Dipartimento: Risorse Umane

Ottimizzazione dei processi HR

Introduzione

Global Enterprises Inc., multinazionale con sede principale a Londra, è nota per il suo portfolio diversificato in molteplici settori. Nonostante il successo globale, il dipartimento delle Risorse Umane (HR) affrontava diverse sfide nella gestione efficiente del ciclo di vita dei dipendenti. Per risolvere queste criticità, il team HR ha intrapreso un’iniziativa di miglioramento dei processi basata su Process Mining, process design e simulazione dei processi, con l’obiettivo di ottimizzare le operazioni interne e perfezionare l’onboarding.

Problematiche

Il dipartimento HR di Global Enterprises Inc. affrontava diverse criticità:

• Recruiting lungo: Il ciclo di recruiting era troppo esteso, causando ritardi nella copertura di ruoli chiave.
• Onboarding lento: L’onboarding era poco standardizzato e dispendioso in termini di tempo, riducendo produttività e soddisfazione.
• Task amministrative manuali: Molte attività HR, come inserimento dati e gestione documenti, erano manuali e generavano inefficienze ed errori.
• Bassa trasparenza: Scarsa visibilità sui processi HR rendeva difficile monitorare i progressi e individuare i colli di bottiglia.

Metodologia

Il progetto di ottimizzazione ha seguito un percorso strutturato composto dai seguenti step:

1. Process Mining:

• Utilizzati strumenti di process mining per analizzare i processi HR esistenti.
• Raccolti dati dai sistemi di HR management, applicant tracking e employee records per mappare i workflow attuali.
• Individuati colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nei processi di recruiting, onboarding e HR.

2. Process Design:

• Svolti interview e workshop con team HR e stakeholder per raccogliere feedback e suggerimenti di miglioramento.
• Ripensato i processi HR per snellire i workflow, eliminare attività ripetitive, ottimizzare l’efficienza e automatizzare task manuali.
• Sviluppati process model standardizzati con best practice e compliance di settore.

3. Process Simulation:

• Simulati i nuovi HR process tramite software dedicato per prevedere la performance e individuare potenziali criticità.
• Analizzati diversi scenari per valutare l’impatto delle modifiche su metriche come time-to-hire, durata onboarding e costi operativi.
• Affinati i process model sulla base dei risultati delle simulazioni per massimizzare efficienza.

Risultati

L’attuazione del piano di ottimizzazione dei processi ha portato vantaggi significativi per Global Enterprises Inc.:

• Contrazione del ciclo di recruitment: Il time-to-hire medio è calato del 35%, accelerando la copertura delle posizioni critiche e riducendo i costi delle vacancy.
• Onboarding più rapido: I tempi di inserimento sono stati dimezzati, migliorando la produttività e la soddisfazione dei nuovi assunti.
• Efficienza potenziata: L’automazione dei task amministrativi ha ridotto il carico di lavoro manuale del 60%, permettendo al personale HR di focalizzarsi su attività strategiche.
• Trasparenza totale: Gli strumenti di Process Mining hanno fornito una visibilità in tempo reale sui workflow HR, favorendo una gestione proattiva e il miglioramento continuo.
• Risparmio sui costi: L’ottimizzazione complessiva dei processi ha portato a una riduzione del 25% dei costi operativi legati alle attività HR.

Attraverso l’uso strategico di Process Mining, process design e simulazione dei processi, Global Enterprises Inc. ha trasformato con successo il proprio dipartimento HR, raggiungendo un’efficienza operativa superiore e migliorando l’esperienza dei dipendenti. I professionisti HR sono passati da un lavoro amministrativo manuale a decisioni basate sui dati e a iniziative strategiche di formazione e sviluppo. Questo use case illustra come il potenziamento dei processi HR, tramite tecniche di Business Process Management, sia fondamentale per sostenere la crescita aziendale.