Lean procesverbetering: een datagedreven gids
Leer meer over het DMAIC-proces, Six Sigma en lean procesverbeteringstools voor meetbare bedrijfsresultaten.
Aanmelden voor onze nieuwsbrief
Om je aan onze mailinglijst toe te voegen, hebben we toestemming nodig om je e-mailadres hiervoor op te slaan. Vink het selectievakje aan.
Je kunt je op elk moment afmelden. Bekijk ons Privacybeleid voor meer informatie.
Je kunt je op elk moment afmelden. Bekijk ons Privacybeleid voor meer informatie.
Wat is process mapping?
Process mapping is een visuele weergave van hoe werk wordt uitgevoerd. Het laat de events, activiteiten en beslissingen zien die tot een resultaat leiden. Het wordt ook business process modeling, process flow mapping of een workflowdiagram genoemd en helpt je verbeterkansen te vinden. In deze gids lees je wat process mapping is, welke soorten en voordelen er zijn, welke symbolen je gebruikt en wat best practices zijn. Ook leer je hoe Process Mapping en process mining samenwerken bij procesanalyse en -verbetering.
Waarom je process mapping nodig hebt
Hier zijn 20 redenen om Process Mapping in je organisatie te gebruiken:
- Efficiëntie verbeteren
Knelpunten, herhaling en vertragingen in processen identificeren en wegnemen. - Communicatie verbeteren
De communicatie tussen teamleden, partners en stakeholders verbeteren. - Processen standaardiseren
Zorgen voor een consistente uitvoering van taken en kwaliteitsnormen bewaken. - Workflows visualiseren
De werkstroom duidelijk van begin tot eind weergeven. - Verbeterpunten identificeren
Inefficiënties en gebieden die verfijning nodig hebben zichtbaar maken. - Processen documenteren
Gedetailleerde documentatie maken voor naslag en compliance. - Medewerkers trainen
Procesmaps gebruiken om nieuwe medewerkers hun rol te laten begrijpen. - Continue verbetering ondersteunen
Bedrijfsprocessen voortdurend verfijnen en optimaliseren. - Rollen en verantwoordelijkheden verduidelijken
Proceseigenaarschap en verantwoordelijkheden duidelijk vastleggen. - Wettelijke compliance waarborgen
Voldoen aan wettelijke en regelgevende eisen met gedocumenteerde processen.
- Projecten plannen
Procesmaps gebruiken om projecten effectief te plannen en te beheren. - Prestaties monitoren
Procesprestatie-indicatoren definiëren en volgen. - IT-projecten ondersteunen
Software evalueren, selecteren en aanpassen. - Procesoptimalisatie ondersteunen
Huidige processen analyseren en alternatieven ontwikkelen. - Benchmarking
Processen binnen je bedrijf en met concurrenten vergelijken. - Kwaliteits- en milieumanagement ondersteunen
Normen en compliance-eisen bewaken. - Voorbereiden op organisatieveranderingen
Veranderingen zoals fusies, overnames en IT-systeemimplementaties beheren. - Procesbegrip vergroten
Een volledig beeld van bedrijfsprocessen opbouwen. - Uitbestedingsbeslissingen ondersteunen
Beoordelen of je bedrijfstaken moet uitbesteden. - Concurrentievoordeel behalen
Procesmaps gebruiken om een voorsprong te krijgen bij aanbestedingen en zakelijke samenwerkingen.
Business Process Modeling (BPM)
Geïntroduceerd door Frank Gilbreth bij ASME-leden in 1921 tijdens zijn presentatie, “Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way”, ontwikkelde Process Modeling zich tot Business Process Modeling (BPM), dat in de jaren 90 populair werd.
Process Modeling
Procesmodellering laat visueel zien hoe werk wordt uitgevoerd via een reeks gebeurtenissen die tot een resultaat leiden. Je kunt het gebruiken om verbeterpunten binnen een bedrijf of organisatie te vinden. Procesmodellen helpen repetitieve taken te standaardiseren, workflows zichtbaar te maken en de productiviteit te verbeteren door bottlenecks en inefficiënties zichtbaar te maken. Ze helpen teams om input en beslismomenten op elkaar af te stemmen en processtappen en afhankelijkheden van begin tot eind te communiceren.
