การทำแผนที่กระบวนการ: ประเภท สัญลักษณ์ และตัวอย่าง
เรียนรู้วิธีทำแผนที่กระบวนการ เปรียบเทียบแผนที่ 9 ประเภท และเลือกสัญลักษณ์ เครื่องมือ และเทมเพลตให้เหมาะกับกระบวนการของคุณ.
การทำแผนที่กระบวนการคืออะไร? ความหมาย ประเภท และตัวอย่าง
การทำแผนที่กระบวนการคือการบันทึกกระบวนการเป็นลำดับภาพของกิจกรรม การตัดสินใจ และการส่งต่องาน ช่วยให้ทุกคนเห็นภาพตรงกันว่างานดำเนินจากจุดเริ่มต้นที่กำหนดไปจนถึงผลลัพธ์อย่างไร.
การทำแผนที่กระบวนการอาจเป็นผังงานง่ายๆ ที่วาดในเวิร์กช็อป หรือแผนภาพ BPMN 2.0 ที่มีรายละเอียดมาก รูปแบบที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสิ่งที่ต้องการอธิบาย ผู้ที่จะอ่านแผนผัง และระดับรายละเอียดของกระบวนการ คู่มือนี้เปรียบเทียบแผนที่กระบวนการ 9 ประเภท อธิบายสัญลักษณ์ที่ใช้บ่อย และแนะนำวิธีทำ 6 ขั้นตอนที่นำไปใช้ได้จริง.
ทำไมต้องทำแผนที่กระบวนการ?
แผนที่กระบวนการช่วยให้เห็นขั้นตอนและความรับผิดชอบในกระบวนการอย่างชัดเจน คุณจึงพบจุดที่ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจไม่ตรงกันได้ก่อนปรับกระบวนการ ฝึกอบรมทีม หรือเลือกระบบ.
ใช้แผนผังเพื่อ:
- ทำความเข้าใจวิธีทำงานของกระบวนการให้ตรงกัน ให้ผู้เกี่ยวข้องเห็นลำดับขั้นตอน การตัดสินใจ และการส่งต่องานตรงกัน
- กำหนดขอบเขตให้ชัดเจน ระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด เพื่อให้การวิเคราะห์มีเป้าหมายชัดเจน
- แสดงความรับผิดชอบให้เห็นชัด ระบุว่าบทบาท ทีม หรือระบบใดทำกิจกรรมแต่ละอย่าง
- ค้นหาความล่าช้าและงานแก้ซ้ำที่อาจเกิดขึ้น มองหางานที่รอคิว ขั้นตอนที่ทำซ้ำ การตัดสินใจที่ไม่ชัดเจน และการส่งต่องานที่ไม่จำเป็น
- ใช้ประกอบการฝึกอบรมและเริ่มงาน ให้ข้อมูลอ้างอิงในรูปแบบภาพแก่ผู้ที่ต้องทำตามกระบวนการ
- บันทึกสภาพปัจจุบัน จดวิธีทำความเข้าใจกระบวนการในปัจจุบันไว้ก่อนเสนอการเปลี่ยนแปลง
- เตรียมรับการเปลี่ยนแปลงระบบหรือองค์กร ระบุขั้นตอน บทบาท และความเชื่อมโยงที่อาจได้รับผลกระทบ
- ใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการปรับปรุง ใช้แผนผังตั้งคำถามและตัดสินใจว่าต้องตรวจสอบหลักฐานใดต่อไป.
แผนผังเป็นภาพแทนกระบวนการที่มีประโยชน์ แต่ไม่ได้ยืนยันว่าทุกกรณีดำเนินไปในเส้นทางเดียวกัน ตรวจสอบแผนผังกับผู้ที่ทำงานจริง หากต้องการทราบว่าแต่ละเส้นทางเกิดขึ้นบ่อยแค่ไหน หรือแต่ละขั้นตอนใช้เวลานานเท่าใด คุณต้องใช้ข้อมูลกระบวนการร่วมกับแผนภาพ.
