Menyusun business case Process Mining: empat angka untuk tim keuangan

Business case process mining memberi tim keuangan empat angka untuk dinilai: skala masalah, biaya perbaikan, biaya pilot, dan waktu hingga bukti pertama tersedia. Tiga dari empat angka itu bisa diperoleh dari satu ekspor data proses Anda sendiri. Jika suatu angka masih berupa perkiraan, tandai dengan jelas dan sebutkan kapan angka itu akan diukur.

Permintaan untuk “menerapkan process mining” sulit dinilai karena tidak menyebutkan masalah, keputusan, atau tanggal tersedianya bukti. Banyak business case gagal karena disusun berdasarkan harapan tentang hasil yang akan diberikan alat, bukan berdasarkan cara proses berjalan sebenarnya. Karena itu, halaman ini membatasi pembahasan pada satu proses: apa yang akan diukur, biaya perubahan, dan kapan hasilnya diketahui.

Empat angka apa yang perlu dicantumkan dalam business case process mining?

Sebutkan keempatnya sebelum mengajukan argumen, lalu jelaskan dasar yang dapat Anda tunjukkan untuk setiap angka.

1. Skala masalah: biaya proses saat ini bagi bisnis Anda, dalam satuan yang sudah dipantau, seperti hari waktu siklus, denda keterlambatan, hari piutang usaha, atau jam kerja FTE. Gunakan volume dan durasi yang Anda ukur sendiri.
2. Biaya perbaikan: biaya untuk mengubah proses, bukan untuk menganalisisnya. Perubahan kebijakan dan pelatihan ulang berbeda skalanya dengan perubahan sistem. Penanggung jawab perubahan perlu menyusun estimasinya.
3. Biaya pilot: biaya lisensi, pekerjaan data, dan waktu internal yang diperlukan untuk mengumpulkan fakta.
4. Waktu hingga bukti pertama tersedia: tanggal perkiraan hasil siap ditinjau dan metrik yang akan digunakan untuk menilainya.

Biasanya, tiga dari empat angka berasal dari sumber yang sama. Ekspor data proses menunjukkan skala masalah, upaya untuk menyiapkan data, dan waktu yang diperlukan untuk analisis. Biaya perbaikan bergantung pada keputusan yang belum dibuat. Karena itu, angka ini memerlukan penanggung jawab dan tanggal, bukan angka yang dibuat-buat.

Empat angka dalam business case process mining: skala masalah, biaya perbaikan, biaya pilot, dan waktu hingga bukti pertama tersedia

Tandai setiap angka dalam business case sebagai hasil pengukuran atau perkiraan. Tim keuangan akan menanyakan mana yang mana. Business case yang menjawab pertanyaan itu lebih sulit diabaikan daripada empat angka meyakinkan tanpa dasar yang jelas.

Mengapa dukungan terhadap business case process mining bisa hilang?

Business case jarang gagal karena ada angka yang keliru. Business case process mining gagal ketika tidak ada yang bisa diperiksa.

Permintaan hanya menyebutkan kapabilitas, bukan keputusan. “Kami akan mendapat visibilitas menyeluruh atas proses order-to-cash” tidak menjelaskan kepada tim keuangan apa yang didanai atau bagaimana hasilnya akan dinilai. Sebaliknya, “Kami akan mencari tahu apakah tahap persetujuan kedua menambah waktu seminggu pada sepertiga pesanan, lalu melaporkan hasilnya paling lambat 15 November” menjelaskan keduanya.

Business case mengandalkan persentase tolok ukur. Klaim bahwa process mining biasanya mengurangi waktu siklus dengan persentase tertentu tidak menjelaskan apa pun tentang proses Anda. Kondisi awal yang diukur sendiri lebih berguna, meski hasilnya tidak terlalu mengesankan.

Pekerjaan data tidak diperhitungkan. Mengekstrak data, mengidentifikasi kasus, mengurutkan stempel waktu, dan menyiapkan pembaruan data memerlukan waktu. Jika business case hanya mencantumkan lisensi, biaya pilot akan terlihat lebih rendah dari sebenarnya. Baca rincian biaya terlebih dahulu untuk melihat pos-pos biayanya.

