Folyamattérképezés: típusok, jelölések és példák
Ismerje meg a folyamattérképezést, hasonlítson össze kilenc térképtípust, és válassza ki a folyamatához illő jelöléseket, eszközöket és sablont.
Mi a folyamattérképezés? Jelentés, típusok és példák
A folyamattérképezés egy folyamat vizuális dokumentálása, amely tevékenységeket, döntéseket és átadásokat mutat be egymás után. Közös képet ad arról, hogyan jut el a munka egy meghatározott kezdőponttól az eredményig.
A folyamattérkép lehet egy workshopon felrajzolt egyszerű folyamatábra, de akár részletes BPMN 2.0 diagram is. A megfelelő formátum attól függ, mit szeretne bemutatni, kik fogják olvasni a térképet, és mennyi részletet igényel a folyamat. Ez az útmutató kilenc folyamattérkép-típust hasonlít össze, ismerteti a gyakori jelöléseket, és bemutat egy hat lépésből álló gyakorlati módszert.
Miért van szükség folyamattérképezésre?
A folyamattérkép láthatóvá teszi a folyamat lépéseit és a felelősségi köröket. Segíthet feltárni, ha a résztvevők máshogy értik a folyamatot, még mielőtt módosítaná azt, betanítana egy csapatot vagy rendszert választana.
A térképpel a következőket teheti:
- Egyeztesse a folyamat működését. Hozza össze az érintetteket, hogy közösen lássák a lépések, döntések és átadások sorrendjét.
- Tisztázza a hatókört. Határozzon meg egyértelmű kezdő- és végpontot, hogy az elemzés célzott maradjon.
- Tegye láthatóvá a felelősségeket. Mutassa meg, melyik szerepkör, csapat vagy rendszer végzi az egyes tevékenységeket.
- Keresse meg a lehetséges késéseket és az ismételt munkát. Figyelje a várakozási sorokat, az ismétlődő lépéseket, a nem egyértelmű döntéseket és a szükségtelen átadásokat.
- Segítse a betanítást és a beillesztést. Adjon vizuális támpontot a folyamatot végzőknek.
- Dokumentálja a jelenlegi működést. Rögzítse, hogyan értelmezik ma a folyamatot, mielőtt változtatásokat javasolna.
- Készüljön fel a rendszer vagy a szervezet változásaira. Azonosítsa, mely lépések, szerepkörök és függőségek érintettek.
- Alapozza meg a folyamatfejlesztést. A térkép segítségével fogalmazza meg a kérdéseket, és döntse el, milyen bizonyítékokra lesz szüksége.
A térkép hasznos ábrázolás, de nem bizonyítja, hogy minden eset ugyanazt az útvonalat követi. Ellenőriztesse azokkal, akik végzik a munkát. Ha tudni szeretné, milyen gyakran fordul elő egy útvonal, vagy mennyi ideig tartanak a lépések, az ábra mellett folyamatadatokra is szüksége lesz.
Nézze meg, hogyan ellenőrizheti a térképet folyamatadatokkal
Indítsa el a próbaverziót, és nézze meg, hogyan kapcsolja össze a ProcessMind a folyamatdokumentációt és a folyamatelemzést.
Mik a folyamattérképezés jelölései és jelölésrendszere?
A folyamattérképezés jelölései olyan vizuális megoldások, amelyek tevékenységeket, döntéseket, eseményeket és az áramlás irányát mutatják. Az egységes jelölések segítenek az olvasóknak értelmezni a térképet anélkül, hogy találgatniuk kellene, mit jelent egy-egy alakzat.
Az egyszerű folyamatábrák általában a következő jelöléseket használják:
| Jelölés | Jellemző jelentés | Ezt mutatja |
|---|---|---|
| Ovális vagy lekerekített alakzat | Kezdés vagy befejezés | Hol kezdődik vagy ér véget a folyamat |
| Téglalap | Tevékenység vagy feladat | Az adott lépésben végzett munka |
| Rombusz | Döntés | Az a pont, ahol egy feltétel határozza meg a további útvonalat |
| Nyíl | Az áramlás iránya | A lépések sorrendje |
| Paralelogramma | Bemenet vagy kimenet | A lépésbe érkező vagy onnan távozó információ vagy anyag |
Ezek a jelölések csapatonként és eszközönként eltérhetnek. Ha az olvasók máshogy értelmezhetnek egy jelölést, adjon hozzá egy rövid jelmagyarázatot.
