Procesmapping: soorten, symbolen en voorbeelden

Wat is procesmapping? Betekenis, soorten en voorbeelden

Procesmapping brengt een proces visueel in kaart: van activiteiten en beslissingen tot overdrachten. Zo ziet iedereen hoe het werk vanaf een duidelijk startpunt naar een resultaat loopt.

Procesmapping kan zo eenvoudig zijn als een flowchart uit een workshop, of zo gedetailleerd als een BPMN 2.0-diagram. De juiste vorm hangt af van wat je wilt uitleggen, wie de proceskaart leest en hoeveel detail nodig is. In deze gids vergelijken we negen soorten proceskaarten, leggen we veelgebruikte symbolen uit en doorlopen we een praktische aanpak in zes stappen.

Waarom heb je procesmapping nodig?

Een proceskaart maakt de stappen en verantwoordelijkheden in een proces zichtbaar. Zo kun je verschillen in inzicht boven tafel krijgen voordat je een proces aanpast, een team opleidt of een systeem kiest.

Gebruik een proceskaart om:

• Af te spreken hoe een proces verloopt. Breng de betrokkenen samen rond dezelfde reeks stappen, beslissingen en overdrachten.
• De scope af te bakenen. Leg een duidelijk begin- en eindpunt vast, zodat de analyse gericht blijft.
• Verantwoordelijkheden zichtbaar te maken. Laat zien welke rol, welk team of welk systeem elke activiteit uitvoert.
• Mogelijke vertragingen en herstelwerk te vinden. Zoek naar wachtrijen, herhaalde stappen, onduidelijke beslissingen en onnodige overdrachten.
• Training en onboarding te ondersteunen. Geef mensen een visuele leidraad voor het proces dat ze moeten volgen.
• De huidige situatie vast te leggen. Beschrijf hoe het proces nu wordt begrepen voordat je veranderingen voorstelt.
• Veranderingen in systemen of de organisatie voor te bereiden. Bepaal welke stappen, rollen en afhankelijkheden mogelijk veranderen.
• Een beginpunt voor verbetering te maken. Gebruik de proceskaart om vragen te formuleren en te bepalen welk bewijs je nog nodig hebt.

Een proceskaart is een nuttige weergave, maar bewijst niet dat elke case hetzelfde pad volgt. Controleer de kaart met de mensen die het werk uitvoeren. Wil je weten hoe vaak een procespad voorkomt of hoelang stappen duren? Dan heb je naast een diagram ook procesdata nodig.

Welke symbolen en notaties gebruik je bij procesmapping?

Symbolen voor procesmapping zijn visuele afspraken waarmee je activiteiten, beslissingen, gebeurtenissen en de richting van de processtroom weergeeft. Met een vaste set symbolen kunnen lezers een proceskaart begrijpen zonder te hoeven raden wat elke vorm betekent.

Een eenvoudige flowchart gebruikt meestal:

Deze afspraken kunnen per team en tool verschillen. Voeg een korte legenda toe als je publiek een symbool anders kan interpreteren.

BPMN 2.0 biedt een formelere set elementen om procesgedrag vast te leggen, zoals gebeurtenissen, activiteiten, gateways en flows. De notatie is handig als teams dezelfde afspraken nodig hebben of als een diagram meer detail moet tonen dan een eenvoudige flowchart. Bekijk de BPMN 2.0-gids voor een overzicht van BPMN-elementen en de notatie.

Wat is bedrijfsprocesmodellering?

Bedrijfsprocesmodellering is het gestructureerd weergeven van processen, zodat je ze kunt begrijpen, analyseren, bespreken of verbeteren. Een model kan activiteiten, rollen, beslissingen, gebeurtenissen en de onderlinge verbanden tonen.

Procesmapping en procesmodellering zijn verwante begrippen die soms door elkaar worden gebruikt. In deze gids betekent procesmapping dat je een proces visueel vastlegt. Met procesmodellering bedoelen we dat je het proces met voldoende structuur en detail weergeeft voor analyse of andere toepassingen. Het verschil zit in het doel en het detailniveau, niet in een strikte scheiding tussen twee aparte activiteiten.

Een model kan informeel zijn of een standaard zoals BPMN 2.0 gebruiken. De notatie maakt een diagram op zichzelf niet nauwkeurig. Je moet nog steeds de scope afspreken, input verzamelen van mensen die het proces kennen en het resultaat controleren.

