人事プロセスの最適化

人事プロセスの最適化で採用とオンボーディングを改善

採用からオンボーディングまで、どこで手続きが滞り、人事・採用担当者・IT部門間のどの引き継ぎに時間がかかっているかを把握できます。手順の順序を変えた場合に、採用までの期間やオンボーディングの完了率がどう変わるかも確認できます。イベントログをアップロードしてプロセスマイニングを行えば、ボトルネックやバリアント、手戻りを含め、業務の実際の流れが見えてきます。影響の大きい工程や待ち時間に絞って分析できます。

採用やオンボーディングのケースはどこで滞留するのか

採用やオンボーディングでは、ATS、HRIS、その他のシステムをまたいで業務が進むことがよくあります。文書化されたワークフローからは想定される順序が分かりますが、アクティビティ間の待ち時間や、作業が前の工程に戻る箇所、進行を遅らせる引き継ぎまでは分かりません。

採用プロセスのプロセスマイニングでは、ケースの経路と所要時間を比較し、候補者が審査、承認、情報提供を待つ箇所を確認できます。オンボーディングのプロセス改善では、繰り返される工程、人事とIT間の遅延、文書化されたプロセスとイベントデータに記録された実態との違いを調べます。

プライバシーに配慮しながら分析できる人事データ

人事データは機微な情報です。分析の前にプライバシー担当チームと法務チームに相談し、組織の方針と適用される契約を守ってください。まずは候補者を特定する情報を含めず、タイムスタンプとアクティビティ名を含むケース単位のデータから始めます。個人の業績を評価せずに、プロセスの流れや所要時間を分析できます。

最初の分析では、必要なケース、アクティビティ、タイムスタンプの項目を定義します。ほかの属性は、特定のプロセスに関する疑問に答えるために必要で、利用が承認されている場合に限って追加してください。

遅延につながる引き継ぎ

各アクティビティが短時間で完了していても、ケースが待たされることがあります。アクティビティ間の時間を測定し、採用ケースが採用担当者の審査、採用マネージャーからの情報、承認を待つ箇所を見つけます。オンボーディングでは、入社準備に必要な工程を含め、人事とIT間の引き継ぎを調べます。

ProcessMindでは、プロセスのバリアントを比較し、待ち時間、手戻り、サイクルタイムを定量化できます。結果をもとに、承認によって待ち時間が増えているか、ケースが前の工程に戻っているか、実際の順序が想定と異なるかなど、具体的な点を調べられます。

採用までの期間を分析する方法

採用までの期間を分析するには、まずケースを定義し、開始点と終了点を決めます。ATSのイベントデータに含まれるタイムスタンプからケースごとの所要時間を算出し、プロセス経路を比較して、どのアクティビティや待ち時間が長いサイクルと関連しているかを確認します。

HRISのイベントデータを使って、オンボーディングの完了時間を比較することもできます。比較はプロセスまたはケース単位で行い、疑問に答えるために必要な属性だけを含めてください。

プロセスを変更する前に確認すること

実際の経路を文書化されたワークフローと比較します。BPMNモデリングで現在と変更案の順序を図示し、人事、採用マネージャー、IT、プライバシーとコンプライアンスを担当するチームと結果を確認します。

プロセスシミュレーションを使うと、導入前に変更案のシナリオを比較できます。たとえば、順序の変更や引き継ぎの削減がケースの所要時間にどう影響するかを試せます。シミュレーションは変更案の評価に役立ちますが、変更を実施するものではありません。

始め方

採用またはオンボーディングの流れを1つ選び、そのイベントデータで答えられる疑問を決めます。ケースID、アクティビティ名、タイムスタンプを含むATSのエクスポートデータがあれば、最初の分析に利用できます。アップロードする前に、データの範囲をプライバシー担当チームと法務チームに確認してください。

次に、プロセス経路、待ち時間、繰り返されるアクティビティを確認します。すべてのケースが同じ経路をたどると決めつけず、結果をもとに評価する変更を具体的に絞り込みます。イベントログの準備方法については、プロセスマイニングのデータ要件をご覧ください。

プロセスマッピングの入門ガイドを読む

継続的に測定できる指標

ベースラインを設定したら、採用までの期間、オンボーディングの完了時間、主要なアクティビティ間の待ち時間、工程の繰り返し頻度など、プロセス単位の重要業績評価指標（KPI）を追跡します。チームが改善を実施した後、これらの指標がどう変化したかをダッシュボードで確認できます。プロセスを継続的にモニタリングする方法もご覧ください。

プロセスの責任者と、対象範囲、データ項目、KPIの定義について合意してください。分析では個々の従業員の順位付けではなく、業務の流れに焦点を当てます。

採用またはオンボーディングの流れを1つ分析

ATSのエクスポートデータを使い、ケース単位のデータでプロセスに関する疑問を1つ検証します。トライアルを開始して、採用やオンボーディングのケースがどこで待つのかを確認してください。