A BPMN 2.0 formálisabb jelölésrendszert kínál a folyamatok működésének dokumentálására. Eseményeket, tevékenységeket, kapukat és folyamatirányokat is tartalmaz. Akkor hasznos, ha a csapatoknak egységes jelölésrendszerre van szükségük, vagy az ábrának egy egyszerű folyamatábránál részletesebben kell bemutatnia a folyamatot. A BPMN-elemek és jelölések áttekintéséhez olvassa el a BPMN 2.0 útmutatót.
Mi az üzleti folyamatok modellezése?
Az üzleti folyamatok modellezése a folyamatok strukturált ábrázolása, amely segít megérteni, elemezni, bemutatni vagy fejleszteni őket. A modell tevékenységeket, szerepköröket, döntéseket, eseményeket és ezek kapcsolatait is megjelenítheti.
A folyamattérképezés és a folyamatmodellezés rokon fogalmak, amelyeket néha egymás helyett használnak. Ebben az útmutatóban a folyamattérképezés egy folyamat vizuális dokumentálását jelenti, a folyamatmodellezés pedig annak olyan részletes és strukturált ábrázolását, amely elemzést vagy más felhasználást tesz lehetővé. A különbség a célban és a részletességben rejlik, nem abban, hogy két teljesen különálló tevékenységről lenne szó.
A modell lehet kötetlen, vagy használhat szabványt, például a BPMN 2.0-t. Önmagában a jelölésrendszer nem garantálja, hogy az ábra pontos. Továbbra is meg kell állapodni a hatókörről, be kell gyűjteni a folyamatot ismerők véleményét, és ellenőrizni kell az eredményt.
Mi a különbség a folyamattérképezés és a folyamatmodellezés között?
A folyamattérképezés általában egy gyakorlati kérdéssel kezdődik: mi történik, milyen sorrendben, és kik vesznek részt benne? A folyamatmodellezés ennél részletesebb lehet, például eseményeket, adatokat, kivételeket és a folyamatelemek közötti kapcsolatokat is megjeleníthet.
| Szempont | Folyamattérképezés | Folyamatmodellezés |
|---|---|---|
| Fő cél | A folyamat könnyebb megértése és megvitatása | A folyamat strukturált ábrázolása elemzéshez vagy más célokra |
| Jellemző részletesség | Lépések, döntések, sorrend és felelősségi körök | Események, adatok, kivételek és formálisabb kapcsolatok is szerepelhetnek benne |
| Gyakori formátumok | Folyamatábra, sávos folyamatábra, SIPOC-ábra, értékáram-térkép | BPMN 2.0 és más strukturált modellezési jelölések |
| Erre alkalmas | Műhelymunkákra, közös megértés kialakítására és a jelenlegi állapot dokumentálására | Részletes elemzésre, következetes dokumentálásra és a csapatok közötti kommunikációra |
| Amit önmagában nem igazol | Hogy a térkép minden valós esetet lefed-e | Hogy a modell pontos-e, illetve tükrözi-e a tényleges működést |
Kezdheti egy egyszerű térképpel, majd igény szerint részletezheti, ha a közönség vagy a cél ezt kívánja. A részletesebb modell nem feltétlenül jobb: ha a folyamat egyszerű, a további jelölések nehezebben olvashatóvá tehetik az ábrát.
Arról, hogyan egészíti ki egymást a folyamatmodellezés és a process mining, olvassa el, hogyan kapcsolódik össze a folyamattérképezés és a process mining.
Milyen típusú folyamattérképet érdemes választani?
A térképet az alapján válassza ki, milyen kérdésre szeretne választ kapni. A folyamatábra a lépések sorrendjét mutatja, a sávos folyamatábra láthatóvá teszi a felelősségi köröket és az átadásokat, a SIPOC-ábra pedig kijelöli a folyamat fő kereteit. Más formátumok az ügyfélnek teremtett értékre, a projekt ütemezésére vagy egy probléma lehetséges okaira összpontosítanak.
1. Folyamatábra
A folyamatábra a tevékenységeket és döntéseket sorrendben mutatja be. Jó kiindulópont, ha gyorsan szeretné áttekinteni egy kezelhető számú lépésből álló folyamatot.
Akkor használja, ha: egy egyszerű folyamatot szeretne elmagyarázni, áttekinteni a jelenlegi állapotot, vagy megmutatni, hol változik meg az útvonal egy döntés miatt.
2. BPMN 2.0-ábra
A BPMN 2.0-ábra szabványos jelölésekkel ábrázolja a folyamat lépéseit, eseményeit, döntéseit és folyamatait. Egy egyszerű folyamatábránál részletesebb lehet, miközben egységes vizuális nyelvet biztosít az olvasóknak.
