Dipartimento: Risorse Umane

Ottimizzazione Processi Risorse Umane

Introduzione

Global Enterprises Inc., multinazionale con sede a Londra, è nota per il suo ampio portafoglio di settori. Nonostante la presenza globale, il dipartimento Risorse Umane (HR) ha incontrato sfide nella gestione efficace dei processi di employee lifecycle. Per risolvere queste criticità, Global Enterprises Inc. ha avviato un progetto di ottimizzazione utilizzando process mining, process design e simulazione processi.

Problematiche

Il dipartimento HR di Global Enterprises Inc. affrontava diverse criticità:

• Recruiting lungo: Il ciclo di recruiting era troppo esteso, causando ritardi nella copertura di ruoli chiave.
• Onboarding lento: L’onboarding era poco standardizzato e dispendioso in termini di tempo, riducendo produttività e soddisfazione.
• Task amministrative manuali: Molte attività HR, come inserimento dati e gestione documenti, erano manuali e generavano inefficienze ed errori.
• Bassa trasparenza: Scarsa visibilità sui processi HR rendeva difficile monitorare i progressi e individuare i colli di bottiglia.

Metodologia

Il progetto di ottimizzazione ha seguito un percorso strutturato composto dai seguenti step:

1. Process Mining:

• Utilizzati strumenti di process mining per analizzare i processi HR esistenti.
• Raccolti dati dai sistemi di HR management, applicant tracking e employee records per mappare i workflow attuali.
• Individuati colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nei processi di recruiting, onboarding e HR.

2. Process Design:

• Svolti interview e workshop con team HR e stakeholder per raccogliere feedback e suggerimenti di miglioramento.
• Ripensato i processi HR per snellire i workflow, eliminare attività ripetitive, ottimizzare l’efficienza e automatizzare task manuali.
• Sviluppati process model standardizzati con best practice e compliance di settore.

3. Process Simulation:

• Simulati i nuovi HR process tramite software dedicato per prevedere la performance e individuare potenziali criticità.
• Analizzati diversi scenari per valutare l’impatto delle modifiche su metriche come time-to-hire, durata onboarding e costi operativi.
• Affinati i process model sulla base dei risultati delle simulazioni per massimizzare efficienza.

Risultati

L’ottimizzazione dei processi ha portato vantaggi concreti a Global Enterprises Inc.:

• Ciclo recruiting ridotto: Time-to-hire medio diminuito del 35%: copertura più rapida dei ruoli chiave e minori costi vacancy.
• Onboarding più rapido: Tempo di onboarding abbattuto del 50%, migliorando produttività e soddisfazione dei nuovi assunti.
• Efficienza maggiore: Automazione delle attività amministrative e riduzione del lavoro manuale del 60%, consentendo al team HR di concentrarsi su attività strategiche.
• Più trasparenza: Gli strumenti di process mining hanno garantito visibilità in tempo reale sui workflow HR, agevolando gestione proattiva e miglioramento continuo.
• Risparmio sui costi: L’ottimizzazione ha ridotto i costi operativi HR del 25%.

Grazie a process mining, process design e simulazione processi, Global Enterprises Inc. ha trasformato le Risorse Umane, ottenendo maggiore efficienza e migliorando l’esperienza dei dipendenti. Questo caso mostra come business process management e process mining possano ottimizzare l’HR e sostenere la crescita aziendale.