Wat is het verschil tussen procesmapping en procesmodellering?

Procesmapping begint meestal met een praktische vraag: wat gebeurt er, in welke volgorde en wie is erbij betrokken? Procesmodellering kan verder gaan en extra details weergeven, zoals gebeurtenissen, data, uitzonderingen en verbanden tussen proceselementen.

Je kunt beginnen met een eenvoudige proceskaart en details toevoegen als het doel of het publiek daarom vraagt. Een gedetailleerd model is niet automatisch beter. Extra notatie kan een diagram juist lastiger leesbaar maken als het proces eenvoudig is.

Lees hoe procesmapping en process mining elkaar aanvullen voor meer informatie.

Welk type proceskaart kun je het beste gebruiken?

Kies een proceskaart op basis van de vraag die je wilt beantwoorden. Een flowchart toont de volgorde. Een swimlane-diagram maakt verantwoordelijkheden en overdrachten zichtbaar. Een SIPOC-diagram bakent de scope op hoofdlijnen af. Andere vormen richten zich op klantwaarde, projectplanning of mogelijke oorzaken van een probleem.

1. Flowchart

Een flowchart toont activiteiten en beslissingen in de juiste volgorde. Het is een goed begin als je een snel en leesbaar overzicht nodig hebt van een proces met een beperkt aantal stappen.

Gebruik dit als: je een eenvoudig proces wilt uitleggen, de huidige situatie wilt bespreken of wilt zien waar een beslissing de route verandert.

2. BPMN 2.0-diagram

Een BPMN 2.0-diagram gebruikt een gestandaardiseerde notatie voor processtappen, gebeurtenissen, beslissingen en flows. Het bevat meer detail dan een eenvoudige flowchart en biedt lezers tegelijk een vaste visuele taal.

Gebruik dit als: je een gedetailleerd, gestandaardiseerd model nodig hebt dat verschillende teams kunnen lezen en bespreken. ProcessMind gebruikt BPMN 2.0 als notatie. Lees meer in de BPMN 2.0-gids.

3. Waardestroomdiagram

Een waardestroomdiagram laat zien hoe een product, dienst of aanvraag door een proces loopt. De nadruk ligt op stappen die waarde toevoegen voor de klant en op de tijd tussen die stappen.

Gebruik dit als: je de processtroom, wachttijden en waarde voor de klant wilt onderzoeken, vooral bij een Lean-verbetertraject. Bekijk de gids voor waardestroommapping.

4. SIPOC-diagram

SIPOC staat voor Suppliers, Inputs, Process, Outputs en Customers. Het diagram geeft op hoofdlijnen weer wie input levert, wat het proces oplevert en wie de resultaten ontvangt.

Gebruik dit als: je de grenzen van een proces wilt afspreken of betrokkenen op één lijn wilt krijgen voordat je de stappen in detail vastlegt.

5. Swimlane-diagram

Een swimlane-diagram verdeelt een proces in lanes. Elke lane staat voor een rol, team, afdeling of systeem. De stappen laten de volgorde en verantwoordelijkheden zien. Overgangen tussen lanes maken overdrachten zichtbaar.

Gebruik dit wanneer: meerdere rollen of systemen betrokken zijn en je wilt weten wie wat doet of waar het werk wordt overgedragen. In BPMN 2.0 wordt deze structuur weergegeven met Participants en Lanes. Bekijk de referentie voor pools en swimlanes.

6. Gantt-diagram

Een Gantt-diagram zet activiteiten op een tijdlijn en laat geplande startdatums, doorlooptijden en afhankelijkheden zien. Het is vooral bedoeld om planningen weer te geven, niet om in detail te laten zien hoe een herhaalbaar bedrijfsproces werkt.

Gebruik dit wanneer: je een project wilt plannen en volgen met activiteiten die een vaste planning en onderlinge afhankelijkheden hebben.

7. PERT-diagram

Een PERT-diagram laat projectactiviteiten en hun onderlinge afhankelijkheden zien. Zo zie je in welke volgorde het werk moet gebeuren. Het is bedoeld om een project te plannen, niet om een terugkerend bedrijfsproces vast te leggen.