Angka rata-rata menutupi masalah sebenarnya. Rata-rata waktu penanganan membagi waktu tunggu lima hari secara merata ke semua kasus. Akibatnya, angkanya terlihat kecil dan potensi perbaikannya pun tampak kecil. Jelaskan di bagian mana waktu terpakai: tahap mana, berapa banyak kasus, dan berapa lama. “Sekitar 12.000 pesanan per kuartal; kira-kira sepertiganya melewati tanggal yang dijanjikan dan penyebabnya belum jelas” memberi penilai sesuatu untuk diuji. “Inefisiensi signifikan dalam pengelolaan pesanan” tidak.

Apa hasil yang biasanya diberikan proyek process mining?

Memahami bentuk bukti yang akan diperoleh dapat memudahkan penyusunan business case. Analisis awal terhadap data peristiwa dari satu proses biasanya menjawab pertanyaan seperti berikut:

• Ke mana waktu digunakan: bandingkan waktu tunggu setiap aktivitas dengan waktu kerja pada aktivitas tersebut agar selisihnya terlihat.
• Seberapa sering proses berulang: hitung pengulangan dan pengerjaan ulang, termasuk langkah yang tidak terlihat dalam model proses terdokumentasi.
• Berapa banyak pihak yang menangani suatu kasus: hitung serah terima antar tim dan sistem.
• Seberapa besar variasi proses: jumlah jalur yang berbeda dan persentase kasus yang mengikuti jalur paling umum.
• Di bagian mana proses menyimpang dari aturan: temukan ketidaksesuaian dengan proses yang seharusnya dijalankan.
• Langkah mana yang berpotensi diotomatisasi: langkah bervolume tinggi, berbasis aturan, dan bervariasi rendah dengan kondisi awal yang sudah diukur.
• Berapa upaya yang diperlukan untuk setiap langkah: ukur waktu per langkah dan per kasus agar biaya perubahan yang diusulkan dapat dihitung.

Hasil yang Anda peroleh bergantung pada proses dan data yang tersedia. Log dengan ID kasus, aktivitas, dan stempel waktu dapat menjawab empat pertanyaan pertama. Pertanyaan lainnya memerlukan detail tambahan, dan beberapa di antaranya memerlukan model pembanding. Pelajari cara Process Mining menganalisis data proses Anda. Jika data belum siap digunakan, panduan kesiapan data menjelaskan hal-hal yang perlu disiapkan terlebih dahulu.

Satu hal perlu disampaikan dengan jelas: alat ini tidak memberikan jawaban. Alat ini memberikan bukti, lalu Anda menggunakan bukti tersebut untuk menyusun business case. Daftar hasil tadi tidak memberi tahu nilai suatu perubahan, apakah suatu langkah perlu dipertahankan, atau berapa banyak kapasitas yang benar-benar dapat dikembalikan kepada tim. Semua itu tetap menjadi keputusan bisnis, dan pengambilan keputusan akan lebih mudah setelah tersedia hasil pengukuran. Besarnya manfaat process mining bergantung pada perubahan yang didukung oleh keputusan tersebut.

Jika log hanya mencakup sebagian proses atau periode tertentu, jelaskan hal itu saat menyampaikan angkanya. Pengukuran parsial tetap menjadi bukti selama pembaca memahami cakupan dan hal-hal yang tidak tercakup.

Bagaimana menghitung manfaat berdasarkan hasil pengukuran Anda?

Skala masalah baru menjadi manfaat jika Anda menjelaskan perubahan yang akan dilakukan. Nilai process mining berasal dari keputusan yang dipengaruhi oleh bukti. Karena itu, kaitkan business case dengan keputusan yang perlu diambil organisasi Anda. Dua model berikut cukup untuk sebagian besar business case awal:

Kas atau modal kerja:

hari yang dihemat × jumlah kasus terdampak × nilai per hari per kasus × biaya modal

Kapasitas:

jam yang dihemat per periode × biaya per jam secara keseluruhan

Bedakan tiga hal berikut:

• Gunakan satuan yang sudah dipakai bisnis Anda. Nyatakan manfaat dalam hari waktu siklus, denda keterlambatan yang dihindari, pengurangan DSO, atau jam kerja yang dihemat. “Efisiensi” saja tidak dapat diverifikasi.
• Pisahkan kas dari kapasitas. Kapasitas yang tersedia tidak otomatis menghasilkan kas. Jelaskan apakah nilainya berasal dari kemampuan menangani volume lebih banyak dengan tim yang sama atau dari keputusan kepegawaian, lalu sebutkan siapa yang mengambil keputusan tersebut.
• Sebutkan asumsi yang paling Anda ragukan. Jelaskan bagian estimasi yang paling lemah dan cara mengujinya.

