Alat BPMN: pilih modeler yang sesuai kebutuhan

Alat BPMN bisa digunakan untuk lebih dari sekadar menggambar diagram proses. Beberapa alat memvalidasi notasi BPMN 2.0, mendukung lokakarya kolaboratif, atau menghubungkan model dengan pekerjaan yang akan dijalankan oleh sistem. Ada juga alat yang mencakup seluruh arsitektur proses dan membandingkan model dengan data yang tercatat di sistem Anda. Pilih alat berdasarkan kebutuhan Anda terhadap model selanjutnya, bukan berdasarkan jumlah bentuk yang tersedia.

Pilihan alat juga menentukan biaya, dan Anda bisa mulai tanpa biaya. Simpan model BPMN 2.0 yang valid dalam katalog bersama tanpa membeli lisensi, lalu tingkatkan paket saat kebutuhan berkembang ke arsitektur, tata kelola, atau data proses. Panduan ini membahas lima jenis alat, tujuh kriteria pembeda, kemampuan masing-masing jenis, dan batasan pilihan gratis.

Apa fungsi alat BPMN?

Istilah ini mencakup lima jenis alat pemodelan proses bisnis. Semuanya bisa menghasilkan diagram, tetapi masing-masing dirancang untuk kebutuhan yang berbeda.

• Modeler notasi digunakan untuk membuat dan memvalidasi diagram BPMN 2.0. Contohnya Camunda Modeler, pustaka bpmn.io yang menjadi dasarnya, Bizagi Modeler, serta Signavio Process Manager saat digunakan sebagai modeler.
• Kanvas diagram mendukung lokakarya kolaboratif dan komunikasi visual. Contohnya Visio, Lucidchart, Miro, dan draw.io. Bentuknya fleksibel, tetapi tidak harus mengikuti aturan BPMN.
• BPM suite menghubungkan model dengan eksekusi proses. Contohnya Camunda Platform, Appian, Pega, dan Bizagi Suite. Model menjadi spesifikasi untuk mesin eksekusi.
• Suite arsitektur perusahaan menyimpan proses sebagai bagian dari arsitektur yang lebih luas. Contohnya ARIS, SAP Signavio, LeanIX, dan Bizzdesign. Alat ini mencakup tata kelola dan portofolio di sekitar proses.
• Platform intelijen proses menyatukan model, arsitektur, dan bukti. Contohnya ProcessMind, Celonis, dan Signavio Process Intelligence. Anda bisa membandingkan model dengan catatan dari sistem.

Kesalahan umum saat memilih alat adalah mengharapkan satu alat menangani pekerjaan yang sebenarnya tidak dirancang untuknya. Jika Anda membutuhkan lanskap proses yang dikelola dengan baik, kanvas diagram bisa membuat Anda berakhir dengan sekumpulan gambar dalam folder. Jika hanya perlu lokakarya singkat, suite perusahaan bisa menambah pekerjaan penerapan yang tidak diperlukan.

Kesalahan kedua adalah membayar harga suite perusahaan untuk kebutuhan yang bisa dipenuhi secara gratis. ProcessMind termasuk kategori terakhir sekaligus mencakup kebutuhan kategori pertama: buat dan validasi model BPMN 2.0, simpan model dalam katalog, lalu tambahkan tingkat arsitektur dan data peristiwa saat dibutuhkan.

Apa yang perlu diperiksa sebelum memilih perangkat lunak BPMN?

Gunakan tujuh kriteria ini untuk membandingkan alat pemodelan BPMN. Prioritas Anda bergantung pada penggunaan model setelah selesai digambar.

