BPMN 2.0: İş süreçlerini modelleyin ve iyileştirin

BPMN 2.0

BPMN 2.0 için eksiksiz rehber: öğeler, faydalar ve kullanım alanları

Karmaşık iş süreçlerini yönetmek zordur. Birden fazla görevi koordine etmeniz, her adımı izlemeniz ve operasyonların sorunsuz ilerlemesini sağlamanız gerekebilir. Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0, iş süreçleri yönetimini görselleştirmenize, anlamanıza ve basitleştirmenize yardımcı olur. Workflowlarınızı haritalayarak verimsizlikleri belirleyebilir, süreçleri optimize edebilir ve operasyonel verimliliği artırabilirsiniz.

BPMN 2.0 nedir?

BPMN 2.0 nedir? BPMN 2.0, iş süreçlerini haritalamak için kullanılan evrensel bir dildir. Object Management Group (OMG) tarafından oluşturulan ve sürdürülen bu standart, açık ve tutarlı iş süreci diyagramları için standartlaştırılmış bir gösterim sunar. BPMN 2.0 üreticiden bağımsız olduğu için herhangi bir yazılımı kullanabilir ve başkalarının BPMN 2.0 diyagramınızı anlayıp yorumlayabilmesini sağlayabilirsiniz.

SaaS süreç içgörüleri ürünümüz, Process Mining, tasarım ve simülasyonu bir araya getirmek için BPMN 2.0’ı kullanır. Bu yazılımla Workflowlarınızı izleyebilir, değerlendirebilir ve iyileştirerek verimliliği ve üretkenliği artırabilirsiniz.

BPMN 2.0’ı neden kullanmalısınız?

BPMN 2.0, iş süreçleri yönetimi için birçok fayda sunar. Bunlardan bazıları şunlardır:

• Daha iyi iletişim ve iş birliği: BPMN 2.0, iş analistlerine, geliştiricilere, yöneticilere ve diğer paydaşlara süreçleri konuşmak için ortak bir dil sunar. Bu yapı iletişimi ve ekip çalışmasını geliştirerek daha verimli bir yönetimi destekler.
• Daha net süreç görünümü: BPMN 2.0 diyagramları, darboğazları, gereksiz tekrarları ve iyileştirme fırsatlarını fark etmenizi kolaylaştırır. Bu görünürlük, daha yüksek verimlilik için süreçleri optimize etmenize yardımcı olur.
• Daha açık dokümantasyon ve analiz: BPMN 2.0 diyagramları, iş süreçleriniz için tek ve güvenilir bir referans noktası sağlar. Uzun metin tabanlı dokümantasyon ihtiyacını azaltır ve süreç analizini kolaylaştırır.
• Daha yüksek verimlilik ve daha az hata: İyi tanımlanmış süreçler hataları azaltır ve verimliliği artırır. BPMN 2.0, süreç tasarımı ve uygulaması için yapılandırılmış bir çerçeve sunarak bunu destekler.

BPMN 2.0 diyagramlarının temel yapı taşlarını anlamak

BPMN 2.0 diyagramını, temel öğelerden oluşan iş sürecinizin planı olarak düşünebilirsiniz:

BPMN, bir iş sürecini haritalamak için dört öğe türü kullanır:

• Akış nesneleri: Events, Gateways ve Activities
• Bağlantı nesneleri: Sequence Flow, Message Flow ve Associations
• Swimlanes: Pools ve Lanes
• Artefaktlar: Data Objects, Groups ve Annotations

Şimdi her öğeye ve rolüne bakalım.

Events

Events, bir iş sürecini başlatır, değiştirir veya tamamlar. İçlerinde semboller bulunan daireler olarak gösterilir. Her sembol belirli bir event türünü temsil eder:

• Bir start event ince kenarlıklı bir daire olarak gösterilir.
• Bir end event kalın kenarlıklı bir daire olarak gösterilir.
• Bir intermediate event çift kenarlıklı bir daire olarak gösterilir.