ดูว่าข้อมูลกระบวนการช่วยตรวจสอบแผนผังได้อย่างไร
เริ่มทดลองใช้ฟรีเพื่อดูว่า ProcessMind เชื่อมเอกสารกระบวนการเข้ากับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการได้อย่างไร.
สัญลักษณ์และรูปแบบการเขียนแผนที่กระบวนการมีอะไรบ้าง?
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการทำแผนที่กระบวนการเป็นรูปแบบภาพที่ใช้แสดงกิจกรรม การตัดสินใจ เหตุการณ์ และทิศทางการไหล การใช้สัญลักษณ์อย่างสม่ำเสมอช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจแผนผังได้โดยไม่ต้องเดาความหมายของแต่ละรูปทรง.
ผังงานพื้นฐานมักใช้สัญลักษณ์ต่อไปนี้:
| สัญลักษณ์ | ความหมายทั่วไป | ใช้แสดง |
|---|---|---|
| วงรีหรือรูปทรงมุมมน | จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุด | จุดที่กระบวนการเริ่มต้นหรือสิ้นสุด |
| สี่เหลี่ยมผืนผ้า | กิจกรรมหรืองาน | งานที่ทำในแต่ละขั้นตอน |
| สี่เหลี่ยมข้าวหลามตัด | การตัดสินใจ | จุดที่เส้นทางขึ้นอยู่กับเงื่อนไข |
| ลูกศร | ทิศทางการไหล | ลำดับระหว่างขั้นตอน |
| สี่เหลี่ยมด้านขนาน | ข้อมูลเข้าหรือข้อมูลออก | ข้อมูลหรือวัสดุที่เข้าสู่หรือออกจากขั้นตอน |
รูปแบบเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปตามทีมหรือเครื่องมือ หากผู้อ่านอาจตีความสัญลักษณ์ไม่เหมือนกัน ให้เพิ่มคำอธิบายสัญลักษณ์สั้นๆ ไว้ด้วย.
BPMN 2.0 กำหนดองค์ประกอบอย่างเป็นทางการสำหรับบันทึกพฤติกรรมของกระบวนการ เช่น เหตุการณ์ กิจกรรม เกตเวย์ และลำดับการไหล เหมาะเมื่อผู้อ่านต้องใช้สัญลักษณ์แบบเดียวกันข้ามทีม หรือเมื่อต้องแสดงรายละเอียดมากกว่าแผนผังลำดับงานทั่วไป ดูรายละเอียดองค์ประกอบและสัญลักษณ์ได้ในคู่มือ BPMN 2.0.
การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?
การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจคือการนำเสนอกระบวนการอย่างมีโครงสร้าง เพื่อให้เข้าใจ วิเคราะห์ สื่อสาร หรือปรับปรุงได้ แบบจำลองอาจแสดงกิจกรรม บทบาท การตัดสินใจ เหตุการณ์ และความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบเหล่านั้น.
คำว่าการทำแผนที่กระบวนการและการสร้างแบบจำลองกระบวนการมีความเกี่ยวข้องกัน และบางครั้งผู้คนก็ใช้แทนกัน ในคู่มือนี้ การทำแผนที่กระบวนการหมายถึงการบันทึกกระบวนการเป็นภาพ ส่วนการสร้างแบบจำลองกระบวนการหมายถึงการนำเสนอกระบวนการอย่างมีโครงสร้างและรายละเอียดเพียงพอต่อการวิเคราะห์หรือการใช้งานอื่น ความแตกต่างอยู่ที่วัตถุประสงค์และระดับรายละเอียด ไม่ใช่เส้นแบ่งตายตัวระหว่างกิจกรรมสองแบบ.
