Apa itu BPMS? Penjelasan tentang manajemen proses bisnis
BPMS memodelkan dan menjalankan proses yang telah ditentukan. Pelajari lima komponennya, batas kemampuannya, dan mengapa pengetahuan proses lebih penting daripada eksekusi.
BPMS, atau business process management system, adalah perangkat lunak untuk memodelkan dan menjalankan proses yang sudah ditetapkan, lalu memantau pekerjaan yang dijalankannya. BPMS unggul dalam eksekusi: sistem ini menerapkan urutan, membagikan tugas, dan mencatat kejadian. Namun, BPMS kurang mampu memberi gambaran yang lebih luas karena hanya bisa menjalankan dan melaporkan bagian pekerjaan yang Anda masukkan ke dalamnya.
Panduan ini menjelaskan fungsi BPMS, lima komponen yang sebenarnya Anda beli, dan batas kemampuannya. Panduan ini juga membandingkan perangkat lunak eksekusi dengan process intelligence. Process intelligence menyerahkan eksekusi kepada berbagai sistem yang sudah mampu menjalankannya dengan baik, lalu menghubungkan data sistem tersebut di satu tempat agar dapat digunakan oleh tim dan AI Anda.
Apa arti BPMS?
BPMS adalah singkatan dari Business Process Management System. Beberapa vendor menyebutnya Business Process Management Suite. Apa pun namanya, kategori ini mencakup perangkat lunak untuk menetapkan proses, mengarahkan pekerjaan melalui proses tersebut, dan memantau pelaksanaannya.
BPM, atau business process management, adalah disiplin untuk memahami, merancang, mengukur, dan memperbaiki cara kerja. BPMS adalah salah satu jenis perangkat lunak yang dapat mendukung disiplin tersebut. Anda bisa menerapkan BPM tanpa membeli BPMS, dan membeli BPMS tidak menjamin proses Anda dikelola dengan baik.
Kategori ini terus berubah. Awalnya berupa workflow engine, lalu berkembang menjadi rangkaian perangkat lunak yang menambahkan pemodelan, formulir, dan pemantauan. Kini, kategori ini juga mencakup platform low-code yang memungkinkan tim merakit aplikasi proses secara menyeluruh. Karena ragamnya, dua vendor bisa menjelaskan BPMS dengan cara berbeda. Saat mengevaluasi perangkat lunak manajemen proses bisnis, abaikan labelnya dan ajukan empat pertanyaan penting: apakah perangkat lunak itu dapat memodelkan proses, menjalankannya, terhubung dengan sistem lain yang terlibat, dan menunjukkan kinerja setiap instans proses?
Apa saja lima komponen BPMS?
Produk mengemas kemampuan ini dengan cara yang berbeda, tetapi business process management system biasanya mencakup lima komponen:
- Pemodel. Anda menetapkan proses, biasanya dalam BPMN 2.0. Model dapat menjelaskan alur dan, pada sistem yang bisa dieksekusi, menjadi dasar untuk menjalankannya. Pelajari lebih lanjut cara merancang model proses dengan pemodel BPMN.
- Execution engine. Engine membuat instans proses, mengevaluasi kondisi, membagikan tugas, memulai timer, dan meneruskan pekerjaan yang terlambat.
- Formulir, aturan, dan peran. Komponen ini menentukan informasi yang diberikan pengguna, tugas yang mereka lihat, dan aturan untuk langkah selanjutnya.
- Integrasi. Sistem bertukar data dengan aplikasi seperti ERP dan CRM, gudang data, serta API gateway. Pekerjaan integrasi dapat menjadi bagian besar dari penerapan.
- Pemantauan dan repositori. Dasbor menunjukkan status instans yang sedang berjalan. Repositori membantu Anda mengelola versi proses dan mengendalikan perubahan.
Workflow engine adalah salah satu bagian dari BPMS. BPMS menggabungkan engine dengan fitur dan kontrol yang diperlukan untuk menetapkan, mendukung, dan memantau proses yang lebih luas.
