Aumenti la produttività del personale con il Process Mining

La produttività dipende dalla capacità dell’organizzazione di trasformare le risorse disponibili in attività completate. ProcessMind analizza i tempi dei processi per caso, senza valutare le prestazioni o le attività dei singoli. Con il Process Mining può individuare dove il lavoro resta in attesa delle persone e dove le persone restano in attesa del lavoro, e capire come le variazioni di capacità potrebbero influire sul volume di attività completate.

Come migliorare la produttività della forza lavoro senza aumentare il personale?

Parta dal lavoro, non da supposizioni sulle singole persone. I dati di processo mostrano come i casi attraversano un processo, quanto attendono in ogni fase e dove i passaggi di consegne o le code limitano il flusso. In questo modo, i team operativi e di pianificazione della forza lavoro possono discutere della capacità per processo e ruolo sulla base di dati concreti.

Un’attesa prolungata può indicare un vincolo di capacità, una regola di approvazione, una distribuzione disomogenea del lavoro o una dipendenza da un altro team. Analizzi il processo prima di decidere se modificare l’instradamento, ridistribuire il lavoro o adeguare la capacità.

Cosa può rivelare il Process Mining sulla capacità?

Il Process Mining usa i dati degli eventi per ricostruire il percorso dei casi attraverso un processo. Può analizzare il tempo di ciclo, il tempo di attesa, il volume di lavoro completato, le rilavorazioni e i passaggi di consegne nelle diverse varianti di processo. Se i dati includono informazioni sui ruoli, può confrontare tempi di attesa e carichi di lavoro per ruolo senza monitorare le prestazioni individuali.

Le parti interessate ottengono così una visione condivisa del lavoro a livello di caso, basata su dati concreti anziché su ricostruzioni discordanti.

Scopra come il Process Mining rivela i flussi effettivi dei processi

Per una panoramica dei dati necessari, consulti i requisiti dei dati per il Process Mining.

Dove il lavoro attende le persone e dove le persone attendono il lavoro?

Individui le code in cui i casi attendono un ruolo o un team, quindi confronti queste attese con i periodi in cui il lavoro è disponibile ma non procede. Potrà così rilevare uno squilibrio tra domanda in ingresso e capacità disponibile, oltre a ritardi dovuti a dipendenze o alla progettazione del processo.

Usi i risultati per porre domande mirate:

• Quali fasi incidono maggiormente sul tempo di attesa per caso?
• I ritardi si concentrano intorno a un ruolo, a un passaggio di consegne o a una variante di processo?
• Il lavoro è distribuito in modo disomogeneo tra ruoli o team?
• I dati indicano un problema di capacità oppure una regola o una dipendenza che si potrebbe modificare?

Queste domande mantengono la discussione incentrata sulla progettazione del processo e sul personale, non sulla velocità di lavoro dei singoli.

Per approfondire come individuare i vincoli di processo, legga come analizzare il processo e come monitorare un processo nel tempo.

Come verificare le variazioni di capacità prima di impegnare risorse?

Usi la simulazione dei processi per confrontare diversi scenari prima di modificare il personale o l’instradamento. Verifichi opzioni come spostare capacità tra ruoli, cambiare il modo in cui viene instradato il lavoro o ridistribuire i carichi. Confronti ogni scenario con le prestazioni attuali usando metriche quali tempo di ciclo previsto, volume di lavoro completato e domanda di risorse.

La simulazione rende esplicite le ipotesi, ma non garantisce un risultato. Le previsioni dipendono dai dati e dalle ipotesi dello scenario forniti. Dopo l’entrata in vigore di una modifica, confronti i risultati effettivi con le previsioni per verificare quali ipotesi reggono e dove occorre perfezionare il modello.

Verifichi gli scenari di capacità

Come confrontare i miglioramenti previsti del tempo di ciclo con quelli effettivi?

Scelga un processo con eventi iniziali e finali ben definiti e un KPI del tempo di ciclo già monitorato. Riveda il flusso attuale, individui un vincolo specifico e simuli una modifica mirata. Registri le ipotesi e l’effetto previsto prima di attuare la modifica.

Dopo la modifica, misuri lo stesso processo e lo stesso KPI. Confronti il tempo di ciclo e il volume di lavoro effettivi con le previsioni per valutare se la modifica ha risolto il vincolo. Se i risultati sono diversi, riveda le ipotesi, i dati di processo o le modalità di attuazione, senza considerare la previsione una promessa.

Quali dati servono per iniziare?

Scelga un processo ad alto volume per il quale sia possibile identificare i casi, le attività e le marche temporali degli eventi. Includa informazioni su ruoli o team solo quando è opportuno e consentito dalla Sua informativa sulla privacy. Mantenga l’analisi incentrata sulla pianificazione a livello di processo e di ruolo, non sulle prestazioni individuali.

Parta da una domanda, per esempio dove i casi attendono più a lungo o se un passaggio di consegne limita il flusso. Un’analisi mirata facilita la convalida dei dati e l’accordo sul loro significato.

In che modo i dati di processo possono supportare la pianificazione della forza lavoro?

Una vista del processo offre ai team operativi e di pianificazione della forza lavoro una base condivisa per discutere di domanda, capacità e distribuzione del lavoro. La usi per individuare dove potrebbe servire più capacità, dove quella esistente potrebbe essere meglio allineata alla domanda e dove le modifiche al processo potrebbero ridurre le attese.

I dati supportano la pianificazione, ma non prendono decisioni sul personale al posto Suo. La Sua organizzazione resta responsabile dell’interpretazione dei risultati, della valutazione del contesto e della scelta delle modifiche più appropriate.

Qual è il passo successivo?

Scelga un processo, riveda il flusso a livello di caso e individui dove il lavoro attende le persone o le persone attendono il lavoro. Verifichi quindi uno scenario di capacità mirato e, dopo l’attuazione, confronti le previsioni con i risultati effettivi.

Scopra il caso d’uso dei servizi condivisi

Mostri dove il lavoro attende le persone