แบบจำลองอาจไม่เป็นทางการ หรือใช้มาตรฐานอย่าง BPMN 2.0 การใช้สัญลักษณ์มาตรฐานไม่ได้ทำให้แผนภาพถูกต้องโดยอัตโนมัติ คุณยังต้องตกลงเรื่องขอบเขต รวบรวมข้อมูลจากผู้ที่คุ้นเคยกับกระบวนการ และตรวจสอบผลลัพธ์.
การทำแผนที่กระบวนการต่างจากการสร้างแบบจำลองกระบวนการอย่างไร?
การทำแผนที่กระบวนการมักเริ่มจากคำถามที่ใช้ได้จริง เช่น เกิดอะไรขึ้น ตามลำดับใด และใครเกี่ยวข้องบ้าง ส่วนการสร้างแบบจำลองกระบวนการอาจแสดงรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น เหตุการณ์ ข้อมูล ข้อยกเว้น และความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบของกระบวนการ.
| ประเด็น | การทำแผนที่กระบวนการ | การสร้างแบบจำลองกระบวนการ |
|---|---|---|
| จุดประสงค์หลัก | ทำให้เข้าใจกระบวนการและพูดคุยกันได้ง่ายขึ้น | แสดงกระบวนการอย่างเป็นระบบเพื่อใช้วิเคราะห์หรือวัตถุประสงค์อื่น |
| รายละเอียดที่มักแสดง | ขั้นตอน การตัดสินใจ ลำดับ และความรับผิดชอบ | อาจมีเหตุการณ์ ข้อมูล ข้อยกเว้น และความสัมพันธ์ที่เป็นทางการมากขึ้น |
| รูปแบบที่ใช้บ่อย | ผังงาน แผนภาพแบบ Swimlane แผนภาพ SIPOC และแผนที่สายธารคุณค่า | BPMN 2.0 และสัญลักษณ์การสร้างแบบจำลองแบบมีโครงสร้างอื่นๆ |
| เหมาะกับ | เวิร์กช็อป การสร้างความเข้าใจร่วมกัน และการบันทึกสถานะปัจจุบัน | การวิเคราะห์เชิงลึก การจัดทำเอกสารอย่างสอดคล้องกัน และการสื่อสารระหว่างทีม |
| สิ่งที่ไม่ได้ยืนยันด้วยตัวเอง | แผนที่ตรงกับทุกกรณีที่เกิดขึ้นจริงหรือไม่ | โมเดลถูกต้องหรือสะท้อนผลการดำเนินงานจริงหรือไม่ |
คุณเริ่มจากแผนภาพแบบง่าย แล้วค่อยเพิ่มรายละเอียดตามกลุ่มผู้อ่านหรือจุดประสงค์ได้ โมเดลที่ละเอียดกว่าไม่ได้ดีกว่าเสมอไป เพราะสัญลักษณ์ที่มากเกินไปอาจทำให้แผนภาพอ่านยาก ทั้งที่กระบวนการไม่ได้ซับซ้อน.
อ่านเพิ่มเติมว่าการทำแผนที่กระบวนการและ process mining ทำงานเสริมกันได้อย่างไร.
ควรใช้แผนที่กระบวนการแบบใด?
เลือกแผนที่ให้ตรงกับคำถามที่ต้องการคำตอบ ผังงานแสดงลำดับขั้นตอน แผนภาพ Swimlane ช่วยให้เห็นความรับผิดชอบและการส่งต่องาน ส่วนแผนภาพ SIPOC แสดงขอบเขตในภาพรวม รูปแบบอื่นอาจเน้นคุณค่าที่ลูกค้าได้รับ ระยะเวลาของโครงการ หรือสาเหตุที่เป็นไปได้ของปัญหา.
1. ผังงาน
ผังงานแสดงกิจกรรมและการตัดสินใจตามลำดับ เหมาะสำหรับเริ่มต้นเมื่อคุณต้องการภาพรวมที่อ่านง่ายของกระบวนการซึ่งมีจำนวนขั้นตอนไม่มากเกินไป.