Apa yang dapat dilakukan BPMS, tetapi tidak bisa dilakukan dokumen proses?
Dokumen proses menjelaskan bagaimana pekerjaan seharusnya dilakukan. BPMS dapat mengarahkan dan melacak pekerjaan berdasarkan aturan yang dikonfigurasi. Contohnya, BPMS dapat:
- Meneruskan tugas yang sudah menunggu selama jangka waktu tertentu.
- Mengirim instans untuk persetujuan saat memenuhi ambang batas yang ditetapkan.
- Mencatat jalur yang dilalui setiap instans.
- Memungkinkan Anda memperbarui alur melalui konfigurasi, tanpa mengubah beberapa aplikasi terkait.
Kemampuan ini berguna saat Anda membutuhkan alur kerja yang konsisten, penanggung jawab yang jelas, dan visibilitas atas instans yang dijalankan sistem. Namun, kemampuan tersebut tidak menjamin bahwa seluruh proses nyata berlangsung di dalam BPMS. Jika kebutuhan utama Anda adalah mendokumentasikan proses atau memahami cara kerjanya saat ini, perangkat lunak eksekusi mungkin bukan langkah awal yang tepat.
Apa perbedaan BPMS, workflow engine, RPA, process mining, dan process intelligence?
Kelima teknologi ini menangani bagian yang berbeda dalam manajemen proses. Tabel berikut menunjukkan fungsi masing-masing dan pertanyaan yang dapat dijawab.
| Teknologi | Menjalankan pekerjaan | Mengamati pekerjaan | Mengubah proses | Pertanyaan umum |
|---|---|---|---|---|
| Workflow engine | Ya | Sebagian, untuk alur yang dijalankannya | Ya, untuk alur yang ditetapkan | Bagaimana cara memindahkan kasus ini dari satu langkah ke langkah berikutnya? |
| BPMS | Ya | Ya, untuk instans yang dijalankannya | Ya | Bagaimana cara menjalankan dan mengelola proses ini? |
| RPA | Ya, dengan meniru tindakan pengguna di antarmuka | Tidak | Tidak, RPA mengotomatiskan langkah dalam proses yang sudah ada | Bagaimana cara mengotomatiskan langkah manual yang berulang? |
| Process mining | Tidak | Ya, menggunakan log peristiwa | Tidak, process mining memberi masukan untuk perubahan proses | Apa yang terjadi dalam praktik, dan di mana pelaksanaannya berbeda dari alur yang diharapkan? |
| Process intelligence | Tidak, eksekusi diserahkan kepada sistem pelaksana | Ya, di seluruh sistem yang menyimpan catatan | Tidak, process intelligence memberi masukan untuk perubahan dan menjaga model tetap sesuai kondisi terkini | Bagaimana proses berjalan di seluruh sistem kita, dan di mana model sudah tidak sesuai? |
RPA dan BPMS menangani perubahan proses dengan cara berbeda. RPA mengotomatiskan tugas dalam proses yang sudah ada. BPMS menjalankan proses yang telah Anda tetapkan, sehingga dapat mengubah cara pekerjaan diarahkan. Sebelum mengotomatiskan tugas, periksa apakah perancangan ulang proses dapat menghilangkan tugas tersebut. Pelajari lebih lanjut tentang menemukan peluang otomatisasi dengan process mining.
Process mining dan BPMS juga menjawab pertanyaan yang berbeda. Process mining menganalisis data peristiwa untuk menunjukkan bagaimana pekerjaan benar-benar bergerak di antara sistem Anda. BPMS menjalankan alur yang dirancang dan melaporkan instans yang ditanganinya. Perbedaan ini penting saat Anda perlu memastikan apakah model sesuai dengan pekerjaan yang berlangsung.
