Transformation / rôle: Productivité du travail avec le Process Mining

Améliorer la productivité du travail

Pourquoi c’est important

En tant que responsable OpEx, vous devez améliorer la productivité des équipes sans vous en remettre à la seule intuition. Les processus liés aux équipes s’étendent souvent sur des plateformes HRMS, des outils de gestion de projet, des canaux de communication et des systèmes opérationnels. Il devient alors difficile de voir où le temps est perdu, quels transferts provoquent des retards et si un changement envisagé améliorera réellement les résultats.

Des flux de travail inefficaces peuvent entraîner des tâches redondantes, une charge de travail mal répartie, une hausse des coûts d’exploitation et de la frustration chez les collaborateurs. Des outils de simulation distincts ajoutent du travail, car vous devez extraire les données, reconstruire les modèles de processus et rapprocher les résultats entre plusieurs systèmes.

ProcessMind réunit le Process Mining, la modélisation des processus et la simulation dans un même flux de travail. Vous pouvez repérer les étapes où le processus fait perdre du temps, puis simuler la solution avant d’engager la moindre dépense.

Comment procéder

1. Mine : Connectez les données issues des systèmes HRMS, de gestion de projet et des systèmes opérationnels. Utilisez le Process Mining pour cartographier la manière dont le travail circule réellement dans les processus de gestion des tâches, de communication, d’approbation et de suivi de la performance. Analysez les durées de cycle, les goulots d’étranglement, les reprises, les écarts et les transferts de ressources. Comparez les équipes, les régions ou les variantes de processus afin de distinguer les problèmes systémiques des cas isolés.

2. Model : Appuyez-vous sur les résultats de votre analyse pour créer un processus cible en BPMN 2.0. Supprimez les étapes inutiles, clarifiez les responsabilités, réduisez le travail manuel et définissez les KPI qui montreront si le changement produit les résultats attendus. Utilisez ProcessMind et le Clarity Engine pour relier le modèle aux données opérationnelles et ancrer la conception proposée dans l’exécution réelle.

3. Simulate : Testez les changements d’effectifs, les règles d’orientation, la répartition de la charge et d’autres scénarios d’amélioration avant leur mise en œuvre. Comparez la durée du cycle, le débit, les coûts et les besoins en ressources prévus avec la performance actuelle. Retenez les changements qui présentent une amélioration crédible, documentez vos hypothèses et utilisez les mêmes KPI pour comparer les résultats prévus et réels après le déploiement.

Ce que vous pouvez attendre

Les résultats dépendent de la qualité des données, de la complexité du processus et des changements que vous mettez en œuvre. Les équipes utilisent généralement cette approche pour :

• Identifiez les goulots d’étranglement et les tâches redondantes difficiles à repérer avec les seuls ateliers ou rapports.
• Réduisez de 20 à 40 % le temps de cycle des flux de travail ciblés lorsque la simulation confirme que les changements proposés traitent les principales contraintes.
• Réduisez le travail manuel et améliorez l’équilibre de la charge en repensant les transferts à fort volume.
• Diminuez les coûts d’exploitation en testant les décisions relatives aux ressources et à l’acheminement avant leur mise en œuvre.
• Améliorez l’expérience des collaborateurs en clarifiant les responsabilités, les parcours de processus et les points d’escalade.
• Suivez les améliorations prévues et réelles afin d’affiner les changements à partir de faits plutôt que de suppositions.

Commencer

Choisissez un processus à fort volume lié aux équipes, avec un événement de début, un événement de fin et un KPI mesurable pour la durée du cycle. Connectez les données d’événements pertinentes et examinez le flux réel du processus avant de proposer des changements. Commencez par un goulot d’étranglement ou un transfert, modélisez une amélioration ciblée et simulez son effet probable.

Après la mise en œuvre, suivez les mêmes KPI et comparez la performance réelle aux prévisions de la simulation. Utilisez l’écart observé pour améliorer vos hypothèses et décider quels changements déployer à plus grande échelle. Vous créez ainsi un cycle d’amélioration reproductible, sans environnement de simulation distinct ni programme de transformation dont les résultats n’ont pas encore été démontrés.