Kondisi awal yang terukur membuat perhitungan selanjutnya lebih mudah dipertanggungjawabkan. Jika angka jam berasal dari data peristiwa Anda sendiri, satu-satunya asumsi yang tersisa adalah besarnya pengurangan, dan penilai dapat menguji angka tersebut. Manfaat yang didasarkan pada kondisi awal dan pengurangan yang sama-sama hanya diasumsikan jarang bertahan setelah dibahas. Jika Anda belum dapat mempertanggungjawabkan persentase pengurangan, sebutkan rentang yang sudah diuji dan angka yang digunakan.

Masukkan data tersebut ke kalkulator ROI ProcessMind: volume kasus tahunan, rata-rata waktu penanganan, tarif per jam secara keseluruhan, pengurangan yang diharapkan, jumlah insiden beserta biaya rata-ratanya, serta jumlah lisensi Process Intelligence dan pengguna dashboard yang diperlukan. Kalkulator ini menghitung total manfaat tahunan, manfaat bersih, ROI, dan periode pengembalian.

Kalkulator ini menggunakan model umum, dan itulah manfaatnya: Anda dapat melihat hubungan antar masukan. Model ini baru menjadi business case Anda setelah nilai bawaan diganti dengan volume, durasi, dan biaya Anda sendiri. Kalkulator juga tidak memasukkan upaya penerapan dan persiapan data ke dalam biaya, jadi tambahkan keduanya secara terpisah. Model yang tidak dapat disesuaikan dengan kondisi Anda belum bisa disebut business case.

Seperti apa contoh business case dengan empat angka?

Angka berikut hanya ilustrasi. Gunakan caranya, bukan angkanya.

Situasi: Suatu proses menangani 12.000 pesanan per kuartal. Median waktu siklusnya 18 hari, sedangkan P90 mencapai 41 hari. Sekitar sepertiga pesanan menunggu lebih dari lima hari pada satu tahap persetujuan, yang memerlukan sekitar empat menit kerja nyata.

1. Skala masalah: Waktu tunggu tersebut berdampak pada sekitar 4.000 pesanan per kuartal. Jika rata-rata waktu tunggu pada tahap itu enam hari, totalnya 24.000 hari waktu siklus pesanan per kuartal. Pekerjaan yang benar-benar diperlukan pada tahap itu sekitar 270 jam dalam periode yang sama. Angka yang perlu dicantumkan bergantung pada apakah keterlambatan merugikan biaya, tingkat layanan, atau keduanya. Periksa kedua angka dengan data Anda sendiri sebelum menggunakannya. Perhatikan juga satuannya: hari-pesanan tidak sama dengan rupiah. Jika business case harus dinyatakan dalam uang, konversinya merupakan asumsi lain yang perlu dijelaskan dan diuji.

2. Biaya perbaikan: Salah satu opsi perubahan adalah menaikkan ambang batas agar tahap persetujuan hanya berlaku untuk 8 persen pesanan, bukan 33 persen, serta menunjuk pengganti saat pemberi persetujuan tidak hadir. Sebelum menganggap perubahan ini berbiaya rendah, pastikan biaya kebijakan, pengendalian, dan penerapannya dengan pihak yang bertanggung jawab.

3. Biaya pilot: Batasi pilot pada satu proses dan periode tertentu. Sertakan biaya lisensi, waktu analis untuk menyiapkan data, dan waktu pemilik proses. Tandai biaya persiapan data sebagai perkiraan jika upayanya belum dipastikan. Business case manfaat biaya process mining yang hanya mencantumkan lisensi akan meremehkan pekerjaan yang diperlukan.

4. Waktu hingga bukti pertama tersedia: Tetapkan tanggal untuk meninjau waktu siklus pada segmen yang terdampak. Jika waktu tunggu tidak berubah, Anda tetap memiliki kondisi awal untuk membantu menentukan langkah berikutnya.

