HR-Prozesse optimieren

Recruiting und Onboarding gezielt verbessern

Sehen Sie, wo Recruiting- und Onboarding-Fälle ins Stocken geraten und welche Übergaben zwischen HR, Führungskräften und IT zu Verzögerungen führen. Prüfen Sie, wie sich eine andere Prozessabfolge auf die Zeit bis zur Einstellung und den Abschluss des Onboardings auswirken könnte. Laden Sie Ihr Event Log hoch und analysieren Sie mit Process Mining den tatsächlichen Prozessablauf, einschließlich Engpässen, Varianten und Nacharbeit. So erkennen Sie, welche Schritte und Wartezeiten entscheidend sind.

Wo geraten Recruiting- und Onboarding-Cases ins Stocken?

Recruiting und Onboarding erstrecken sich häufig über ein ATS, ein HRIS und weitere Systeme. Ein dokumentierter Workflow zeigt die vorgesehene Reihenfolge, aber nicht, wie lange Cases zwischen Aktivitäten warten, an welcher Stelle Arbeitsschritte wiederholt werden oder welche Übergaben den Ablauf verzögern.

Vergleichen Sie mit Process Mining im Recruiting die Wege und Zeitabläufe einzelner Cases. So sehen Sie, wo Bewerbende auf Prüfungen, Freigaben oder Informationen warten. Für die Verbesserung des Onboardings sollten Sie nach wiederholten Schritten, Verzögerungen zwischen HR und IT sowie Abweichungen zwischen dem dokumentierten Prozess und den Ereignisdaten suchen.

Welche HR-Daten können Sie unter Wahrung des Datenschutzes analysieren?

HR-Daten sind sensibel. Beziehen Sie vor der Analyse Ihre Datenschutz- und Rechtsteams ein und halten Sie die Richtlinien Ihrer Organisation sowie geltende Vereinbarungen ein. Beginnen Sie mit Daten auf Case-Ebene, die Timestamps und Aktivitätsnamen enthalten, aber keine Angaben zur Identität der Bewerbenden. So können Sie Ablauf und Zeitbedarf des Prozesses untersuchen, ohne die Leistung einzelner Personen zu bewerten.

Legen Sie für Ihre erste Analyse fest, welche Felder Sie für Case, Aktivität und Timestamp benötigen. Ergänzen Sie weitere Attribute nur, wenn sie für eine konkrete Prozessfrage erforderlich und zur Verwendung freigegeben sind.

Welche Übergaben tragen zu Verzögerungen bei?

Ein Case kann warten, auch wenn jede Aktivität schnell abgeschlossen wird. Messen Sie die Zeit zwischen Aktivitäten, um festzustellen, wo Recruiting-Cases auf die Prüfung durch Recruiter, Rückmeldungen von Führungskräften oder Freigaben warten. Untersuchen Sie beim Onboarding die Übergaben zwischen HR und IT, einschließlich der Schritte zur Vorbereitung des Arbeitsbeginns.

Mit ProcessMind vergleichen Sie Prozessvarianten und messen Wartezeit, Nacharbeit und Durchlaufzeit. Nutzen Sie die Erkenntnisse für gezielte Fragen: Verursacht eine Freigabe eine Wartezeit? Kehren Cases zu einem früheren Schritt zurück? Weicht die tatsächliche Reihenfolge von der erwarteten ab?

Wie analysieren Sie die Zeit bis zur Einstellung?

Legen Sie zunächst fest, was als Case gilt und wann der Prozess beginnt und endet. Berechnen Sie anhand der Timestamps aus den ATS-Ereignisdaten die Dauer der einzelnen Cases. Vergleichen Sie anschließend die Prozesswege, um zu sehen, welche Aktivitäten und Wartezeiten mit längeren Durchlaufzeiten einhergehen.

Auch die Dauer bis zum Abschluss des Onboardings können Sie anhand von HRIS-Ereignisdaten vergleichen. Beschränken Sie Vergleiche auf Prozess- oder Case-Ebene und berücksichtigen Sie nur die Attribute, die Sie für Ihre Fragestellung benötigen.

Was sollten Sie vor einer Prozessänderung prüfen?

Vergleichen Sie die tatsächlichen Prozesswege mit Ihrem dokumentierten Workflow. Modellieren Sie den aktuellen und den geplanten Ablauf mit BPMN-Modellierung. Besprechen Sie die Ergebnisse anschließend mit HR, Führungskräften, IT sowie den für Datenschutz und Compliance zuständigen Teams.

Vergleichen Sie mit einer Prozesssimulation geplante Szenarien, bevor Sie sie umsetzen. Prüfen Sie zum Beispiel, wie sich eine andere Reihenfolge oder weniger Übergaben auf die Dauer eines Cases auswirken könnten. Mit einer Simulation bewerten Sie eine geplante Änderung, setzen sie aber nicht um.

Wie starten Sie?

Wählen Sie einen Recruiting- oder Onboarding-Ablauf und eine Frage, die sich anhand der zugehörigen Ereignisdaten beantworten lässt. Ein ATS-Export eignet sich für Ihre erste Analyse, wenn er eine Case-ID, Aktivitätsnamen und Timestamps enthält. Klären Sie den Umfang der Daten vor dem Upload mit Ihren Datenschutz- und Rechtsteams.

Untersuchen Sie anschließend Prozesswege, Wartezeiten und wiederholte Aktivitäten. Nutzen Sie die Erkenntnisse, um eine konkrete Änderung zu bestimmen, die Sie bewerten möchten. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Case denselben Weg nehmen sollte. Hinweise zur Vorbereitung eines Event Logs finden Sie in den Datenanforderungen für Process Mining.

Lesen Sie die Einführung in die Prozessmodellierung

Was können Sie über einen längeren Zeitraum messen?

Sobald ein Ausgangswert vorliegt, können Sie Prozess-KPIs wie die Zeit bis zur Einstellung, die Dauer bis zum Abschluss des Onboardings, Wartezeiten zwischen wichtigen Aktivitäten und die Häufigkeit wiederholter Schritte verfolgen. Dashboards zeigen, ob sich diese Kennzahlen ändern, nachdem Ihr Team eine Verbesserung umgesetzt hat. Erfahren Sie mehr über die kontinuierliche Prozessüberwachung.

Stimmen Sie Prozessumfang, Datenfelder und KPI-Definitionen mit den Prozessverantwortlichen ab. Richten Sie die Analyse darauf aus, wie die Arbeit abläuft, nicht darauf, einzelne Mitarbeitende zu bewerten.

Analysieren Sie einen Recruiting- oder Onboarding-Ablauf

Prüfen Sie anhand eines ATS-Exports eine konkrete Prozessfrage mit Daten auf Case-Ebene. Starten Sie Ihre Testphase und sehen Sie, wo Recruiting- oder Onboarding-Cases warten.