Sơ đồ hóa quy trình: các loại, ký hiệu và ví dụ
Tìm hiểu cách sơ đồ hóa quy trình, so sánh chín loại sơ đồ và chọn ký hiệu, công cụ cùng mẫu phù hợp cho quy trình của bạn.
Sơ đồ hóa quy trình là gì? Ý nghĩa, các loại và ví dụ
Sơ đồ hóa quy trình là cách ghi lại quy trình dưới dạng trực quan, thể hiện chuỗi hoạt động, quyết định và khâu bàn giao. Nhờ đó, mọi người có thể cùng hình dung công việc đi từ điểm bắt đầu đã xác định đến kết quả cuối cùng như thế nào.
Sơ đồ quy trình có thể đơn giản như một lưu đồ được vẽ trong buổi hội thảo, hoặc chi tiết như sơ đồ BPMN 2.0. Định dạng phù hợp tùy thuộc vào điều bạn cần giải thích, người sẽ đọc sơ đồ và mức độ phức tạp của quy trình. Hướng dẫn này so sánh chín loại sơ đồ quy trình, giải thích các ký hiệu thường dùng và trình bày cách thực hiện qua sáu bước.
Vì sao cần sơ đồ hóa quy trình?
Sơ đồ quy trình giúp làm rõ các bước và trách nhiệm trong quy trình. Nhờ đó, bạn có thể phát hiện những điểm mọi người chưa hiểu thống nhất trước khi thay đổi quy trình, đào tạo nhóm hoặc chọn hệ thống.
Dùng sơ đồ để:
- Thống nhất cách quy trình vận hành. Giúp những người liên quan cùng nhìn vào một chuỗi bước, quyết định và khâu bàn giao.
- Làm rõ phạm vi. Xác định điểm bắt đầu và kết thúc để giữ cho việc phân tích tập trung.
- Làm rõ trách nhiệm. Cho thấy vai trò, nhóm hoặc hệ thống nào thực hiện từng hoạt động.
- Phát hiện nguy cơ chậm trễ và làm lại. Tìm hàng chờ, bước lặp lại, quyết định chưa rõ và khâu bàn giao không cần thiết.
- Hỗ trợ đào tạo và hướng dẫn người mới. Cung cấp tài liệu trực quan về quy trình mọi người cần làm theo.
- Ghi lại hiện trạng. Ghi nhận cách mọi người hiểu quy trình hiện nay trước khi đề xuất thay đổi.
- Chuẩn bị cho thay đổi về hệ thống hoặc tổ chức. Xác định những bước, vai trò và mối phụ thuộc có thể bị ảnh hưởng.
- Tạo cơ sở để cải tiến. Dùng sơ đồ để xác định câu hỏi và quyết định cần thu thập bằng chứng gì tiếp theo.
Sơ đồ là một cách thể hiện hữu ích, nhưng không chứng minh mọi trường hợp đều đi theo cùng một luồng. Hãy xác nhận sơ đồ với những người trực tiếp thực hiện công việc. Nếu cần biết một luồng xảy ra thường xuyên đến đâu hoặc mỗi bước mất bao lâu, bạn cần cả dữ liệu quy trình chứ không chỉ một sơ đồ.
Xem dữ liệu quy trình có thể kiểm chứng sơ đồ của bạn ra sao
Bắt đầu dùng thử miễn phí để khám phá cách ProcessMind kết nối tài liệu quy trình với thông tin chuyên sâu về quy trình.
Ký hiệu và ký pháp trong sơ đồ hóa quy trình là gì?
Ký hiệu sơ đồ quy trình là các quy ước trực quan dùng để thể hiện hoạt động, quyết định, sự kiện và hướng luồng. Bộ ký hiệu nhất quán giúp người đọc hiểu sơ đồ mà không phải đoán ý nghĩa của từng hình.
