BPMN, UML of flowchart: welk diagram gebruik je?

BPMN vs UML: welke notatie past bij wat je wilt modelleren? BPMN beschrijft bedrijfsprocessen en hoe werk tussen deelnemers verloopt. UML brengt de structuur en het gedrag van software in kaart. Een flowchart laat snel en informeel stappen en beslissingen zien. De diagrammen lijken soms op elkaar, maar zijn niet onderling uitwisselbaar.

Op deze pagina lees je waarvoor elke notatie bedoeld is. Je vindt er een tabel om een keuze te maken en uitleg over waarom we BPMN 2.0 gebruiken in plaats van een eigen notatie.

Wat modelleert elke notatie?

BPMN 2.0 staat voor Business Process Model and Notation. De Object Management Group (OMG) beheert de standaard. BPMN modelleert bedrijfsprocessen: deelnemers, activiteiten, volgorde, beslissingen en gebeurtenissen die het werk starten of onderbreken. De symbolen en de regels voor hun onderlinge verbindingen liggen vast. Je kunt een model dus aan die regels toetsen. BPMN 2.0 beschrijft ook een XML-formaat om modellen tussen tools uit te wisselen. Lees voor een introductie wat BPMN 2.0 is.

UML staat voor Unified Modeling Language. Ook dit is een standaard van de OMG, bedoeld om softwaresystemen en hun gedrag te beschrijven. UML omvat klassendiagrammen, componentendiagrammen, deploymentdiagrammen, sequentiediagrammen, activiteitendiagrammen, toestandsdiagrammen en usecasediagrammen. Activiteitendiagrammen overlappen het vaakst met procesmodellering.

Flowcharts tonen stappen en beslissingen met vormen en pijlen. Er is geen overkoepelende standaard en geen vaste set regels. Teams gebruiken daarom vaak hun eigen afspraken. Je tekent ze snel, maar twee mensen kunnen hetzelfde diagram anders lezen. Ook de schrijfwijze varieert: flow chart, flow-chart en de veelvoorkomende typefout flow charter. Het blijft steeds hetzelfde informele diagram.

BPMN vs UML vs flowchart: hoe kies je?

Bepaal eerst wat je wilt opleveren en kies daarna de notatie in de middelste kolom.

De vraag is niet welke notatie je herkent. Het gaat erom wat het diagram moet overbrengen en wie het na het tekenen gebruikt.

Hoe pak je dit met een team aan? Spreek eerst in één zin af wat je wilt opleveren. Kies niet op basis van de tool: de voorkeur van een leverancier of een oude licentie zegt niets over de juiste notatie. Passen twee notaties allebei, kies dan de notatie die meer mensen zonder hulp kunnen lezen. Leg ook vast welke afspraken je toevoegt, bijvoorbeeld over namen, indeling en detailniveau. Zo hoeft het volgende model niet opnieuw het wiel uit te vinden. Een goede test: geef het diagram aan iemand die niet bij de workshop was en vraag wat er hierna gebeurt. Kan diegene dat niet vertellen, dan ligt het meestal niet aan de notatie.

Waarom lijken BPMN en UML op elkaar?

Een UML-activiteitendiagram en een BPMN-procesdiagram kunnen allebei afgeronde rechthoeken voor activiteiten, ruiten voor beslissingen en balken voor parallelle paden gebruiken. Op het eerste gezicht lijken ze daardoor veel op elkaar.

De vormen hebben een andere betekenis. Een UML-activiteitendiagram beschrijft gedrag binnen een software- of systeemcontext. Een BPMN-diagram beschrijft werk van deelnemers, zoals mensen, afdelingen en systemen. BPMN heeft specifieke elementen voor deelnemers, lanes, message flows en gebeurtenissen. UML-activiteitendiagrammen bieden die begrippen voor bedrijfsprocessen niet op dezelfde manier.

Kun je BPMN, UML en flowcharts combineren?

Ja, zolang bij elk diagram duidelijk is welke notatie het gebruikt:

• Leg het bedrijfsproces vast in BPMN en de software die het ondersteunt in UML. Houd het verband expliciet, bijvoorbeeld met een gedeelde naam of identifier.
• Gebruik UML voor softwareontwerp, ook als er een BPMN-proces omheen staat. Elk model beantwoordt een andere vraag.

Het probleem is niet dat je binnen een organisatie meerdere notaties gebruikt. Dat doen wij zelf ook. Het probleem ontstaat als je ze in één diagram door elkaar gebruikt zonder dat aan te geven. Als de lezer niet kan zien of een vorm een activiteit, een software-element of een informele stap voorstelt, is het diagram niet betrouwbaar.

Wanneer kies je beter voor een flowchart?

De keuze tussen BPMN en een flowchart is dezelfde vraag op kleinere schaal. Meestal draait het om onderhoud. Een flowchart is een goede keuze voor een korte procedure, een schets tijdens een workshop of een eenmalige uitleg: een paar stappen en een beslissing, zonder structuur die het team nog niet nodig heeft.

Kies BPMN zodra het diagram steeds op dezelfde manier gelezen moet worden, aan de regels van de notatie moet voldoen, volgend kwartaal opnieuw wordt beoordeeld of met andere teams wordt gedeeld. Twijfel je? Maak dan eerst een schets en werk die uit in BPMN zodra het proces een model verdient. Lees wat process mapping inhoudt voor een breder overzicht van diagramtypen. Stap je over van een oudere diagramtool, lees dan over alternatieven voor Visio met BPMN.

Wat doe je met de flowcharts die je team al heeft? Gebruik ze als input, niet als model. Een schets tijdens een workshop is vaak de snelste manier om het eens te worden over de scope. Zodra het proces ertoe doet, kost het een uur of twee om de schets opnieuw te tekenen in BPMN. De flowchart is dan een concept, geen concurrent. Voorkom dat je hetzelfde proces in twee notaties bijhoudt. Dan is geen van beide versies leidend en gaat de vergadering uiteindelijk over de vraag welke versie actueel is.

Hoe houd je een BPMN-model overdraagbaar?

Teken het model in een tool die de standaardnotatie gebruikt en waaruit je het bestand kunt exporteren. ProcessMind ondersteunt BPMN 2.0 in de browser en importeert en exporteert BPMN-bestanden. Zo blijft het diagram niet opgesloten in de tool waarin het is gemaakt. Je kunt het model ook naast het gemijnde proces bewaren. Zo vergelijk je het proces zoals je het hebt bedoeld met wat je systemen hebben vastgelegd.

Bekijk hoe de modelleeromgeving van ProcessMind werkt of welke BPMN-elementen worden ondersteund.