Cải thiện năng suất nhân sự bằng process mining

Năng suất nhân sự phụ thuộc vào mức độ hiệu quả khi tổ chức chuyển năng lực sẵn có thành công việc hoàn tất. ProcessMind phân tích thời gian của quy trình theo từng trường hợp, không đánh giá hiệu suất hay hoạt động của từng cá nhân. Dùng process mining để xem công việc phải chờ người ở đâu, nhân sự phải chờ việc ở đâu và thay đổi năng lực có thể ảnh hưởng thế nào đến sản lượng xử lý.

Làm sao cải thiện năng suất nhân sự mà không tăng số người?

Bắt đầu từ công việc, đừng dựa vào giả định về từng cá nhân. Dữ liệu quy trình cho thấy các trường hợp đi qua quy trình ra sao, chờ bao lâu ở mỗi bước và điểm bàn giao hay hàng đợi nào đang hạn chế sản lượng xử lý. Nhờ đó, các nhóm vận hành và hoạch định nhân sự có dữ liệu để trao đổi về năng lực theo quy trình và vai trò.

Thời gian chờ dài có thể do giới hạn năng lực, quy định phê duyệt, phân bổ công việc không đồng đều hoặc phụ thuộc vào nhóm khác. Hãy xem xét quy trình trước khi quyết định đổi cách phân luồng, cân bằng lại công việc hay điều chỉnh năng lực.

Process mining cho bạn biết gì về năng lực?

Process mining dùng dữ liệu sự kiện để dựng lại cách các trường hợp đi qua quy trình. Bạn có thể xem thời gian chu kỳ, thời gian chờ, sản lượng xử lý, công việc phải làm lại và các lần bàn giao giữa những biến thể quy trình. Nếu dữ liệu có thông tin về vai trò, bạn có thể so sánh thời gian chờ và khối lượng công việc theo vai trò mà không theo dõi hiệu suất từng cá nhân.

Nhờ đó, các bên liên quan có cùng góc nhìn ở cấp trường hợp về cách công việc được thực hiện, dựa trên dữ liệu thay vì những lời kể mâu thuẫn.

Xem Process Mining cho thấy luồng quy trình thực tế như thế nào

Để biết tổng quan về dữ liệu cần có, hãy xem yêu cầu dữ liệu cho process mining.

Công việc phải chờ nhân sự ở đâu, và nhân sự phải chờ việc ở đâu?

Tìm các hàng đợi nơi trường hợp phải chờ một vai trò hoặc nhóm, rồi so sánh với những lúc có việc nhưng công việc không tiến triển. Điều này có thể cho thấy nhu cầu đầu vào không khớp với năng lực sẵn có, cũng như các chậm trễ do phụ thuộc lẫn nhau hoặc cách thiết kế quy trình.

Dùng kết quả để đặt những câu hỏi cụ thể:

• Bước nào chiếm nhiều thời gian chờ nhất trong mỗi trường hợp?
• Chậm trễ có tập trung quanh một vai trò, lần bàn giao hoặc biến thể quy trình nào không?
• Công việc có được phân bổ không đồng đều giữa các vai trò hoặc nhóm không?
• Dữ liệu cho thấy vấn đề về năng lực, hay do quy định hoặc sự phụ thuộc có thể thay đổi?

Những câu hỏi này giúp cuộc trao đổi tập trung vào cách thiết kế quy trình và bố trí nhân sự, thay vì tốc độ làm việc của từng cá nhân.

Để tìm hiểu thêm về cách xác định các giới hạn của quy trình, hãy đọc cách phân tích quy trình và cách theo dõi quy trình theo thời gian.

Làm sao thử nghiệm thay đổi năng lực trước khi phân bổ tài nguyên?

Dùng mô phỏng quy trình để so sánh các kịch bản trước khi thay đổi nhân sự hoặc cách phân luồng. Thử các phương án như chuyển năng lực giữa các vai trò, đổi cách phân luồng công việc hoặc điều chỉnh phân bổ khối lượng. So sánh từng kịch bản với hiệu suất hiện tại bằng các chỉ số như thời gian chu kỳ dự đoán, sản lượng xử lý và nhu cầu tài nguyên.

Mô phỏng giúp làm rõ các giả định, nhưng không thể đảm bảo kết quả. Dự báo phụ thuộc vào dữ liệu và giả định của kịch bản bạn cung cấp. Sau khi thay đổi được triển khai, hãy so sánh kết quả thực tế với dự báo để xem giả định nào đúng và mô hình cần được điều chỉnh ở đâu.

Thử nghiệm các kịch bản năng lực

Làm sao so sánh mức cải thiện thời gian chu kỳ dự đoán với thực tế?

Chọn một quy trình có sự kiện bắt đầu và kết thúc rõ ràng, cùng KPI thời gian chu kỳ mà bạn đang theo dõi. Xem lại luồng hiện tại, xác định một điểm hạn chế cụ thể và mô phỏng một thay đổi tập trung. Ghi lại các giả định và tác động dự đoán trước khi triển khai.

Sau khi thay đổi, đo lại cùng quy trình và KPI. So sánh thời gian chu kỳ và sản lượng xử lý thực tế với dự báo để đánh giá xem thay đổi có khắc phục được điểm hạn chế hay không. Nếu kết quả khác dự đoán, hãy xem lại giả định, dữ liệu quy trình hoặc cách triển khai, thay vì xem dự báo là lời hứa.

Cần dữ liệu gì để bắt đầu?

Chọn một quy trình có khối lượng lớn, nơi bạn có thể xác định các trường hợp, hoạt động và dấu thời gian sự kiện. Chỉ đưa thông tin về vai trò hoặc nhóm vào khi phù hợp và được chính sách quyền riêng tư cho phép. Tập trung phân tích vào việc lập kế hoạch ở cấp quy trình và vai trò, không đánh giá hiệu suất từng cá nhân.

Bắt đầu với một câu hỏi, chẳng hạn trường hợp phải chờ lâu nhất ở đâu hoặc một lần bàn giao có hạn chế sản lượng xử lý không. Phân tích tập trung giúp bạn dễ kiểm tra dữ liệu và thống nhất ý nghĩa của kết quả hơn.

Dữ liệu quy trình hỗ trợ hoạch định nhân sự như thế nào?

Góc nhìn quy trình giúp các nhóm vận hành và hoạch định nhân sự có cơ sở chung để trao đổi về nhu cầu, năng lực và cách phân bổ công việc. Dùng góc nhìn này để xác định quy trình nào có thể cần thêm năng lực, năng lực hiện có ở đâu có thể đáp ứng nhu cầu tốt hơn và thay đổi quy trình nào có thể giảm thời gian chờ.

Dữ liệu hỗ trợ việc lập kế hoạch, nhưng không tự đưa ra quyết định nhân sự. Tổ chức của bạn vẫn chịu trách nhiệm diễn giải kết quả, cân nhắc bối cảnh và quyết định thay đổi nào phù hợp.

Tiếp theo, bạn nên làm gì?

Chọn một quy trình, xem luồng ở cấp trường hợp và xác định nơi công việc phải chờ nhân sự hoặc nhân sự phải chờ việc. Sau đó, thử một kịch bản năng lực tập trung và so sánh dự báo với kết quả thực tế sau khi triển khai.

Xem trường hợp sử dụng về dịch vụ dùng chung

Cho thấy công việc phải chờ nhân sự ở đâu