Lưu đồ cơ bản thường dùng các ký hiệu sau:
| Ký hiệu | Ý nghĩa thường gặp | Dùng để thể hiện |
|---|---|---|
| Hình bầu dục hoặc bo tròn | Bắt đầu hoặc kết thúc | Điểm bắt đầu hoặc kết thúc quy trình |
| Hình chữ nhật | Hoạt động hoặc tác vụ | Công việc được thực hiện trong một bước |
| Hình thoi | Quyết định | Điểm mà luồng phụ thuộc vào một điều kiện |
| Mũi tên | Hướng luồng | Thứ tự giữa các bước |
| Hình bình hành | Đầu vào hoặc đầu ra | Thông tin hoặc vật liệu đi vào hay rời khỏi một bước |
Các quy ước này có thể khác nhau giữa các nhóm và công cụ. Hãy thêm bảng chú giải nhỏ nếu người đọc có thể hiểu khác về một ký hiệu.
BPMN 2.0 cung cấp bộ phần tử chính thức hơn để ghi lại cách quy trình vận hành, gồm sự kiện, hoạt động, cổng và luồng. Ký pháp này hữu ích khi các nhóm cần dùng chung một chuẩn hoặc sơ đồ cần thể hiện nhiều chi tiết hơn lưu đồ đơn giản. Để tra cứu các phần tử và ký pháp BPMN, xem hướng dẫn BPMN 2.0.
Mô hình hóa quy trình kinh doanh là gì?
Mô hình hóa quy trình kinh doanh là cách biểu diễn quy trình có cấu trúc để bạn hiểu, phân tích, trao đổi hoặc cải tiến quy trình. Mô hình có thể thể hiện hoạt động, vai trò, quyết định, sự kiện và mối quan hệ giữa chúng.
Sơ đồ hóa quy trình và mô hình hóa quy trình có liên quan, đôi khi được dùng thay thế cho nhau. Trong hướng dẫn này, sơ đồ hóa quy trình là ghi lại quy trình bằng hình ảnh, còn mô hình hóa quy trình là biểu diễn quy trình với đủ cấu trúc và chi tiết để phục vụ phân tích hoặc mục đích khác. Sự khác biệt nằm ở mục đích và mức độ chi tiết, chứ không phải ranh giới cố định giữa hai hoạt động riêng biệt.
Mô hình có thể không theo chuẩn cụ thể hoặc sử dụng chuẩn như BPMN 2.0. Chỉ dùng ký pháp chuẩn không đảm bảo sơ đồ chính xác. Bạn vẫn cần thống nhất phạm vi, lấy ý kiến từ những người hiểu quy trình và xác nhận kết quả.
Sơ đồ hóa quy trình khác mô hình hóa quy trình như thế nào?
Sơ đồ hóa quy trình thường bắt đầu từ một câu hỏi thực tế: chuyện gì xảy ra, theo thứ tự nào và ai tham gia? Mô hình hóa quy trình có thể thể hiện thêm chi tiết như sự kiện, dữ liệu, ngoại lệ và mối quan hệ giữa các thành phần của quy trình.
| Khía cạnh | Sơ đồ hóa quy trình | Mô hình hóa quy trình |
|---|---|---|
| Mục đích chính | Giúp mọi người dễ hiểu và trao đổi về quy trình | Biểu diễn quy trình theo cấu trúc để phân tích hoặc sử dụng vào mục đích khác |
| Mức độ chi tiết thường gặp | Các bước, quyết định, trình tự và trách nhiệm | Có thể gồm sự kiện, dữ liệu, ngoại lệ và các mối quan hệ được quy định chặt chẽ hơn |
| Định dạng phổ biến | Lưu đồ, sơ đồ làn bơi, sơ đồ SIPOC, sơ đồ dòng giá trị | BPMN 2.0 và các ký pháp mô hình hóa có cấu trúc khác |
| Phù hợp nhất với | Hội thảo, xây dựng hiểu biết chung và ghi lại hiện trạng | Phân tích chi tiết, tài liệu nhất quán và trao đổi giữa các nhóm |
| Bản thân sơ đồ không xác nhận được | Sơ đồ có khớp với mọi trường hợp thực tế hay không | Mô hình có chính xác hoặc phản ánh hiệu suất thực tế hay không |
Bạn có thể bắt đầu bằng một sơ đồ đơn giản rồi bổ sung chi tiết nếu người xem hoặc mục đích sử dụng đòi hỏi. Mô hình chi tiết hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn. Nếu quy trình đơn giản, thêm nhiều ký hiệu có thể khiến sơ đồ khó đọc.