Process Modeling
Process Modeling legt bedrijfsprocessen gedetailleerd vast en geeft ze weer voor analyse, verbetering en automatisering. Business Process Modeling (BPM) gebruikt vaak IT-systemen en event logs om processen nauwkeurig te modelleren. Businessanalisten voeren BPM meestal uit met inhoudelijke experts. Je ziet het vooral terug in business process management, softwareontwikkeling en systeemengineering. BPM ondersteunt diepere procesanalyse, waarmee je scenario’s kunt simuleren, uitkomsten kunt voorspellen en datagedreven beslissingen kunt nemen. Het geeft een volledig beeld van bedrijfsprocessen en ondersteunt continue verbetering door inefficiënties te identificeren en alternatieven te ontwikkelen.
Verschil tussen process mapping en Process Modeling
Process mapping en Process Modeling helpen je allebei workflows te begrijpen en te optimaliseren, maar ze hebben een ander doel. In de tabel hieronder worden ze vergeleken op doel, detailniveau, tools, samenwerking en toepassingen.
| Aspect | Process Mapping | Process Modeling |
|---|---|---|
| Doel | Richt zich op het visualiseren en begrijpen van de huidige processtatus om verbeterpunten te vinden. | Analyseert, verbetert en automatiseert processen, vaak met geavanceerde tools en technieken. |
| Detailniveau | Geeft een overzicht op hoofdlijnen van de volgorde van stappen en interacties. | Geeft een gedetailleerde weergave, inclusief datastromen, beslispunten en mogelijke uitkomsten. |
| Tools en technieken | Gebruikt eenvoudige visuele tools zoals flowcharts en diagrammen. | Gebruikt geavanceerde modelleertechnieken en software, waaronder BPMN (Business Process Model and Notation). |
| Samenwerking | Brengt vaak teamleden en stakeholders samen om een gedeeld begrip te creëren. | Vereist samenwerking tussen businessanalisten en inhoudelijke experts voor nauwkeurige, gedetailleerde modellen. |
| Toepassingen | Helpt inefficiënties te identificeren, taken te standaardiseren en medewerkers te trainen. | Ondersteunt simulatie van scenario’s, voorspelling van uitkomsten, IT-projecten en procesoptimalisatie. |
Wil je meer blogposts zoals deze in je inbox ontvangen? Schrijf je nu in om op de hoogte te blijven!
Soorten procesmaps
Je kunt kiezen uit verschillende soorten procesmaps en methoden voor process mapping. Elke methode heeft een specifiek doel. Kies op basis van de complexiteit van het proces, het gewenste detailniveau en je doelgroep. Dit zijn veelgebruikte methoden voor process mapping:
1. Flowchart [Wiki]
Beschrijving: Laat processtappen in volgorde zien en gebruikt mappingsymbolen om invoer, uitvoer en beslispunten aan te geven.
Toepassingen: Continue verbetering, informatieoverdracht en integratieprojecten.
2. BPMN 2.0-diagram [Wiki]
Beschrijving: Gebruikt gestandaardiseerde symbolen om bedrijfsprocessen gedetailleerd te modelleren.
Toepassingen: Business process management, softwareontwikkeling en systeemengineering.
Dit is de standaard die ProcessMind heeft gekozen. Bekijk onze ultieme gids voor BPMN 2.0 voor meer informatie.
3. Value Stream Map [Wiki]
Beschrijving: Verbindt werk met de waarde die het voor de klant oplevert en toont de stappen van grondstof of idee tot klant.
Toepassingen: Lean-praktijken, productie en continue verbetering.
4. SIPOC-diagram [Wiki]
Beschrijving: Toont leveranciers, invoer, proces, uitvoer en klanten voor belangrijke proceselementen.
Toepassingen: Projectscope bepalen en processen in kaart brengen met meerdere stakeholders.
5. Swimlane-diagram [Wiki]
Beschrijving: Toont de stappen in een proces dat meerdere functionele gebieden omvat, waarbij elke lane een specifiek gebied vertegenwoordigt.
Toepassingen: Sprintplanning en cross-functionele processen.
Swimlanes zijn ook beschikbaar in BPMN 2.0-diagrammen als Participants en Lanes. Bekijk Wat is BPMN 2.0? voor meer informatie.
6. Gantt-diagram [Wiki]
Beschrijving: Visualiseert projectplanningen, inclusief taken, doorlooptijden en afhankelijkheden.
Toepassingen: Projectmanagement en planning.
7. PERT-diagram [Wiki]
Beschrijving: Toont projecttaken, doorlooptijden en afhankelijkheden.
Toepassingen: Projectplanning en tijdbeheer.
8. Oorzaak-gevolgdiagram (visgraatdiagram) [Wiki]
Beschrijving: Identificeert mogelijke oorzaken van een probleem en groepeert ze in vertakkingen.
Toepassingen: Oorzaakanalyse en probleemoplossing.
