数据驱动策略提升流程改进
探索如何将六西格玛与Process Mining、设计和模拟集成，以实现可持续的数据驱动改进。
什么是流程图？
流程图是一种通过展示一系列事件来说明工作如何完成的可视化工具，展示一系列事件从而导致最终结果。也被称为流程图或工作流图，它帮助企业发现改进区域。本指南涵盖流程图、其类型和好处，并提供了在业务中使用流程图的最佳实践。最后，我们比较流程图和流程挖掘，并讨论如何将它们结合以进行全面的流程分析和改进。
为什么需要流程映射
以下是您需要在业务中进行流程映射的20个理由：
- 提升效率
识别并消除瓶颈、重复和延迟。 - 加强沟通
促进团队成员、合作伙伴和利益相关者之间的更好沟通。 - 标准化流程
确保任务执行的一致性并保持质量标准。 - 可视化工作流
提供清晰的工作流程可视化，从开始到结束。 - 识别改进领域
发现低效之处和需要完善的领域。 - 记录流程
制作详细的文档以供参考和合规用途。 - 培训员工
使用流程图作为培训工具帮助新员工了解角色。 - 支持持续改进
持续优化业务流程。 - 明确角色与责任
明确流程的所有权和责任。 - 确保合规性
通过文档化流程满足法律和法规要求。
- 规划项目
使用流程图有效规划和管理项目。 - 监控性能
定义和跟踪流程性能指标。 - 支持IT项目
帮助软件评估、选择和定制。 - 促进业务流程优化
分析当前流程并开发备选方案。 - 基准测试
对比公司内部和竞争对手的流程。 - 支持质量和环境管理
保持标准和合规要求。 - 准备组织变革
管理合并、收购和IT系统实施等变化。 - 增强流程理解
提供全面的业务流程理解。 - 支持外包决策
评估并决定外包任务。 - 获得竞争优势
用流程图在投标和业务合作中获得优势。
业务流程建模 (BPM)
由Frank Gilbreth于1921年在ASME介绍, 作为“流程图——寻找最佳方法的第一步”的演讲，流程图已经演变为业务流程建模（BPM），在1990年代变得流行。
流程图
流程图 是一种通过展示一系列事件来说明工作如何完成的可视化工具。它常用于识别企业或组织内的改进领域。流程图有助于标准化重复性任务，直观化工作流，并通过识别瓶颈和低效来提升生产力。它们使团队能够协调输入和决策点，并传达从开始到结束的步骤和依赖关系。
流程建模
流程建模 是一种先进而详细的方法，用于捕获和表示企业流程以进行分析、改进和自动化。业务流程建模 (BPM) 通常涉及使用事件日志等IT系统来准确建模流程。BPM 通常由商业分析师与专家共同执行。它主要用于业务流程管理、软件开发和系统工程。BPM 允许对流程进行更深入的分析，使组织能够模拟不同的情景，预测结果，并做出基于数据的决策。它提供业务流程的全面理解，并通过识别低效和开发替代方案来支持持续改进。
流程映射与流程建模：关键差异
流程映射和流程建模对于理解和优化工作流都必不可少，但它们用途不同。 下表强调了它们在目的、细节程度、工具、协作和用例方面的区别。
| 分类 | 流程映射 | 流程建模 |
|---|---|---|
| 目的 | 专注于可视化和理解流程的当前状态，以识别改进空间。 | 旨在分析、改进和自动化流程，通常使用先进的工具和技术。 |
| 细节程度 | 提供流程的高层次概览，展示步骤和交互的顺序。 | 提供详细且全面的流程表示，包括数据流、决策点和潜在结果。 |
| 工具和技术 | 使用简单的可视化工具如流程图和图解。 | 采用先进的建模技术和软件工具，如BPMN（业务流程模型和标注）。 |
| 协作 | 通常涉及团队成员和利益相关者，共同创建对流程的共享理解。 | 需要业务分析师和主题专家的协作以确保模型的准确性和详细性。 |
| 用例 | 适合识别低效、标准化任务和培训员工。 | 适用于模拟场景、预测结果及支持IT项目和业务流程优化。 |
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流程图类型
有几种类型的流程图，每种都是为特定目的而设计的。选择哪种流程图取决于流程的复杂性、所需的细节程度和目标受众。以下是一些常见的流程图类型：
1. 流程图 [Wiki]
描述：使用映射符号按顺序展示流程中的步骤，识别输入、输出和决策点。
适用场景：持续改进、信息传递、集成项目。
2. BPMN 2.0 图 [Wiki]
描述：使用标准化符号详细模拟业务流程。
适用场景：业务流程管理、软件开发、系统工程。
这就是ProcessMind采用的标准。查看 什么是BPMN 2.0？ 获取关于BPMN 2.0的终极指南。
3. 价值流图 [Wiki]
