Abteilung: Bestandsmanagement

Prozessverbesserung im Bestandsmanagement

Warum das wichtig ist

Das Bestandsmanagement verbindet Nachfrage, Einkauf, Lagerbetrieb und Auftragsabwicklung. Wenn der Prozess nicht wie dokumentiert abläuft, kann es zu Fehlbeständen, Überbeständen, verzögerter Nachbeschaffung und höheren Betriebskosten kommen.

Die Prozessdokumentation zeigt nicht, wie die Arbeit tatsächlich durch Ihre Systeme läuft. Ein Event Log kann die Lücke zwischen dem geplanten Prozess und dem Prozess sichtbar machen, den Ihre Teams in der Praxis befolgen. Sie erkennen Engpässe, Prozessvarianten, Nacharbeit und Aktivitäten, die die Nachbeschaffung verzögern.

Für den Einstieg benötigen Sie weder teure Tools noch spezielle Schulungen. Mit ProcessMind laden Sie Ihr Event Log hoch und gelangen schnell von Daten zu quantifizierten Erkenntnissen.

So gehen Sie vor

1. Analysieren: Laden Sie Ereignisdaten aus Bestands-, Einkaufs-, Vertriebs-, Lager- und Auftragsabwicklungssystemen hoch. Verwenden Sie Process Mining, um den tatsächlichen Bestandsprozess abzubilden und Durchlaufzeiten, bestandsbedingte Aktivitäten, Verzögerungen bei der Nachbeschaffung und Nacharbeit zu messen. Vergleichen Sie dokumentierte Workflows mit der tatsächlichen Ausführung und identifizieren Sie Varianten, die Überbestände oder verfehlte Verfügbarkeitsziele verursachen.

2. Modellieren: Verwenden Sie Process Mapping und BPMN 2.0, um den aktuellen Prozess zu dokumentieren und einen praktikablen Zielzustand zu definieren. Modellieren Sie Übergaben zwischen Einkauf, Lager und Betrieb. Ergänzen Sie KPIs für Nachbeschaffungszeit, Bestandsgenauigkeit, Häufigkeit von Fehlbeständen, Überbestände und Ausnahmebearbeitung. Halten Sie das Modell mit den Nachweisen in Ihrem Event Log verknüpft.

3. Simulieren: Testen Sie geplante Änderungen vor der Umsetzung mit Process Simulation. Vergleichen Sie Szenarien wie angepasste Nachbestellregeln, andere Genehmigungswege, zusätzliche Automatisierung oder eine veränderte Lagerkapazität. Messen Sie die voraussichtlichen Auswirkungen auf Bestandsmengen, Nachbeschaffungszeit, Betriebskosten und Serviceleistung.

Was Sie erwarten können

Sie erhalten typischerweise einen klareren Überblick darüber, wie Bestandsprozesse system- und abteilungsübergreifend ablaufen. Typische Erkenntnisse sind:

• Engpässe bei Genehmigungen zur Nachbeschaffung, im Einkauf oder bei Lagerübergaben
• Varianten, die unnötige Verzögerungen oder Überbestände verursachen
• Nacharbeit aufgrund ungenauer Bestandsdaten oder der Bearbeitung von Ausnahmen
• Quantifizierte Unterschiede zwischen dokumentierter und tatsächlicher Prozessleistung
• Eine faktenbasierte Grundlage für die Priorisierung von Prozessänderungen

Abhängig von Ihrem Ausgangspunkt und den umgesetzten Änderungen können Sie die Durchlaufzeit der Nachbeschaffung um 20–40 % reduzieren, Verzögerungen durch Fehlbestände verringern und Kosten für die Bestandsbearbeitung senken. Validieren Sie die Potenziale mit Ihren eigenen Ereignisdaten und verfolgen Sie die Wirkung jeder Änderung.

Erste Schritte

Beginnen Sie mit einem Bestandsprozess und einem fokussierten Event Log. Fügen Sie eine Case-ID, einen Aktivitätsnamen, einen Timestamp und die Felder ein, die Sie für Vergleiche von Produkten, Standorten, Lieferanten oder Auftragstypen benötigen. Anschließend:

• Definieren Sie die KPIs, die für Ihre Bestandsstrategie relevant sind.
• Laden Sie das Event Log in ProcessMind hoch.
• Prüfen Sie die Prozessdarstellung und die häufigsten Varianten.
• Quantifizieren Sie Engpässe, Nacharbeit und Abweichungen vom dokumentierten Prozess.
• Modellieren Sie Verbesserungsoptionen und simulieren Sie deren voraussichtliche Auswirkungen.
• Überwachen Sie die ausgewählten KPIs nach der Umsetzung.

Dieser Ansatz führt ohne ein umfangreiches Transformationsprojekt schnell vom Log zu Erkenntnissen. Außerdem entsteht eine wiederholbare Möglichkeit, Bestandsentscheidungen mit den zugrunde liegenden Prozessdaten zu verknüpfen.