Để tìm hiểu cách mô hình hóa quy trình kết hợp với process mining, hãy đọc cách sơ đồ hóa và khai phá quy trình bổ trợ cho nhau.
Nên dùng loại sơ đồ quy trình nào?
Hãy chọn sơ đồ dựa trên câu hỏi bạn cần trả lời. Lưu đồ thể hiện trình tự; sơ đồ làn bơi làm rõ trách nhiệm và các bước bàn giao; sơ đồ SIPOC xác định phạm vi ở mức tổng quan. Các định dạng khác tập trung vào giá trị khách hàng, tiến độ dự án hoặc nguyên nhân có thể gây ra vấn đề.
1. Lưu đồ
Lưu đồ thể hiện các hoạt động và quyết định theo trình tự. Đây là điểm khởi đầu phù hợp khi bạn cần hình dung nhanh, dễ đọc về một quy trình có số bước vừa phải.
Dùng khi: Bạn cần giải thích một quy trình đơn giản, trao đổi về hiện trạng hoặc xác định điểm quyết định làm thay đổi hướng đi.
2. Sơ đồ BPMN 2.0
Sơ đồ BPMN 2.0 dùng ký pháp chuẩn hóa để biểu diễn các bước, sự kiện, quyết định và luồng trong quy trình. Sơ đồ này thể hiện được nhiều chi tiết hơn lưu đồ cơ bản, đồng thời giúp người đọc hiểu theo cùng một ngôn ngữ trực quan.
Dùng khi: Bạn cần một mô hình chi tiết, theo chuẩn chung để nhiều nhóm có thể đọc và trao đổi. ProcessMind sử dụng ký pháp BPMN 2.0. Tìm hiểu thêm trong hướng dẫn BPMN 2.0.
3. Sơ đồ dòng giá trị
Sơ đồ dòng giá trị cho thấy sản phẩm, dịch vụ hoặc yêu cầu đi qua quy trình như thế nào. Sơ đồ tập trung vào các bước tạo ra giá trị cho khách hàng và thời gian giữa các bước.
Dùng khi: Bạn muốn xem xét luồng công việc, thời gian chờ và việc tạo ra giá trị, đặc biệt trong hoạt động cải tiến Lean. Xem hướng dẫn sơ đồ hóa dòng giá trị.
4. Sơ đồ SIPOC
SIPOC là viết tắt của Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra và Khách hàng. Sơ đồ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về bên cung cấp đầu vào, sản phẩm đầu ra của quy trình và bên tiếp nhận đầu ra đó.
Dùng khi: Bạn cần thống nhất ranh giới quy trình hoặc giúp các bên liên quan cùng hiểu trước khi ghi lại từng bước chi tiết.
5. Sơ đồ làn bơi
Sơ đồ làn bơi chia quy trình thành các làn, mỗi làn đại diện cho một vai trò, nhóm, phòng ban hoặc hệ thống. Các bước thể hiện cả trình tự lẫn trách nhiệm, còn điểm giao giữa các làn giúp bạn dễ nhận ra nơi bàn giao công việc.
Dùng khi: Có nhiều vai trò hoặc hệ thống tham gia và bạn cần biết ai làm gì, hoặc công việc được chuyển giao ở đâu. Trong BPMN 2.0, cấu trúc này được thể hiện bằng Participants và Lanes. Xem tài liệu tham khảo về pool và làn bơi.
6. Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt đặt các hoạt động trên dòng thời gian để thể hiện ngày bắt đầu dự kiến, thời lượng và mối phụ thuộc. Biểu đồ này chủ yếu dùng để lập lịch, chứ không mô tả chi tiết cách một quy trình kinh doanh lặp lại diễn ra.
Dùng khi: Bạn cần lập kế hoạch và theo dõi dự án có các hoạt động với lịch trình và mối phụ thuộc xác định.
7. Sơ đồ PERT
Sơ đồ PERT thể hiện các hoạt động của dự án và mối phụ thuộc giữa chúng, giúp bạn thấy thứ tự cần thực hiện công việc. Sơ đồ tập trung vào lập kế hoạch dự án, không phải ghi lại quy trình vận hành lặp lại.
