Améliorez la productivité au travail grâce au Process Mining

La productivité des équipes dépend de la capacité de votre organisation à transformer le temps disponible en travail accompli. ProcessMind analyse les durées des processus par dossier, et non les performances ou les activités de chaque personne. Le Process Mining vous montre où le travail attend que quelqu’un s’en charge, où les équipes manquent de travail et comment une évolution des capacités peut influer sur le volume traité.

Comment améliorer la productivité des équipes sans augmenter les effectifs ?

Commencez par examiner le travail, sans présumer des performances individuelles. Les données de processus montrent comment les cas avancent, combien de temps ils attendent à chaque étape et où les relais ou les files d’attente limitent le débit. Les équipes des opérations et de la planification des effectifs disposent ainsi d’éléments concrets pour discuter des capacités par processus et par rôle.

Une attente prolongée peut signaler une capacité insuffisante, une règle d’approbation, une répartition inégale du travail ou une dépendance à une autre équipe. Examinez le processus avant de décider de modifier l’acheminement, de rééquilibrer la charge ou d’ajuster les capacités.

Que peut vous apprendre le Process Mining sur les capacités ?

Le Process Mining s’appuie sur les données d’événements pour reconstituer le parcours des cas dans un processus. Vous pouvez examiner le temps de cycle, le temps d’attente, le débit, les reprises et les relais dans les différentes variantes du processus. Si vos données comprennent des informations sur les rôles, vous pouvez comparer le temps d’attente et la charge de travail par rôle sans surveiller les performances individuelles.

Les parties prenantes disposent ainsi d’une vue commune du déroulement du travail, au niveau de chaque cas et fondée sur des faits plutôt que sur des témoignages contradictoires.

Découvrez comment le Process Mining révèle les flux réels des processus

Pour connaître les données nécessaires, consultez les prérequis en matière de données pour le Process Mining.

Où le travail attend-il les personnes, et où les personnes attendent-elles du travail ?

Repérez les files d’attente où les cas attendent un rôle ou une équipe, puis comparez ces périodes aux moments où le travail est disponible mais n’avance pas. Vous pourrez ainsi déceler un décalage entre la demande entrante et les capacités disponibles, ainsi que des retards liés à des dépendances ou à la conception du processus.

Appuyez-vous sur les résultats pour poser des questions précises :

• Quelles étapes représentent le plus de temps d’attente par cas ?
• Les retards se concentrent-ils autour d’un rôle, d’un relais ou d’une variante du processus ?
• Le travail est-il réparti de façon inégale entre les rôles ou les équipes ?
• Les éléments observés indiquent-ils un problème de capacité, ou une règle ou une dépendance que vous pourriez modifier ?

Ces questions permettent de centrer la discussion sur la conception du processus et les effectifs, et non sur la vitesse de travail de chaque personne.

Pour en savoir plus sur le repérage des contraintes d’un processus, consultez nos guides sur l’analyse de vos processus et le suivi d’un processus dans le temps.

Comment tester des changements de capacité avant d’engager des ressources ?

Utilisez la simulation des processus pour comparer des scénarios avant de modifier les effectifs ou l’acheminement. Testez différentes options : déplacer des capacités entre les rôles, modifier l’acheminement du travail ou ajuster sa répartition. Comparez chaque scénario aux performances actuelles à l’aide d’indicateurs tels que le temps de cycle prévu, le débit et les besoins en ressources.

La simulation explicite les hypothèses, mais ne garantit pas un résultat. Ses prévisions dépendent des données et des hypothèses de scénario que vous fournissez. Une fois le changement mis en place, comparez les résultats réels aux prévisions pour voir quelles hypothèses se vérifient et où le modèle doit être affiné.

Testez différents scénarios de capacité

Comment comparer les gains de temps de cycle prévus et réels ?

Choisissez un processus dont les événements de début et de fin sont clairement définis et pour lequel vous suivez déjà un KPI de temps de cycle. Examinez le flux actuel, repérez une contrainte précise et simulez un changement ciblé. Consignez vos hypothèses et l’effet prévu avant la mise en œuvre.

Après le changement, mesurez le même processus à l’aide du même KPI. Comparez le temps de cycle et le débit réels aux prévisions pour vérifier si le changement a levé la contrainte. En cas d’écart, réexaminez vos hypothèses, les données de processus ou la mise en œuvre, au lieu de considérer la prévision comme une promesse.

De quelles données avez-vous besoin pour commencer ?

Choisissez un processus à fort volume pour lequel vous pouvez identifier les cas, les activités et les horodatages des événements. N’incluez des informations sur les rôles ou les équipes que si cela est approprié et autorisé par votre politique de confidentialité. Limitez l’analyse à la planification au niveau du processus et des rôles, sans évaluer les performances individuelles.

Commencez par une question, par exemple : où les cas attendent-ils le plus longtemps, ou un relais limite-t-il le débit ? Une analyse ciblée facilite la validation des données et permet de s’accorder sur leur interprétation.

Comment les données sur les processus peuvent-elles éclairer la planification des effectifs ?

Une vue des processus offre aux équipes des opérations et de la planification des effectifs une base commune pour discuter de la demande, des capacités et de la répartition du travail. Elle permet de repérer les processus qui pourraient nécessiter davantage de capacités, ceux où les capacités existantes pourraient mieux répondre à la demande et les changements susceptibles de réduire l’attente.

Les résultats éclairent la planification, mais ne prennent pas les décisions d’effectifs à votre place. Il revient à votre organisation de les interpréter, de tenir compte du contexte et de décider des changements appropriés.

Quelle est la prochaine étape ?

Choisissez un processus, examinez le parcours de ses cas et repérez où le travail attend les personnes ou où les personnes attendent du travail. Testez ensuite un scénario de capacité ciblé et comparez les prévisions aux résultats réels après sa mise en œuvre.

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