Dipartimento: Risorse Umane

Caso d’uso: Miglioramento dei Processi nel Dipartimento Risorse Umane

Introduzione

Global Enterprises Inc., una multinazionale con sede a Londra, è nota per il suo portafoglio diversificato che copre vari settori. Nonostante la sua presenza globale e il successo, il dipartimento Risorse Umane (HR) ha affrontato numerose sfide nella gestione efficiente dei processi del ciclo di vita dei dipendenti. Per affrontare questi problemi, Global Enterprises Inc. ha avviato un’iniziativa di miglioramento dei processi utilizzando tecniche di Process Mining, design e simulazione dei processi.

Problemi Riscontrati

Il dipartimento Risorse Umane di Global Enterprises Inc. ha affrontato diverse sfide:

• Ciclo di Reclutamento Lungo: Il processo di reclutamento era prolungato, causando ritardi nel coprire posizioni essenziali.
• Tempo di Onboarding Elevato: L’onboarding dei nuovi dipendenti era incoerente e dispendioso in termini di tempo, incidendo sulla produttività e sulla soddisfazione.
• Compiti Amministrativi Manuali: Molti compiti HR, come l’inserimento dati e la gestione dei documenti, erano manuali, portando a inefficienze ed errori.
• Trasparenza dei Processi Limitata: C’era una visibilità insufficiente nei processi HR, rendendo difficile monitorare i progressi e identificare le strozzature.

Metodologia

Il progetto di miglioramento dei processi ha seguito una metodologia sistematica composta dai seguenti passaggi:

1. Process Mining:

• Utilizzato strumenti di Process Mining per analizzare i processi HR esistenti.
• Raccolti dati da sistemi di gestione delle risorse umane, sistemi di tracciamento dei candidati e registri dei dipendenti per mappare i flussi di lavoro attuali.
• Identificate strozzature, deviazioni e inefficienze nei processi di reclutamento, onboarding e altri processi HR.

2. Process Design:

• Condotti colloqui e workshop con il personale HR e gli stakeholder per comprendere i punti critici e raccogliere suggerimenti di miglioramento.
• Ridisegnati i processi HR per ottimizzare i flussi di lavoro, eliminare le attività ridondanti, ottimizzare l’efficienza e sostituire compiti manuali con l’automazione.
• Sviluppati modelli di processo standardizzati che incorporano le migliori pratiche del settore e gli standard di conformità.

3. Process Simulation:

• Simulati i processi HR ridisegnati utilizzando software specializzato per prevedere risultati di performance e identificare problemi potenziali.
• Valutati diversi scenari per analizzare l’impatto delle modifiche proposte su metriche di performance chiave come il tempo di assunzione, la durata dell’onboarding e i costi operativi.
• Affinati i modelli di processo in base ai risultati della simulazione per garantire efficienza ed efficacia ottimali.

Risultato

L’implementazione dell’iniziativa di miglioramento dei processi ha comportato benefici significativi per Global Enterprises Inc.:

• Ciclo di Reclutamento Ridotto: Il tempo medio di assunzione si è ridotto del 35%, consentendo di coprire più rapidamente le posizioni critiche e riducendo i costi di vacanza.
• Onboarding Più Veloce: Il tempo di onboarding è stato ridotto del 50%, migliorando la produttività e la soddisfazione dei nuovi dipendenti.
• Efficienza Migliorata: L’automazione dei compiti amministrativi ha ridotto lo sforzo manuale del 60%, consentendo al personale HR di concentrarsi su attività strategiche.
• Trasparenza Aumentata: Gli strumenti di Process Mining hanno fornito visibilità in tempo reale sui flussi di lavoro HR, facilitando una gestione proattiva e un miglioramento continuo.
• Risparmio sui Costi: I miglioramenti complessivi dei processi hanno portato a una riduzione del 25% dei costi operativi associati alle attività HR.

Attraverso l’applicazione strategica di process mining, process design e process simulation, Global Enterprises Inc. ha trasformato con successo il proprio dipartimento Risorse Umane, raggiungendo significative efficienze operative e migliorando l’esperienza dei dipendenti. Questo caso d’uso illustra il potenziale delle tecniche di business process management nell’ottimizzare le funzioni HR e supportare la crescita organizzativa.