Gebruik dit wanneer: je de afhankelijkheden en mogelijke routes in een projectplan wilt begrijpen.

8. Oorzaak-gevolgdiagram (visgraatdiagram)

Een visgraatdiagram groepeert mogelijke oorzaken van een probleem rond één centraal probleem. Het helpt een team om te bespreken waarom een bepaald resultaat kan optreden.

Gebruik dit wanneer: je mogelijke oorzaken onderzoekt en ideeën wilt ordenen voordat je ze toetst. Een visgraatdiagram bewijst niet welke oorzaak verantwoordelijk is.

9. Workflowdiagram

Een workflowdiagram laat zien hoe taken en informatie door een proces lopen. De term is breed, dus de hoeveelheid detail en de gebruikte notatie kunnen verschillen.

Gebruik dit wanneer: je een praktisch overzicht wilt van de taakvolgorde en overdrachten, zonder een formelere notatie te gebruiken.

Andere soorten diagrammen die je kunt tegenkomen

In proceswerk kom je nog drie andere vormen tegen. Ze worden minder vaak gebruikt dan de negen hierboven en beantwoorden een andere vraag:

• Mindmap. Een radiale indeling om de reikwijdte van een proces te bepalen voordat je het structureert.
• Organigram. Laat rapportagelijnen zien in plaats van processtromen. Handig als je wilt weten wie verantwoordelijk is voor een stap.
• Beslisboom. Geeft de regels achter een beslissing weer als vertakkingen en sluit goed aan op de beslispunten in een stroomdiagram.

Wat is een swimlane-procesdiagram?

Een swimlane-procesdiagram verdeelt de stappen op basis van de rol, het team of het systeem dat ervoor verantwoordelijk is. De processtroom laat de volgorde van activiteiten zien; de lanes tonen wie ze uitvoert. Een overdracht zie je waar de stroom van de ene lane naar de andere gaat.

Neem bijvoorbeeld een inkoopaanvraag:

Met dit overzicht kun je gerichte vragen stellen: Waar wacht het werk tussen rollen? Wie is verantwoordelijk voor een beslissing? Hoort een stap thuis in de lane waarin je die hebt geplaatst?

Gebruik lanes als meerdere rollen of systemen meedoen en verantwoordelijkheden of overdrachten ertoe doen. Voor een proces dat door één rol wordt uitgevoerd, is een eenvoudig stroomdiagram misschien makkelijker te lezen. Als twee lanes nooit met elkaar in contact komen, kijk dan of je misschien aparte processen in één diagram hebt samengevoegd.

Houd de lanes consistent. Een diagram is lastig te begrijpen als sommige lanes afdelingen voorstellen, andere personen en weer andere systemen. Neem ook uitzonderingsroutes op als die invloed hebben op het proces. Een diagram met alleen de verwachte route laat misschien juist de cases weg die de meeste vragen oproepen.

Welke tools en templates kun je gebruiken voor procesmapping?

Tools voor procesmapping variëren van een whiteboard met plakbriefjes tot diagramsoftware en BPMN-modelleertools. Kies op basis van het diagram dat je wilt maken, hoeveel mensen het zullen beoordelen en of je het op termijn moet bijhouden.

Met een goede tool kun je eenvoudig:

• Stappen, beslissingen en verbindingen toevoegen en verplaatsen.
• Verantwoordelijkheden tonen als er meerdere rollen betrokken zijn.
• Een diagram delen met de mensen die het moeten beoordelen.
• Een duidelijke versie en eigenaar bijhouden wanneer het proces verandert.
• Een vaste notatie gebruiken als lezers diagrammen van verschillende teams moeten kunnen interpreteren.

Een template voor procesmapping kan tijd besparen bij het opzetten, maar mag het proces niet voorschrijven. Begin met een template die past bij het type diagram en pas de labels en structuur aan je doel aan. Een template voor een stroomdiagram vervangt geen SIPOC-diagram, en een projectplanning is geen procesdiagram.

De voorbeelden op deze pagina helpen je de verschillende vormen te vergelijken voordat je een template kiest. Bekijk voor een formelere omgeving voor diagrammen de modelleerworkspace. ProcessMind biedt ook procesdocumentatie om procesinformatie te ordenen.

Hoe maak je in zes stappen een procesdiagram?