Dùng khi: Bạn cần hiểu các mối phụ thuộc và những hướng đi có thể có trong kế hoạch dự án.
8. Sơ đồ nguyên nhân và kết quả (xương cá)
Sơ đồ xương cá sắp xếp các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề thành từng nhóm quanh vấn đề chính. Sơ đồ giúp cả nhóm thảo luận có hệ thống về lý do một kết quả có thể xảy ra.
Dùng khi: Bạn đang tìm hiểu nguyên nhân có thể có và cần sắp xếp các ý tưởng trước khi kiểm chứng. Sơ đồ xương cá không chứng minh được nguyên nhân nào là nguyên nhân thực sự.
9. Sơ đồ quy trình làm việc
Sơ đồ quy trình làm việc thể hiện cách nhiệm vụ và thông tin di chuyển qua quy trình. Đây là thuật ngữ rộng, nên mức độ chi tiết và ký pháp có thể khác nhau.
Dùng khi: Bạn cần hình dung thực tế về trình tự nhiệm vụ và các bước bàn giao mà không cần dùng ký pháp chính thức hơn.
| Loại sơ đồ | Tài liệu tham khảo |
|---|---|
| Lưu đồ | Tổng quan |
| Sơ đồ BPMN 2.0 | Tổng quan |
| Sơ đồ dòng giá trị | Tổng quan |
| Sơ đồ SIPOC | Tổng quan |
| Sơ đồ làn bơi | Tổng quan |
| Biểu đồ Gantt | Tổng quan |
| Sơ đồ PERT | Tổng quan |
| Sơ đồ xương cá | Tổng quan |
| Sơ đồ quy trình làm việc | Tổng quan |
Một số loại sơ đồ khác bạn có thể gặp
Trong công việc về quy trình, bạn có thể gặp thêm ba định dạng dưới đây. Chúng ít phổ biến hơn chín loại vừa nêu và giúp trả lời những câu hỏi khác:
- Sơ đồ tư duy. Bố cục tỏa nhánh giúp thu thập phạm vi của quy trình trước khi sắp xếp thành cấu trúc.
- Sơ đồ tổ chức. Thể hiện tuyến báo cáo thay vì luồng quy trình; hữu ích khi bạn cần biết ai phụ trách một bước.
- Cây quyết định. Thể hiện các quy tắc đằng sau một quyết định theo dạng nhánh, có thể dùng cùng các điểm ra quyết định trong lưu đồ.
Sơ đồ quy trình làn bơi là gì?
Sơ đồ quy trình làn bơi phân chia các bước theo vai trò, nhóm hoặc hệ thống chịu trách nhiệm. Luồng quy trình cho biết thứ tự hoạt động, còn các làn cho biết ai thực hiện. Điểm bàn giao xuất hiện khi luồng chuyển từ làn này sang làn khác.
Ví dụ về quy trình yêu cầu mua hàng:
| Bước | Làn | Bàn giao |
|---|---|---|
| Tạo yêu cầu mua hàng | Người yêu cầu | Chuyển cho Người mua hàng |
| Kiểm tra ngân sách và chọn nhà cung cấp | Người mua hàng | Chuyển cho Người phê duyệt |
| Phê duyệt khoản vượt ngưỡng | Người phê duyệt | Chuyển lại cho Người mua hàng |
| Tạo đơn đặt hàng | Người mua hàng | Chuyển cho Bộ phận tài chính |
| Đối chiếu hóa đơn với đơn hàng | Bộ phận tài chính | Chuyển lại cho Người mua hàng nếu có sai lệch |
Sơ đồ này giúp bạn đặt ra những câu hỏi cụ thể: Công việc phải chờ giữa các vai trò ở đâu? Ai chịu trách nhiệm ra quyết định? Bước này có thuộc làn bạn đã đặt hay không?
Hãy dùng các làn khi có nhiều vai trò hoặc hệ thống tham gia và trách nhiệm hay việc bàn giao là điều cần quan tâm. Nếu chỉ một vai trò xử lý quy trình, lưu đồ đơn giản có thể dễ đọc hơn. Nếu hai làn không bao giờ tương tác, hãy cân nhắc xem bạn có đang gộp các quy trình riêng biệt vào cùng một sơ đồ hay không.