Apa yang dapat mengubah kesimpulan? Jika tahap persetujuan bertujuan mendeteksi kegagalan pengendalian, mengubah ambang batas dapat melemahkan pengendalian tersebut. Cantumkan risikonya dalam business case dan libatkan penanggung jawab pengendalian sebelum merekomendasikan perubahan.

Rangkum empat angka dan pertanyaan tim keuangan dalam satu halaman:

Setiap baris dalam tabel tersebut harus merujuk pada hasil pengukuran atau perkiraan dari penanggung jawab yang disebutkan namanya. Perhitungan ROI process mining juga sama: jangan menyebut perkiraan sebagai penghematan sebelum didukung oleh data Anda dan perubahan yang diusulkan.

Untuk menemukan langkah yang mungkin perlu diubah, baca cara menemukan peluang otomatisasi dengan process mining.

Mengapa business case pertama Anda sebaiknya berupa pilot?

Business case pertama ditujukan untuk pilot, bukan platform. Empat angka tersebut disusun untuk cakupan ini: satu proses, satu keputusan, dan periode yang cukup singkat untuk meninjau hasil sebelum berkomitmen pada pekerjaan yang lebih besar. Anggap pilot sebagai pembuktian nilai process mining melalui pengukuran, bukan penerapan kecil-kecilan.

Mulailah dari skala kecil dan tetapkan standar yang masuk akal: business case harus jelas manfaatnya. Jika belum, berarti cakupannya terlalu besar. Lihat dulu hasil datanya, lalu perluas upaya jika memang diperlukan. Pilot yang hanya memerlukan beberapa lisensi dan beberapa minggu waktu analis memiliki ambang pembuktian yang jauh lebih rendah daripada program platform, sekaligus menghasilkan sesuatu yang tidak dapat diberikan program tersebut: kondisi awal dari proses Anda sendiri.

Memulai dari skala kecil juga bergantung pada pilihan perangkat lunak. Jika suatu alat hanya masuk akal untuk penerapan di seluruh perusahaan, business case harus berskala besar sejak awal. Harga ProcessMind dihitung per lisensi. Setelah uji coba, Anda dapat menggunakan paket Process Individual. Uji coba gratis selama 14 hari tidak memerlukan kartu kredit, jadi analisis pertama tidak membutuhkan perjanjian tingkat perusahaan. Lihat biaya setiap paket.

Empat hal yang perlu ditetapkan sebelum memulai pilot process mining:

• Satu proses: cakupannya cukup sempit agar satu pertanyaan dapat menentukan batas pekerjaan.
• Satu keputusan: keputusan yang akan didukung oleh temuan.
• Kriteria penghentian: sepakati sebelumnya bukti yang mendukung kelanjutan dan bukti yang mendukung penghentian.
• Tanggal peninjauan: tanggal untuk menilai bukti dan memutuskan langkah berikutnya.

Jika hasil pilot mendukung pekerjaan lanjutan, gunakan temuannya untuk mengajukan business case bagi proses berikutnya. Jika tidak, Anda tetap memiliki kondisi awal dan alasan yang lebih jelas untuk mengubah arah. Apa pun hasilnya, cantumkan tiga kemungkinan dalam business case sebelum memulai: bukti mendukung perubahan ini, bukti mendukung perubahan lain, atau bukti mendukung penghentian. Pengukuran yang hanya bisa berakhir dengan satu hasil bukanlah kegiatan pengukuran.

Bagaimana jika angkanya belum siap?

Artinya, investasi mungkin belum layak dilakukan. Menyampaikan hal itu merupakan temuan, bukan kegagalan. Biasanya ada tiga penyebab: volume proses terlalu rendah sehingga dampaknya kecil, data belum tersedia dalam format yang dapat digunakan, atau tidak ada pihak yang menunggu keputusan tersebut.

Jika data tersedia dan prosesnya kecil, ukur kondisi awal secara manual. Jika data belum dapat digunakan, hitung cakupan pekerjaan data alih-alih mengajukan permintaan lisensi. Jelaskan juga hal yang perlu berubah sebelum business case ditinjau kembali.