1. Kepatuhan BPMN 2.0. Apakah editor memvalidasi notasi saat Anda menggambar? Ini kriteria pertama karena semua hal lain bergantung padanya. Model yang gagal divalidasi tidak bisa diekspor sebagai XML BPMN yang bermakna, disimulasikan, atau dibandingkan dengan log peristiwa. Tanpa kepatuhan, hasilnya hanya gambar yang kebetulan tampak seperti proses.
2. Kolaborasi. Bisakah beberapa orang mengedit, memberi komentar, dan meninjau bersama? Bisakah seseorang melihat atau berkontribusi tanpa lisensi penuh?
3. Arsitektur. Bisakah Anda menyusun proses dalam beberapa tingkat, dengan proses induk dan turunan, atau setiap diagram tersimpan di file terpisah? Inilah yang membedakan modeler dari repositori.
4. Simulasi. Bisakah Anda menguji perubahan yang diusulkan, misalnya mengubah waktu layanan atau menambahkan peninjau, lalu melihat dampaknya terhadap waktu siklus?
5. Data proses. Bisakah Anda membandingkan model dengan log peristiwa untuk melihat apakah proses berjalan sesuai dokumentasi?
6. Interoperabilitas. Bisakah Anda mengimpor dan mengekspor XML BPMN standar? Apakah tersedia API? Pastikan Anda bisa membawa file saat berpindah alat. Ini juga cara untuk memastikan model benar-benar menggunakan BPMN 2.0.
7. Tata kelola. Bisakah Anda melacak versi, menetapkan pemilik, dan mengatur siapa yang boleh membuat perubahan? Tata kelola membantu menjaga agar arsitektur tetap berguna seiring perubahan proses.

Biaya memang penting, tetapi lisensi jarang menjadi biaya terbesar. Biaya yang terus bertambah datang dari pekerjaan yang tidak bisa ditangani alat. Itulah sebabnya dua alat dengan daftar fitur yang sama bisa terasa sangat berbeda saat digunakan sehari-hari. Bandingkan dulu kemampuan setiap jenis alat.

Untuk memahami cara model disusun dan dikelola, baca tentang tata kelola proses. Untuk notasinya, pelajari persyaratan BPMN 2.0 dan notasi yang sesuai kebutuhan.

Alat pemodelan BPMN mana yang sesuai untuk tiap kebutuhan?

Bandingkan perangkat lunak pemodelan proses bisnis berdasarkan pekerjaan yang perlu Anda lakukan, bukan jumlah bentuk yang tersedia. Matriks berikut menampilkan tujuh kriteria di sisi kiri dan lima jenis alat di bagian atas.

Baca matriks per kolom. Jika tertulis “Tidak”, bukan berarti alatnya buruk. Artinya, alat tersebut dibuat untuk kebutuhan yang berbeda.

• Modeler notasi (Camunda Modeler, bpmn.io, Bizagi Modeler). Gratis dan bagus untuk menggambar BPMN yang valid. Tidak ada repositori, arsitektur, atau data. Ini cukup jika satu orang mengelola beberapa diagram. Jika Anda sudah menggunakan salah satunya, Anda bisa memindahkan model ke alat lain karena formatnya adalah XML BPMN standar.
• Kanvas diagram (Visio, Lucidchart, Miro, draw.io). Alat pemodelan bisnis umum yang sudah tersedia di laptop banyak tim. Cocok untuk lokakarya dan menjelaskan proses kepada orang yang tidak akan membuka modeler. Bentuknya tidak menegakkan standar, sehingga file tetap berupa gambar. Karena itu, beralih dari kanvas berbasis stensil pada dasarnya hanya soal perbedaan tersebut.
• BPM suite (Camunda Platform, Appian, Pega, Bizagi Suite). Pilih alat ini jika model harus dijalankan. Model akan berada dalam sistem eksekusi milik vendor. Ini berbeda dari keputusan tentang tempat menyimpan pengetahuan proses, seperti dijelaskan dalam artikel apa itu BPMS.
• Suite arsitektur perusahaan (ARIS, SAP Signavio, LeanIX, Bizzdesign). Cocok jika arsitektur mencakup lebih dari proses, karena alat ini juga menyimpan portofolio aplikasi dan kapabilitas. Baca perbandingan alat arsitektur perusahaan sebelum menentukan cakupan proyek.
• Platform intelijen proses (ProcessMind). Model, arsitektur yang menaunginya, dan data peristiwa dari sistem Anda berada dalam satu ruang kerja. Validasi BPMN 2.0 saat menggambar, atur tata letak model secara otomatis, buat draf dengan AI, susun proses dalam beberapa tingkat dengan pemilik dan persetujuan, lalu uji model melalui simulasi dan process mining. Jika pekerjaan Anda berfokus pada proses, bukan keseluruhan lanskap aplikasi, kolom inilah yang mencakup semua kebutuhan tersebut.