Baris terakhir membahas process intelligence, teknologi yang menghubungkan semuanya. Process intelligence menyerahkan eksekusi kepada sistem yang paling tepat, membaca catatan dari setiap sistem, dan menjaga satu model proses sebagai acuan pengukuran. BPMS melaporkan instansnya sendiri, sedangkan process intelligence melaporkan keseluruhan proses, termasuk pekerjaan yang tidak dijalankan oleh satu platform tertentu.
Mengapa satu BPMS tidak bisa menjalankan semua proses?
BPMS tampak seperti solusi untuk manajemen proses, sampai Anda menghitung sistem yang tidak dikelolanya. Proses nyata melintasi ERP, CRM, alat tiket, portal pemasok, spreadsheet, dan beberapa kotak masuk. Platform hanya menjalankan bagian yang Anda modelkan di dalamnya. Pekerjaan lainnya tetap berlangsung di tempat lain.
Kesenjangan ini menimbulkan tiga dampak yang perlu Anda ketahui sebelum membeli.
Anda membuat workflow khusus alih-alih menggunakan standar yang sudah ada. BPMS adalah seperangkat alat, sehingga setiap proses menjadi proyek tersendiri: Anda memodelkan variasi sendiri, memberi nama pada langkah-langkahnya, dan memelihara versi alur sendiri, padahal ribuan organisasi lain menjalankan proses yang sama. Model acuan standar industri untuk order-to-cash, purchase-to-pay, atau manajemen insiden dibuat ulang di setiap platform alih-alih digunakan kembali. Akibatnya, dua departemen dalam sistem yang sama bisa memiliki versi berbeda untuk proses yang sama.
Platform yang mengutamakan eksekusi melupakan gambaran besarnya. BPMS dinilai dari pekerjaan yang dijalankannya, sehingga perhatian dan anggaran berfokus pada alur di dalam platform. Proses yang tidak dijalankannya, terutama yang melintasi tim, sistem, dan negara, sering kali tidak memiliki penanggung jawab. Mempercepat eksekusi bukan berarti memahami cara kerja organisasi.
BPMS selalu memiliki batas, dan pengecualiannya terus bertambah. Setiap proses memiliki pengecualian: pesanan mendesak, pelanggan VIP, atau pemasok yang hanya menerima email. Di dalam BPMS, setiap pengecualian menjadi cabang konfigurasi, formulir, integrasi, dan workflow tambahan yang harus dipelihara. Platform yang awalnya menjanjikan standardisasi kerja perlahan dipenuhi kasus khusus yang hanya dipahami oleh timnya sendiri.
Semua itu bukan berarti BPMS alat yang buruk. Namun, BPMS kurang tepat dijadikan satu-satunya sumber informasi tepercaya tentang proses Anda.
Pertanyaan apa tentang proses yang perlu Anda ajukan lebih dahulu?
Sebelum memilih BPMS, workflow engine, atau platform pengukuran, sepakati dulu hal yang perlu Anda ketahui tentang proses itu sendiri.
- Sistem mana yang mencatat langkah dalam proses ini, dan langkah mana yang tidak tercatat di mana pun?
- Di mana pekerjaan menunggu, dan di mana pekerjaan berpindah tangan antar-tim?
- Variasi apa yang sering terjadi, dan apa penyebabnya?
- Langkah mana yang memerlukan pertimbangan manusia, dan mana yang hanya ada karena dua sistem tidak terhubung?
Pertanyaan ini membahas proses, bukan produk. Sebagian besar jawabannya bisa ditemukan dari catatan yang sudah disimpan sistem Anda dan dari orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
Pertanyaan ini juga menunjukkan seberapa besar bagian proses yang benar-benar akan dikelola BPMS. Jika tiga dari lima sistem berada di luar platform, BPMS akan menjalankan sebagian pekerjaan dengan baik, tetapi kurang mampu melaporkan sisanya. Apa itu process mining menjelaskan cara merekonstruksi jalur tersebut dari data peristiwa.
