HR-processen verbeteren

Verbeter werving en onboarding met HR-procesoptimalisatie

Zie waar cases in werving en onboarding vastlopen en welke overdrachten tussen HR, leidinggevenden en IT voor vertraging zorgen. Bekijk wat een andere volgorde kan betekenen voor de tijd tot een nieuwe medewerker start en voor de afronding van onboarding. Upload het event log en gebruik process mining om te zien hoe het werk echt verloopt, met bottlenecks, varianten en herstelwerk. Richt je op de stappen en wachttijden die ertoe doen.

Waar lopen cases voor werving en onboarding vast?

Werving en onboarding lopen vaak via een ATS, HRIS en andere systemen. Een vastgelegde workflow toont de beoogde volgorde, maar niet hoe lang cases tussen activiteiten wachten, waar werk opnieuw begint of welke overdrachten de voortgang vertragen.

Vergelijk met process mining voor werving de routes en doorlooptijden van cases. Zo zie je waar kandidaten wachten op beoordelingen, goedkeuringen of informatie. Kijk voor verbetering van onboarding naar herhaalde stappen, vertragingen tussen HR en IT en verschillen tussen het vastgelegde proces en wat de eventdata laat zien.

Welke HR-data kun je analyseren met behoud van privacy?

HR-data is gevoelig. Betrek je privacy- en juridische teams vóór de analyse en volg het beleid en de toepasselijke afspraken van je organisatie. Begin met data op caseniveau met timestamps en activiteitsnamen, zonder de identiteit van kandidaten. Zo analyseer je procesverloop en timing zonder individuele prestaties te beoordelen.

Bepaal voor je eerste analyse welke velden je nodig hebt voor case, activiteit en timestamp. Voeg alleen andere attributen toe als ze nodig zijn om een specifieke procesvraag te beantwoorden en het gebruik ervan is goedgekeurd.

Welke overdrachten veroorzaken vertraging?

Een case kan wachten, ook als elke activiteit snel wordt afgerond. Meet de tijd tussen activiteiten om te zien waar cases voor werving wachten op een beoordeling door een recruiter, input van een leidinggevende of goedkeuring. Bekijk bij onboarding de overdrachten tussen HR en IT, waaronder de stappen om iemand klaar te maken voor de start.

ProcessMind helpt je procesvarianten te vergelijken en wachttijd, herstelwerk en doorlooptijd te meten. Gebruik de bevindingen om gerichte vragen te stellen: zorgt een goedkeuring voor extra wachttijd? Gaan cases terug naar een eerdere stap? Wijkt de werkelijke volgorde af van wat je verwacht?

Hoe analyseer je de tijd tot aanname?

Begin je analyse van de tijd tot aanname met het bepalen van de case en het afspreken van begin- en eindpunt. Gebruik timestamps uit de eventdata van je ATS om de duur van cases te berekenen. Vergelijk daarna de procesroutes om te zien welke activiteiten en wachttijden samengaan met langere doorlooptijden.

Je kunt ook de afrondingstijd van onboarding vergelijken met eventdata uit het HRIS. Houd vergelijkingen op proces- of caseniveau en neem alleen attributen op die nodig zijn om je vraag te beantwoorden.

Wat controleer je voordat je het proces wijzigt?

Vergelijk de werkelijke routes met je vastgelegde workflow. Breng de huidige en voorgestelde volgorde in kaart met BPMN-modellering en bespreek de bevindingen met HR, leidinggevenden, IT en de teams die verantwoordelijk zijn voor privacy en compliance.

Gebruik processimulatie om voorgestelde scenario’s vóór de invoering te vergelijken. Test bijvoorbeeld wat een andere volgorde of minder overdrachten kunnen betekenen voor de duur van een case. Met simulatie beoordeel je een voorgestelde verandering, maar voer je die niet door.

Hoe begin je?

Kies één proces voor werving of onboarding en een vraag die je met de bijbehorende eventdata kunt beantwoorden. Een export uit een ATS is geschikt voor een eerste analyse als die een case-ID, activiteitsnamen en timestamps bevat. Bespreek de omvang van de data met je privacy- en juridische teams voordat je die uploadt.

Bekijk daarna de procesroutes, wachttijden en herhaalde activiteiten. Gebruik de bevindingen om een concrete verandering te bepalen die je wilt beoordelen. Ga er niet van uit dat elke case dezelfde route moet volgen. Lees de data-eisen voor process mining voor aanwijzingen om een event log voor te bereiden.

Lees de introductie over procesmodellering

Wat kun je op termijn meten?

Zodra je een uitgangssituatie hebt, kun je KPI’s op procesniveau volgen, zoals de tijd tot aanname, de afrondingstijd van onboarding, wachttijd tussen belangrijke activiteiten en hoe vaak stappen worden herhaald. Dashboards laten zien of deze cijfers veranderen nadat je team een verbetering doorvoert. Lees meer over doorlopende procesbewaking.

Spreek met de proceseigenaren af wat de scope van het proces is, welke datavelden je gebruikt en hoe je KPI’s definieert. Richt de analyse op het verloop van het werk, niet op het rangschikken van individuele medewerkers.

Analyseer één proces voor werving of onboarding

Gebruik een export uit een ATS om één procesvraag met data op caseniveau te onderzoeken. Start je proefperiode en zie waar cases voor werving of onboarding wachten.