Mapování procesů: typy, symboly a příklady

Co je mapování procesů? Význam, typy a příklady

Mapování procesů je vizuální zaznamenání posloupnosti aktivit, rozhodnutí a předání v procesu. Poskytuje společný přehled o tom, jak práce postupuje od jasně určeného začátku k výsledku.

Mapování procesů může mít podobu jednoduchého vývojového diagramu vytvořeného na workshopu i podrobného diagramu BPMN 2.0. Vhodný formát závisí na tom, co potřebujete vysvětlit, kdo bude mapu číst a kolik podrobností proces vyžaduje. V tomto průvodci porovnáváme devět typů map procesů, vysvětlujeme běžné symboly a popisujeme praktický postup v šesti krocích.

Proč mapovat procesy?

Mapa procesu zpřehlední jednotlivé kroky i odpovědnosti. Pomůže odhalit rozdílné představy o tom, jak práce probíhá, ještě než proces změníte, zaškolíte tým nebo vyberete systém.

Mapu můžete použít k tomu, abyste:

• Sjednotili představu o průběhu procesu. Umožněte zapojeným lidem dohodnout se na stejném pořadí kroků, rozhodnutí a předání práce.
• Vymezili rozsah. Určete jasný začátek a konec, aby analýza zůstala zaměřená.
• Zviditelnili odpovědnosti. Ukažte, která role, tým nebo systém provádí jednotlivé aktivity.
• Odhalili možná zpoždění a přepracování. Hledejte fronty, opakované kroky, nejasná rozhodnutí a zbytečná předání.
• Podpořili školení a zapracování. Poskytněte lidem vizuální návod k procesu, kterým se mají řídit.
• Zdokumentovali současný stav. Zaznamenejte, jak procesu rozumíte dnes, ještě než navrhnete změny.
• Připravili se na změny systému nebo organizace. Určete, kterých kroků, rolí a závislostí se změny mohou dotknout.
• Vytvořili základ pro zlepšování. Pomocí mapy formulujte otázky a rozhodněte, jaké podklady budete potřebovat.

Mapa je užitečným znázorněním procesu, ne důkazem, že každý případ probíhá stejně. Ověřte ji s lidmi, kteří práci vykonávají. Pokud potřebujete zjistit, jak často k určitému průběhu dochází nebo jak dlouho trvají jednotlivé kroky, budete kromě diagramu potřebovat také data o procesu.

Jaké symboly a notace se používají při mapování procesů?

Symboly pro mapování procesů jsou vizuální značky, které znázorňují aktivity, rozhodnutí, události a směr průběhu. Jednotná sada symbolů pomáhá čtenářům mapě porozumět, aniž by museli hádat, co jednotlivé tvary znamenají.

Základní vývojový diagram obvykle používá:

Jednotlivé týmy a nástroje mohou tyto značky používat různě. Pokud si je vaše publikum může vykládat odlišně, přidejte stručnou legendu.

BPMN 2.0 nabízí formálnější sadu prvků pro dokumentaci průběhu procesu, včetně událostí, aktivit, bran a toků. Hodí se, když týmy potřebují jednotnou notaci nebo když má diagram zachytit více podrobností než jednoduchý vývojový diagram. Přehled prvků a notace najdete v průvodci BPMN 2.0.

Co je modelování podnikových procesů?

Modelování podnikových procesů je strukturované znázornění procesů, které vám pomůže porozumět jim, analyzovat je, komunikovat o nich nebo je zlepšovat. Model může zachycovat aktivity, role, rozhodnutí, události i vztahy mezi nimi.

Mapování procesů a modelování procesů spolu souvisejí a někdy se tyto pojmy používají zaměnitelně. V tomto průvodci znamená mapování procesů vizuální dokumentaci procesu, zatímco modelování procesů označuje jeho znázornění s takovou mírou struktury a podrobností, aby podpořilo analýzu nebo další využití. Rozdíl spočívá v účelu a míře podrobností, nikoli v pevné hranici mezi dvěma oddělenými činnostmi.

Model může být neformální nebo může využívat standard, například BPMN 2.0. Samotná notace nezaručuje, že diagram odpovídá skutečnosti. Stále je třeba dohodnout rozsah, získat podklady od lidí, kteří proces znají, a výsledek ověřit.

