Ottimizzi i processi HR

Migliori il reclutamento e l’inserimento con l’ottimizzazione dei processi HR

Individui dove si accumulano ritardi nel reclutamento e nell’inserimento, quali passaggi tra HR, responsabili delle assunzioni e IT allungano i tempi e come una sequenza diversa potrebbe influire sul tempo necessario per assumere e completare l’inserimento. Carichi l’Event Log per usare il Process Mining e osservare come si svolge davvero il lavoro, individuando colli di bottiglia, varianti e rilavorazioni. Si concentri sulle attività e sulle attese che fanno la differenza.

Dove si bloccano i casi di reclutamento e inserimento?

Il reclutamento e l’inserimento coinvolgono spesso un ATS, un HRIS e altri sistemi. Un flusso di lavoro documentato descrive la sequenza prevista, ma non indica quanto attendono i casi tra un’attività e l’altra, dove il lavoro torna a una fase precedente o quali passaggi di consegne rallentano l’avanzamento.

Utilizzi il Process Mining per il reclutamento per confrontare i percorsi e i tempi dei casi e individuare dove i candidati attendono verifiche, approvazioni o informazioni. Per migliorare il processo di inserimento, cerchi attività ripetute, ritardi tra HR e IT e differenze tra il processo documentato e quanto emerge dai dati degli eventi.

Quali dati HR può analizzare tutelando la riservatezza?

I dati HR sono sensibili. Coinvolga i team responsabili della riservatezza e gli uffici legali prima dell’analisi e rispetti le politiche della Sua organizzazione e gli accordi applicabili. Inizi con dati a livello di caso che includano date e ore e nomi delle attività, senza identificare i candidati. In questo modo può analizzare il flusso e i tempi del processo senza valutare le prestazioni dei singoli.

Per la prima analisi, definisca i campi necessari per identificare il caso, l’attività e la data e ora. Aggiunga altri attributi solo se sono necessari per rispondere a una domanda specifica sul processo e ne è stato autorizzato l’utilizzo.

Quali passaggi di consegne contribuiscono ai ritardi?

Un caso può restare in attesa anche quando ogni attività viene completata rapidamente. Misuri il tempo tra un’attività e l’altra per individuare i momenti in cui i casi di reclutamento si fermano in attesa della verifica del recruiter, del contributo del responsabile delle assunzioni o di un’approvazione. Per l’inserimento, analizzi i passaggi di consegne tra HR e IT, comprese le attività necessarie per preparare una persona all’inizio del lavoro.

ProcessMind consente di confrontare le varianti del processo e quantificare tempi di attesa, rilavorazioni e tempo di ciclo. Utilizzi i risultati per porre domande mirate: un’approvazione comporta un’attesa? I casi tornano a una fase precedente? La sequenza effettiva differisce da quella prevista?

Come analizzare il tempo necessario per assumere?

Per iniziare ad analizzare il tempo necessario per assumere, definisca il caso e concordi i punti di inizio e fine. Utilizzi le date e ore dei dati degli eventi ATS per calcolare la durata dei casi, quindi confronti i percorsi per individuare le attività e le attese associate ai cicli più lunghi.

Può anche confrontare i tempi di completamento dell’inserimento utilizzando i dati degli eventi HRIS. Mantenga i confronti a livello di processo o di caso e includa solo gli attributi necessari per rispondere alla domanda.

Che cosa verificare prima di modificare il processo?

Confronti i percorsi effettivi con il flusso di lavoro documentato. Rappresenti in BPMN la sequenza attuale e quella proposta con la modellazione BPMN, quindi riveda i risultati insieme ai team HR, ai responsabili delle assunzioni, all’IT e ai team responsabili della riservatezza e della conformità.

Utilizzi la simulazione dei processi per confrontare gli scenari proposti prima di attuarli. Può, ad esempio, verificare come una sequenza diversa o un numero inferiore di passaggi di consegne potrebbe incidere sulla durata dei casi. La simulazione aiuta a valutare una modifica proposta, ma non la attua.

Come iniziare?

Scelga un flusso di reclutamento o inserimento e una domanda a cui i relativi dati degli eventi possano rispondere. Un’esportazione dall’ATS può servire per la prima analisi, se include un ID caso, i nomi delle attività e le date e ore. Prima di caricare i dati, ne riveda l’ambito con i team responsabili della riservatezza e con gli uffici legali.

Esamini quindi i percorsi del processo, i tempi di attesa e le attività ripetute. Utilizzi i risultati per individuare una modifica specifica da valutare, senza presumere che tutti i casi debbano seguire lo stesso percorso. Per indicazioni sulla preparazione di un Event Log, consulti i requisiti dei dati per il Process Mining.

Legga la guida introduttiva alla mappatura dei processi

Quali indicatori può monitorare nel tempo?

Una volta definita una base di riferimento, monitori KPI a livello di processo, come il tempo necessario per assumere, il tempo di completamento dell’inserimento, l’attesa tra le attività principali e la frequenza con cui si ripetono le fasi. Le Dashboard mostrano se questi indicatori cambiano dopo che il team attua un miglioramento. Scopra di più sul monitoraggio continuo di un processo.

Concordi l’ambito del processo, i campi dei dati e le definizioni dei KPI con le persone responsabili del processo. Concentri l’analisi sul flusso di lavoro, non sulla valutazione dei singoli dipendenti.

Analizzi un flusso di reclutamento o inserimento

Utilizzi un’esportazione dall’ATS per verificare una domanda sul processo con dati a livello di caso. Inizi la prova e scopra dove i casi di reclutamento o inserimento restano in attesa.