ใช้เมื่อ: ต้องการอธิบายกระบวนการที่ไม่ซับซ้อน พูดคุยเกี่ยวกับสถานะปัจจุบัน หรือระบุจุดที่การตัดสินใจทำให้เส้นทางเปลี่ยนไป.
2. แผนภาพ BPMN 2.0
แผนภาพ BPMN 2.0 ใช้สัญลักษณ์มาตรฐานเพื่อแสดงขั้นตอน เหตุการณ์ การตัดสินใจ และลำดับการไหลของกระบวนการ โดยแสดงรายละเอียดได้มากกว่าผังงานพื้นฐาน และช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจแผนภาพด้วยภาษาภาพแบบเดียวกัน.
ใช้เมื่อ: ต้องการโมเดลที่มีรายละเอียดและเป็นมาตรฐาน ซึ่งทีมต่างๆ สามารถอ่านและพูดคุยร่วมกันได้ ProcessMind ใช้สัญลักษณ์ BPMN 2.0 ดูเพิ่มเติมได้ในคู่มือ BPMN 2.0.
3. แผนที่สายธารคุณค่า
แผนผังสายธารคุณค่าแสดงเส้นทางที่ผลิตภัณฑ์ บริการ หรือคำขอผ่านกระบวนการ โดยเน้นขั้นตอนที่สร้างคุณค่าให้ลูกค้าและเวลาที่ใช้ระหว่างขั้นตอน.
ใช้เมื่อ: ต้องการตรวจสอบการไหลของงาน เวลารอ และการส่งมอบคุณค่า โดยเฉพาะเมื่อนำแนวทาง Lean มาใช้ปรับปรุงกระบวนการ ดูคู่มือการทำแผนผังสายธารคุณค่า.
4. แผนภาพ SIPOC
SIPOC ย่อมาจาก Suppliers, Inputs, Process, Outputs และ Customers แผนภาพนี้ให้ภาพรวมว่าใครเป็นผู้ส่งมอบปัจจัยนำเข้า กระบวนการสร้างผลลัพธ์อะไร และใครเป็นผู้รับผลลัพธ์.
ใช้เมื่อ: ต้องการตกลงขอบเขตของกระบวนการหรือทำความเข้าใจให้ตรงกันก่อนบันทึกขั้นตอนโดยละเอียด.
5. แผนภาพ Swimlane
แผนภาพ Swimlane แบ่งกระบวนการออกเป็นเลน โดยแต่ละเลนแทนบทบาท ทีม แผนก หรือระบบ ขั้นตอนต่างๆ แสดงทั้งลำดับและผู้รับผิดชอบ ส่วนจุดที่เส้นทางข้ามระหว่างเลนช่วยให้เห็นการส่งต่องานได้ชัดเจนขึ้น.
ใช้เมื่อ: มีหลายบทบาทหรือหลายระบบเข้ามาเกี่ยวข้อง และคุณต้องการเข้าใจว่าใครทำอะไร หรืองานส่งต่อกันตรงไหน ใน BPMN 2.0 โครงสร้างนี้แสดงด้วย Participants และ Lanes ดูข้อมูลอ้างอิงเรื่อง Pools และ Swimlanes.
6. แผนภูมิ Gantt
แผนภูมิแกนต์วางกิจกรรมบนเส้นเวลาเพื่อแสดงวันเริ่มต้นที่วางแผนไว้ ระยะเวลา และความเชื่อมโยงระหว่างงาน โดยหลักแล้วใช้วางกำหนดการ มากกว่าทำแผนที่โดยละเอียดว่ากระบวนการทางธุรกิจที่ทำซ้ำเป็นประจำดำเนินไปอย่างไร.
ใช้เมื่อ: ต้องการวางแผนและติดตามโครงการที่มีกิจกรรมตามกำหนดเวลาและมีความเชื่อมโยงกัน.