Jaký je rozdíl mezi mapováním procesů a modelováním procesů?

Mapování procesů obvykle začíná praktickou otázkou: co se děje, v jakém pořadí a kdo se toho účastní? Modelování procesů může zachytit více podrobností, například události, data, výjimky a vztahy mezi prvky procesu.

Začněte jednoduchou mapou a doplňte podrobnosti, pokud to vyžaduje účel nebo publikum. Podrobný model není automaticky lepší. Pokud je proces přímočarý, další značky mohou diagram znepřehlednit.

Jak se modelování procesů doplňuje s process mining, se dozvíte v článku Jak propojit mapování a process mining.

Jaký typ mapy procesů zvolit?

Mapu vybírejte podle otázky, na kterou potřebujete odpovědět. Vývojový diagram ukazuje pořadí kroků, diagram s plaveckými drahami zviditelňuje odpovědnosti a předávání práce a SIPOC diagram vymezuje proces na vysoké úrovni. Jiné formáty se zaměřují na hodnotu pro zákazníka, časový plán projektu nebo možné příčiny problému.

1. Vývojový diagram

Vývojový diagram zobrazuje činnosti a rozhodnutí v pořadí, v jakém následují. Hodí se jako výchozí bod, když potřebujete rychlý a přehledný pohled na proces s rozumným počtem kroků.

Použijte ho, když: potřebujete vysvětlit přímočarý proces, probrat současný stav nebo určit, kde rozhodnutí mění další průběh.

2. Diagram BPMN 2.0

Diagram BPMN 2.0 používá standardizovanou notaci k zobrazení kroků procesu, událostí, rozhodnutí a toků. Zachytí více podrobností než základní vývojový diagram a zároveň nabízí čtenářům jednotný vizuální jazyk.

Použijte ho, když: potřebujete podrobný, standardizovaný model, který mohou číst a probírat různé týmy. ProcessMind používá notaci BPMN 2.0. Více se dozvíte v průvodci BPMN 2.0.

3. Mapa hodnotového toku

Mapa hodnotového toku ukazuje, jak produkt, služba nebo požadavek prochází procesem. Zaměřuje se na kroky, které přispívají k hodnotě pro zákazníka, a na dobu mezi nimi.

Použijte ji, když: chcete prověřit průběh, čekání a předávání hodnoty, zejména při zlepšování procesů metodou Lean. Podívejte se na průvodce mapováním hodnotového toku.

4. SIPOC diagram

SIPOC je zkratka anglických slov Suppliers, Inputs, Process, Outputs a Customers, tedy dodavatelé, vstupy, proces, výstupy a zákazníci. Diagram poskytuje přehled o tom, kdo dodává vstupy, co proces vytváří a kdo přebírá výstupy.

Použijte ho, když: potřebujete vymezit hranice procesu nebo sladit očekávání zainteresovaných stran před dokumentací jednotlivých kroků.

5. Diagram s plaveckými drahami

Diagram s plaveckými drahami rozděluje proces do drah, z nichž každá představuje roli, tým, oddělení nebo systém. Kroky ukazují pořadí i odpovědnost a přechody mezi drahami zviditelňují předávání práce.

Použijte ho, když: se procesu účastní více rolí nebo systémů a potřebujete zjistit, kdo co dělá nebo kde se práce předává. V BPMN 2.0 se tato struktura znázorňuje pomocí prvků Participants a Lanes. Podívejte se na přehled poolů a plaveckých drah.

6. Ganttův diagram

Ganttův diagram zobrazuje činnosti na časové ose a ukazuje plánované datum zahájení, dobu trvání a závislosti. Slouží především k plánování harmonogramu, nikoli k podrobnému zachycení opakujícího se podnikového procesu.

Použijte ho, když: potřebujete naplánovat a sledovat projekt s činnostmi, které mají stanovený harmonogram a závislosti.

7. Diagram PERT

Diagram PERT znázorňuje činnosti projektu a jejich závislosti, takže vidíte, v jakém pořadí je třeba práci provést. Zaměřuje se na plánování projektu, nikoli na dokumentaci opakujícího se provozního procesu.

Použijte ho, když: potřebujete porozumět závislostem a možným cestám v plánu projektu.