Manajemen proses bisnis di bidang TI dan di sisi bisnis
Kesenjangan paling besar terlihat dalam manajemen proses bisnis TI, saat satu pekerjaan melintasi antrean tiket, kalender perubahan, beberapa aplikasi, dan proses persetujuan di antaranya. Tidak ada satu pun perangkat lunak proses bisnis yang dapat melihat keempatnya.
Di sisi bisnis, kesenjangannya sama, tetapi bentuknya berbeda. Order-to-cash, procure-to-pay, dan orientasi karyawan juga melintasi beberapa sistem. Namun, langkah-langkahnya menjadi tanggung jawab tim operasional, bukan service desk. Karena itu, waktu tunggu dihitung dalam hari, bukan tiket, dan jalur antarsistem jarang didokumentasikan dari awal hingga akhir.
Perbedaan itu memengaruhi pilihan yang Anda beli. Kinerja platform manajemen layanan dinilai berdasarkan tiket yang dikelolanya, sehingga waktu yang dilaporkan berhenti di batas platform. Bagian proses yang berlangsung di luar platform, seperti respons pemasok, pemeriksaan kredit, atau persetujuan melalui email, tidak terlihat dari dalam sistem. Siapa pun pemilik prosesnya, caranya tetap sama: rekonstruksi jalur dari data peristiwa di setiap sistem yang mencatat langkah, lalu bandingkan dengan alur yang terdokumentasi.
Perlukah Anda mempertahankan BPMS yang jarang digunakan?
Banyak organisasi membeli BPMS untuk execution engine-nya, tetapi tidak pernah menggunakannya. Penerapannya memakan waktu lebih lama dari rencana, alur pertama dikonfigurasi oleh mitra, dan tim bisnis tetap bekerja di sistem yang sudah digunakan. Yang tersisa hanyalah lisensi pemodel yang dibuka segelintir orang untuk menggambar diagram, serta biaya pemeliharaan untuk runtime yang tidak pernah dijalankan.
Saatnya memisahkan dua fungsi yang digabungkan platform tersebut. Workflow engine dirancang untuk menjalankan pekerjaan, sedangkan repositori model dirancang untuk menyimpan pengetahuan proses. Jika hanya fungsi kedua yang digunakan, Anda membayar platform eksekusi untuk menjadi alat dokumentasi. Cara ini rumit, teknis, dan mahal.
Apakah BPMS Anda menjalankan fungsi yang bukan tujuan pembeliannya?
- Mesin workflow tidak menjalankan proses apa pun di lingkungan produksi tahun ini.
- Model hanya disimpan oleh satu tim, dan tidak ada orang di luar tim itu yang membacanya.
- Setiap perubahan diagram harus mengikuti jadwal penerapan sistem, sehingga dokumentasi tertunda sampai rilis berikutnya.
- Proses yang paling perlu Anda pahami melibatkan sistem yang tidak terhubung ke platform.
- Lisensi diperpanjang untuk fitur pemodelan, bukan untuk menjalankan proses.
Jika sebagian besar pernyataan itu benar, platform eksekusi Anda diminta mengelola pengetahuan, padahal bukan itu tujuan perancangannya. Solusinya bukan menambah runtime. Pindahkan pengetahuan ke alat yang memang berfungsi sebagai pusat informasi: satu tempat untuk semua proses, terhubung dengan data dari setiap sistem, dan mudah dibaca oleh pengguna serta asisten AI yang membutuhkannya. Anda juga tidak perlu mengoperasikan runtime.
Pertahankan BPMS untuk proses yang memang dijalankannya. Simpan pengetahuan proses di tempat yang bisa terus berkembang tanpa menunggu siklus rilis.
Apa perbedaan process intelligence dengan BPMS?