9. Workflowdiagram [Wiki]
Beschrijving: Visualiseert de stroom van taken en activiteiten in een proces.
Toepassingen: Workflowoptimalisatie en procesverbetering.
10. Mindmap [Wiki]
Beschrijving: Geeft ideeën en concepten rond een centraal thema weer.
Toepassingen: Brainstormen en ideeën genereren.
11. Organogram [Wiki]
Beschrijving: Toont de structuur van een organisatie, inclusief rollen en relaties.
Toepassingen: Organisatieplanning en HR-management.
12. Beslisboom [Wiki]
Beschrijving: Visualiseert beslispunten en mogelijke uitkomsten.
Toepassingen: Besluitvorming en risicoanalyse.
Wil je meer blogposts zoals deze in je inbox ontvangen? Schrijf je nu in om op de hoogte te blijven!
Het complete proces voor het maken en gebruiken van een procesmap
Process Mapping is een systematische manier om een proces van begin tot eind te visualiseren. Je identificeert de stappen, invoer, uitvoer en beslispunten en geeft ze vervolgens duidelijk en beknopt weer. Volg deze stappen om een procesmap te maken en te gebruiken:
- Het probleem identificeren
- Identificeer het proces dat je wilt visualiseren.
- Schrijf de procestitel bovenaan het document.
- Grenzen bepalen
- Bepaal waar of wanneer het proces begint.
- Bepaal waar of wanneer het proces eindigt.
- Activiteiten brainstormen
- Noteer elke activiteit die bij het proces hoort.
- Bepaal hoeveel detail je opneemt.
- Leg vast wie wat doet en wanneer.
- Stakeholders interviewen
- Verzamel input van teamleden, stakeholders, partners, leveranciers en besluitvormers.
- Zorg waar nodig dat aan compliance-normen wordt voldaan.
- Zorg voor samenwerking en eigenaarschap binnen de groep.
- De stappen ordenen
- Zet de stappen in een logische volgorde.
- Begin elke stapbeschrijving met een werkwoord.
- Neem beslispunten op die de processtroom beïnvloeden.
- De procesmap tekenen
- Kies de methode voor process mapping die bij je procesontwerp past.
- Gebruik standaardmappingsymbolen voor duidelijkheid:
- Ovale vormen voor het begin of einde van een proces.
- Rechthoeken voor bewerkingen of activiteiten.
- Pijlen voor de richting van de stroom.
- Ruiten voor beslispunten.
- Parallellogrammen voor invoer of uitvoer.
- Verbind de stappen met pijlen om de stroom weer te geven.
- Beoordelen en valideren
- Deel de procesmap met stakeholders en breng de nodige wijzigingen aan.
- Controleer of de volgorde correct en volledig is.
- Zorg voor validatie om vroege toepassing en continue verbetering te ondersteunen.
- Neem belangrijke informatie op, zoals de titel en datum.
- Stel vragen om het proces te valideren:
- Verloopt het proces zoals bedoeld?
- Volgen teamleden het vastgelegde proces?
- Is iedereen het eens met de processtroom op de procesmap?
- Is er iets overbodig of ontbreekt er iets?
- Implementeren en monitoren
- Implementeer de procesmap en monitor de prestaties.
- Verwacht dat de procesmap verandert naarmate je bedrijf groeit en eisen wijzigen.
- Gebruik taakbeheersoftware, Gantt-diagrammen en roadmapsoftware als naslag bij de procesmap.
- Gebruik de geïmplementeerde procesmaps als startpunt voor toekomstige wijzigingen.
- Stappen voor procesverbetering
- Bepaal doelstellingen, scope, deelnemers en werkgebieden.
- Verzamel procesfeiten bij de mensen die het werk uitvoeren.
- Zet die feiten om in een procesmap.
- Analyseer de map en stel elke stap ter discussie.
- Ontwikkel en implementeer nieuwe methoden om het proces te verbeteren.
- Onderhoud de procesmap, beoordeel die regelmatig en monitor veranderingen.
Deze stappen behandelen de belangrijkste technieken voor process mapping. Kies daarom de aanpak die bij je behoeften past. Wees duidelijk over je doelstellingen en sta open voor feedback. Process Mapping is een hulpmiddel voor continue verbetering dat je bedrijf kan helpen groeien en succesvol te zijn.