7. แผนภูมิ PERT
แผนภูมิ PERT แสดงกิจกรรมของโครงการและความเชื่อมโยงระหว่างกิจกรรม ช่วยให้เห็นลำดับที่ต้องทำงาน โดยเน้นการวางแผนโครงการ ไม่ใช่การบันทึกกระบวนการปฏิบัติงานที่เกิดซ้ำ.
ใช้เมื่อ: ต้องการทำความเข้าใจความเชื่อมโยงและเส้นทางที่เป็นไปได้ในแผนโครงการ.
8. แผนภาพเหตุและผล (ก้างปลา)
แผนภาพก้างปลาจัดกลุ่มสาเหตุที่เป็นไปได้ของปัญหาไว้รอบประเด็นหลัก ช่วยให้ทีมจัดระเบียบการพูดคุยว่าเหตุใดผลลัพธ์หนึ่งจึงอาจเกิดขึ้น.
ใช้เมื่อ: กำลังตรวจสอบสาเหตุที่เป็นไปได้และต้องการจัดระเบียบแนวคิดก่อนทดสอบ แผนภาพก้างปลาไม่ได้ยืนยันว่าปัจจัยใดเป็นสาเหตุจริง.
9. แผนภาพเวิร์กโฟลว์
แผนภาพเวิร์กโฟลว์แสดงการเคลื่อนผ่านของงานและข้อมูลในกระบวนการ คำนี้มีความหมายกว้าง จึงใช้รายละเอียดและสัญลักษณ์ได้หลายแบบ.
ใช้เมื่อ: ต้องการภาพที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อดูลำดับงานและการส่งต่องาน โดยไม่ต้องใช้สัญลักษณ์ที่เป็นทางการมากขึ้น.
| ประเภทแผนที่ | ข้อมูลอ้างอิง |
|---|---|
| ผังงาน | ภาพรวม |
| แผนภาพ BPMN 2.0 | ภาพรวม |
| แผนที่สายธารคุณค่า | ภาพรวม |
| แผนภาพ SIPOC | ภาพรวม |
| แผนภาพ Swimlane | ภาพรวม |
| แผนภูมิ Gantt | ภาพรวม |
| แผนภูมิ PERT | ภาพรวม |
| แผนภาพก้างปลา | ภาพรวม |
| แผนภาพเวิร์กโฟลว์ | ภาพรวม |
แผนที่รูปแบบอื่นที่คุณอาจพบ
ในงานด้านกระบวนการยังมีรูปแบบอีก 3 แบบที่พบได้ แม้จะใช้น้อยกว่า 9 แบบข้างต้น และใช้ตอบคำถามคนละประเภท:
- แผนผังความคิด. รูปแบบแผ่รัศมีสำหรับรวบรวมขอบเขตของกระบวนการก่อนจัดโครงสร้าง.
- แผนผังองค์กร. แสดงสายการรายงานแทนการไหลของกระบวนการ มีประโยชน์เมื่อต้องการทราบว่าใครเป็นเจ้าของขั้นตอน.
- แผนผังการตัดสินใจ. แสดงกฎเบื้องหลังการตัดสินใจเป็นแขนง ใช้ประกอบกับจุดตัดสินใจในผังงานได้ดี.
แผนที่กระบวนการแบบ Swimlane คืออะไร?
แผนที่กระบวนการแบบ Swimlane แยกขั้นตอนตามบทบาท ทีม หรือระบบที่รับผิดชอบ เส้นทางของกระบวนการแสดงลำดับกิจกรรม ส่วนเลนแสดงว่าใครเป็นผู้ทำ จุดที่เส้นทางข้ามจากเลนหนึ่งไปอีกเลนหนึ่งคือจุดส่งต่องาน.