A BPMS
- Menjalankan proses yang Anda tetapkan dan memastikan urutannya dipatuhi
- Membangun workflow khusus untuk setiap proses dalam satu platform
- Melaporkan kasus yang ditangani platform itu sendiri
- Menjaga model tetap dapat dijalankan agar mendukung sistem saat beroperasi
- Hanya melihat sistem yang sudah terintegrasi dengannya
Intelijen proses
- Menyerahkan pelaksanaan proses kepada sistem yang paling sesuai
- Menghubungkan data dari setiap sistem ke dalam satu model proses
- Menunjukkan alur kerja yang sebenarnya, termasuk jalur yang tidak dirancang untuk dijalankan oleh sistem mana pun
- Menyimpan pengetahuan proses di satu tempat agar dapat digunakan oleh orang dan AI
- Mendasarkan setiap model pada kondisi nyata yang ditemukan lewat process mining, bukan ingatan peserta lokakarya
Perbedaannya memang disengaja, bukan karena ada fitur yang kurang. Process intelligence tidak menjalankan proses karena ada banyak sistem pelaksana, dan sistem terbaik jarang sekali merupakan platform yang kebetulan Anda miliki. RPA, agen AI, sistem manajemen workflow, workflow bawaan ERP, dan tim yang menjalankan pekerjaan secara langsung, masing-masing lebih cocok untuk kebutuhan yang berbeda. Pilih alat yang menjalankan pekerjaan berdasarkan kemampuannya untuk tugas tersebut.
Namun, pengetahuan proses tidak bisa diserahkan kepada lima sistem yang berbeda. Jika setiap sistem pelaksana memiliki peta proses sendiri, tidak ada yang bisa memastikan apa prosesnya, variasi mana yang benar-benar dialami pelanggan, atau langkah mana yang perlu diotomatisasi berikutnya. Memusatkan pengetahuan proses lebih penting daripada menjalankan pekerjaan, baik bagi tim yang mengelola pekerjaan maupun asisten AI yang kini digunakan untuk membantu.
Di sinilah keunggulan data terlihat. BPMS melaporkan instansnya sendiri, sedangkan platform process intelligence menghubungkan data peristiwa dari setiap sistem. Dengan begitu, gambarannya juga mencakup pekerjaan yang tidak pernah dilihat BPMS. Platform ini kemudian dapat menyimpan satu model sebagai acuan bagi BPMS, ERP, dan alat otomatisasi.
Mengapa process mining diperlukan agar model sesuai dengan kenyataan?
BPMS dapat melaporkan instans yang berjalan di dalamnya. Namun, itu tidak berarti BPMS mencatat semua jalur yang ditempuh orang untuk menyelesaikan proses. Tiga kesenjangan umum dapat terjadi:
- Pekerjaan berlangsung di luar engine. Seseorang menangani pengecualian melalui email, lalu memperbarui sistem belakangan. Instansnya mungkin tampak patuh, padahal pekerjaan memakan waktu lebih lama dari perkiraan model.
- Hasil yang sama dicapai melalui sistem lain. Tim mungkin menggunakan ERP, spreadsheet, atau portal pemasok. Jika pekerjaan itu tidak pernah tercatat di BPMS, dasbornya tidak dapat menunjukkan keseluruhan proses.
- Model tidak lagi sesuai dengan kondisi terkini. Proses mungkin akurat saat diterbitkan, tetapi kemudian berubah ketika tim menerapkan cara kerja lokal. Jika pembaruan model memakan waktu, variasi tersebut bisa terus digunakan.
Hasilnya, model dikelola dengan baik tetapi tidak lagi mencerminkan cara orang bekerja. Process mining membantu menyesuaikan model dengan kenyataan: teknologi ini membaca data peristiwa yang sudah dicatat sistem Anda dan merekonstruksi jalur yang benar-benar dilalui, termasuk jalur yang tidak pernah dimodelkan.
