Guide stratégique pour l'amélioration des process par la data
Guide complet pour booster vos process avec la data et réussir la transformation digitale de votre business.
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Qu’est-ce que le Process Modeling ?
Le Process Modeling est un outil visuel illustrant comment le travail s’organise, via une séquence d’événements menant au résultat final. Aussi appelé flowchart ou diagramme de workflow, il aide les entreprises à détecter les axes d’optimisation. Ce guide vous explique les process maps, leurs types, bénéfices et propose les meilleures pratiques pour intégrer le Process Modeling. Enfin, découvrez comment Process Modeling et Process Mining sont complémentaires pour une analyse process complète.
Pourquoi modéliser vos processus ?
Voici 20 raisons d’adopter la modélisation des processus dans votre entreprise SaaS :
- Améliorer l’efficacité
Identifiez et éliminez les goulets d’étranglement, répétitions et délais dans vos processus. - Améliorer la communication
Facilitez la communication entre équipes, partenaires et parties prenantes. - Standardiser les processus
Assurez une exécution cohérente des tâches et le maintien des standards qualité. - Visualiser les workflows
Donnez une vision claire et visuelle du déroulement complet du travail. - Identifier les axes d’amélioration
Repérez rapidement les inefficacités et points perfectibles. - Documenter les processus
Créez une documentation précise pour référence et conformité. - Former les employés
Utilisez les process maps comme outils d’intégration pour les nouveaux arrivants. - Favoriser l’amélioration continue
Optimisez régulièrement vos processus métiers. - Clarifier les rôles et responsabilités
Définissez clairement qui fait quoi. - Garantir la conformité réglementaire
Respectez les exigences légales grâce à des processus documentés.
- Planifier les projets
Utilisez les process maps pour mieux planifier et gérer les projets. - Suivre la performance
Définissez et suivez des indicateurs clés sur vos processus. - Soutenir les projets IT
Appuyez l’évaluation, la sélection et l’adaptation des logiciels. - Optimiser les processus métier
Analysez vos processus et proposez des pistes d’amélioration. - Benchmarking
Comparez les processus internes et ceux de la concurrence. - Gestion qualité & environnement
Maintenez les standards et exigences de conformité. - Anticiper les changements organisationnels
Gérez les évolutions : fusions, acquisitions, déploiement d’outils IT. - Améliorer la compréhension des processus
Offrez une vue d’ensemble complète et claire. - Aider les décisions d’externalisation
Évaluez et arbitrez l’externalisation d’activités de l’entreprise. - Gagner un avantage compétitif
Démarquez-vous lors d’appels d’offres et partenariats grâce à la cartographie.
Business Process Modeling (BPM)
Présenté par Frank Gilbreth en 1921 auprès de l’ASME dans la conférence “Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way”, le Process Modeling a évolué vers le Business Process Modeling (BPM), devenu incontournable dans les années 1990.
Process Modeling
Le Process Modeling est un outil visuel illustrant comment le travail s’effectue via une série d’événements produisant un résultat final. Il sert à repérer les axes d’amélioration dans une entreprise ou organisation. Les process maps standardisent les tâches répétitives, visualisent les workflows et boostent la productivité en détectant goulets d’étranglement et inefficacités. Elles facilitent la coordination des inputs, des points de décision, et la communication des étapes et dépendances d’un processus de A à Z.
Process Modeling
Le Process Modeling est une méthode avancée et détaillée pour capturer et représenter les processus métiers afin d’analyser, améliorer et automatiser. Le BPM utilise souvent des systèmes IT comme les event logs pour modéliser les processus avec précision. Cette pratique est menée par des business analysts en lien avec des experts métiers. Elle s’utilise surtout en business process management, développement logiciel et ingénierie des systèmes. Le BPM permet une analyse approfondie, la simulation de scénarios, l’anticipation des résultats et des décisions data driven. L’organisation comprend ainsi mieux ses processus et améliore en continu en identifiant les blocages et en développant des alternatives.
