Optimice los procesos de RR. HH.

Mejore la selección de personal y la incorporación

Identifique dónde se atascan los procesos de selección e incorporación, qué traspasos entre RR. HH., responsables de contratación y TI generan demoras, y cómo cambiar la secuencia podría afectar al tiempo de contratación y a la finalización de la incorporación. Cargue su registro de eventos para analizar con Process Mining cómo avanza el trabajo, detectar cuellos de botella, variantes y tareas repetidas, y centrarse en los pasos y tiempos de espera que más importan.

¿Dónde se atascan los casos de selección de personal e incorporación?

La selección de personal y la incorporación suelen abarcar un ATS, un HRIS y otros sistemas. Un flujo de trabajo documentado muestra la secuencia prevista, pero no cuánto esperan los casos entre actividades, dónde se repiten pasos ni qué traspasos ralentizan el avance.

Utilice Process Mining para la selección de personal para comparar las rutas y los tiempos de los casos, y ver dónde esperan las personas candidatas revisiones, aprobaciones o información. Para mejorar el proceso de incorporación, busque pasos repetidos, demoras entre RR. HH. y TI, y diferencias entre el proceso documentado y lo que muestran los datos de eventos.

¿Qué datos de RR. HH. puede analizar sin comprometer la privacidad?

Los datos de RR. HH. son sensibles. Consulte a los equipos de privacidad y legal antes de realizar el análisis, y siga las políticas y los acuerdos aplicables de su organización. Empiece con datos a nivel de caso que incluyan marcas de tiempo y nombres de actividades, pero no la identidad de las personas candidatas. Así podrá analizar el flujo y los tiempos del proceso sin evaluar el rendimiento individual.

Para el primer análisis, defina los campos de caso, actividad y marca de tiempo que necesita. Añada otros atributos solo si son necesarios para responder una pregunta concreta sobre el proceso y su uso está aprobado.

¿Qué traspasos contribuyen a las demoras?

Un caso puede esperar aunque cada actividad se complete rápidamente. Mida el tiempo entre actividades para detectar dónde se detienen los casos de selección de personal mientras esperan la revisión de quien recluta, la opinión de la persona responsable de contratación o una aprobación. En la incorporación, analice los traspasos entre RR. HH. y TI, incluidos los pasos necesarios para preparar a una persona para su primer día.

ProcessMind le ayuda a comparar variantes del proceso y cuantificar el tiempo de espera, el trabajo repetido y el tiempo de ciclo. Utilice los resultados para plantear preguntas concretas: ¿Una aprobación añade tiempo de espera? ¿Los casos vuelven a un paso anterior? ¿La secuencia real difiere de la prevista?

¿Cómo puede analizar el tiempo de contratación?

Para empezar a analizar el tiempo de contratación, defina el caso y acuerde sus puntos de inicio y fin. Utilice las marcas de tiempo de los datos de eventos del ATS para calcular la duración de los casos. Después, compare las rutas del proceso para ver qué actividades y esperas se asocian con ciclos más largos.

También puede comparar los tiempos de finalización de la incorporación utilizando datos de eventos del HRIS. Limite las comparaciones al proceso o al caso e incluya solo los atributos necesarios para responder a su pregunta.

¿Qué conviene comprobar antes de cambiar el proceso?

Compare las rutas reales con el flujo de trabajo documentado. Represente las secuencias actuales y propuestas con modelado BPMN y después revise los resultados con los equipos de RR. HH., contratación, TI, privacidad y cumplimiento.

Utilice la simulación de procesos para comparar escenarios propuestos antes de implementarlos. Por ejemplo, pruebe cómo podría afectar a la duración de los casos una secuencia distinta o un menor número de traspasos. La simulación permite evaluar un cambio propuesto, pero no lo implementa.

¿Cómo empezar?

Elija un flujo de selección de personal o de incorporación y una pregunta que pueda responder con sus datos de eventos. Una exportación del ATS puede servir para el primer análisis si incluye un ID del caso, nombres de actividades y marcas de tiempo. Antes de cargar los datos, revise su alcance con los equipos de privacidad y legal.

Después, examine las rutas del proceso, los tiempos de espera y las actividades repetidas. Utilice los resultados para identificar un cambio concreto que evaluar, en lugar de suponer que todos los casos deben seguir la misma ruta. Para saber cómo preparar un registro de eventos, consulte los requisitos de datos de Process Mining.

Lea la guía básica de mapeo de procesos

¿Qué puede medir a lo largo del tiempo?

Una vez que tenga una línea de base, haga seguimiento de los KPI a nivel de proceso, como el tiempo de contratación, el tiempo de finalización de la incorporación, las esperas entre actividades clave y la frecuencia con que se repiten los pasos. Los Dashboards muestran si estas medidas cambian después de que su equipo implemente una mejora. Obtenga más información sobre la supervisión continua de un proceso.

Acuerde el alcance del proceso, los campos de datos y las definiciones de los KPI con las personas responsables del proceso. Centre el análisis en cómo fluye el trabajo, no en clasificar a cada empleado.

Analice un flujo de selección de personal o de incorporación

Utilice una exportación del ATS para responder una pregunta sobre el proceso con datos a nivel de caso. Comience su prueba y descubra dónde esperan los casos de selección de personal o incorporación.