Cải tiến chất lượng liên tục trong lĩnh vực y tế

Cải tiến chất lượng liên tục trong lĩnh vực y tế với process mining

Muốn cải tiến chất lượng liên tục trong lĩnh vực y tế, trước hết cần hiểu công việc thực tế diễn ra thế nào trên các lộ trình, thay vì chỉ dựa vào quy định. Process mining trong lĩnh vực y tế dùng dấu thời gian của các hoạt động hành chính và lộ trình để dựng lại luồng quy trình, tìm các biến thể và cho thấy bước nào mất nhiều thời gian hơn hoặc bị lặp lại. Công cụ không đánh giá quyết định hay kết quả lâm sàng.

Ví dụ, hãy xem quy trình hành chính từ lúc nhận giấy giới thiệu đến buổi hẹn đầu tiên: từng bước diễn ra khi nào, trường hợp phải chờ ở đâu và trình tự thay đổi thường xuyên ra sao. Nhờ đó, các nhóm phụ trách chất lượng và luồng bệnh nhân có bằng chứng để tìm hiểu mà không cần đưa nội dung lâm sàng hay thông tin nhận dạng bệnh nhân vào phân tích.

Process mining trong lĩnh vực y tế cho thấy điều gì?

Process mining trong lĩnh vực y tế chuyển dữ liệu sự kiện từ các hệ thống vận hành thành góc nhìn về cách quy trình diễn ra qua từng trường hợp. So sánh quá trình thực tế với tiêu chuẩn đã ghi lại, rồi tìm hiểu những biến thể liên quan đến công việc cải tiến chất lượng của bạn.

Tùy quy trình và dữ liệu hiện có, bạn có thể xem xét:

• Thời gian trường hợp chờ giữa các bước hành chính.
• Nơi xảy ra bàn giao, làm lại hoặc lặp bước.
• Các biến thể lộ trình xuất hiện và tần suất của chúng.
• Các bước quy trình được ghi nhận có theo đúng trình tự đã xác định không.
• Thời gian chu kỳ và ngoại lệ thay đổi thế nào trong quy trình.

Những kết quả này giúp bạn tập trung việc rà soát vào các bước và mô hình cụ thể. Chúng không giải thích quyết định lâm sàng hay xác định việc chăm sóc có phù hợp hay không.

Cách này hỗ trợ công nhận và đánh giá chất lượng ra sao?

Việc công nhận và đánh giá chất lượng thường cần bằng chứng cho thấy quy trình vận hành tuân theo tiêu chuẩn đã ghi lại. Process mining có thể dựng lại quá trình thực hiện từ dữ liệu sự kiện, đánh dấu điểm khác biệt cần tìm hiểu và xuất bằng chứng để xem xét.

Phân tích này bổ trợ cho chương trình chất lượng hiện có. Công cụ không thay thế việc đánh giá lâm sàng, yêu cầu công nhận hay nhận định của các nhóm chất lượng và chăm sóc. Bạn chọn tiêu chuẩn cần so sánh, điểm khác biệt cần tìm hiểu và cách diễn giải kết quả.

Để xem tổng quan thực tế về yêu cầu dữ liệu quy trình, hãy đọc các yêu cầu dữ liệu để chạy process mining.

Bạn nên tìm hiểu điểm nghẽn nào trên lộ trình?

Lộ trình của bệnh nhân có thể gồm nhiều bước hành chính và lần bàn giao. Điểm nghẽn trong hành trình bệnh nhân khó nhận ra nếu báo cáo chỉ cho thấy tổng thời gian chu kỳ. Xem dấu thời gian giữa các hoạt động có thể giúp bạn biết thời gian dồn lại ở đâu và biến thể nào cần được xem xét kỹ hơn.

Ví dụ, trên lộ trình từ lúc nhận giấy giới thiệu đến buổi hẹn đầu tiên, các trường hợp có thể phải chờ ở những thời điểm khác nhau giữa lúc nhận giấy, xem xét, lên lịch và khám. Nhật ký sự kiện cho biết những bước được ghi nhận diễn ra khi nào, nhưng không cho biết lý do đưa ra quyết định lâm sàng.

Bạn cũng có thể xem xét:

• Các bước lên lịch sau đó là thời gian chờ kéo dài.
• Trường hợp quay lại một bước hành chính trước đó.
• Hoạt động ghi chép, mã hóa hoặc cấp phép bị lặp lại.
• Các lần bàn giao mà hành động tiếp theo được ghi nhận diễn ra muộn.
• Hủy và lên lịch lại, nếu dấu thời gian hiện có đủ để phân tích.

Bạn cần dữ liệu gì?

Bắt đầu với nhật ký sự kiện hành chính có mã trường hợp, hoạt động và dấu thời gian. Tùy quy trình, bạn có thể cần thêm trình tự hoạt động và các thuộc tính vận hành liên quan để phân biệt biến thể quy trình.