ลองดูตัวอย่างคำขอซื้อ:
| ขั้นตอน | เลน | ส่งต่องาน |
|---|---|---|
| สร้างคำขอซื้อ | ผู้ขอซื้อ | ส่งให้ผู้ซื้อ |
| ตรวจสอบงบประมาณและเลือกผู้ขาย | ผู้ซื้อ | ส่งให้ผู้อนุมัติ |
| อนุมัติรายการที่เกินวงเงิน | ผู้อนุมัติ | ส่งกลับให้ผู้ซื้อ |
| สร้างใบสั่งซื้อ | ผู้ซื้อ | ส่งให้ฝ่ายการเงิน |
| ตรวจสอบใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ | ฝ่ายการเงิน | หากข้อมูลไม่ตรง ส่งกลับให้ผู้ซื้อ |
ภาพนี้ช่วยให้คุณตั้งคำถามได้ตรงจุด เช่น งานค้างรอระหว่างบทบาทตรงไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบการตัดสินใจ ขั้นตอนนี้ควรอยู่ในเลนที่กำหนดไว้หรือไม่?
ใช้เลนเมื่อมีหลายบทบาทหรือหลายระบบเข้ามาเกี่ยวข้อง และต้องการเห็นความรับผิดชอบหรือการส่งต่องาน หากมีบทบาทเดียวจัดการกระบวนการ ผังงานแบบง่ายอาจอ่านได้สะดวกกว่า ถ้าสองเลนไม่เคยเชื่อมโยงกัน ให้พิจารณาว่าคุณนำกระบวนการที่แยกจากกันมารวมไว้ในแผนภาพเดียวหรือไม่.
กำหนดความหมายของเลนให้สอดคล้องกัน แผนที่อาจอ่านยากหากบางเลนแทนแผนก บางเลนแทนบุคคล และบางเลนแทนระบบ อย่าลืมแสดงเส้นทางกรณียกเว้นเมื่อมีผลต่อการทำงานของกระบวนการด้วย แผนที่ที่แสดงเฉพาะเส้นทางตามปกติอาจละกรณีที่ทำให้เกิดคำถามมากที่สุด.
ควรใช้เครื่องมือและเทมเพลตแบบใดในการทำแผนที่กระบวนการ?
เครื่องมือทำแผนที่กระบวนการมีตั้งแต่ไวท์บอร์ดและกระดาษโน้ต ไปจนถึงซอฟต์แวร์เขียนแผนภาพและเครื่องมือสร้างโมเดล BPMN เลือกใช้ตามประเภทแผนที่ที่ต้องการ จำนวนผู้ตรวจทาน และความจำเป็นในการดูแลแผนที่ให้เป็นปัจจุบันในระยะยาว.
เครื่องมือที่เหมาะสมควรช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้ง่าย:
- เพิ่มและจัดลำดับขั้นตอน การตัดสินใจ และเส้นเชื่อมใหม่
- แสดงความรับผิดชอบเมื่อมีหลายบทบาทเกี่ยวข้อง
- แชร์แผนที่ให้ผู้ที่ต้องตรวจทาน
- ระบุเวอร์ชันและเจ้าของให้ชัดเจนเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง
- ใช้สัญลักษณ์ให้สอดคล้องกัน เมื่อผู้อ่านต้องตีความแผนภาพข้ามทีม.
เทมเพลตทำแผนที่กระบวนการช่วยลดเวลาเตรียมงานได้ แต่ไม่ควรเป็นตัวกำหนดกระบวนการ เริ่มจากเทมเพลตที่ตรงกับประเภทแผนที่ แล้วปรับป้ายกำกับและโครงสร้างให้เหมาะกับขอบเขตงาน เทมเพลตผังงานใช้แทนแผนภาพ SIPOC ไม่ได้ และกำหนดการโครงการก็ไม่ใช่แผนที่กระบวนการ.
