Process Mining trong ngành năng lượng

Process Mining cho ngành năng lượng

Trong ngành năng lượng, một lệnh công việc có thể đi qua các nhóm vận hành, bảo trì, lập kế hoạch, mua sắm và tuân thủ trước khi hoàn tất. Mỗi nhóm có thể ghi lại phần việc của mình trong một hệ thống khác nhau, khiến bạn khó thấy toàn bộ quy trình ở một nơi. Process mining kết hợp các sự kiện có dấu thời gian để bạn biết giấy phép, hoạt động kiểm tra, phê duyệt và bàn giao làm phát sinh thời gian chờ ở đâu, cũng như bản thân công việc mất bao lâu.

Vì sao khó nắm được các quy trình kéo dài trong ngành năng lượng?

Quy trình trong ngành năng lượng có thể kéo dài qua nhiều hệ thống, với các lần bàn giao diễn ra trong nhiều tháng hoặc nhiều năm. Một lệnh công việc có thể chuyển giữa các nhóm, cần giấy phép, chờ kiểm tra rồi quay lại để bổ sung thông tin. Mỗi hệ thống chỉ cho thấy một phần hành trình.

Tài liệu và sơ đồ mô tả quy trình nên diễn ra thế nào, nhưng có thể lỗi thời khi công việc thay đổi. Mọi người nắm rõ các bước mình phụ trách nhưng có thể không biết trước đó hoặc sau đó đã xảy ra chuyện gì. Vì vậy, khó xác định chậm trễ đến từ công việc đang được xử lý, hàng chờ, thiếu phê duyệt hay bàn giao lặp lại.

Process mining dùng dữ liệu sự kiện từ các hệ thống ghi nhận công việc để dựng lại luồng thực tế. Bạn có thể so sánh các lộ trình, xem trường hợp phải chờ ở đâu và tìm hiểu khác biệt giữa các cơ sở, nhóm hoặc loại quy trình. Tìm hiểu cách process mining hoạt động.

Các công ty năng lượng phân tích những quy trình nào?

Bắt đầu với quy trình có câu hỏi vận hành rõ ràng và dữ liệu ghi nhận dấu thời gian. Trong ngành năng lượng, bạn có thể xem xét:

• Lệnh công việc, từ lúc tạo và lập kế hoạch đến khi phê duyệt và hoàn tất
• Giấy phép, gồm các bước xem xét, phê duyệt và cấp phép
• Hoạt động kiểm tra, gồm lên lịch, thực hiện và theo dõi sau kiểm tra
• Các bước mua sắm làm chậm công việc đã lên kế hoạch
• Bàn giao giữa các nhóm vận hành, bảo trì, kỹ thuật và tuân thủ

Trọng tâm là luồng quy trình, không phải độ tin cậy của thiết bị. Bạn có thể xác định nơi công việc phải chờ hoặc bị lặp lại, rồi cùng các nhóm phụ trách quy trình kiểm tra nguyên nhân có thể xảy ra.

Xem bạn cần dữ liệu gì để tạo nhật ký sự kiện phục vụ phân tích.

Làm sao phân biệt thời gian chờ với thời gian làm việc?

Xét một lệnh công việc mất 54 giờ từ lúc tạo đến khi hoàn tất. Nhật ký sự kiện ghi nhận 4 giờ làm việc và 50 giờ giữa các hoạt động. Nhờ vậy, bạn có thể đặt câu hỏi khác: thay vì cho rằng bản thân công việc diễn ra quá chậm, hãy tìm hiểu các hàng chờ và lần bàn giao chiếm phần lớn tổng thời gian.

Ví dụ, hãy kiểm tra lệnh công việc đã chờ bao lâu để được lập kế hoạch, phê duyệt giấy phép hoặc kiểm tra. So sánh các trường hợp đi theo lộ trình khác nhau, đồng thời tìm những bước bị lặp lại hoặc gửi trả để chỉnh sửa. Các số liệu này minh họa cách đọc dòng thời gian của một trường hợp. Kết quả thực tế phụ thuộc vào dấu thời gian và hoạt động được ghi nhận trong dữ liệu của bạn.

Process mining cho thấy điều gì về các lần bàn giao?

Một lần bàn giao có thể tạo hàng chờ, dẫn đến yêu cầu bổ sung thông tin còn thiếu hoặc khiến công việc quay lại bước trước. Theo dõi từng lệnh công việc qua các sự kiện được ghi nhận để biết những lộ trình này xuất hiện thường xuyên đến đâu và làm tăng thời gian xử lý bao nhiêu.

So sánh các trường hợp theo cơ sở, nhóm, loại công việc hoặc thuộc tính sẵn có khác. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt vấn đề quy trình lặp lại với một lần chậm trễ riêng lẻ, đồng thời cung cấp bằng chứng để người phụ trách quy trình trao đổi với các nhóm liên quan. Để biết cách xem xét các lộ trình quy trình, hãy đọc hướng dẫn phân tích quy trình.

Làm sao đánh giá một thay đổi quy trình?

Khi đã hiểu luồng hiện tại, hãy ghi lại quy trình dự kiến và dùng tính năng mô phỏng quy trình của ProcessMind để so sánh các kịch bản. Ví dụ, bạn có thể xem điều gì có thể xảy ra nếu thay đổi lộ trình phê duyệt hoặc điều chỉnh quy tắc lập lịch.

Mô phỏng giúp bạn đánh giá tác động có thể có đến thời gian quy trình và khối lượng công việc trước khi quyết định thay đổi. Công cụ không tự thực hiện thay đổi hay đảm bảo một kết quả cụ thể. Giá trị của mô phỏng nằm ở việc làm rõ các giả định và so sánh chúng với dữ liệu quy trình hiện có.

Bạn cần dữ liệu gì để bắt đầu?

Bạn có thể bắt đầu phân tích trong ProcessMind bằng nhật ký lệnh công việc hoặc giấy phép hiện có. Bạn cần mã trường hợp để liên kết các sự kiện thuộc cùng một quy trình, tên hoạt động để biết việc gì đã xảy ra và dấu thời gian để xác định thời điểm từng sự kiện diễn ra. Nếu có, các thuộc tính như cơ sở, nhóm hoặc loại công việc sẽ giúp bạn so sánh các trường hợp.

Bạn không cần lắp thêm thiết bị ghi nhận để phân tích nhật ký lệnh công việc có dấu thời gian. Kết quả phản ánh những sự kiện được hệ thống nguồn ghi lại, vì vậy hãy kiểm tra nhật ký có bao gồm các bước bạn muốn tìm hiểu hay không. Xem yêu cầu dữ liệu cho process mining.

Bắt đầu với một luồng lệnh công việc hoặc giấy phép

Chọn quy trình gắn với một câu hỏi cụ thể, chẳng hạn lệnh công việc phải chờ phê duyệt ở đâu hoặc giấy phép bị trả lại để chỉnh sửa bao nhiêu lần. Xem dữ liệu sự kiện, kiểm tra các lộ trình chính và xác nhận kết quả với những người phụ trách công việc.

Nếu phạm vi của bạn bao gồm vận hành ngành dịch vụ tiện ích, xem tình huống sử dụng trong ngành dịch vụ tiện ích để tham khảo một góc nhìn khác.

Phân tích luồng lệnh công việc hoặc giấy phép