Guide Stratégique pour l’Amélioration des Processus Data-Driven
Guide complet pour optimiser vos processus avec la data et transformer votre entreprise.
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Gardez un œil sur votre boîte de réception pour nos dernières nouveautés.Qu’est-ce que le Process Modeling ?
Le Process Modeling est un outil visuel illustrant comment le travail s’organise, via une séquence d’événements menant au résultat final. Aussi appelé flowchart ou diagramme de workflow, il aide les entreprises à détecter les axes d’optimisation. Ce guide vous explique les process maps, leurs types, bénéfices et propose les meilleures pratiques pour intégrer le Process Modeling. Enfin, découvrez comment Process Modeling et Process Mining sont complémentaires pour une analyse process complète.
Pourquoi modéliser vos processus ?
Voici 20 raisons d’adopter la modélisation des processus dans votre entreprise SaaS :
- Améliorer l’efficacité
Identifiez et éliminez les goulets d’étranglement, répétitions et délais dans vos processus. - Améliorer la communication
Facilitez la communication entre équipes, partenaires et parties prenantes. - Standardiser les processus
Assurez une exécution cohérente des tâches et le maintien des standards qualité. - Visualiser les workflows
Donnez une vision claire et visuelle du déroulement complet du travail. - Identifier les axes d’amélioration
Repérez rapidement les inefficacités et points perfectibles. - Documenter les processus
Créez une documentation précise pour référence et conformité. - Former les employés
Utilisez les process maps comme outils d’intégration pour les nouveaux arrivants. - Favoriser l’amélioration continue
Optimisez régulièrement vos processus métiers. - Clarifier les rôles et responsabilités
Définissez clairement qui fait quoi. - Garantir la conformité réglementaire
Respectez les exigences légales grâce à des processus documentés.
- Planifier les projets
Utilisez les process maps pour mieux planifier et gérer les projets. - Suivre la performance
Définissez et suivez des indicateurs clés sur vos processus. - Soutenir les projets IT
Appuyez l’évaluation, la sélection et l’adaptation des logiciels. - Optimiser les processus métier
Analysez vos processus et proposez des pistes d’amélioration. - Benchmarking
Comparez les processus internes et ceux de la concurrence. - Gestion qualité & environnement
Maintenez les standards et exigences de conformité. - Anticiper les changements organisationnels
Gérez les évolutions : fusions, acquisitions, déploiement d’outils IT. - Améliorer la compréhension des processus
Offrez une vue d’ensemble complète et claire. - Aider les décisions d’externalisation
Évaluez et arbitrez l’externalisation d’activités de l’entreprise. - Gagner un avantage compétitif
Démarquez-vous lors d’appels d’offres et partenariats grâce à la cartographie.
Business Process Modeling (BPM)
Présenté par Frank Gilbreth en 1921 auprès de l’ASME dans la conférence “Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way”, le Process Modeling a évolué vers le Business Process Modeling (BPM), devenu incontournable dans les années 1990.
Process Modeling
Le Process Modeling est un outil visuel illustrant comment le travail s’effectue via une série d’événements produisant un résultat final. Il sert à repérer les axes d’amélioration dans une entreprise ou organisation. Les process maps standardisent les tâches répétitives, visualisent les workflows et boostent la productivité en détectant goulets d’étranglement et inefficacités. Elles facilitent la coordination des inputs, des points de décision, et la communication des étapes et dépendances d’un processus de A à Z.
Process Modeling
Le Process Modeling est une méthode avancée et détaillée pour capturer et représenter les processus métiers afin d’analyser, améliorer et automatiser. Le BPM utilise souvent des systèmes IT comme les event logs pour modéliser les processus avec précision. Cette pratique est menée par des business analysts en lien avec des experts métiers. Elle s’utilise surtout en business process management, développement logiciel et ingénierie des systèmes. Le BPM permet une analyse approfondie, la simulation de scénarios, l’anticipation des résultats et des décisions data driven. L’organisation comprend ainsi mieux ses processus et améliore en continu en identifiant les blocages et en développant des alternatives.