Process Modeling vs. Process Modeling : les différences clés
Le Process Modeling et le process modeling sont deux approches essentielles pour comprendre et optimiser les workflows, mais leurs objectifs diffèrent. Le tableau ci-dessous présente leurs distinctions au niveau des buts, du niveau de détail, des outils, de la collaboration et des usages.
| Aspect | Process Modeling | Process Modeling |
|---|---|---|
| Purpose | Vise à visualiser et comprendre l’état actuel d’un process pour y déceler des axes d’amélioration. | Vise à analyser, améliorer et automatiser les processus en s’appuyant sur des outils et techniques avancés. |
| Detail Level | Donne une vue macro du process, mettant en avant la séquence des étapes et des interactions. | Offre une vision détaillée et complète, incluant data flows, points de décision et résultats potentiels. |
| Tools and Techniques | Utilise des outils visuels simples comme les flowcharts et diagrammes. | S’appuie sur des techniques avancées et outils logiciels comme BPMN (Business Process Model and Notation). |
| Collaboration | Fait souvent intervenir collaborateurs et parties prenantes pour construire une vision partagée. | Requiert la collaboration entre business analysts et experts métier pour obtenir des models précis. |
| Use Cases | Idéal pour repérer des inefficacités, standardiser les tâches, et former les collaborateurs. | Parfait pour simuler des scénarios, anticiper des issues et accompagner des projets IT & optimisation. |
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Types de cartes de processus
Il existe plusieurs types de cartes de processus, chacune conçue pour un but spécifique. Le choix de la carte de processus dépend de la complexité du processus, du niveau de détail requis, et du public cible. Voici quelques types courants de cartes de processus :
1. Flowchart [Wiki]
Description : Montre chaque étape d’un processus de façon séquentielle avec des symboles pour indiquer entrées, sorties et points de décision.
Cas d’usage : Amélioration continue, transfert d’informations, projets d’intégration.
2. BPMN 2.0 Diagram [Wiki]
Description : Utilise des symboles standardisés pour modéliser précisément vos processus métier. Cas d’usage : Business process management, développement logiciel, ingénierie systèmes.
C’est le standard adopté par ProcessMind. Plus d’infos : notre guide ultime sur BPMN 2.0 .
3. Value Stream Map [Wiki]
Description : Relie le travail à la valeur délivrée au client, des matières premières ou idées jusqu’à la livraison. Cas d’usage : Lean, industrie, amélioration continue.
4. SIPOC Diagram [Wiki]
Description : Indique fournisseurs, inputs, process, outputs et clients pour chaque étape clé. Cas d’usage : Définir le périmètre projet, processus multi-intervenants.
5. Swimlane Diagram [Wiki]
Description : Présente les étapes nécessaires d’un processus impliquant plusieurs fonctions, chaque lane illustrant un métier. Cas d’usage : Sprint planning, processus cross-fonctionnels.
Les swimlanes existent aussi dans les diagrammes BPMN 2.0 sous forme de Participants et Lanes. Voir What is BPMN 2.0? pour plus d’informations.
6. Gantt Chart [Wiki]
Description : Visualise le planning projet avec tâches, durées et dépendances. Cas d’usage : Gestion de projet, planification.
7. PERT Chart [Wiki]
Description : Représente les tâches du projet, leurs durées et leurs dépendances. Cas d’usage : Planification de projet, gestion du temps.
8. Cause and Effect Diagram (Fishbone) [Wiki]
Description : Identifie les causes possibles d’un problème et les classe par catégories (branches). Cas d’usage : Analyse des causes, résolution de problèmes.
9. Workflow Diagram [Wiki]
Description : Visualise le déroulement des tâches et activités d’un processus. Cas d’usage : Optimisation de workflow, amélioration de processus.
10. Mind Map [Wiki]
Description : Représente des idées et concepts autour d’un thème central. Cas d’usage : Brainstorming, génération d’idées.
11. Organizational Chart [Wiki]
Description : Affiche la structure d’une organisation avec les rôles et relations. Cas d’usage : Planification organisationnelle, gestion RH.
12. Decision Tree [Wiki]
Description : Visualise les points de décision et les résultats possibles.
Cas d’usage : Prise de décision, analyse de risques.
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La Méthode Ultime pour Créer et Utiliser une Process Map
Le Process Modeling est une approche structurée pour visualiser un processus de bout en bout. Il s’agit d’identifier les étapes, entrées, sorties et points de décision, puis de tout représenter de manière claire. Voici la démarche optimale pour créer et utiliser une process map :
- Identifier le problème
- Définir le processus à cartographier.
- Écrire le titre du processus en haut du document.
- Définir les bornes
- Préciser où ou quand commence le processus.
- Indiquer où ou quand il s’arrête.
- Brainstorming des activités
- Lister toutes les activités du processus.
- Définir le niveau de détail souhaité.
- Identifier qui fait quoi et à quel moment.