Een bruikbaar diagram begint met een duidelijke vraag en afgebakende grenzen. Doorloop deze zes stappen met de mensen die het proces kennen en controleer het resultaat voordat je het als naslagwerk deelt.

1. Kies het proces en bepaal het doel. Bedenk wat je met het diagram wilt begrijpen. Je wilt bijvoorbeeld verantwoordelijkheden verduidelijken, de huidige situatie vastleggen of een overdracht onderzoeken.
2. Bepaal het begin- en eindpunt. Bepaal welke gebeurtenis het proces start en welk resultaat het afsluit. Duidelijke grenzen voorkomen dat het diagram steeds meer verwante activiteiten omvat.
3. Kies het juiste type diagram. Gebruik een stroomdiagram voor een eenvoudige volgorde, een swimlane-diagram voor rollen en overdrachten, een SIPOC-diagram om de reikwijdte af te spreken of BPMN 2.0 voor een gestandaardiseerd, gedetailleerd model.
4. Verzamel de stappen bij de betrokkenen. Vraag de mensen die het werk uitvoeren wat er gebeurt, inclusief beslissingen, uitzonderingen, invoer en uitvoer. Vertrouw niet alleen op een procedure of de beschrijving van een manager.
5. Teken het diagram en bespreek het. Zet de stappen in de juiste volgorde, geef beslissingen duidelijke labels en gebruik symbolen consequent. Deel het concept met de mensen die het proces uitvoeren en er verantwoordelijk voor zijn. Vraag wat ontbreekt, onduidelijk is of in de praktijk anders gaat.
6. Wijs een eigenaar aan en plan een evaluatiemoment. Leg vast wie het diagram bijhoudt en wanneer het gecontroleerd moet worden. Werk het bij als het proces verandert en bewaar de actuele versie op een plek waar de beoogde lezers die kunnen vinden.

Houd de eerste versie beknopt. Voeg details toe als die helpen om de vraag achter het diagram te beantwoorden. Kunnen mensen het diagram niet volgen zonder een lange uitleg, maak de indeling dan eenvoudiger of verduidelijk de labels.

Waar schiet procesmapping tekort?

Een procesdiagram legt vast hoe een proces er op een bepaald moment uitziet. Het kan de beoogde of beschreven volgorde tonen, maar laat niet vanzelf zien hoe vaak elke route voorkomt, hoelang cases wachten of of het proces in de praktijk overeenkomt met het diagram.

Die beperking speelt vooral als het proces vaak verandert, veel uitzonderingen kent of meerdere systemen omvat. Een diagram raakt verouderd als niemand ervoor verantwoordelijk is of het controleert aan de hand van de huidige werkwijze. Zelfs een recent beoordeeld diagram kan alleen de verwachte route beschrijven, niet alle routes die worden gevolgd.

Gebruik procesmapping om een gedeeld beeld te vormen en vast te leggen wat mensen over het proces weten. Registreren je systemen relevante gebeurtenissen, dan kan process mining die gegevens analyseren en laten zien hoe het proces verloopt. Door het diagram met procesdata te vergelijken, kun je afwijkingen vinden en bepalen welke vragen verder onderzoek vragen.

De twee aanpakken hebben elk een ander doel. Een diagram geeft mensen een visueel naslagwerk; process mining levert bewijs op basis van geregistreerde gebeurtenissen. Samen helpen ze om documentatie te verbinden met waargenomen procesgedrag. Lees meer over wat process mining is of hoe je een proces analyseert.

Aan de slag met procesmapping

Begin met één proces en één vraag. Kies een diagram dat past bij de doelgroep, spreek de procesgrenzen af en bespreek het concept met de mensen die het werk uitvoeren. Wijs een eigenaar aan, zodat duidelijk is wie het diagram beoordeelt als het proces verandert.

Wil je een eenvoudig overzicht, begin dan met een stroomdiagram. Staan verantwoordelijkheden en overdrachten centraal, gebruik dan swimlanes. Zoek je een gestandaardiseerd, gedetailleerd diagram, bekijk dan de BPMN-modelleerworkspace.

Een diagram geeft je een bruikbaar gedeeld beeld, maar blijft niet vanzelf actueel. Zorg dat je procesdiagram blijft kloppen en ontdek hoe procesdata je kan helpen de vastgelegde werkwijze te vergelijken met wat er in de praktijk gebeurt.