Process Modeling vs. Process Modeling : les différences clés
Le Process Modeling et le process modeling sont deux approches essentielles pour comprendre et optimiser les workflows, mais leurs objectifs diffèrent. Le tableau ci-dessous présente leurs distinctions au niveau des buts, du niveau de détail, des outils, de la collaboration et des usages.
| Aspect | Process Modeling | Process Modeling |
|---|---|---|
| Purpose | Vise à visualiser et comprendre l’état actuel d’un process pour y déceler des axes d’amélioration. | Vise à analyser, améliorer et automatiser les processus en s’appuyant sur des outils et techniques avancés. |
| Detail Level | Donne une vue macro du process, mettant en avant la séquence des étapes et des interactions. | Offre une vision détaillée et complète, incluant data flows, points de décision et résultats potentiels. |
| Tools and Techniques | Utilise des outils visuels simples comme les flowcharts et diagrammes. | S’appuie sur des techniques avancées et outils logiciels comme BPMN (Business Process Model and Notation). |
| Collaboration | Fait souvent intervenir collaborateurs et parties prenantes pour construire une vision partagée. | Requiert la collaboration entre business analysts et experts métier pour obtenir des models précis. |
| Use Cases | Idéal pour repérer des inefficacités, standardiser les tâches, et former les collaborateurs. | Parfait pour simuler des scénarios, anticiper des issues et accompagner des projets IT & optimisation. |
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Types de cartes de processus
Il existe plusieurs types de cartes de processus, chacune conçue pour un but spécifique. Le choix de la carte de processus dépend de la complexité du processus, du niveau de détail requis, et du public cible. Voici quelques types courants de cartes de processus :
1. Flowchart [Wiki]
Description : Montre chaque étape d’un processus de façon séquentielle avec des symboles pour indiquer entrées, sorties et points de décision.
Cas d’usage : Amélioration continue, transfert d’informations, projets d’intégration.
2. BPMN 2.0 Diagram [Wiki]
Description : Utilise des symboles standardisés pour modéliser précisément vos processus métier. Cas d’usage : Business process management, développement logiciel, ingénierie systèmes.
C’est le standard adopté par ProcessMind. Plus d’infos : notre guide ultime sur BPMN 2.0 .
3. Value Stream Map [Wiki]
Description : Relie le travail à la valeur délivrée au client, des matières premières ou idées jusqu’à la livraison. Cas d’usage : Lean, industrie, amélioration continue.
4. SIPOC Diagram [Wiki]
Description : Indique fournisseurs, inputs, process, outputs et clients pour chaque étape clé. Cas d’usage : Définir le périmètre projet, processus multi-intervenants.
5. Swimlane Diagram [Wiki]
Description : Présente les étapes nécessaires d’un processus impliquant plusieurs fonctions, chaque lane illustrant un métier. Cas d’usage : Sprint planning, processus cross-fonctionnels.
Les swimlanes existent aussi dans les diagrammes BPMN 2.0 sous forme de Participants et Lanes. Voir What is BPMN 2.0? pour plus d’informations.
6. Gantt Chart [Wiki]
Description : Visualise le planning projet avec tâches, durées et dépendances. Cas d’usage : Gestion de projet, planification.
7. PERT Chart [Wiki]
Description : Représente les tâches du projet, leurs durées et leurs dépendances. Cas d’usage : Planification de projet, gestion du temps.
8. Cause and Effect Diagram (Fishbone) [Wiki]
Description : Identifie les causes possibles d’un problème et les classe par catégories (branches). Cas d’usage : Analyse des causes, résolution de problèmes.
9. Workflow Diagram [Wiki]
Description : Visualise le déroulement des tâches et activités d’un processus. Cas d’usage : Optimisation de workflow, amélioration de processus.
10. Mind Map [Wiki]
Description : Représente des idées et concepts autour d’un thème central. Cas d’usage : Brainstorming, génération d’idées.
11. Organizational Chart [Wiki]
Description : Affiche la structure d’une organisation avec les rôles et relations. Cas d’usage : Planification organisationnelle, gestion RH.
12. Decision Tree [Wiki]
Description : Visualise les points de décision et les résultats possibles.
Cas d’usage : Prise de décision, analyse de risques.
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Le guide ultime pour créer et utiliser une Process Map
Le Process Modeling est une approche systématique pour visualiser un process de A à Z. Il s’agit d’identifier les étapes, inputs, outputs et points de décision, puis de les représenter d’une façon claire et concise. Voici la méthode idéale pour concevoir et utiliser une process map :
- Identifier le problème
- Définir le process à visualiser.
- Indiquer le titre du process en haut du document.
- Définir les frontières
- Déterminer où ou quand commence le process.
- Définir où ou quand il s’arrête.
- Lister les activités
- Lister toutes les activités du process.
- Choisir le niveau de détail nécessaire.
- Indiquer qui fait quoi et quand.