Start Event

End Event

Intermediate Event

Activities

BPMN’de etkinlikler, siparişi doğrulamak veya ürünü göndermek gibi bir süreç içinde tamamlamanız gereken görevleri temsil eder. Döngüler gibi tekrarlanan eylemleri göstermek için işaretçiler ekleyebilirsiniz.

Tasks

Tasks öğelerini, sürece katılan katılımcıya ve süreç sırasında kullandıkları, tükettikleri veya oluşturdukları nesnelere göre kategorilere ayırırsınız.

Generic Task

Manual Task

User Task

Receive Task

Receive Task (Instantiating)

Send Task

Script Task

Service Task

Business Rule Task

Diğer Activity türleri

Diğer önemli Activity türleri arasında daraltılmış Subprocess, çoklu örnekli Task ve AdHoc Subprocess bulunur. Bu öğeler, karmaşık süreç davranışlarını anlaşılır biçimde göstermenize yardımcı olur.

Daraltılmış Subprocess

AdHoc Subprocess

Döngülü Task

Çoklu örnek

Ücretlendirme

Birleşik Compensation

Gateway öğeleri

Gateway öğeleri, koşullara veya olaylara göre süreç akışını yönlendiren karar noktalarıdır. BPMN diyagramlarında elmas şeklinde görünürler. Yaygın türleri arasında inclusive, exclusive, parallel ve complex Gateway bulunur. Gateway öğeleri veri veya olay tetikleyicilerini de kullanabilir.

---

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

---

Bağlantı nesneleri

Bağlantı nesneleri, bir süreç içindeki öğelerin birbiriyle nasıl ilişkili olduğunu gösterir. BPMN üç bağlantı türü tanımlar: Sequence Flow, Message Flow ve Association.

Sequence Flow

Message Flow

Association

---

Pool ve Swimlane öğeleri

Pool öğeleri, şirketler veya departmanlar gibi bir süreçteki başlıca katılımcı gruplarını temsil eder. Pool içindeki Swimlane öğeleri, Activity öğelerini role veya sorumluluğa göre düzenleyerek Swimlane süreç haritası olarak adlandırabileceğiniz yapıyı oluşturur. Swimlane yalnızca bir departmanı veya rolü değil, bir sistemi de temsil edebilir.

Daraltılmış Pool

BPMN 2.0’de daraltılmış Pool, dahili süreçlerini ve Activity öğelerini gizlerken harici bir katılımcıyı veya varlığı temsil eder. Pool genellikle kuruluş, departman veya sistem gibi bir katılımcıyı temsil eder.

• Daraltılmış Pool: Pool yalnızca dış hatlarını gösterir; dahili Task ve Activity öğeleri gizli kalır. Bu yapı, dahili ayrıntıları göstermeden bir katılımcının sürece dahil olduğunu belirtmeniz gerektiğinde kullanışlıdır.

• Kullanım örneği: Diyagramınızdaki her katılımcının dahili süreçlerini ayrıntılandırmadan birden fazla katılımcı arasındaki etkileşimleri göstermek için daraltılmış Pool kullanın.

BPMN 2.0’de daraltılmış Pool, her katılımcının Task ayrıntıları yerine katılımcılar arasındaki etkileşimlere odaklanmak istediğinizde kullanışlıdır.

---

Artefactlar

Artefactlar, BPMN diyagramlarına bağlam ekler. Süreci ve katılımcılarını anlamanıza yardımcı olan Data Object, Group ve Text Annotation öğelerini içerir.

Data Object öğeleri

Data Object öğeleri, bir süreç Activitysinin ihtiyaç duyduğu bilgileri tanımlar. Data Store, bilgileri toplamak veya depolamak için bir alan sağlar ve süreç sona erdikten sonra da bu bilgileri korur. Gerekli verileri açıklayan Data Input ile oluşturulan verileri belgeleyen Data Output arasında da ayrım yapabilirsiniz.