Hãy dùng các làn nhất quán. Sơ đồ có thể khó hiểu nếu làn này đại diện cho phòng ban, làn khác đại diện cho cá nhân, còn làn khác nữa lại đại diện cho hệ thống. Hãy thêm cả các nhánh ngoại lệ nếu chúng ảnh hưởng đến cách quy trình vận hành. Sơ đồ chỉ thể hiện luồng dự kiến có thể bỏ sót những trường hợp gây ra nhiều thắc mắc nhất.
Nên dùng công cụ và mẫu nào để sơ đồ hóa quy trình?
Công cụ sơ đồ hóa quy trình có thể đơn giản như bảng trắng và giấy ghi chú, hoặc là phần mềm vẽ sơ đồ và công cụ mô hình hóa BPMN. Hãy chọn dựa trên loại sơ đồ bạn cần tạo, số người sẽ xem xét và việc bạn có cần duy trì sơ đồ theo thời gian hay không.
Một công cụ hữu ích cần giúp bạn dễ dàng:
- Thêm, sắp xếp lại các bước, quyết định và mối nối.
- Thể hiện trách nhiệm khi có nhiều vai trò tham gia.
- Chia sẻ sơ đồ với những người cần xem xét.
- Duy trì phiên bản rõ ràng và xác định người phụ trách khi quy trình thay đổi.
- Dùng ký pháp nhất quán khi người đọc cần hiểu sơ đồ giữa nhiều nhóm.
Mẫu sơ đồ hóa quy trình có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết lập, nhưng không nên quyết định thay bạn cách quy trình vận hành. Hãy bắt đầu với mẫu phù hợp loại sơ đồ, rồi điều chỉnh nhãn và cấu trúc theo phạm vi cần thể hiện. Mẫu lưu đồ không thể thay thế sơ đồ SIPOC, cũng như lịch dự án không phải là sơ đồ quy trình.
Các ví dụ trên trang này giúp bạn so sánh các định dạng trước khi chọn mẫu. Nếu cần môi trường vẽ sơ đồ theo chuẩn chính thức hơn, khám phá không gian làm việc mô hình hóa. ProcessMind cũng cung cấp tài liệu quy trình để sắp xếp thông tin về quy trình.
Cách tạo sơ đồ quy trình qua sáu bước?
Một sơ đồ hữu ích bắt đầu từ câu hỏi rõ ràng và phạm vi xác định. Cùng những người am hiểu quy trình thực hiện sáu bước sau, rồi kiểm tra lại kết quả trước khi chia sẻ làm tài liệu tham khảo.
- Chọn quy trình và xác định mục đích. Nêu rõ bạn muốn sơ đồ giúp mình hiểu điều gì. Chẳng hạn, bạn có thể muốn làm rõ trách nhiệm, ghi lại hiện trạng hoặc xem xét một bước bàn giao.
- Xác định điểm bắt đầu và kết thúc. Xác định sự kiện mở đầu quy trình và kết quả đánh dấu điểm kết thúc. Ranh giới rõ ràng giúp sơ đồ không mở rộng sang mọi hoạt động liên quan.
- Chọn loại sơ đồ phù hợp. Dùng lưu đồ cho trình tự đơn giản, sơ đồ làn bơi để thể hiện vai trò và bàn giao, sơ đồ SIPOC để thống nhất phạm vi, hoặc BPMN 2.0 khi cần mô hình chi tiết theo chuẩn chung.
- Thu thập các bước từ những người tham gia. Hỏi những người trực tiếp làm việc mô tả diễn biến, bao gồm quyết định, ngoại lệ, đầu vào và đầu ra. Đừng chỉ dựa vào tài liệu hướng dẫn hoặc mô tả của quản lý.
- Vẽ và xem xét sơ đồ. Sắp xếp các bước theo thứ tự, ghi nhãn quyết định rõ ràng và dùng ký hiệu nhất quán. Chia sẻ bản nháp với những người thực hiện và phụ trách quy trình. Hỏi xem còn thiếu, chưa rõ hoặc khác với thực tế ở điểm nào.