8. Diagram příčin a následků (rybí kost)

Diagram rybí kosti uspořádává možné příčiny problému do kategorií kolem hlavního problému. Týmu pomáhá strukturovat diskusi o tom, proč k určitému výsledku může docházet.

Použijte ho, když: zkoumáte možné příčiny a potřebujete si uspořádat nápady, než je začnete ověřovat. Diagram rybí kosti sám o sobě nedokazuje, která příčina je odpovědná.

9. Diagram workflow

Diagram workflow ukazuje, jak procesem procházejí úkoly a informace. Jde o široký pojem, takže míra podrobnosti i použitá notace se mohou lišit.

Použijte ho, když: potřebujete prakticky znázornit pořadí úkolů a předávání práce, ale nechcete používat formálnější notaci.

Další typy map, se kterými se můžete setkat

Při práci s procesy se používají také tři další formáty. Jsou méně běžné než výše uvedených devět a každý odpovídá na jinou otázku:

• Myšlenková mapa. Radiální uspořádání, které pomáhá vymezit rozsah procesu, než ho strukturovaně zachytíte.
• Organizační schéma. Ukazuje vztahy nadřízenosti, nikoli průběh procesu. Hodí se, když potřebujete vědět, kdo za krok odpovídá.
• Rozhodovací strom. Větvené znázornění pravidel, podle kterých se rozhoduje. Dobře doplňuje rozhodovací body ve vývojovém diagramu.

Co je mapa procesu s plaveckými drahami?

Mapa procesu s plaveckými drahami rozděluje kroky podle role, týmu nebo systému, který za ně odpovídá. Průběh procesu ukazuje pořadí činností, jednotlivé dráhy pak určují, kdo je provádí. K předání práce dochází tam, kde tok přechází z jedné dráhy do druhé.

Uvažujme žádost o nákup:

Tento pohled vám pomůže klást konkrétní otázky: Kde práce čeká mezi jednotlivými rolemi? Kdo odpovídá za rozhodnutí? Patří daný krok do dráhy, do které jste ho zařadili?

Dráhy použijte, když se procesu účastní více rolí nebo systémů a záleží na odpovědnostech či předávání práce. Pokud proces zajišťuje jedna role, může být přehlednější jednoduchý vývojový diagram. Jestliže se dvě dráhy nikdy nepropojují, zvažte, zda jste do jednoho diagramu nespojili samostatné procesy.

Dráhy používejte jednotně. Mapa se může špatně číst, pokud některé dráhy představují oddělení, jiné jednotlivce a další systémy. Zahrňte také cesty výjimek, pokud ovlivňují průběh procesu. Mapa, která ukazuje jen očekávaný postup, může vynechat případy, na které se lidé nejčastěji ptají.

Jaké nástroje a šablony použít pro mapování procesů?

Nástroje pro mapování procesů sahají od tabule a samolepicích lístků přes software pro tvorbu diagramů až po modelovací nástroje BPMN. Vybírejte podle toho, jakou mapu potřebujete vytvořit, kolik lidí ji bude kontrolovat a zda ji budete průběžně udržovat.

Dobrý nástroj by měl usnadnit:

• Přidávání a přesouvání kroků, rozhodnutí a spojení.
• Zobrazení odpovědností, pokud se procesu účastní více rolí.
• Sdílení mapy s lidmi, kteří ji mají zkontrolovat.
• Udržování přehledné verze a určení odpovědné osoby při změnách procesu.
• Používání jednotné notace, pokud čtenáři potřebují porovnávat diagramy napříč týmy.

Šablona pro mapování procesů může ušetřit čas při přípravě, neměla by ale určovat podobu procesu. Začněte šablonou odpovídající typu mapy a upravte její popisky i strukturu podle vymezeného rozsahu. Šablona vývojového diagramu nenahradí SIPOC diagram a projektový harmonogram není mapa procesu.

Příklady na této stránce vám pomohou porovnat formáty, než si vyberete šablonu. Pokud potřebujete formálnější prostředí pro tvorbu diagramů, prohlédněte si pracovní prostor pro modelování. ProcessMind nabízí také dokumentaci procesů pro uspořádání informací o procesech.

Jak vytvořit mapu procesu v šesti krocích?