Group

Text Annotation

---

BPMN diyagramı oluşturma

BPMN, süreç kavramını temel alır. BPMN diyagramı oluşturmak için önce süreci basit adımlarla ana hatlarıyla gösterin. Ardından modeli geliştirirken ayrıntıları ekleyin.

BPMN diyagramı oluşturmanız için başlangıç seviyesine uygun, adım adım bir rehber:

1. Temel adımları belirleyin: Başlangıç ve bitiş noktalarıyla birlikte temel adımları belirleyerek başlayın. Örneğin, bir müşteri sipariş verdiğinde siparişi alma, krediyi doğrulama, siparişi karşılama ve fatura düzenleme gibi temel işlemleri belirleyin.

2. Alternatif yolları inceleyin: Siparişin tamamlanması gibi farklı sonuçlara götürebilecek alternatif yolları arayın. Bu alternatif süreçleri ve yönleri göstermek için Gateway ekleyin.

3. Pool ve Swimlane öğelerini uygulayın: Her varlıktaki temel paydaşları, departmanları ve rolleri belirleyin. Sorumlulukları açıkça göstermek için Activity öğelerini Pool ve Swimlane içinde düzenleyin.

4. Message iletişimini sağlayın: Bilgi akışını desteklemek için farklı Pool öğeleri arasında veya aynı Pool içinde gereken Message alışverişlerini ekleyin.

5. Artefact ve ayrıntıları ekleyin: Belgeler ve aktör rolleri dahil olmak üzere ilgili Artefact öğelerini ekleyin. Karmaşık Task öğelerini Subprocess olarak ayırın.

6. Hataları ele alın: Son olarak olası hataları belirleyin ve süreç içinde bunları yönetmek için mekanizmalar ekleyin.

Özet

• Event: Sipariş verme veya ödeme alma gibi süreç başlangıç ve bitiş noktalarını ya da önemli işlemleri gösterir.
• Activity: Siparişleri doğrulama veya ürünleri gönderme gibi süreçteki belirli Task öğelerini temsil eder.
• Gateway: Sipariş tutarını kontrol etme gibi ölçütlere göre süreç akışını yönlendiren karar noktalarını temsil eder.
• Sequence Flow: Activity sırasını göstermek için okları kullanır.
• Data Object: Müşteri verileri veya sipariş ayrıntıları gibi süreçte kullanılan ya da süreç tarafından oluşturulan bilgileri temsil eder.

Bu temel öğeleri ve aralarındaki etkileşimi anlayarak BPMN iş süreçlerinizin önemli ayrıntılarını yakalayan bir BPMN modeli oluşturabilirsiniz.

BPMN 2.0, her türlü BPMN Workflowunu tasarlamanıza, belgelemenize ve yönetmenize yardımcı olur. Standartlaştırılmış görsel modelleme yaklaşımı iletişimi, açıklığı ve operasyonel verimliliği artırır.

Kuruluşunuzu nasıl destekleyebileceğini görmek için BPMN 2.0’yi daha ayrıntılı inceleyin. Başlamanıza yardımcı olacak resmi BPMN web sitesi (https://www.bpmn.org/) dahil olmak üzere birçok çevrim içi kaynağa ulaşabilirsiniz.

ProcessMind, iş süreci yönetimini geliştirmek için Process Mining, tasarım ve Simülasyonu bir araya getirir. Workflowları izlemek, analiz etmek ve optimize etmek, verimliliği ve üretkenliği artırmak için yazılımımızı kullanın.

BPMN modelleme için en iyi uygulamalar

Simgeleri bilmek başka, insanların gerçekten okuyabileceği bir model oluşturmak başkadır. Bu alışkanlıklar, modeli oluşturan çalıştaydan çok sonra bile kullanışlı kalmasını sağlar.