描述：将工作和它为客户提供的价值联系起来，从原材料或创意到客户的步骤演示。
适用场景：精益实践、制造业、持续改进。
4. SIPOC 图 [Wiki]
描述：展示关键过程元素的供应商、输入、过程、输出和客户。
适用场景：定义项目范围、多方利益相关者的流程。
5. 泳道图 [Wiki]
描述：展示跨多个功能区域的过程中所需的步骤，每个泳道侧重于一个特定区域。
适用场景：冲刺规划、跨职能流程。
在BPMN 2.0图中，泳道也可以作为参与者和泳道进行使用。查阅什么是BPMN 2.0？了解更多。
6. 甘特图 [Wiki]
描述：可视化项目进度，展示任务、持续时间和依赖关系。
适用场景：项目管理、排期。
7. PERT 图 [Wiki]
描述：显示项目中的任务、持续时间和依赖关系。
适用场景：项目规划、时间管理。
8. 因果图 (鱼骨图) [Wiki]
描述：识别问题的潜在原因，将其分类为分支。
适用场景：根本原因分析、问题解决。
9. 工作流图 [Wiki]
描述：可视化任务和活动在流程中的流动。
适用场景：工作流优化、流程改进。
10. 思维导图 [Wiki]
描述：围绕中心主题展示想法和概念。
适用场景：头脑风暴、创意生成。
11. 组织结构图 [Wiki]
描述：展示组织的结构，包括角色和关系。
适用场景：组织规划、人力资源管理。
12. 决策树 [Wiki]
描述：可视化决策点和可能的结果。
适用场景：决策制定、风险分析。
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创建和使用流程图的终极过程
流程图是一种从头到尾系统化的可视化流程的方法。它涉及识别流程中的步骤、输入、输出和决策点，并以清晰简明的方式表示。以下是创建和使用流程图的终极过程：
识别问题
- 确定需要可视化的流程。
- 在文档的顶部写下流程的标题。
定义边界
- 确定流程何时或何地开始。
- 确定流程何时或何地结束。
头脑风暴活动
- 列出流程中涉及的所有活动。
- 决定需要包含的细节层次。
- 确定谁做什么以及何时完成。
访谈利益相关者
- 从团队成员、利益相关者、合作伙伴、供应商和决策者那里收集意见。
- 确保符合标准如适用。
- 促进所有成员之间的协作与归属感。
排序步骤
- 以逻辑顺序排列步骤。
- 使用动词开始每个步骤的描述。
- 包括影响流程流的决策点。
绘制流程图
- 选择合适的流程图类型。
- 使用标准流程图符号来保持清晰：
- 椭圆表示流程的开始或结束。
- 矩形表示操作或活动。
- 箭头表示流程方向。
- 菱形表示决策点。
- 平行四边形表示输入或输出。
- 用箭头连接步骤以示流程。
评审和验证
- 将流程图分享给利益相关者，并进行必要的更改。
- 确保顺序正确且无遗漏。
- 获取早期采用和持续改进的验证。
- 包含标题和日期等关键信息。
- 提出问题以验证流程：
- 流程是否按预期运行？
- 团队成员是否会遵循图表的流程？
- 大家是否都同意流程图的流向？
- 是否有冗余或遗漏？
实施和监控
- 实施流程图并监控其性能。
- 期望流程图随业务增长和要求变化而演变。
- 使用任务管理软件、甘特图和路线图软件参考流程图。
- 从已实施的流程图开始进行未来的更改。
流程改进步骤
- 确定目标、范围、参与者和工作区域。
- 从那些参与工作的人那里收集流程事实。
- 将事实转换为流程图。
- 分析地图，挑战每一步。
- 开发和安装新方法以改进流程。
- 维护流程图，定期审查，并监控变化。
这是一个全面的清单，因此请根据您的具体需求应用最有效的方法。明确您的目标并开放反馈。记住，流程图是一种持续改进的工具，可以帮助您的业务成长和成功。
在流程图中避免的错误
流程图是可视化和改进业务流程的强大工具。然而，常见错误可能阻碍流程图的有效性。以下是在流程图中应避免的十大错误：
避免地图过于复杂
请勿包括多余的细节，以免地图变得混乱且难以理解。不要排除关键利益相关者
确保与所有相关团队成员和利益相关者一起进行流程图分析，避免遗漏关键信息。不要忽视反馈
不听取利益相关者的反馈可能导致不准确或不完整的流程图。避免使用不一致的符号
对相同元素使用不同符号会造成混淆和误解。不要跳过验证
始终与利益相关者一起审查和验证流程图，以确保在实施前的正确性和完整性。
避免假设
不要假设您知道所有步骤；应从执行任务的人那里收集输入。不要忽视更新
随着流程的变化而未能更新流程图可能导致其失效。避免缺乏细节
不要删除关键步骤或决策点，这会导致误解。不要忽视培训
确保团队成员经过培训，能够有效阅读和使用流程图。避免孤立创建