Užitečná mapa začíná jasnou otázkou a vymezenými hranicemi. Projděte těchto šest kroků společně s lidmi, kteří proces znají, a před sdílením mapy jako podkladu ji ověřte.

1. Vyberte proces a určete účel mapy. Ujasněte si, co vám má mapa pomoci pochopit. Můžete například chtít vyjasnit odpovědnosti, zdokumentovat současný stav nebo prověřit předávání práce.
2. Určete začátek a konec procesu. Definujte událost, která proces zahajuje, a výsledek, kterým končí. Jasné hranice zabrání tomu, aby se mapa rozrostla o všechny související činnosti.
3. Zvolte vhodný typ mapy. Pro jednoduchou posloupnost použijte vývojový diagram, pro role a předávání práce mapu s plaveckými drahami, pro vymezení rozsahu SIPOC diagram a pro standardizovaný podrobný model BPMN 2.0.
4. Získejte popis kroků od lidí, kteří se procesu účastní. Požádejte lidi, kteří práci vykonávají, aby popsali její průběh včetně rozhodnutí, výjimek, vstupů a výstupů. Nespoléhejte se pouze na popis v pracovním postupu nebo od vedoucího.
5. Vytvořte mapu a zkontrolujte ji. Seřaďte kroky, jasně označte rozhodnutí a používejte značky jednotně. Návrh sdílejte s lidmi, kteří proces vykonávají a odpovídají za něj. Zeptejte se, co chybí, čemu nerozumějí nebo co v praxi probíhá jinak.
6. Určete odpovědnou osobu a termín kontroly. Zaznamenejte, kdo mapu udržuje a kdy se má zkontrolovat. Při změně procesu ji aktualizujte a aktuální verzi uložte tak, aby ji zamýšlení čtenáři snadno našli.

První verzi zaměřte na to podstatné. Podrobnosti doplňujte, jen když pomáhají odpovědět na otázku, kvůli které mapa vzniká. Pokud lidé nedokážou diagramu porozumět bez dlouhého vysvětlování, zjednodušte jeho rozvržení nebo zpřesněte popisky.

Kde má mapování procesů své limity?

Mapa zachycuje, jak procesu rozumíme v určitém okamžiku. Může vysvětlit zamýšlený nebo popisovaný postup, sama ale neukáže, jak často se jednotlivé cesty používají, jak dlouho případy čekají ani zda proces v praxi odpovídá mapě.

Tento limit je důležitý u procesů, které se často mění, mají mnoho výjimek nebo procházejí několika systémy. Pokud za mapu nikdo neodpovídá a nekontroluje ji podle současné praxe, může zastarat. I nedávno zkontrolovaná mapa může popisovat očekávaný postup, nikoli všechny skutečné varianty.

Mapování procesů pomáhá vytvořit společný kontext a zdokumentovat, jak lidé procesu rozumějí. Pokud vaše systémy zaznamenávají potřebné události, process mining může tato data analyzovat a ukázat, jak proces probíhá. Porovnání mapy s daty o procesu vám pomůže odhalit odchylky a určit, co je třeba dále prověřit.

Každý přístup slouží jinému účelu. Mapa poskytuje lidem vizuální podklad, process mining přináší důkazy ze zaznamenaných událostí. Společně pomáhají udržovat dokumentaci v souladu s pozorovaným průběhem procesu. Více se dozvíte v článcích Co je process mining a Jak analyzovat proces.

Jak začít s mapováním procesů

Začněte jedním procesem a jednou otázkou. Zvolte typ mapy, který odpovídá publiku, dohodněte se na hranicích procesu a návrh ověřte s lidmi, kteří práci vykonávají. Určete odpovědnou osobu, která zajistí kontrolu mapy při změně procesu.

Pokud potřebujete jednoduchý přehled, začněte vývojovým diagramem. Pokud jsou důležité odpovědnosti a předávání práce, použijte plavecké dráhy. Pro standardizovaný podrobný diagram si prohlédněte pracovní prostor pro modelování BPMN.

Mapa vám poskytne užitečný společný pohled, sama se ale neudrží aktuální. Zajistěte, aby mapa procesu odpovídala skutečnosti. Podívejte se, jak vám data o procesu pomohou porovnat dokumentaci s tím, co se děje v praxi.