Veelgemaakte fouten bij process mapping
Process Mapping helpt je bedrijfsprocessen te visualiseren en te verbeteren, maar veelgemaakte fouten kunnen de waarde van je procesmaps beperken. Vermijd deze fouten bij Process Mapping:
-
Maak de procesmap niet onnodig ingewikkeld
Voeg geen onnodige details toe die de map verwarrend of moeilijk te volgen maken. -
Sluit belangrijke stakeholders niet uit
Betrek alle relevante teamleden en stakeholders bij Process Mapping, zodat je geen belangrijke informatie mist. -
Negeer feedback niet
Als je feedback van stakeholders negeert, kan je procesmap onjuist of onvolledig zijn. -
Gebruik geen inconsistente symbolen
Verschillende symbolen voor dezelfde elementen kunnen verwarring en verkeerde interpretaties veroorzaken. -
Sla validatie niet over
Beoordeel en valideer de procesmap samen met stakeholders voordat je die implementeert, zodat de juistheid en volledigheid vaststaan.
-
Ga niet uit van aannames
Ga er niet van uit dat je elke stap kent. Verzamel input van de mensen die de taken uitvoeren. -
Verwaarloos updates niet
Als je de procesmap niet bijwerkt wanneer processen veranderen, kan die verouderd raken. -
Laat geen details weg
Laat geen belangrijke stappen of beslispunten weg, want omissies kunnen tot misverstanden leiden. -
Vergeet training niet
Train teamleden om de procesmap effectief te lezen en te gebruiken. -
Maak de procesmap niet alleen
Maak de procesmap niet zonder anderen. Samenwerking is essentieel om het volledige proces nauwkeurig vast te leggen.
Process mapping versus process mining
Laten we Process Mapping en process mining vergelijken. Beide helpen je om bedrijfsprocessen te begrijpen en te verbeteren, maar ze hebben een ander doel en gebruiken andere technieken.
Laten we eerst Process Mapping en process mining definiëren:
Process Mapping
Process Mapping laat visueel zien hoe werk wordt uitgevoerd via een reeks gebeurtenissen die samen een resultaat opleveren. Je kunt het gebruiken om verbeterpunten binnen een bedrijf of organisatie te vinden. Procesmaps helpen terugkerende taken te standaardiseren, workflows zichtbaar te maken en de productiviteit te verhogen door knelpunten en inefficiënties bloot te leggen. Ze helpen teams om input en beslismomenten op elkaar af te stemmen en processtappen en afhankelijkheden van begin tot eind te communiceren. Process Mapping is een praktische manier om elk bedrijfsproces te verbeteren en wordt vaak gebruikt in projecten voor continue verbetering.
Process Mining
Process mining analyseert en bewaakt bedrijfsprocessen met behulp van event logs. Het haalt kennis uit event logs in informatiesystemen om processen te visualiseren en te analyseren zoals ze in werkelijkheid verlopen. Process mining laat de werkelijke procesprestaties zien, maakt afwijkingen van de gewenste flow zichtbaar, identificeert knelpunten en brengt verbetermogelijkheden aan het licht. Met datagedreven technieken ontstaat een nauwkeurig beeld van hoe processen in de praktijk werken.
Belangrijkste verschillen
| Aspect | Process Mapping | Process Mining |
|---|---|---|
| Doel | Richt zich op het visualiseren en begrijpen van de huidige staat van een proces om verbeterpunten te vinden. | Analyseert, verbetert en bewaakt processen met actuele eventlogdata. |
| Detailniveau | Geeft een overzicht op hoofdlijnen van de volgorde van stappen en interacties. | Geeft een gedetailleerde weergave, met datastromen, beslismomenten en mogelijke uitkomsten. |
| Tools en technieken | Gebruikt eenvoudige visuele hulpmiddelen, zoals flowcharts en diagrammen. | Gebruikt geavanceerde data-analysetechnieken en software om eventlogdata te verzamelen en analyseren. |
| Samenwerking | Brengt vaak teamleden en belanghebbenden samen om tot een gedeeld begrip te komen. | Vereist samenwerking tussen data-analisten en proceseigenaren voor een nauwkeurige, gedetailleerde analyse. |
| Toepassingen | Helpt inefficiënties te vinden, taken te standaardiseren en medewerkers op te leiden. | Ondersteunt het bewaken van procesprestaties, afwijkingsanalyse en initiatieven voor continue verbetering. |
Hoe process mining Process Mapping kan verbeteren
Process mining verbetert Process Mapping door met data te laten zien hoe processen werkelijk werken. Dit zijn enkele manieren waarop process mining Process Mapping ondersteunt:
-
Procesmaps valideren: Process mining kan procesmaps valideren door ze te vergelijken met de werkelijke processen die in event logs zijn vastgelegd. Zo controleer je of de maps laten zien hoe processen echt werken.
