Pemetaan proses: jenis, simbol, dan contoh

Apa itu pemetaan proses? Pengertian, jenis, dan contoh

Pemetaan proses adalah cara mendokumentasikan proses sebagai urutan visual yang menunjukkan aktivitas, keputusan, dan serah terima. Peta ini memberi Anda gambaran bersama tentang alur kerja, dari titik awal yang jelas hingga hasil akhir.

Pemetaan proses bisa sesederhana flowchart yang dibuat dalam lokakarya atau sedetail diagram BPMN 2.0. Format yang tepat bergantung pada hal yang perlu dijelaskan, pembaca peta, dan tingkat detail proses. Panduan ini membandingkan sembilan jenis peta proses, menjelaskan simbol yang umum digunakan, dan menguraikan pendekatan praktis dalam enam langkah.

Mengapa Anda perlu memetakan proses?

Peta proses memperjelas langkah-langkah dan tanggung jawab dalam suatu proses. Dengan begitu, Anda bisa menemukan perbedaan pemahaman sebelum mengubah proses, melatih tim, atau memilih sistem.

Gunakan peta untuk:

• Menyepakati cara kerja proses. Satukan orang-orang yang terlibat dengan urutan langkah, keputusan, dan serah terima yang sama.
• Memperjelas cakupan. Tetapkan titik awal dan akhir yang jelas agar analisis tetap terarah.
• Memperjelas tanggung jawab. Tunjukkan peran, tim, atau sistem yang menjalankan setiap aktivitas.
• Menemukan potensi keterlambatan dan pengerjaan ulang. Cari antrean, langkah berulang, keputusan yang tidak jelas, dan serah terima yang tidak perlu.
• Mendukung pelatihan dan orientasi. Berikan panduan visual tentang proses yang perlu diikuti.
• Mendokumentasikan kondisi saat ini. Catat pemahaman tentang proses saat ini sebelum mengusulkan perubahan.
• Mempersiapkan perubahan sistem atau organisasi. Identifikasi langkah, peran, dan ketergantungan yang mungkin terdampak.
• Menjadi titik awal perbaikan. Gunakan peta untuk menyusun pertanyaan dan menentukan bukti yang perlu dikumpulkan selanjutnya.

Peta proses adalah gambaran yang berguna, bukan bukti bahwa setiap kasus mengikuti jalur yang sama. Validasi peta bersama orang yang menjalankan pekerjaan. Jika Anda perlu mengetahui seberapa sering suatu jalur terjadi atau berapa lama tiap langkah berlangsung, Anda juga memerlukan data proses, bukan hanya diagram.

Apa itu simbol dan notasi pemetaan proses?

Simbol pemetaan proses adalah bentuk visual yang digunakan untuk menunjukkan aktivitas, keputusan, peristiwa, dan arah alur. Penggunaan simbol yang konsisten membantu pembaca memahami peta tanpa perlu menebak arti setiap bentuk.

Flowchart dasar biasanya menggunakan:

Penggunaan simbol ini bisa berbeda antar tim dan alat. Tambahkan legenda singkat jika pembaca mungkin menafsirkan simbol secara berbeda.

BPMN 2.0 menyediakan kumpulan elemen formal untuk mendokumentasikan perilaku proses, termasuk peristiwa, aktivitas, gateway, dan alur. Notasi ini berguna jika pembaca membutuhkan standar yang konsisten di berbagai tim atau jika diagram perlu menunjukkan detail lebih banyak daripada flowchart sederhana. Untuk referensi elemen dan notasi BPMN, lihat panduan BPMN 2.0.

Apa itu pemodelan proses bisnis?

Pemodelan proses bisnis adalah cara terstruktur untuk menggambarkan proses agar Anda bisa memahami, menganalisis, mengomunikasikan, atau memperbaikinya. Model dapat menunjukkan aktivitas, peran, keputusan, peristiwa, dan hubungan di antaranya.

Pemetaan proses dan pemodelan proses adalah istilah yang berkaitan dan terkadang digunakan secara bergantian. Dalam panduan ini, pemetaan proses berarti mendokumentasikan proses secara visual, sedangkan pemodelan proses berarti menggambarkannya dengan struktur dan detail yang cukup untuk mendukung analisis atau keperluan lainnya. Perbedaannya terletak pada tujuan dan tingkat detail, bukan batas tegas antara dua kegiatan yang terpisah.

Model bisa dibuat secara informal atau menggunakan standar seperti BPMN 2.0. Notasi saja tidak menjamin diagramnya akurat. Anda tetap perlu menyepakati cakupan, mengumpulkan masukan dari orang yang memahami proses, dan memvalidasi hasilnya.