Pemeriksaan kesesuaian membandingkan model proses dengan data peristiwa untuk menunjukkan perbedaan antara rancangan dan pelaksanaan. Sementara itu, process mining menunjukkan variasi, keterlambatan, dan pekerjaan ulang dalam catatan Anda sendiri. Mengapa pemodelan proses dan process mining perlu digunakan bersama menjelaskan alasan kedua sisi ini, yaitu rencana dan kenyataan, tidak boleh dipisahkan.
Mengapa kami memutuskan untuk tidak membuat fitur eksekusi?
Pertanyaan ini wajar diajukan kepada platform proses: jika Anda bisa memodelkan proses dan melihat cara kerjanya, mengapa tidak sekalian menjalankannya? BPMS dibuat karena jawaban yang tampak jelas adalah: tentu saja bisa. Kami memilih jalan lain, dan itu keputusan yang disengaja, bukan kelalaian.
Kami memilih untuk tidak membuat execution engine karena eksekusi membutuhkan alat terbaik untuk tiap kebutuhan. RPA, agen AI, sistem manajemen workflow, dan workflow bawaan ERP masing-masing lebih cocok untuk kebutuhan yang berbeda. Tim yang menjalankan pekerjaan sebaiknya memiliki kendali atas runtime. Tugas kami adalah menjadi pusat yang menaungi semuanya: mendokumentasikan proses, memantaunya di berbagai sistem, menghubungkan data, dan menjaga satu model yang dapat dipercaya seluruh organisasi. Dengan pilihan ini, Anda tidak perlu memindahkan proses ke platform kami hanya untuk memahaminya.
Dalam praktiknya, ProcessMind tidak pernah meminta akses untuk mengendalikan workflow Anda. Sistem yang sudah Anda gunakan tetap menjalankan pekerjaan, sementara pengetahuan tentang pekerjaan tersebut dipusatkan dan terus diperbarui. Jika kelak Anda mengganti sistem pelaksana, misalnya bot RPA dengan agen AI atau workflow lama dengan yang baru, model, riwayat, dan pengukurannya tetap tersimpan di tempat yang sama. Mengapa kami membuat ProcessMind menjelaskan alasan lainnya.
Bagaimana ProcessMind melengkapi BPMS?
ProcessMind bukan BPMS dan tidak menjalankan pekerjaan. BPMS, ERP, atau platform otomatisasi Anda tetap bertanggung jawab menjalankan proses. Memang begitu tujuannya: gunakan sistem pelaksana terbaik untuk setiap proses, lalu simpan pengetahuan tentang semuanya di satu tempat.
| Aspek | BPMS | Workflow engine | RPA | Process mining | Process intelligence |
|---|---|---|---|---|---|
| Fungsi | Perancangan dan eksekusi proses | Pengarahan tugas dan persetujuan | Pekerjaan melalui antarmuka pengguna | Visibilitas atas alur yang sebenarnya | Pengambilan keputusan dan perbaikan |
| Masukan yang diperlukan | Model, aturan, formulir, dan integrasi | Definisi workflow dan aturan bisnis | Tugas berulang yang stabil dan akses ke layar | Log peristiwa dengan ID kasus dan stempel waktu | Data peristiwa, model, KPI, dan konteks |
| Penanggung jawab | Pemilik proses dan tim operasional | Tim TI dan workflow | Tim otomatisasi dan RPA | Analis proses dan tim data | Pemimpin operasional dan transformasi |
Berikut cara kerja process intelligence:
- Sebelum membangun: Gunakan process mining pada data peristiwa dari sistem terkait untuk melihat jalur, variasi, dan pengecualian yang sebenarnya. Modelkan proses yang dituju dalam BPMN 2.0, lalu gunakan simulasi proses untuk menguji perubahan sebelum siapa pun mengonfigurasi workflow.
- Setelah membangun: Terus gunakan process mining untuk melihat apakah pelaksanaan masih sesuai dengan rancangan dan apakah cara kerja alternatif setempat diam-diam telah menjadi proses yang diikuti semua orang.