-
Afwijkingen identificeren: Process mining identificeert afwijkingen van de gewenste procesflow en laat zien waar het werkelijke proces afwijkt van de procesmap. Zo kun je inefficiënties en verbetermogelijkheden precies aanwijzen.
-
Verborgen processen ontdekken: Process mining kan procespaden zichtbaar maken die traditionele procesmaps mogelijk niet tonen. Deze paden kunnen belangrijk zijn om het volledige proces te begrijpen en verbetermogelijkheden te vinden.
-
Prestatieanalyse: Process mining levert prestatiemaatstaven op, zoals doorlooptijd, wachttijd en throughput. Je kunt deze maatstaven aan procesmaps toevoegen om ze informatiever en beter bruikbaar te maken.
-
Continue monitoring: Process mining ondersteunt continue procesmonitoring en geeft actuele inzichten in de prestaties. Zo blijven procesmaps actueel en afgestemd op de werkelijke processen.
Hoe Process Mapping richting geeft aan process mining
Process Mapping kan richting geven aan process mining door een gestructureerd analysekader te bieden. Dit zijn enkele manieren waarop Process Mapping process mining kan sturen:
-
De scope bepalen: Procesmaps helpen de scope van process mining te bepalen door de belangrijkste processen en activiteiten voor analyse aan te wijzen. Zo blijft de analyse gericht en relevant.
-
Belangrijke maatstaven bepalen: Procesmaps helpen bepalen welke maatstaven en prestatie-indicatoren je met process mining wilt volgen. Zo sluit de analyse aan op de doelen van je organisatie.
-
Context bieden: Procesmaps geven context aan de data die je met process mining analyseert. Ze laten relaties tussen activiteiten en de totale procesflow zien, waardoor de analyse makkelijker te interpreteren is.
-
Communicatie ondersteunen: Procesmaps ondersteunen de communicatie tussen data-analisten en proceseigenaren met een gedeelde visuele weergave. Zo sluit de analyse beter aan op hun begrip en verwachtingen.
-
Verbeterinitiatieven ondersteunen: Procesmaps bieden een uitgangspunt voor verbeterinitiatieven. Je kunt inzichten uit process mining gebruiken om ze bij te werken en te verfijnen, zodat de maps nauwkeuriger en beter bruikbaar worden.
Het beste van twee werelden: Process Mapping en process mining combineren
Ook verbetert de communicatie, omdat visuele en datagedreven inzichten belanghebbenden helpen om op één lijn te komen. De combinatie ondersteunt continue verbetering met actuele inzichten in de procesprestaties en helpt je procesmaps regelmatig bij te werken. Zo blijven processen afgestemd op de doelen van je organisatie.
Geïnformeerde besluitvorming wordt beter wanneer je zowel je processen als hun prestaties begrijpt. Je kunt beslissingen dan baseren op accurate, betrouwbare informatie. Process Mapping en process mining vullen elkaar aan. Samen bieden ze een praktische aanpak voor procesanalyse en -verbetering en verbeteren ze de efficiëntie, communicatie en afstemming op organisatiedoelen.
Meer weten over process mining en Process Mapping? Ga naar ProcessMind.
Klaar om bedrijfsprocessen te optimaliseren? Start vandaag nog je gratis proefperiode!
Gerelateerde blogposts
Ontvang waardevolle inzichten over process mining en workflow-optimalisatie in je inbox
Alternatieven voor Celonis: vergelijk process mining-tools
Vergelijk Celonis voor process mining met ProcessMind en vind software die past bij je processen, budget en doelen.
Fluxicon Disco versus ProcessMind: vergelijking van process mining
Vergelijk Fluxicon Disco en ProcessMind op functies, prijzen en gebruikssituaties om het juiste process mining-platform voor je team te kiezen.
SAP Signavio versus ProcessMind: vergelijking van process mining
Vergelijk ProcessMind en SAP Signavio voor process mining, modellering en simulatie. Kies de oplossing die bij je bedrijf past.
Ontwerp betere processen. Bouw een verbonden architectuur. Houd de controle.
Krijg meteen toegang, zonder creditcard en zonder wachttijd. Zet de manier waarop je organisatie werkt om in heldere, verbonden procesontwerpen.
Bouw je procesarchitectuur, leg eigenaarschap en beheersmaatregelen vast en breng rollen en verantwoordelijkheden op elk niveau op één lijn.
Start je gratis proefperiode en leg één betrouwbare basis voor het beheren, besturen en continu verbeteren van je processen.