Perbandingan alat BPMN yang baik membantu Anda mengambil keputusan, bukan sekadar menghitung fitur. Jika pekerjaan tim berfokus pada proses, kolom terakhir menunjukkan tempat untuk mengelola pekerjaan tersebut. Mulai dengan paket Process Individual, lalu tambahkan kemampuan sesuai perkembangan kebutuhan, tanpa perlu pindah ke alat lain.

Pekerjaan apa yang seharusnya ditangani alat BPMN?

Apa pun jenis alat dalam matriks yang sesuai dengan pekerjaan Anda, ada tiga tugas yang menentukan seberapa banyak waktu pemodelan bisa dihemat. Ketiganya berulang setiap kali model berubah dan lebih baik ditangani alat daripada dikerjakan manual.

Kualitas. Kepatuhan memastikan notasi yang digunakan valid. Namun, apakah modelnya sudah baik? Apakah gerbangnya seimbang, setiap elemen memiliki label, alurnya mencapai akhir, dan model dilengkapi dokumentasi serta peran yang diperlukan? Kualitas model membantu menjawabnya saat Anda menggambar. Lencana di kanvas memberi nilai pada model, mencantumkan pemeriksaan yang gagal, dan mengarahkan Anda ke elemen terkait. Dengan begitu, Anda tahu perbaikan yang perlu dilakukan, bukan hanya menerima peringatan samar. Validator tidak dapat memberi arahan perbaikan seperti ini, karena validitas saja tidak menunjukkan apakah proses siap dibaca orang lain.

Figure 1 — Lencana kualitas memberi nilai pada model saat Anda menggambar dan menampilkan pemeriksaan yang gagal. Source: ProcessMind, kanvas pemodelan BPMN 2.0

Tata letak. Saat Anda menambahkan elemen, mengganti nama tugas, atau memindahkan gerbang, elemen di sekitarnya ikut bergeser. Seseorang harus menyeret bentuk-bentuk itu kembali ke tempatnya. Inilah bagian pemodelan yang paling lambat. Akibatnya, model yang bulan lalu mudah dibaca bisa menjadi sulit dipahami sekarang. Tata letak otomatis menempatkan ulang elemen setiap kali ada perubahan, sehingga diagram tetap mudah dibaca saat ditinjau.

Figure 2 — Tata letak otomatis setelah perubahan: posisi model diatur ulang tanpa perlu menggeser elemen. Source: ProcessMind, kanvas pemodelan BPMN 2.0

Menyusun draf. Memulai dari kanvas kosong juga menyita waktu. Pembuatan proses dengan AI mengubah deskripsi tertulis tentang proses menjadi draf awal yang bisa Anda perbaiki. Asisten AI menyarankan langkah berikutnya pada model yang sudah Anda mulai. Tim tetap menentukan proses yang akan digunakan, sementara alat membantu mengatasi halaman kosong.

Figure 3 — Draf awal dari deskripsi, siap diperbaiki oleh tim. Source: ProcessMind, pembuatan proses dengan AI

Kapan alat BPMN gratis sudah cukup?

Modeler gratis cocok jika satu orang membuat beberapa diagram yang tidak perlu dikelola orang lain. Anda mendapat validasi dan XML BPMN standar tanpa biaya. Jika model hanya menjadi artefak pengembangan untuk tim yang bekerja dengan kode, modeler notasi gratis sudah memenuhi kebutuhan.

Keterbatasan mulai terasa saat model harus tetap berguna setelah file dibuat. Diagram tersimpan di folder unduhan seseorang, tak ada yang tahu versi terbaru, dan lama-kelamaan isinya tidak lagi sesuai dengan proses. Ini masalah repositori, dan aturan penamaan file tidak akan menyelesaikannya.