- Impliquer les parties prenantes
- Recueillir l’avis de l’équipe, partenaires, fournisseurs, décideurs.
- Vérifier la conformité si besoin.
- Promouvoir la collaboration et la responsabilisation.
- Ordonnancer les étapes
- Mettre les étapes dans l’ordre logique.
- Employer un verbe en début d’étape.
- Intégrer les points de décision impactant le flux.
- Dessiner la process map
- Choisir le type de process map adapté.
- Utiliser les symboles standards du Process Modeling :
- Ovales : début ou fin.
- Rectangles : opérations ou activités.
- Flèches : sens du flux.
- Losanges : décisions.
- Parallélogrammes : entrées/sorties.
- Relier les étapes avec des flèches.
- Valider et réviser
- Partager la process map avec stakeholders ; faire les ajustements utiles.
- Vérifier la logique et l’exhaustivité.
- Faire valider pour favoriser adoption et amélioration continue.
- Ajouter titre et date.
- S’assurer :
- Le processus fonctionne-t-il comme prévu ?
- L’équipe s’approprie-t-elle la carte ?
- Tout le monde valide-t-il le flux ?
- Y a-t-il du superflu ou des manques ?
- Implémenter et surveiller
- Appliquer la process map et observer les résultats.
- Adapter la map à la croissance ou aux besoins qui évoluent.
- Utiliser un logiciel de gestion, diagramme Gantt ou roadmap comme référence.
- Faire évoluer les process maps au fil des changements.
- Amélioration des process
- Clarifier objectifs, périmètre, acteurs, zones d’action.
- Rassembler les faits auprès des exécutants.
- Formaliser ces faits en process map.
- Analyser chaque étape de la map.
- Déployer de nouvelles méthodes pour progresser.
- Mettre à jour la map, la réviser et la suivre dans le temps.
Cette checklist complète est à adapter selon vos besoins. Soyez précis sur vos objectifs, ouvert aux retours et souvenez-vous : le Process Modeling est un levier d’amélioration continue et de croissance business.
Les erreurs à éviter en Process Modeling
Le Process Modeling est un levier puissant pour visualiser et améliorer les processus métiers. Mais il existe des erreurs courantes qui diminuent l’efficacité de vos process maps. Voici les pièges à éviter en Process Modeling :
Trop complexifier la process map Ne retenez que l’essentiel : évitez les détails superflus qui rendent la map illisible.
Exclure les parties prenantes clés Inclure tous les membres et stakeholders pour ne rien omettre d’important.
Ignorer les retours Négliger les feedbacks aboutit à une map incomplète ou inexacte.
Utiliser des symboles incohérents Des symboles différents pour les mêmes éléments créent la confusion.
Négliger la validation Toujours relire et valider avec les stakeholders avant la mise en œuvre.
Faire des suppositions N’assumez rien : interrogez ceux qui exécutent réellement les tâches.
Oublier les mises à jour Ne pas maintenir la map à jour la rend vite obsolète.
Manquer de détails essentiels Omettre étapes ou décisions clés risque d’engendrer des incompréhensions.
Négliger la formation Assurez-vous que chacun sache lire et exploiter la process map.
Créer en silo Ne pas faire la map seul : la collaboration assure une vision fidèle.
Process Modeling vs Process Mining
Voyons maintenant les différences entre Process Modeling et Process Mining. Ces deux méthodes sont essentielles pour comprendre et optimiser les processus métiers, mais leurs objectifs et leurs techniques diffèrent clairement.
Commençons par définir Process Modeling et Process Mining :
Process Modeling
Le Process Modeling est un outil visuel qui illustre le déroulement du travail à travers une série d’événements menant à un résultat. Il permet souvent d’identifier des axes d’amélioration au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Les maps de processus standardisent les tâches répétitives, visualisent les workflows, et boostent la productivité en repérant les goulets d’étranglement et les inefficacités. Elles facilitent la coordination des inputs, les points de décision, et la communication des étapes et dépendances d’un process de bout en bout. Pratique et utilisée dans les projets d’amélioration continue, la modélisation des processus optimise chaque process business.
Le process mining
Le process mining est une technique utilisée pour analyser et surveiller les processus métiers basés sur les logs d’événements. Il implique l’extraction de connaissances à partir des logs d’événements disponibles dans les systèmes d’information actuels pour visualiser et analyser les processus tels qu’ils sont exécutés. Le Process Mining fournit des insights sur la performance réelle des processus, révélant les écarts par rapport au flux de processus prévu, identifiant les goulots d’étranglement et mettant en évidence les zones d’amélioration. Il utilise des techniques axées sur les données pour créer une image détaillée et précise de la manière dont les processus fonctionnent réellement.