BPMS menjalankan pekerjaan. Process intelligence membantu menentukan pekerjaan yang layak dijalankan dan memeriksa apakah hasilnya sesuai dengan proses yang benar-benar diikuti orang.
Kapan sebaiknya memilih BPMS, RPA, atau process intelligence?
Titik awal yang tepat bergantung pada hal yang sudah Anda ketahui dan masalah yang ingin diselesaikan.
Mulai dengan process intelligence jika:
- Orang-orang memiliki pendapat berbeda tentang cara proses berjalan saat ini.
- Proses melintasi beberapa sistem dan sebagian pekerjaan mungkin berlangsung di luar workflow utama.
- Anda tahu proses berjalan lambat, tetapi belum tahu penyebabnya.
- Anda memiliki BPMS yang workflow engine-nya tidak digunakan dan ingin menyimpan pengetahuan proses di tempat yang berguna.
Pertimbangkan BPMS jika:
- Proses sudah dipahami dan cukup stabil untuk distandardisasi.
- Pekerjaan melibatkan beberapa tim dan serah terima perlu diarahkan dengan lebih jelas atau memiliki penanggung jawab yang pasti.
- Anda perlu menerapkan aturan dan mengelola perubahan tanpa mengubah beberapa aplikasi sekaligus.
Pertimbangkan RPA jika:
- Prosesnya stabil dan berulang.
- Tugas cukup sering dilakukan sehingga otomatisasi layak diterapkan.
- Aplikasi tidak dapat diubah, tetapi langkahnya bisa diotomatisasi melalui antarmuka aplikasi.
Dua kebiasaan ini membantu Anda menentukan urutan yang tepat: ukur proses sebelum membeli perangkat lunak eksekusi, lalu periksa apakah perancangan ulang dapat menghilangkan tugas sebelum mengotomatiskannya.
Bagaimana cara mengevaluasi BPMS sebelum membeli?
Mulailah dengan satu proses yang memiliki nama jelas dan penanggung jawab, seperti order-to-cash, purchase-to-pay, orientasi karyawan, atau penanganan insiden. Jangan mengevaluasi area luas seperti “operasional” tanpa menyebut proses yang dimaksud. Lalu, ikuti empat langkah berikut.
-
Temukan data peristiwanya
Periksa sistem yang mencatat proses dan pastikan catatannya memuat pengenal kasus, aktivitas, dan stempel waktu. Perangkat lunak manajemen proses bisnis menjelaskan alur yang Anda inginkan, sedangkan log peristiwa membuktikan apakah alur itu benar-benar dijalankan.
-
Bandingkan rancangan dengan pelaksanaan
Cari jalur, keterlambatan, dan pengecualian yang tidak terlihat dalam model. Menguji kandidat BPMS terbaik dengan data Anda sendiri lebih berguna daripada membandingkan tabel fitur karena cara ini menunjukkan bagian proses yang benar-benar akan dikelola BPMS.
-
Tentukan langkah berdasarkan bukti
Solusinya mungkin BPMS, perancangan ulang proses, perubahan satu langkah, atau tidak melakukan apa pun. Pilih alat berdasarkan temuan, bukan sebaliknya.
-
Lanjutkan pengukuran setelah penerapan
Platform dapat melaporkan tugas yang dijalankannya. Data peristiwa dari seluruh sistem Anda menunjukkan apakah proses masih sesuai dengan pekerjaan setelah workflow mulai digunakan.
Jika proses melintasi sistem yang tidak terhubung dengan BPMS, pengukuran awal akan menunjukkan hal itu. Hasil perbandingan inilah yang perlu Anda pertimbangkan sebelum membeli perangkat lunak eksekusi.
Where to Go From Here
Anda sudah memahami kategori ini dan cara membedakan eksekusi dari pengetahuan proses. Langkah selanjutnya adalah melihat proses yang sudah tercatat di sistem Anda.