- Chỉ định người phụ trách và thời điểm xem xét. Ghi lại ai duy trì sơ đồ và khi nào cần kiểm tra. Cập nhật khi quy trình thay đổi, đồng thời lưu phiên bản hiện hành ở nơi người cần đọc có thể tìm thấy.
Hãy tập trung vào những gì cần thiết trong phiên bản đầu tiên. Chỉ thêm chi tiết khi chúng giúp trả lời câu hỏi mà sơ đồ hướng đến. Nếu mọi người không thể hiểu sơ đồ nếu thiếu phần giải thích dài dòng, hãy đơn giản hóa bố cục hoặc làm rõ nhãn.
Sơ đồ hóa quy trình có những giới hạn nào?
Sơ đồ quy trình ghi lại cách hiểu về quy trình tại một thời điểm nhất định. Sơ đồ có thể giải thích trình tự dự kiến hoặc được mọi người mô tả, nhưng không tự cho biết mỗi hướng đi xảy ra thường xuyên đến đâu, các trường hợp phải chờ bao lâu hoặc thực tế có làm theo sơ đồ hay không.
Giới hạn này đáng lưu ý khi quy trình thay đổi thường xuyên, có nhiều ngoại lệ hoặc trải qua nhiều hệ thống. Sơ đồ có thể lỗi thời nếu không ai phụ trách hoặc đối chiếu với cách làm hiện tại. Ngay cả sơ đồ vừa được xem xét cũng có thể chỉ mô tả luồng dự kiến, thay vì mọi hướng đi thực tế.
Hãy dùng sơ đồ hóa quy trình để thống nhất cách hiểu và ghi lại những gì mọi người biết về quy trình. Khi hệ thống ghi nhận các sự kiện liên quan, process mining có thể phân tích dữ liệu đó để cho thấy quy trình vận hành ra sao. So sánh sơ đồ với dữ liệu quy trình giúp bạn phát hiện điểm khác biệt và xác định câu hỏi nào cần tìm hiểu thêm.
Hai cách tiếp cận này phục vụ những mục đích khác nhau. Sơ đồ cung cấp hình ảnh tham khảo chung; process mining đưa ra bằng chứng từ các sự kiện đã ghi nhận. Kết hợp cả hai giúp bạn gắn tài liệu với cách quy trình thực sự diễn ra. Tìm hiểu thêm về process mining là gì hoặc cách phân tích quy trình.
Một số nhà cung cấp process mining nói như thể các buổi làm việc bên bảng trắng đã lỗi thời. Chúng tôi nhìn nhận khác. Cùng ngồi lại với giấy bút giúp mọi người trao đổi và thống nhất, thời gian đó rất đáng bỏ ra. Tuy nhiên, hãy chỉ dừng ở mức tổng quan về quy trình. Khi cần đi vào chi tiết thực tế, làm việc trên hệ thống sẽ phù hợp hơn.
Đối chiếu sơ đồ quy trình với dữ liệu quy trình
Tìm hiểu cách process mining giúp bạn thấy những điểm khác biệt giữa quy trình thực tế và nội dung đã ghi lại.
Bắt đầu sơ đồ hóa quy trình
Hãy bắt đầu với một quy trình và một câu hỏi. Chọn loại sơ đồ phù hợp với người xem, thống nhất ranh giới quy trình và kiểm tra bản nháp với những người trực tiếp làm việc. Chỉ định người phụ trách để biết rõ ai sẽ xem xét sơ đồ khi quy trình thay đổi.
Nếu cần cái nhìn tổng quan đơn giản, hãy bắt đầu bằng lưu đồ. Nếu trách nhiệm và việc bàn giao là trọng tâm, hãy dùng sơ đồ làn bơi. Nếu cần sơ đồ chi tiết theo chuẩn chung, hãy khám phá không gian làm việc mô hình hóa BPMN.
Sơ đồ giúp mọi người có cái nhìn chung hữu ích, nhưng sẽ không tự cập nhật. Giúp sơ đồ quy trình luôn phản ánh đúng thực tế bằng cách tìm hiểu cách dữ liệu quy trình giúp bạn đối chiếu nội dung đã ghi lại với những gì thực sự diễn ra.