- Interviewer les parties prenantes
- Récolter les retours de l’équipe, des parties prenantes, partenaires, fournisseurs et décideurs.
- Vérifier la conformité si besoin.
- Favoriser la collaboration et l’engagement de tous.
- Séquencer les étapes
- Ordonner les étapes logiquement.
- Commencer chaque activité par un verbe.
- Prendre en compte les points de décision qui impactent le flow.
- Dessiner la Process Map
- Choisir le bon type de process map.
- Utiliser les symboles standards du Process Modeling pour plus de clarté :
- Ovales pour le début ou la fin d’un process
- Rectangles pour les opérations ou activités
- Flèches pour le sens du flow
- Losanges pour les points de décision
- Parallélogrammes pour les inputs ou outputs
- Relier les étapes avec des flèches pour représenter le flow.
- Revoir et valider
- Partager la map avec les parties prenantes et appliquer les corrections utiles.
- S’assurer que la séquence est correcte et que rien ne manque.
- Obtenir une validation pour l’adoption rapide et l’amélioration continue.
- Ajouter des infos comme le titre et la date.
- Se poser des questions pour valider le process :
- Le process suit-il la réalité ?
- L’équipe suivra-t-elle ce flux ?
- Tout le monde valide-t-il la process map ?
- Y a-t-il du redondant ou des oublis ?
- Mettre en œuvre et suivre
- Implémenter la map et suivre ses performances.
- Adapter la map avec l’évolution du business et des besoins.
- Utiliser des apps de gestion de tâches, Gantt charts ou roadmaps pour piloter la map.
- Prendre appui sur les process maps déjà implémentées pour de futurs changements.
- Étapes d’amélioration des process
- Préciser objectifs, périmètre, acteurs et zones d’action.
- Rassembler les infos terrain auprès des opérateurs.
- Représenter les faits en process map.
- Analyser la map et remettre chaque étape en question.
- Mettre en place de nouveaux leviers pour améliorer le process.
- Tenir la process map à jour, la revoir régulièrement, et surveiller l’évolution.
Cette checklist est complète : appliquez ce qui convient à vos besoins. Définissez bien vos objectifs et restez ouvert aux retours. Le Process Modeling est un outil d’amélioration continue pour faire avancer votre business.
Les erreurs à éviter en Process Modeling
Le Process Modeling est un levier puissant pour visualiser et améliorer les processus métiers. Mais il existe des erreurs courantes qui diminuent l’efficacité de vos process maps. Voici les pièges à éviter en Process Modeling :
-
Trop complexifier la process map Ne retenez que l’essentiel : évitez les détails superflus qui rendent la map illisible.
-
Exclure les parties prenantes clés Inclure tous les membres et stakeholders pour ne rien omettre d’important.
-
Ignorer les retours Négliger les feedbacks aboutit à une map incomplète ou inexacte.
-
Utiliser des symboles incohérents Des symboles différents pour les mêmes éléments créent la confusion.
-
Négliger la validation Toujours relire et valider avec les stakeholders avant la mise en œuvre.
-
Faire des suppositions N’assumez rien : interrogez ceux qui exécutent réellement les tâches.
-
Oublier les mises à jour Ne pas maintenir la map à jour la rend vite obsolète.
-
Manquer de détails essentiels Omettre étapes ou décisions clés risque d’engendrer des incompréhensions.
-
Négliger la formation Assurez-vous que chacun sache lire et exploiter la process map.
-
Créer en silo Ne pas faire la map seul : la collaboration assure une vision fidèle.
Process Modeling vs Process Mining
Voyons maintenant les différences entre Process Modeling et Process Mining. Ces deux méthodes sont essentielles pour comprendre et optimiser les processus métiers, mais leurs objectifs et leurs techniques diffèrent clairement.
Commençons par définir Process Modeling et Process Mining :
Process Modeling
Le Process Modeling est un outil visuel qui illustre le déroulement du travail à travers une série d’événements menant à un résultat. Il permet souvent d’identifier des axes d’amélioration au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Les maps de processus standardisent les tâches répétitives, visualisent les workflows, et boostent la productivité en repérant les goulets d’étranglement et les inefficacités. Elles facilitent la coordination des inputs, les points de décision, et la communication des étapes et dépendances d’un process de bout en bout. Pratique et utilisée dans les projets d’amélioration continue, la modélisation des processus optimise chaque process business.