Akkor használja, ha: részletes, szabványosított modellt szeretne, amelyet különböző csapatok is értelmezni és megvitatni tudnak. A ProcessMind a BPMN 2.0 jelölést használja. További információ a BPMN 2.0 útmutatóban.
3. Értékáram-térkép
Az értékáram-térkép azt mutatja meg, hogyan halad végig egy termék, szolgáltatás vagy igény a folyamaton. Kiemeli az ügyfél számára értéket teremtő lépéseket és a közöttük eltelt időt.
Akkor használja, ha: a folyamat menetét, a várakozást és az értékteremtést szeretné vizsgálni, különösen Lean folyamatfejlesztés során. Olvassa el az értékáram-térképezési útmutatót.
4. SIPOC-ábra
A SIPOC az angol Suppliers, Inputs, Process, Outputs és Customers szavak rövidítése, vagyis a beszállítókat, bemeneteket, folyamatot, kimeneteket és ügyfeleket jelöli. Az ábra magas szintű képet ad arról, ki biztosítja a bemeneteket, mit állít elő a folyamat, és ki kapja meg a kimeneteket.
Akkor használja, ha: meg kell állapodni a folyamat határairól, vagy össze kell hangolni az érintetteket a részletes lépések dokumentálása előtt.
5. Sávos folyamatábra
A sávos folyamatábra sávokra osztja a folyamatot, amelyek egy-egy szerepkört, csapatot, részleget vagy rendszert jelölnek. A lépésekből a sorrend és a felelősség is kiderül, a sávok közötti átmenetek pedig láthatóvá teszik a munka átadását.
Akkor használja, ha: több szerepkör vagy rendszer vesz részt a folyamatban, és fontos tudni, ki mit végez, illetve hol adják át egymásnak a munkát. A BPMN 2.0-ban ezt a szerkezetet a Participants és a Lanes elemek jelenítik meg. Lásd a poolokról és sávokról szóló útmutatót.
6. Gantt-diagram
A Gantt-diagram idővonalon ábrázolja a tevékenységeket, így láthatók a tervezett kezdési időpontok, az időtartamok és a függőségek. Elsősorban ütemezési nézet, nem pedig egy ismétlődő üzleti folyamat részletes térképe.
Akkor használja, ha: meghatározott ütemezésű és függőségekkel rendelkező tevékenységekből álló projektet szeretne megtervezni és nyomon követni.
7. PERT-diagram
A PERT-diagram a projekttevékenységeket és azok függőségeit mutatja be, így láthatóvá válik, milyen sorrendben kell elvégezni a munkát. Projekttervezésre szolgál, nem ismétlődő működési folyamatok dokumentálására.
Akkor használja, ha: szeretné megérteni a projektterv függőségeit és a lehetséges útvonalakat.
8. Ok-okozati diagram (halszálkadiagram)
A halszálkadiagram a probléma lehetséges okait kategóriákba rendezi, a központi probléma köré csoportosítva. Segít a csapatnak strukturáltan átbeszélni, miért következhetett be egy adott eredmény.
Akkor használja, ha: lehetséges okokat vizsgál, és rendszerezni szeretné az ötleteket, mielőtt teszteli őket. A halszálkadiagram önmagában nem bizonyítja, melyik ok felelős a problémáért.
9. Munkafolyamat-ábra
A munkafolyamat-ábra azt mutatja meg, hogyan haladnak a feladatok és az információk a folyamatban. A kifejezés tág jelentésű, ezért a részletesség és a jelölésmód eltérő lehet.
Akkor használja, ha: a feladatok sorrendjét és átadását szeretné áttekinteni formálisabb jelölés bevezetése nélkül.
| Térképtípus | Hivatkozás |
|---|---|
| Folyamatábra | Áttekintés |
| BPMN 2.0-ábra | Áttekintés |
| Értékáram-térkép | Áttekintés |
| SIPOC-ábra | Áttekintés |
| Sávos folyamatábra | Áttekintés |
| Gantt-diagram | Áttekintés |
| PERT-diagram | Áttekintés |
| Halszálkadiagram | Áttekintés |
| Munkafolyamat-ábra | Áttekintés |
További térképtípusok, amelyekkel találkozhat
A folyamatokkal kapcsolatos munkában három további formátum is előfordul. Ritkábbak, mint az előző kilenc, és más kérdésekre adnak választ:
- Gondolattérkép. Sugárirányú elrendezés, amellyel a folyamat elemei rendszerezhetők, mielőtt strukturálná őket.
- Szervezeti ábra. A folyamat menete helyett a jelentési viszonyokat mutatja; akkor hasznos, ha tudni szeretné, ki felel egy lépésért.