Çizime başlamadan önce kapsamı belirleyin. Modelin amacını, iyileştirme, otomasyon veya belgeleme, en başta belirleyin; çünkü ayrıntı düzeyini bu amaç belirler. Her seferinde tek bir süreç veya Subprocess modelleyin ve yalnızca gerektiğinde kapsamı genişletin. İşi yapan kişileri erkenden sürece dahil edin. Böylece süreç açıklamasına hiç girmemiş adımları fark edebilirler.

Yukarıdan aşağıya çalışın. Önce ana aşamaları gösteren üst düzey bir genel bakış oluşturun, ardından önemli aşamaları Subprocesslere ayırın. Okuyucu her düzeyde durduğunda sürecin genel akışını anlayabilmelidir.

Standardı kullanın ve tutarlı kalın. Kendi kurallarınızı icat etmek yerine doğru BPMN 2.0 simgelerini kullanın ve öğeleri işletmenin kullandığı adlarla adlandırın. Tutarlı adlandırma ve düzen, modelin aylar sonra bile kolayca incelenmesini sağlar.

Pool ve Lane kullanarak düzenleyin. Poollar katılımcıları, Laneler ise bir katılımcı içindeki rolleri birbirinden ayırır. Her görev aynı Lane içine yerleşiyorsa Lane hiçbir şey katmıyor demektir. Sorumluluğun gerçekten el değiştirdiği noktalarda görevleri ayırın.

Basit tutun. Subprocessler ve yeniden kullanılabilir görevler, 200 öğeden oluşan karmaşık bir duvardan daha kullanışlıdır. Bir modelin okunması için açıklama anahtarı gerekiyorsa sorun modeldedir.

Modeli doğrulayın. Akışı süreci yürüten kişilerle birlikte inceleyin, beklenen şekilde çalıştığını kontrol etmek için bir what-if analizi çalıştırın ve modeli verilerle eşledikten sonra gerçekliğin nerede farklılaştığını kendi metriklerinin göstermesine izin verin.

Bakımını yapın. Modeller zamanla eskir. Süreç değiştiğinde modeli gözden geçirin, önceki ve sonraki durumu karşılaştırabilmek için anlamlı sürümleri saklayın ve artık kullanmadıklarınızı yarım güncellenmiş halde bırakmak yerine arşivleyin.

ProcessMind bu alışkanlıkları doğrudan destekler: çalışma alanı, otomatik düzen ve sürüm geçmişi Modelleme bölümünde açıklanır.

BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

BPMN 2.0 posterini dilinizde indirin

İş süreçlerinizi geliştirmenize yardımcı olacak BPMN 2.0 kaynaklarına birden fazla dilde erişin. Aşağıdan tercih ettiğiniz dili seçin:

Teşekkürler

Bu poster 2010 yılında hazırlandı ve dünyanın dört bir yanındaki araştırmacılar ile uygulayıcılar tarafından farklı dillere çevrildi. Bu girişimi destekleyen ve posteri sizinle paylaşmamızı mümkün kılan kurumlara ve kişilere teşekkür ederiz.

Özellikle aşağıdaki kişi ve kurumlara teşekkür ederiz:

Özgün yazarlar: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich

Çevirileri sağlayan kişi ve kuruluşlar: Fransızca: Trisotech; İspanyolca: Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas; Rusça: Hasso-Plattner-Institute Business Process Technology Group; İsveççe: Birger Andersson ve Petia Wohed; Felemenkçe: Thauris.nl; Portekizce: Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe; Lehçe: MGX Infoservice; İbranice: Ofir Nimitz ve Iftah Peretz; Ukraynaca: Oleksandr Maistrenko ve Artem Polyvyanyy; Çince: Beijing Jiaotong University Software Engineering School’dan Doç. Zhang ve Öğretim Görevlisi Bai; Macarca: Istvan Gerecs; Farsça: Hamidreza Sarabadani.

kaynak: https://bpm-conference.org/BPMNPoster/