不要单独创建流程图；协作是准确捕获完整流程的关键。
流程图 vs 流程挖掘
现在，让我们探讨流程图和流程挖掘之间的区别。这两者对理解和提升业务流程都至关重要，但它们有不同的目的，并采用不同的技术。
首先，让我们定义一下流程图和流程挖掘：
流程映射
流程映射是一种可视化工具，通过展示一系列产生最终结果的事件，说明工作是如何完成的。它常用于识别企业或组织内部的改进领域。流程图帮助标准化重复性任务、可视化工作流，通过发现瓶颈和低效率提高生产力。它们帮助团队协调输入和决策点，并从头到尾沟通流程中的步骤和依赖关系。流程映射是一种改进任何业务流程的实用方法，常用于持续改进项目。
流程挖掘
流程挖掘是一种基于事件日志分析和监控业务流程的技术。它从当今信息系统中随时可用的事件日志中提取知识，以可视化和分析实际执行的流程。Process Mining提供了对流程真实性能的洞察，揭示与预期流程流的偏差、识别瓶颈并强调改进领域。它使用数据驱动的技术创建流程如何在现实中运作的详细而准确的图景。
关键区别
| 方面 | Process Mapping | Process Mining |
|---|---|---|
| 目标 | 专注于可视化和理解流程的当前状态，以发现改进空间。 | 旨在基于事件日志的实际数据分析、改进和监控流程。 |
| 细节等级 | 提供流程的高层次概述，显示步骤和交互顺序。 | 提供流程的详细和全面表示，包括数据流、决策点和潜在结果。 |
| 工具和技术 | 使用简单的可视化工具如流程图和图表。 | 使用高级数据分析技术和软件工具提取和分析事件日志数据。 |
| 协作 | 通常涉及团队成员和利益相关者创建对流程的共同理解。 | 需要数据分析员和流程负责人之间的协作，以确保准确和详细的分析。 |
| 使用场景 | 适合识别低效、标准化任务和培训员工。 | 理想用于监控流程性能、识别偏差，并支持持续改进计划。 |
流程挖掘如何助力流程映射
流程挖掘通过提供基于数据的洞察，有效提升流程映射。以下是流程挖掘如何帮助流程映射的方式：
验证流程图： 流程挖掘通过将映射的流程与事件日志中记录的实际流程对比，验证流程图的准确性。这确保流程图反映实际流程的真实情况。
识别偏差： 流程挖掘可识别出与预期流程不一致的地方，突出实际流程与映射流程的差异。这有助于找出低效和改进的领域。
发现隐藏流程： 流程挖掘可以揭示传统流程图中未显示的隐藏流程。这些隐藏流程对于全面理解流程和识别改进机会至关重要。
性能分析： 流程挖掘提供详细的性能指标，如周期时间、等待时间和吞吐量。这些指标可以通过整合性能数据来增强流程图，使其更具信息性和可实施性。
持续监控： 流程挖掘实现对流程的持续监控，提供关于流程性能的实时见解。这使组织能够保持其流程图的最新状态并与实际流程一致。
流程映射如何指导流程挖掘
流程映射可以通过提供结构化的分析框架来指导流程挖掘工作。以下是流程映射指导流程挖掘的一些方式：
定义范围： 流程图帮助定义流程挖掘的范围，通过识别需要分析的关键流程和活动。这确保了流程挖掘分析的聚焦性和相关性。
识别关键指标： 流程图帮助识别通过流程挖掘需要监控的关键指标和绩效指标。这确保分析与组织目标一致。
提供背景： 流程图为通过流程挖掘分析的数据提供背景。帮助理解不同活动之间的关系及整体流程，使分析更加有意义。
促进沟通： 流程图通过提供流程的视觉表示，促进数据分析师与流程负责人的沟通。这有助于确保分析与流程负责人的理解与期望一致。
支持改进措施： 流程图通过提供比较基准支持改进措施。流程挖掘获得的洞察可以用于更新和优化流程图，使之更准确和可行。
双剑合璧：流程映射与流程挖掘的结合
结合流程映射和流程挖掘提供了一种全面的流程分析与改进方法。这种结合提高了准确性，使流程图更可靠和反映实际流程，从而有助于更好的决策。通过结合可视化表现和数据驱动的见解，提供了深入分析，进而全面理解并识别改进机会。
另一个好处是改善沟通，因视觉和数据驱动的见解促进利益相关者更好地协调一致。此结合还支持持续改进，通过提供实时的流程性能见解和定期更新流程图，确保流程得到优化并与组织目标保持一致。
知情决策大大提高，因为对流程及其绩效的全面了解确保基于准确和可靠的信息做出决策。综上所述，流程映射和流程挖掘是互补的技术，当结合在一起时，提供了强有力的流程分析与改进方法。它们共同提高效率、沟通，以及与组织目标的匹配度。
欲了解更多关于流程挖掘和流程映射的信息，请访问 ProcessMind。
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