- Döntési fa. Egy döntés szabályait elágazásokkal ábrázolja, ezért jól kiegészíti a folyamatábra döntési pontjait.
Mi az a sávos folyamattérkép?
A sávos folyamattérkép a lépéseket az azokért felelős szerepkör, csapat vagy rendszer szerint választja szét. A folyamat menete a tevékenységek sorrendjét, a sávok pedig a végrehajtókat mutatják. Átadás ott történik, ahol a folyamat egyik sávból a másikba lép.
Vegyünk példaként egy beszerzési igényt:
| Lépés | Sáv | Átadás |
|---|---|---|
| Beszerzési igény benyújtása | Igénylő | Beszerzőnek |
| Költségkeret ellenőrzése és beszállító kiválasztása | Beszerző | Jóváhagyónak |
| A küszöbérték feletti igény jóváhagyása | Jóváhagyó | Vissza a beszerzőnek |
| Megrendelés létrehozása | Beszerző | Pénzügynek |
| Számla egyeztetése a megrendeléssel | Pénzügy | Eltérés esetén vissza a beszerzőnek |
Ez a nézet konkrét kérdések megválaszolásában segít: Hol várakozik a munka a szerepkörök között? Ki felel egy döntésért? Valóban abba a sávba tartozik az adott lépés, ahová helyezte?
Akkor használjon sávokat, ha több szerepkör vagy rendszer vesz részt a folyamatban, és fontosak a felelősségi körök vagy az átadások. Ha a folyamatot egyetlen szerepkör végzi, egy egyszerű folyamatábra könnyebben olvasható lehet. Ha két sáv között nincs kapcsolat, gondolja át, nem került-e két külön folyamat egyetlen ábrára.
A sávok jelölése legyen következetes. Nehéz értelmezni a térképet, ha egyes sávok részlegeket, mások személyeket, megint mások pedig rendszereket jelölnek. Azokat a kivételes útvonalakat is tüntesse fel, amelyek befolyásolják a folyamat működését. Ha csak a várt útvonal látható, kimaradhatnak éppen azok az esetek, amelyek a legtöbb kérdést vetik fel.
Milyen folyamattérképező eszközöket és sablonokat érdemes használni?
A folyamattérképező eszközök köre a táblától és a cetliktől a diagramkészítő szoftverekig és BPMN-modellezőkig terjed. A választásnál vegye figyelembe, milyen térképet szeretne készíteni, hányan fogják átnézni, és kell-e idővel karbantartania.
Egy hasznos eszközzel könnyen lehet:
- Lépéseket, döntéseket és kapcsolatokat hozzáadni, illetve átrendezni.
- Megjeleníteni a felelősségi köröket, ha több szerepkör vesz részt a folyamatban.
- Megosztani a térképet azokkal, akiknek át kell nézniük.
- Nyilvántartani az aktuális verziót és a felelőst a folyamat változásakor.
- Következetes jelölést használni, ha a különböző csapatoknak értelmezniük kell az ábrákat.
A folyamattérkép-sablon időt takaríthat meg az előkészítésnél, de nem szabhatja meg, hogyan működjön a folyamat. Válasszon a térkép típusához illő sablont, majd igazítsa a feliratait és szerkezetét a saját céljához. A folyamatábra-sablon nem helyettesíti a SIPOC-ábrát, a projektütemezés pedig nem folyamattérkép.
Az oldalon található példák segítenek összehasonlítani a formátumokat, mielőtt sablont választ. Ha formálisabb diagramkészítő környezetet keres, nézze meg a modellezési munkaterületet. A ProcessMind emellett folyamatdokumentációs funkciókat is kínál a folyamatokkal kapcsolatos információk rendszerezéséhez.
Hogyan készítsen folyamattérképet hat lépésben?
A hasznos térkép világos kérdéssel és pontosan meghatározott határokkal kezdődik. A folyamatot ismerőkkel együtt haladjon végig ezen a hat lépésen, majd megosztás előtt ellenőrizze az eredményt.
- Válassza ki a folyamatot, és határozza meg a célt. Fogalmazza meg, mit szeretne megérteni a térkép segítségével. Tisztázni szeretné a felelősségi köröket, dokumentálni a jelenlegi állapotot, vagy áttekinteni egy átadást?
- Jelölje ki a kezdő- és végpontot. Határozza meg, melyik esemény indítja el a folyamatot, és milyen eredmény zárja le. A világos határok megakadályozzák, hogy a térkép minden kapcsolódó tevékenységre kiterjedjen.
