeinsam prüfen können.

3. Simulieren: Testen Sie Änderungen vor ihrer Umsetzung. Vergleichen Sie Szenarien wie frühere Zahlungserinnerungen, automatisierte Weiterleitung von Streitfällen, andere Genehmigungsregeln oder weniger manuelle Übergaben. Verwenden Sie Process Simulation, um die Auswirkungen auf Einzugsdauer, Streitfallklärung, Arbeitsaufwand und Betriebskosten zu schätzen. Passen Sie den Zielprozess anhand der Ergebnisse an und überwachen Sie die Leistung nach der Einführung.

Was Sie erwarten können

Die Ergebnisse hängen von der Datenqualität, der Prozesskomplexität und den umgesetzten Änderungen ab. Teams verwenden Process Mining in der Debitorenbuchhaltung typischerweise, um:

• Die Durchlaufzeit in ausgewählten Prozessabschnitten um 20–40 % zu reduzieren
• Aktivitäten und Varianten zu identifizieren, die die größten Verzögerungen verursachen
• Treiber von Streitfällen und Nacharbeit nach Segment zu quantifizieren
• Den manuellen Aufwand zu verringern, indem geeignete Automatisierungsmöglichkeiten priorisiert werden
• Den Überblick über überfällige Rechnungen und ungelöste Streitfälle zu verbessern
• Eine messbare Ausgangsbasis für Prozessverbesserungen zu schaffen

Betrachten Sie diese Werte als Planungsbereiche, nicht als Garantien. Ihr Event Log liefert die Nachweise, die Sie benötigen, um eine realistische Ausgangsbasis festzulegen und den Fortschritt daran zu messen.

Erste Schritte

Beginnen Sie mit einem Prozess der Debitorenbuchhaltung und einer klaren Frage, zum Beispiel: Wo verlängert sich die Zeit von der Rechnung bis zum Zahlungseingang? Welche Streitfalltypen verursachen die meiste Nacharbeit? Bei welchen Kunden oder Teams treten die längsten Verzögerungen auf?

Bereiten Sie ein Event Log mit einer Case-ID, einem Aktivitätsnamen und einem Timestamp vor. Ergänzen Sie, sofern verfügbar, Attribute wie Kunde, Rechnungswert, Zahlungsstatus, Streitfallgrund, Team und Region. Laden Sie die Daten in ProcessMind hoch und prüfen Sie die erste Prozessdarstellung, bevor Sie Ihre Analyse erweitern.

Vom Log zu Erkenntnissen: Sie gelangen von dokumentierten Annahmen zu quantifizierten Ergebnissen. Nutzen Sie diese, um Verbesserungen zu priorisieren, den Zielzustand zu modellieren und Änderungen zu testen, bevor Sie Ressourcen binden.