Différences principales
| Aspect | Process Modeling | Process Mining |
|---|---|---|
| Purpose | Vise à visualiser et comprendre l’état actuel d’un process pour y déceler des axes d’amélioration. | Permet d’analyser, d’améliorer et de monitorer les processus à partir de données réelles issues des event logs. |
| Detail Level | Donne une vue macro du process, mettant en avant la séquence des étapes et des interactions. | Propose une représentation détaillée avec data flows, points de décision, et résultats possibles. |
| Tools and Techniques | Utilise des outils visuels simples comme des flowcharts et diagrammes. | Exploite des techniques avancées d’analyse data et des logiciels pour extraire et exploiter les event logs. |
| Collaboration | Implique souvent collaborateurs et parties prenantes pour une compréhension partagée. | Demande une collaboration entre analystes data et responsables de processus pour une analyse fiable. |
| Use Cases | Pertinent pour repérer des inefficacités, standardiser, former les équipes. | Idéal pour monitorer la performance, détecter les écarts et soutenir l’amélioration continue. |
Comment le Process Mining améliore le Process Modeling
Le Process Mining peut largement booster le Process Modeling en apportant une vision data-driven sur la réalité des processus. Voici comment :
Validation des MAP : Le Process Mining valide la précision de vos MAP en les confrontant aux process réels issus des event logs. Vos modèles reflètent ainsi la réalité opérationnelle.
Identification des écarts : Process Mining détecte les écarts entre le flux prévu et la réalité. Vous repérez facilement les points d’inefficacité à corriger.
Découverte de processus cachés : Il révèle des workflows invisibles sur les MAP classiques, essentiels pour bien comprendre le scope complet et trouver de nouveaux axes d’amélioration.
Analyse de la performance : Process Mining apporte des metrics détaillés (temps de cycle, délais, volumes). Vous rendez vos MAP plus pertinentes grâce à la data.
Monitoring continu : Suivez vos processus en temps réel, gardez vos MAP à jour et alignez-les sur la réalité pour une amélioration continue.
Comment le Process Modeling guide le Process Mining
Le Process Modeling peut aussi orienter vos efforts de Process Mining en fournissant un cadre structuré pour l’analyse. Voici comment le Process Modeling peut guider le Process Mining :
Définir le périmètre : Les maps de processus aident à cibler les processus clés et les activités à analyser, assurant une étude précise et pertinente du process mining.
Identifier les métriques clés : Les maps de processus permettent de repérer les KPIs et indicateurs de performance à suivre avec le process mining. L’analyse reste ainsi alignée avec les objectifs de l’organisation.
Fournir du contexte : Les maps de processus contextualisent les data analysées dans le process mining. Elles clarifient les liens entre activités et les flows globaux pour rendre l’analyse plus pertinente.
Faciliter la communication : Les maps de processus facilitent le dialogue entre analystes data et responsables métier avec une représentation visuelle claire. Cela garantit l’alignement sur la compréhension des processus.
Soutenir l’amélioration continue : Les maps de processus servent de référence pour comparer et améliorer. Les insights issus du process mining actualisent et précisent vos maps, pour des process plus efficaces.
Le meilleur des deux mondes : combiner Process Modeling et Process Mining
Associer Process Modeling et process mining apporte une approche globale pour analyser et améliorer vos processus. Cette synergie renforce la précision des maps, les rendant fiables et représentatives des opérations réelles, favorisant ainsi une prise de décision optimisée. En alliant visualisation et insights data-driven, vous bénéficiez d’une analyse complète pour mieux identifier les opportunités d’amélioration.
Un autre avantage : une communication améliorée entre les équipes grâce à la combinaison des vues visuelles et des analyses issues des données. Vous favorisez aussi l’amélioration continue grâce à des insights en temps réel sur la performance et la mise à jour automatique des process maps, assurant un alignement constant avec les objectifs business.
La prise de décision éclairée est boostée grâce à une connaissance complète des process et de leur performance pour des choix fiables. En résumé, le Process Modeling et le process mining sont complémentaires et, ensemble, offrent une méthode puissante pour optimiser vos flux. Ces deux approches soutiennent l’efficacité, la communication et l’alignement stratégique.
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