Apa perbedaan pemetaan proses dan pemodelan proses?

Pemetaan proses biasanya berawal dari pertanyaan praktis: apa yang terjadi, dalam urutan apa, dan siapa yang terlibat? Pemodelan proses bisa menggambarkan lebih banyak detail, seperti peristiwa, data, pengecualian, dan hubungan antar elemen proses.

Anda bisa mulai dengan peta sederhana, lalu menambahkan detail jika diperlukan oleh pembaca atau tujuan pemetaan. Model yang lebih terperinci belum tentu lebih baik. Notasi tambahan justru bisa membuat diagram sulit dibaca jika prosesnya sederhana.

Untuk melihat lebih dekat bagaimana pemodelan proses dan process mining saling melengkapi, baca bagaimana pemetaan dan process mining saling mendukung.

Jenis peta proses apa yang sebaiknya digunakan?

Pilih peta berdasarkan pertanyaan yang ingin Anda jawab. Diagram alir menunjukkan urutan, peta swimlane memperjelas tanggung jawab dan serah terima, sedangkan diagram SIPOC menetapkan cakupan secara umum. Format lain berfokus pada nilai bagi pelanggan, jadwal proyek, atau kemungkinan penyebab masalah.

1. Diagram alir

Diagram alir menunjukkan aktivitas dan keputusan secara berurutan. Format ini cocok sebagai titik awal jika Anda membutuhkan gambaran proses yang cepat dibaca dan jumlah langkahnya masih mudah dikelola.

Gunakan jika: Anda perlu menjelaskan proses sederhana, membahas kondisi saat ini, atau menunjukkan bagian yang jalurnya berubah karena keputusan.

2. Diagram BPMN 2.0

Diagram BPMN 2.0 menggunakan notasi standar untuk menggambarkan langkah proses, peristiwa, keputusan, dan alur. Diagram ini dapat memuat detail lebih banyak daripada diagram alir dasar, sekaligus memberi pembaca bahasa visual yang konsisten.

Gunakan jika: Anda membutuhkan model terperinci dengan format standar yang dapat dibaca dan dibahas oleh berbagai tim. ProcessMind menggunakan notasi BPMN 2.0. Pelajari lebih lanjut dalam panduan BPMN 2.0.

3. Peta aliran nilai

Peta aliran nilai menunjukkan pergerakan produk, layanan, atau permintaan dalam suatu proses. Peta ini menyoroti langkah yang memberi nilai bagi pelanggan serta waktu di antara setiap langkah.

Gunakan jika: Anda ingin menelaah alur, waktu tunggu, dan penyampaian nilai, terutama dalam upaya perbaikan Lean. Lihat panduan pemetaan aliran nilai.

4. Diagram SIPOC

SIPOC adalah singkatan dari Suppliers, Inputs, Process, Outputs, dan Customers. Diagram ini memberi gambaran umum tentang pihak yang menyediakan masukan, hasil proses, dan penerima hasil tersebut.

Gunakan jika: Anda perlu menyepakati batas proses atau menyamakan pemahaman para pemangku kepentingan sebelum mendokumentasikan langkah secara terperinci.

5. Diagram swimlane

Diagram swimlane membagi proses ke dalam beberapa lajur. Setiap lajur mewakili peran, tim, departemen, atau sistem. Langkah-langkahnya menunjukkan urutan sekaligus tanggung jawab, sementara perpindahan antar lajur memperjelas serah terima.

Gunakan jika: Beberapa peran atau sistem terlibat dan Anda perlu memahami siapa mengerjakan apa, atau di bagian mana pekerjaan berpindah tangan. Dalam BPMN 2.0, struktur ini digambarkan dengan Participants dan Lanes. Lihat referensi pools dan swimlanes.

6. Diagram Gantt

Diagram Gantt menempatkan aktivitas pada garis waktu untuk menunjukkan tanggal mulai yang direncanakan, durasi, dan ketergantungan. Diagram ini terutama digunakan untuk penjadwalan, bukan untuk memetakan secara terperinci cara kerja proses bisnis yang berulang.

Gunakan jika: Anda perlu merencanakan dan memantau proyek dengan aktivitas yang memiliki jadwal dan ketergantungan tertentu.

7. Diagram PERT

Diagram PERT menunjukkan aktivitas proyek dan ketergantungannya, sehingga Anda dapat melihat urutan pekerjaan. Diagram ini berfokus pada perencanaan proyek, bukan dokumentasi proses operasional yang berulang.

Gunakan jika: Anda perlu memahami ketergantungan dan kemungkinan jalur dalam rencana proyek.