ตัวอย่างในหน้านี้ช่วยให้คุณเปรียบเทียบรูปแบบต่างๆ ก่อนเลือกเทมเพลต หากต้องการพื้นที่ทำแผนภาพที่เป็นทางการมากขึ้น ลองใช้พื้นที่ทำงานสำหรับการสร้างแบบจำลอง ProcessMind ยังมีเอกสารกระบวนการสำหรับจัดระเบียบข้อมูลกระบวนการด้วย.
สร้างแผนที่กระบวนการใน 6 ขั้นตอนได้อย่างไร?
แผนที่ที่มีประโยชน์เริ่มจากคำถามที่ชัดเจนและขอบเขตที่กำหนดไว้ ทำตาม 6 ขั้นตอนนี้ร่วมกับผู้ที่รู้จักกระบวนการ แล้วตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนแชร์ให้ผู้อื่นใช้อ้างอิง.
- เลือกกระบวนการและกำหนดจุดประสงค์. ระบุว่าอยากใช้แผนที่ช่วยทำความเข้าใจเรื่องใด เช่น ชี้แจงความรับผิดชอบ บันทึกสถานะปัจจุบัน หรือตรวจสอบการส่งต่องาน.
- กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด. ระบุเหตุการณ์ที่เริ่มกระบวนการและผลลัพธ์ที่ทำให้กระบวนการสิ้นสุด ขอบเขตที่ชัดเจนช่วยไม่ให้แผนที่ขยายไปครอบคลุมทุกกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง.
- เลือกประเภทแผนที่ให้เหมาะ. ใช้ผังงานกับลำดับขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน ใช้แผนที่ Swimlane เพื่อแสดงบทบาทและการส่งต่องาน ใช้แผนภาพ SIPOC เพื่อตกลงขอบเขต หรือใช้ BPMN 2.0 เมื่อต้องการโมเดลโดยละเอียดที่เป็นมาตรฐาน.
- รวบรวมขั้นตอนจากผู้ที่เกี่ยวข้อง. ขอให้ผู้ปฏิบัติงานอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น รวมถึงการตัดสินใจ ข้อยกเว้น ปัจจัยนำเข้า และผลลัพธ์ อย่าอาศัยเพียงเอกสารขั้นตอนการทำงานหรือคำอธิบายจากผู้จัดการ.
- วาดแผนที่และตรวจทาน. เรียงขั้นตอนตามลำดับ ระบุจุดตัดสินใจให้ชัดเจน และใช้สัญลักษณ์ให้สอดคล้องกัน แชร์ฉบับร่างกับผู้ปฏิบัติงานและเจ้าของกระบวนการ แล้วถามว่ามีอะไรขาดหาย ไม่ชัดเจน หรือแตกต่างจากการทำงานจริงหรือไม่.
- กำหนดเจ้าของและรอบตรวจทาน. ระบุว่าใครเป็นผู้ดูแลแผนที่และควรตรวจสอบเมื่อใด อัปเดตเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง และเก็บเวอร์ชันปัจจุบันไว้ในที่ที่กลุ่มผู้อ่านเป้าหมายค้นหาได้.
ทำฉบับแรกให้กระชับ เพิ่มรายละเอียดเมื่อจำเป็นต่อการตอบคำถามที่แผนที่ต้องการตอบ หากผู้อ่านทำความเข้าใจแผนภาพไม่ได้หากไม่มีคำอธิบายยาวๆ ให้ปรับผังให้ง่ายขึ้นหรือเขียนป้ายกำกับให้ชัดเจน.
การทำแผนที่กระบวนการมีข้อจำกัดตรงไหน?
แผนที่กระบวนการบันทึกความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการ ณ ช่วงเวลาหนึ่ง โดยอธิบายลำดับขั้นตอนที่ตั้งใจไว้หรือที่มีผู้รายงานได้ แต่ไม่ได้แสดงด้วยตัวเองว่าแต่ละเส้นทางเกิดขึ้นบ่อยแค่ไหน แต่ละกรณีรอนานเท่าใด หรือในทางปฏิบัติกระบวนการเป็นไปตามแผนที่หรือไม่.
