Aumente a produtividade da equipe com Process Mining

A produtividade da força de trabalho depende de como sua organização transforma a capacidade disponível em trabalho concluído. O ProcessMind analisa os tempos do processo por caso, não o desempenho nem as atividades de cada pessoa. Com Process Mining, você identifica onde o trabalho fica esperando pelas pessoas, onde as pessoas ficam esperando pelo trabalho e como mudanças na capacidade podem afetar o volume processado.

Como aumentar a produtividade da força de trabalho sem ampliar a equipe?

Comece pelo trabalho, não por suposições sobre as pessoas. Os dados do processo mostram como os casos avançam, quanto tempo esperam em cada etapa e onde as transferências ou filas limitam o volume processado. Isso oferece às equipes de operações e planejamento da força de trabalho dados concretos para discutir a capacidade por processo e função.

Uma espera longa pode indicar uma limitação de capacidade, uma regra de aprovação, uma distribuição desigual do trabalho ou dependência de outra equipe. Analise o processo antes de decidir se deve mudar o encaminhamento, redistribuir o trabalho ou ajustar a capacidade.

O que o Process Mining pode revelar sobre a capacidade?

O Process Mining usa dados de eventos para reconstruir o percurso dos casos pelo processo. Você pode analisar o tempo de ciclo, o tempo de espera, o volume processado, o retrabalho e as transferências entre variantes do processo. Se seus dados incluírem informações sobre funções, você poderá comparar o tempo de espera e a carga de trabalho por função sem monitorar a performance individual.

Assim, as partes interessadas têm uma visão compartilhada do trabalho por caso, baseada em evidências, e não em relatos divergentes.

Veja como Process Mining revela os fluxos reais dos processos

Para conhecer os dados necessários, consulte os requisitos de dados para Process Mining.

Onde o trabalho espera pelas pessoas e onde as pessoas esperam pelo trabalho?

Procure filas em que os casos aguardam uma função ou equipe e compare esses períodos com momentos em que há trabalho disponível, mas ele não avança. Isso pode revelar um descompasso entre a demanda recebida e a capacidade disponível, além de atrasos causados por dependências ou pelo desenho do processo.

Use os resultados para fazer perguntas específicas:

• Quais etapas concentram mais tempo de espera por caso?
• Os atrasos se concentram em uma função, transferência ou variante do processo?
• O trabalho está distribuído de forma desigual entre funções ou equipes?
• As evidências apontam para um problema de capacidade ou para uma regra ou dependência que você pode mudar?

Essas perguntas mantêm a conversa focada no desenho do processo e no dimensionamento da equipe, não na velocidade de trabalho de cada pessoa.

Para saber mais sobre como identificar limitações do processo, leia como analisar seu processo e como monitorar um processo ao longo do tempo.

Como testar mudanças de capacidade antes de comprometer recursos?

Use a simulação de processos para comparar cenários antes de mudar o dimensionamento da equipe ou o encaminhamento do trabalho. Teste opções como redistribuir a capacidade entre funções, mudar o encaminhamento do trabalho ou ajustar a distribuição da carga. Compare cada cenário com a performance atual usando métricas como tempo de ciclo previsto, volume processado e demanda por recursos.

A simulação explicita as premissas, mas não garante resultados. A previsão depende dos dados e das premissas do cenário que você fornece. Depois que uma mudança entrar em vigor, compare os resultados reais com a previsão para avaliar o que se confirmou e onde o modelo precisa ser ajustado.

Teste cenários de capacidade

Como comparar os ganhos previstos e reais no tempo de ciclo?

Escolha um processo com eventos de início e fim bem definidos e um KPI de tempo de ciclo que você já acompanhe. Analise o fluxo atual, identifique uma limitação específica e simule uma mudança direcionada. Registre as premissas e o efeito previsto antes da implementação.

Depois da mudança, meça o mesmo processo e KPI. Compare o tempo de ciclo e o volume processado reais com a previsão para avaliar se a mudança resolveu a limitação. Se os resultados forem diferentes, revise as premissas, os dados do processo ou a implementação, em vez de tratar a previsão como uma promessa.

De quais dados você precisa para começar?

Escolha um processo de alto volume em que seja possível identificar casos, atividades e datas e horas dos eventos. Inclua informações sobre funções ou equipes somente quando isso for apropriado e permitido pela sua política de privacidade. Mantenha a análise focada no planejamento por processo e função, não na performance individual.

Comece com uma pergunta, como onde os casos esperam por mais tempo ou se uma transferência limita o volume processado. Uma análise focada facilita a validação dos dados e o alinhamento sobre o que as evidências significam.

Como as evidências do processo podem apoiar o planejamento da força de trabalho?

Uma visão do processo oferece às equipes de operações e planejamento da força de trabalho uma base comum para discutir demanda, capacidade e distribuição do trabalho. Use-a para identificar onde o processo pode precisar de mais capacidade, onde a capacidade existente poderia acompanhar melhor a demanda e onde mudanças no processo poderiam reduzir a espera.

As evidências ajudam no planejamento, mas não tomam decisões de dimensionamento da equipe por você. Cabe à sua organização interpretar os resultados, considerar o contexto e decidir quais mudanças são adequadas.

Quais são os próximos passos?

Escolha um processo, analise o fluxo por caso e identifique onde o trabalho espera pelas pessoas ou onde as pessoas esperam pelo trabalho. Depois, teste um cenário específico de capacidade e compare a previsão com os resultados reais após a implementação.

Veja o caso de uso para serviços compartilhados

Veja onde o trabalho espera pelas pessoas