- Válassza ki a megfelelő térképtípust. Egyszerű sorrendhez használjon folyamatábrát, szerepkörökhöz és átadásokhoz sávos folyamatábrát, a hatókör egyeztetéséhez SIPOC-ábrát, részletes és szabványosított modellhez pedig BPMN 2.0-t.
- Gyűjtse össze a lépéseket a folyamat résztvevőitől. Kérje meg a munkát végzőket, hogy mondják el, mi történik, a döntésekkel, kivételekkel, bemenetekkel és kimenetekkel együtt. Ne hagyatkozzon kizárólag egy eljárásdokumentumra vagy vezetői leírásra.
- Rajzolja meg és ellenőrizze a térképet. Rendezze sorrendbe a lépéseket, jelölje egyértelműen a döntéseket, és használja következetesen a szimbólumokat. Ossza meg a tervezetet azokkal, akik végzik a munkát, illetve felelősek a folyamatért. Kérdezze meg, mi hiányzik, mi nem világos, és mi történik másképp a gyakorlatban.
- Jelöljön ki felelőst és felülvizsgálati időpontot. Rögzítse, ki tartja karban a térképet, és mikor kell ellenőrizni. Frissítse a folyamat változásakor, az aktuális verziót pedig olyan helyen tárolja, ahol a célközönség megtalálja.
Az első változat maradjon lényegre törő. Csak akkor adjon hozzá részleteket, ha azok segítenek megválaszolni a térkép kérdését. Ha az ábrát hosszú magyarázat nélkül nem lehet követni, egyszerűsítse az elrendezést vagy pontosítsa a feliratokat.
Mire nem ad választ a folyamattérképezés?
A folyamattérkép egy adott időpontban mutatja be, hogyan értelmezik a folyamatot. Megmutathatja a tervezett vagy elmondott lépéssort, de önmagában nem derül ki belőle, milyen gyakran fordul elő egy-egy útvonal, mennyi ideig várakoznak az esetek, vagy hogy a gyakorlatban a térkép szerint zajlik-e a folyamat.
Ez a korlát különösen fontos, ha a folyamat gyakran változik, sok kivételt tartalmaz, vagy több rendszeren ível át. A térkép elavulhat, ha senki sem felel érte, és nem ellenőrzi a jelenlegi működéshez képest. Még egy nemrég felülvizsgált térkép is csak a várt útvonalat mutathatja, nem az összes ténylegesen bejárt útvonalat.
A folyamattérképezéssel közös alapot teremthet, és dokumentálhatja, mit tudnak az emberek a folyamatról. Ha a rendszerei rögzítik a releváns eseményeket, a process mining elemzi ezeket az adatokat, és megmutatja, hogyan zajlik a folyamat. A térkép és a folyamatadatok összevetésével feltárhatja az eltéréseket, és eldöntheti, mely kérdéseket érdemes tovább vizsgálni.
A két megközelítés más célt szolgál. A térkép vizuális támpontot ad, a process mining pedig a rögzített eseményekből származó bizonyítékot nyújt. Együtt segíthetnek abban, hogy a dokumentáció összhangban maradjon a folyamat megfigyelt működésével. További információért olvassa el, mi az a process mining, vagy hogyan elemezheti a folyamatát.
A process mining szolgáltatói néha úgy beszélnek, mintha a táblánál tartott műhelymunka már idejétmúlt lenne. Mi másképp látjuk. A papírral végzett közös munka beszélgetésre és egyetértésre ösztönöz, erre érdemes időt szánni. Maradjon azonban a folyamat szintjén: ha valóban részletesen kell dolgozni, azt már jobb egy rendszerben végezni.
Ellenőrizze folyamattérképét a folyamatadatok alapján
Nézze meg, hogyan segít a process mining feltárni, hol tér el a folyamat tényleges működése a dokumentált képtől.
Így kezdjen hozzá a folyamattérképezéshez
Kezdjen egy folyamattal és egy kérdéssel. Válasszon a közönségnek megfelelő térképtípust, egyezzenek meg a folyamat határaiban, majd ellenőriztesse a tervezetet a munkát végzőkkel. Jelöljön ki felelőst, aki gondoskodik a térkép felülvizsgálatáról, ha a folyamat megváltozik.
Ha egyszerű áttekintésre van szüksége, kezdjen folyamatábrával. Ha a felelősségi körök és az átadások a fontosak, használjon sávos folyamatábrát. Részletes, szabványosított ábrához nézze meg a BPMN-modellezési munkaterületet.
A térkép közös kiindulópontot adhat, de magától nem marad naprakész. Tegye folyamattérképét a valós működés hű leírásává, és nézze meg, hogyan segíthetnek a folyamatadatok összevetni a dokumentált folyamatot a tényleges működéssel.