Dùng dữ liệu đã giả danh và tuân thủ yêu cầu về quyền riêng tư cũng như điều khoản xử lý dữ liệu của tổ chức. Không đưa nội dung lâm sàng vào nhật ký sự kiện. Tập trung phân tích vào dấu thời gian của quy trình và sự kiện hành chính, không dùng chi tiết nhận dạng bệnh nhân hay nhận định lâm sàng.

ProcessMind có thể phân tích dữ liệu sự kiện bạn chuẩn bị từ các hệ thống nguồn. Nhóm của bạn vẫn chịu trách nhiệm chọn và chuẩn bị dữ liệu, cũng như quản lý quyền truy cập. Để tìm hiểu cấu trúc nhật ký sự kiện, hãy đọc cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Dùng process mining trong chu trình cải tiến chất lượng như thế nào?

Bạn có thể bổ sung process mining vào chương trình cải tiến chất lượng liên tục hiện có:

1. Chọn một lộ trình. Bắt đầu với quy trình gắn với câu hỏi vận hành rõ ràng, chẳng hạn từ lúc nhận giấy giới thiệu đến buổi hẹn đầu tiên.
2. Chuẩn bị dữ liệu sự kiện. Bao gồm các hoạt động hành chính và dấu thời gian cần thiết để dựng lại lộ trình. Loại bỏ nội dung lâm sàng và dùng dữ liệu đã giả danh.
3. Xem lại luồng quy trình. Xác định các lộ trình phổ biến, biến thể ít gặp, thời gian chờ và bước lặp lại.
4. So sánh với tiêu chuẩn đã ghi lại. Dùng mô hình quy trình để làm rõ trình tự dự kiến, rồi tìm hiểu những điểm khác biệt.
5. Thống nhất việc cần làm tiếp. Các nhóm chất lượng và vận hành quyết định nội dung cần xem xét hoặc thay đổi. Process mining cung cấp bằng chứng, không tự triển khai thay đổi.
6. Theo dõi lại quy trình. Xem dữ liệu cập nhật để biết luồng thực tế có thay đổi hay không.

Cách làm này đưa bằng chứng về quy trình vào hoạt động cải tiến chất lượng liên tục, thay vì chỉ dựa vào một sơ đồ lập một lần hoặc việc rà soát một số mẫu.

Làm sao so sánh quá trình thực tế với tiêu chuẩn?

Ghi lại lộ trình dự kiến bằng BPMN 2.0, rồi so sánh với quy trình được dựng lại từ dữ liệu sự kiện. ProcessMind hỗ trợ mô hình hóa BPMN và process mining, giúp bạn ghi lại tiêu chuẩn và phân tích quá trình thực tế trên cùng một nền tảng.

Khác biệt giữa mô hình và dữ liệu sự kiện là dấu hiệu cần tìm hiểu, không phải bằng chứng cho thấy đã vi phạm tuân thủ. Hãy kiểm tra dữ liệu có đầy đủ không, tiêu chuẩn có áp dụng cho các trường hợp trong phạm vi phân tích không và biến thể đó có được giải thích bằng một ngoại lệ đã phê duyệt hay không.

Bạn nên bắt đầu với điều gì?

Chọn một lộ trình gắn với câu hỏi vận hành rõ ràng, có ranh giới quy trình xác định và dấu thời gian hành chính dễ truy cập. Quy trình từ lúc nhận giấy giới thiệu đến buổi hẹn đầu tiên là một ví dụ. Trước khi phân tích dữ liệu, hãy thống nhất trình tự dự kiến và các chỉ số nhóm bạn muốn xem xét.

Sau đó, dùng ProcessMind để:

• Dựng lại lộ trình từ các sự kiện hành chính.
• Tìm hiểu các biến thể, thời gian chờ và bước lặp lại.
• So sánh quá trình thực tế với quy trình đã ghi lại.
• Tạo dashboard và KPI để xem xét quy trình.
• Xuất bằng chứng phục vụ trao đổi về công nhận và chất lượng.

Nếu đang đánh giá process mining cho lĩnh vực y tế, hãy bắt đầu với dữ liệu hành chính đã chuẩn bị và một câu hỏi cụ thể. Sơ đồ hóa một lộ trình bệnh nhân từ nhật ký sự kiện để xem dữ liệu của bạn có những biến thể nào.

Nếu công việc của bạn tập trung vào vận hành bên chi trả thay vì lộ trình của cơ sở y tế, xem tình huống sử dụng cho đơn vị chi trả bảo hiểm y tế.

Để tìm hiểu cách theo dõi quy trình liên tục, hãy đọc hướng dẫn theo dõi quy trình liên tục.