8. Diagram sebab-akibat (fishbone)

Diagram fishbone mengelompokkan kemungkinan penyebab masalah berdasarkan kategori di sekitar masalah utama. Diagram ini membantu tim menyusun pembahasan tentang penyebab suatu hasil.

Gunakan jika: Anda sedang menyelidiki kemungkinan penyebab dan perlu menyusun gagasan sebelum mengujinya. Diagram fishbone tidak membuktikan penyebab mana yang bertanggung jawab.

9. Diagram alur kerja

Diagram alur kerja menunjukkan pergerakan tugas dan informasi dalam suatu proses. Istilah ini memiliki cakupan luas, sehingga tingkat detail dan notasinya bisa berbeda-beda.

Gunakan jika: Anda membutuhkan gambaran praktis tentang urutan tugas dan serah terima tanpa menggunakan notasi yang lebih formal.

Jenis peta lain yang mungkin Anda temui

Ada tiga format lain yang digunakan dalam pekerjaan proses. Ketiganya lebih jarang dipakai daripada sembilan format di atas dan menjawab pertanyaan yang berbeda:

• Peta pikiran. Susunan radial untuk mengumpulkan cakupan proses sebelum menyusunnya secara terstruktur.
• Bagan organisasi. Menunjukkan garis pelaporan, bukan alur proses. Berguna untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas suatu langkah.
• Pohon keputusan. Gambaran bercabang tentang aturan di balik suatu keputusan, yang dapat melengkapi titik keputusan dalam diagram alir.

Apa itu peta proses swimlane?

Peta proses swimlane memisahkan langkah berdasarkan peran, tim, atau sistem yang bertanggung jawab. Alur proses menunjukkan urutan aktivitas, sedangkan lajur menunjukkan siapa yang mengerjakannya. Serah terima terlihat saat alur berpindah dari satu lajur ke lajur lain.

Misalnya, proses permintaan pembelian:

Gambaran ini membantu Anda mengajukan pertanyaan yang spesifik: Di mana pekerjaan menunggu saat berpindah antarperan? Siapa yang bertanggung jawab atas keputusan? Apakah langkah tersebut sudah ditempatkan di lajur yang tepat?

Gunakan lajur jika beberapa peran atau sistem terlibat dan tanggung jawab atau serah terima perlu diperjelas. Untuk proses yang ditangani satu peran, diagram alir sederhana mungkin lebih mudah dibaca. Jika dua lajur tidak pernah berinteraksi, pertimbangkan apakah diagram tersebut menggabungkan proses yang sebenarnya terpisah.

Gunakan lajur secara konsisten. Peta bisa sulit dipahami jika sebagian lajur mewakili departemen, sebagian lainnya individu, dan sisanya sistem. Sertakan juga jalur pengecualian jika jalur tersebut memengaruhi cara kerja proses. Peta yang hanya menunjukkan jalur yang diharapkan mungkin melewatkan kasus yang paling banyak menimbulkan pertanyaan.

Alat dan templat pemetaan proses apa yang sebaiknya digunakan?

Alat pemetaan proses mencakup papan tulis dan catatan tempel, perangkat lunak diagram, hingga aplikasi pemodelan BPMN. Pilih alat berdasarkan jenis peta yang perlu dibuat, jumlah orang yang akan meninjaunya, dan kebutuhan untuk memperbaruinya dari waktu ke waktu.

Alat yang berguna sebaiknya memudahkan Anda untuk:

• Menambahkan dan mengatur ulang langkah, keputusan, dan hubungan.
• Menunjukkan tanggung jawab saat lebih dari satu peran terlibat.
• Membagikan peta kepada orang yang perlu meninjaunya.
• Menjaga kejelasan versi dan penanggung jawab saat proses berubah.
• Menggunakan notasi yang konsisten agar pembaca dapat memahami diagram lintas tim.

Templat pemetaan proses dapat menghemat waktu persiapan, tetapi jangan biarkan templat menentukan prosesnya. Mulailah dengan templat yang sesuai dengan jenis peta, lalu sesuaikan label dan strukturnya dengan cakupan Anda. Templat diagram alir bukan pengganti diagram SIPOC, dan jadwal proyek bukan peta proses.

Contoh yang tersedia di halaman ini dapat membantu Anda membandingkan format sebelum memilih templat. Untuk lingkungan pembuatan diagram yang lebih formal, jelajahi ruang kerja pemodelan. ProcessMind juga menyediakan dokumentasi proses untuk menata informasi proses.

Bagaimana cara membuat peta proses dalam enam langkah?