Le process mining
Le process mining est une technique utilisée pour analyser et surveiller les processus métiers basés sur les logs d’événements. Il implique l’extraction de connaissances à partir des logs d’événements disponibles dans les systèmes d’information actuels pour visualiser et analyser les processus tels qu’ils sont exécutés. Le Process Mining fournit des insights sur la performance réelle des processus, révélant les écarts par rapport au flux de processus prévu, identifiant les goulots d’étranglement et mettant en évidence les zones d’amélioration. Il utilise des techniques axées sur les données pour créer une image détaillée et précise de la manière dont les processus fonctionnent réellement.
Différences principales
| Aspect | Process Modeling | Process Mining |
|---|---|---|
| Purpose | Vise à visualiser et comprendre l’état actuel d’un process pour y déceler des axes d’amélioration. | Permet d’analyser, d’améliorer et de monitorer les processus à partir de données réelles issues des event logs. |
| Detail Level | Donne une vue macro du process, mettant en avant la séquence des étapes et des interactions. | Propose une représentation détaillée avec data flows, points de décision, et résultats possibles. |
| Tools and Techniques | Utilise des outils visuels simples comme des flowcharts et diagrammes. | Exploite des techniques avancées d’analyse data et des logiciels pour extraire et exploiter les event logs. |
| Collaboration | Implique souvent collaborateurs et parties prenantes pour une compréhension partagée. | Demande une collaboration entre analystes data et responsables de processus pour une analyse fiable. |
| Use Cases | Pertinent pour repérer des inefficacités, standardiser, former les équipes. | Idéal pour monitorer la performance, détecter les écarts et soutenir l’amélioration continue. |
Comment le Process Mining améliore le Process Modeling
Le Process Mining peut largement booster le Process Modeling en apportant une vision data-driven sur la réalité des processus. Voici comment :
-
Validation des MAP : Le Process Mining valide la précision de vos MAP en les confrontant aux process réels issus des event logs. Vos modèles reflètent ainsi la réalité opérationnelle.
-
Identification des écarts : Process Mining détecte les écarts entre le flux prévu et la réalité. Vous repérez facilement les points d’inefficacité à corriger.
-
Découverte de processus cachés : Il révèle des workflows invisibles sur les MAP classiques, essentiels pour bien comprendre le scope complet et trouver de nouveaux axes d’amélioration.
-
Analyse de la performance : Process Mining apporte des metrics détaillés (temps de cycle, délais, volumes). Vous rendez vos MAP plus pertinentes grâce à la data.
-
Monitoring continu : Suivez vos processus en temps réel, gardez vos MAP à jour et alignez-les sur la réalité pour une amélioration continue.
Comment le Process Modeling guide le Process Mining
Le Process Modeling guide le Process Mining grâce à une structure d’analyse solide. Voici comment la modélisation des process optimise le process mining :
-
Définir le périmètre : Les process maps permettent de cibler le process mining en identifiant les process et activités clés à explorer. L’analyse devient ainsi précise et utile.
-
Identifier les métriques clés : Les process maps servent à repérer les indicateurs et données à suivre avec le Process Mining. L’analyse s’aligne sur vos objectifs business.
-
Fournir le contexte : Une process map contextualise les datas analysées lors du Process Mining. Elle clarifie les liens entre activités et le flow global, rendant l’analyse plus pertinente.
-
Faciliter la communication : Les process maps simplifient les échanges entre analystes data et managers process grâce à une vision claire et partagée. Cela aide à aligner attentes et résultats.
-
Soutenir l’amélioration continue : Les process maps servent de base pour comparer et ajuster. Les insights du Process Mining permettent d’améliorer et d’actualiser vos maps pour plus d’efficacité.
Le meilleur des deux mondes : combiner Process Modeling et process mining
Autre avantage : une communication améliorée, car les visualisations et insights facilitent l’alignement entre parties prenantes. Cette association favorise aussi l’amélioration continue en apportant des retours en temps réel sur la performance et permet de mettre à jour régulièrement les process maps, assurant ainsi leur optimisation et leur alignement avec les objectifs de l’organisation.
La prise de décision éclairée est largement renforcée, car une compréhension approfondie des processus et de leurs performances garantit des choix appuyés sur des données fiables. En résumé, Process Modeling et process mining sont des méthodes complémentaires qui, ensemble, offrent une approche puissante pour analyser et améliorer les processus. Ensemble, elles améliorent l’efficacité, la communication et l’alignement avec les objectifs de l’organisation.
Pour en savoir plus sur le Process Mining et le Process Modeling, rendez-vous sur ProcessMind.
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