Zlepšování procesů v HR

Zlepšete nábor a nástup nových zaměstnanců

Zjistěte, kde se případy náboru a nástupu nových zaměstnanců zdržují, která předání mezi HR, vedoucími náboru a IT přidávají čekání a jak by jiné pořadí kroků mohlo ovlivnit dobu náboru a dokončení nástupu. Nahrajte záznam událostí a pomocí process mining zjistěte, jak práce skutečně probíhá, včetně úzkých míst, variant a opakované práce. Zaměřte se na důležité kroky a čekání.

Kde se nábor a nástup nových zaměstnanců zdržují?

Nábor a nástup nových zaměstnanců často probíhají v ATS, HRIS a dalších systémech. Zdokumentovaný workflow ukazuje zamýšlené pořadí kroků, ale neprozradí, jak dlouho případy čekají mezi aktivitami, kde se práce vrací k předchozím krokům ani která předání zpomalují postup.

Pomocí process mining náboru porovnejte cesty a časy jednotlivých případů a zjistěte, kde kandidáti čekají na posouzení, schválení nebo informace. Při zlepšování procesu nástupu hledejte opakované kroky, zdržení při předávání práce mezi HR a IT a rozdíly mezi zdokumentovaným procesem a tím, co ukazují data událostí.

Jak analyzovat data HR a chránit přitom soukromí?

Data HR jsou citlivá. Před analýzou zapojte tým pro ochranu soukromí a právní tým a řiďte se interními pravidly i platnými dohodami. Začněte daty na úrovni případů s časovými razítky a názvy aktivit, ale bez totožnosti kandidátů. Můžete tak analyzovat průběh a načasování procesu, aniž byste hodnotili výkon jednotlivců.

Pro první analýzu určete potřebná pole pro případ, aktivitu a časové razítko. Další údaje přidávejte jen tehdy, když jsou nezbytné pro zodpovězení konkrétní otázky o procesu a jejich použití je schválené.

Která předání práce způsobují zdržení?

Případ může čekat, i když je každá jednotlivá aktivita dokončena rychle. Změřte dobu mezi aktivitami a zjistěte, kde náborové případy čekají na posouzení náborářem, vyjádření vedoucího náboru nebo schválení. U nástupu prověřte předávání práce mezi HR a IT, včetně kroků potřebných k přípravě nového zaměstnance na nástup.

ProcessMind vám pomůže porovnávat varianty procesu a měřit čekání, opakovanou práci i dobu zpracování. Na základě zjištění si položte konkrétní otázky: Způsobuje schválení čekání? Vrací se případy k předchozímu kroku? Liší se skutečné pořadí kroků od očekávaného?

Jak analyzovat dobu náboru?

Nejprve určete, co představuje případ, a dohodněte se na jeho začátku a konci. Z časových razítek v datech událostí ATS vypočítejte dobu trvání případů. Poté porovnejte cesty procesem a zjistěte, které aktivity a čekání souvisejí s delším průběhem.

Pomocí dat událostí z HRIS můžete porovnat také dobu dokončení nástupu. Porovnávejte procesy nebo případy a zahrnujte jen údaje potřebné k zodpovězení vaší otázky.

Co prověřit před změnou procesu?

Porovnejte skutečné cesty procesem se zdokumentovaným workflow. Současný i navrhovaný postup zakreslete pomocí modelování v BPMN a poté výsledky projděte s HR, vedoucími náboru, IT a týmy odpovědnými za ochranu soukromí a shodu.

Pomocí simulace procesů porovnejte navrhované scénáře před jejich zavedením. Ověřte například, jak by jiné pořadí kroků nebo méně předávání práce mohlo ovlivnit dobu trvání případů. Simulace vám pomůže posoudit navrhovanou změnu, ale nezavede ji.

Jak začít?

Vyberte jeden proces náboru nebo nástupu a otázku, na kterou lze odpovědět pomocí jeho dat událostí. Pro první analýzu můžete použít export z ATS, pokud obsahuje ID případu, názvy aktivit a časová razítka. Před nahráním dat jejich rozsah projděte s týmem pro ochranu soukromí a právním týmem.

Poté prozkoumejte cesty procesem, čekání a opakované aktivity. Na základě zjištění určete konkrétní změnu k posouzení. Nepředpokládejte, že všechny případy mají probíhat stejně. Pokyny k přípravě záznamu událostí najdete v požadavcích na data pro process mining.

Přečtěte si úvod do mapování procesů

Co můžete měřit v čase?

Po stanovení výchozího stavu sledujte KPI na úrovni procesu, například dobu náboru, dobu dokončení nástupu, čekání mezi důležitými aktivitami a četnost opakování kroků. Dashboardy ukážou, zda se tyto hodnoty po zavedení zlepšení mění. Další informace najdete v tématu průběžné sledování procesu.

Rozsah procesu, datová pole a definice KPI dohodněte s lidmi, kteří za proces odpovídají. Zaměřte analýzu na průběh práce, ne na hodnocení jednotlivých zaměstnanců.

Analyzujte jeden proces náboru nebo nástupu

Pomocí exportu z ATS ověřte jednu otázku o procesu na datech jednotlivých případů. Spusťte zkušební verzi a zjistěte, kde případy náboru nebo nástupu čekají.