Peta yang berguna dimulai dengan pertanyaan dan batas proses yang jelas. Ikuti enam langkah ini bersama orang-orang yang memahami prosesnya, lalu validasi hasilnya sebelum membagikannya sebagai referensi.

1. Pilih proses dan tentukan tujuannya. Jelaskan hal yang ingin Anda pahami melalui peta tersebut. Misalnya, Anda ingin memperjelas tanggung jawab, mendokumentasikan kondisi saat ini, atau menelaah serah terima.
2. Tentukan titik awal dan akhir. Tetapkan peristiwa yang memulai proses dan hasil yang mengakhirinya. Batas yang jelas mencegah peta melebar hingga mencakup semua aktivitas terkait.
3. Pilih jenis peta yang tepat. Gunakan diagram alir untuk urutan sederhana, peta swimlane untuk peran dan serah terima, diagram SIPOC untuk menyepakati cakupan, atau BPMN 2.0 jika Anda membutuhkan model terperinci dengan format standar.
4. Kumpulkan langkah-langkah dari orang yang terlibat. Minta orang yang melakukan pekerjaan menjelaskan apa yang terjadi, termasuk keputusan, pengecualian, masukan, dan keluaran. Jangan hanya mengandalkan dokumen prosedur atau penjelasan manajer.
5. Gambar dan tinjau petanya. Susun langkah sesuai urutan, beri label keputusan dengan jelas, dan gunakan simbol secara konsisten. Bagikan draf kepada orang yang menjalankan dan bertanggung jawab atas proses. Tanyakan bagian mana yang kurang, tidak jelas, atau berbeda dari praktik sehari-hari.
6. Tetapkan penanggung jawab dan jadwal peninjauan. Catat siapa yang memelihara peta dan kapan peta perlu ditinjau. Perbarui peta saat proses berubah, lalu simpan versi terbaru di tempat yang mudah ditemukan oleh pembaca yang dituju.

Pastikan versi pertama tetap berfokus pada hal utama. Tambahkan detail jika membantu menjawab pertanyaan yang menjadi tujuan peta. Jika orang sulit mengikuti diagram tanpa penjelasan panjang, sederhanakan tata letaknya atau perjelas labelnya.

Apa batasan pemetaan proses?

Peta proses merekam pemahaman tentang suatu proses pada waktu tertentu. Peta dapat menjelaskan urutan yang direncanakan atau dilaporkan, tetapi tidak menunjukkan dengan sendirinya seberapa sering setiap jalur terjadi, berapa lama kasus menunggu, atau apakah praktik sehari-hari sesuai dengan peta.

Batasan ini penting jika proses sering berubah, memiliki banyak pengecualian, atau melibatkan beberapa sistem. Peta bisa kedaluwarsa jika tidak ada yang bertanggung jawab atau memeriksanya berdasarkan praktik terkini. Peta yang baru ditinjau pun mungkin hanya menggambarkan jalur yang diharapkan, bukan semua jalur yang terjadi.

Gunakan pemetaan proses untuk menyamakan pemahaman dan mendokumentasikan apa yang diketahui orang tentang proses tersebut. Jika sistem Anda mencatat peristiwa yang relevan, process mining dapat menganalisis catatan itu untuk menunjukkan cara proses berjalan. Membandingkan peta dengan data proses dapat membantu Anda menemukan penyimpangan dan menentukan hal yang perlu diselidiki lebih lanjut.

Kedua pendekatan ini memiliki tujuan berbeda. Peta memberi orang acuan visual, sedangkan process mining menyajikan bukti dari peristiwa yang tercatat. Jika digunakan bersama, keduanya dapat membantu menjaga dokumentasi tetap selaras dengan perilaku proses yang teramati. Pelajari lebih lanjut tentang apa itu process mining atau cara menganalisis proses Anda.

Mulai memetakan proses

Mulailah dengan satu proses dan satu pertanyaan. Pilih jenis peta yang sesuai dengan pembacanya, sepakati batas proses, lalu validasi draf bersama orang-orang yang menjalankan pekerjaan. Tetapkan penanggung jawab agar peta dapat ditinjau saat proses berubah.

Jika Anda membutuhkan gambaran sederhana, mulailah dengan diagram alir. Jika tanggung jawab dan serah terima menjadi fokus utama, gunakan swimlane. Jika Anda membutuhkan diagram terperinci dengan format standar, jelajahi ruang kerja pemodelan BPMN.

Peta dapat memberi Anda gambaran bersama yang berguna, tetapi tidak akan terus diperbarui dengan sendirinya. Jadikan peta proses Anda tetap sesuai dengan kenyataan dengan mencari tahu bagaimana data proses dapat membantu membandingkan dokumentasi dengan praktik sehari-hari.