ข้อจำกัดนี้สำคัญเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลงบ่อย มีข้อยกเว้นมาก หรือเกี่ยวข้องกับหลายระบบ แผนที่อาจล้าสมัยหากไม่มีผู้รับผิดชอบหรือไม่มีการตรวจสอบกับการทำงานปัจจุบัน แม้เพิ่งตรวจทานไปไม่นาน แผนที่ก็อาจแสดงเพียงเส้นทางที่คาดไว้ ไม่ใช่ทุกเส้นทางที่เกิดขึ้นจริง.
ใช้การทำแผนที่กระบวนการเพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันและบันทึกสิ่งที่ผู้คนเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการ เมื่อระบบของคุณบันทึกเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง process mining จะวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นเพื่อแสดงว่ากระบวนการทำงานอย่างไร การเปรียบเทียบแผนที่กับข้อมูลกระบวนการช่วยให้คุณระบุจุดที่แตกต่างและตัดสินใจได้ว่าควรตรวจสอบเรื่องใดเพิ่มเติม.
ทั้งสองแนวทางมีจุดประสงค์ต่างกัน แผนที่เป็นภาพอ้างอิงให้ผู้คน ส่วน process mining ใช้หลักฐานจากเหตุการณ์ที่บันทึกไว้ เมื่อนำมาใช้ร่วมกัน ทั้งสองอย่างช่วยให้เอกสารสอดคล้องกับพฤติกรรมของกระบวนการที่สังเกตได้ อ่านเพิ่มเติมว่าprocess mining คืออะไร หรือวิเคราะห์กระบวนการของคุณอย่างไร.
บางครั้งผู้ให้บริการ process mining พูดราวกับว่าเวิร์กช็อปหน้าไวท์บอร์ดไม่จำเป็นอีกต่อไป แต่เรามองต่างออกไป การนั่งคุยและเขียนลงกระดาษช่วยให้ทุกคนแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและเข้าใจตรงกัน ซึ่งคุ้มค่ากับเวลา อย่างไรก็ตาม ควรใช้เวิร์กช็อปเพื่อพูดคุยในระดับภาพรวมของกระบวนการ หากต้องลงรายละเอียดจริง ระบบคือพื้นที่ทำงานที่เหมาะกว่า.
ตรวจสอบแผนที่กระบวนการกับข้อมูลกระบวนการ
ดูว่า process mining ช่วยให้คุณเห็นจุดที่การทำงานจริงแตกต่างจากเอกสารที่จัดทำไว้อย่างไร.
เริ่มต้นทำแผนที่กระบวนการ
เริ่มจากกระบวนการหนึ่งเรื่องและคำถามหนึ่งข้อ เลือกประเภทแผนที่ให้เหมาะกับผู้อ่าน ตกลงขอบเขตของกระบวนการ และให้ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบฉบับร่าง กำหนดเจ้าของให้ชัดเจน เพื่อให้รู้ว่าควรตรวจทานแผนที่อย่างไรเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง.
หากต้องการภาพรวมแบบง่าย ให้เริ่มจากผังงาน หากต้องการเน้นความรับผิดชอบและการส่งต่องาน ให้ใช้ Swimlane หากต้องการแผนภาพโดยละเอียดที่เป็นมาตรฐาน ลองใช้พื้นที่ทำงานสำหรับสร้างโมเดล BPMN.
แผนที่ช่วยให้ทุกคนเห็นภาพร่วมกันได้ แต่จะไม่อัปเดตให้เป็นปัจจุบันด้วยตัวเอง ทำให้แผนที่กระบวนการของคุณสะท้อนการทำงานจริงอยู่เสมอ โดยดูว่าข้อมูลกระบวนการช่วยตรวจสอบเอกสารกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงได้อย่างไร.