Namun, Anda juga tidak perlu membeli suite perusahaan sebelum memiliki lanskap proses. ProcessMind menyediakan paket Process Individual yang bisa dipilih saat uji coba 14 hari berakhir. Model dan data tetap tersimpan, dan satu pengguna bisa terus membuat model. Paket berbayar adalah langkah berikutnya, bukan lompatan besar, sehingga Anda bisa mengubah keputusan awal nanti.

Jika dua atau lebih tanda ini muncul, Anda membutuhkan repositori. Namun, jawabannya tidak harus berupa lisensi perusahaan.

Apa perbedaan pemodelan proses dan arsitektur proses?

Diagram proses menunjukkan cara kerja satu proses. Arsitektur proses menunjukkan proses apa saja yang dimiliki organisasi, bagaimana hubungannya, dan posisi masing-masing.

Arsitektur membutuhkan lebih dari sekadar kumpulan diagram:

• Tingkat: Susun proses bisnis, subprocess, dan aktivitas dalam beberapa tingkat. Sediakan cara untuk berpindah antar tingkat tanpa menggandakan konten.
• Hubungan: Tampilkan proses yang memanggil proses lain, kapabilitas yang didukung, dan langkah yang digunakan bersama.
• Sumber bersama: Simpan satu entri untuk setiap proses agar proses yang sama tidak muncul dengan nama berbeda.

Jika alat Anda tidak bisa menampilkan hierarki, Anda harus mengandalkan folder dan aturan penamaan. Cara ini bisa berhasil, tetapi hanya jika semua orang mengikuti aturan yang sama. Sistem ini bisa berantakan saat ada orang baru bergabung.

ProcessMind menangani bagian pekerjaan ini tanpa perlu alat dari kategori lain: tingkat arsitektur yang bisa dikonfigurasi, hubungan antarproses, penanggung jawab RACI, workflow tata kelola dari draf hingga publikasi, dan portal tempat pembaca melihat proses yang dibutuhkan. Pelajari cara arsitektur proses perusahaan menjaga lanskap proses tetap mutakhir dalam satu katalog, serta cara peran RACI menghubungkan orang dengan proses.

Suite arsitektur perusahaan mencakup cakupan yang lebih luas dari proses, seperti portofolio aplikasi dan kapabilitas. Cakupan tersebut lebih luas daripada arsitektur proses, tetapi bukan prasyaratnya. Karena itu, tim proses jarang membutuhkannya hanya untuk mengelola pengetahuan proses.

Bagaimana cara memilih alat BPMN?

Mulailah dengan menentukan fungsi model setelah dibuat, lalu pilih tingkat kemampuan yang Anda butuhkan.

• Satu diagram untuk rapat atau dokumen: kanvas atau modeler gratis yang sudah Anda miliki mungkin sudah cukup.
• Model akan digunakan oleh pengembang atau dijalankan oleh mesin eksekusi: pilih modeler notasi yang memvalidasi BPMN, atau gunakan suite yang sudah Anda pakai.
• Model harus tetap akurat dan mendukung pengambilan keputusan: cari validasi BPMN 2.0, repositori, hierarki, dan cara membandingkan model dengan data sistem.

ProcessMind dirancang sebagai jenjang yang bisa Anda lalui bertahap. Setiap langkah tetap mempertahankan pekerjaan yang sudah Anda lakukan:

Anda bisa mulai dari paket mana pun, lalu mengembangkannya sesuai kebutuhan. Tim yang memulai dengan paket Process Individual dan model tervalidasi tidak perlu mengulang pekerjaan saat nanti membutuhkan tingkatan arsitektur atau process mining. Modelnya tetap sama dan berada di tempat yang sama. Inilah alasan memilih platform sejak awal, alih-alih memakai alat gambar sekarang lalu beralih ke rangkaian produk lain tahun depan.

Lihat halaman paket dan harga untuk mengetahui isi setiap paket. Halaman pemodelan BPMN menampilkan editornya.