Zwiększ produktywność zespołu dzięki process mining

Produktywność zespołu zależy od tego, jak skutecznie organizacja przekłada dostępne moce na wykonaną pracę. ProcessMind analizuje czasy w procesie dla poszczególnych case, a nie wydajność ani działania konkretnych osób. Dzięki process mining można sprawdzić, gdzie praca czeka na pracowników, gdzie pracownicy czekają na pracę i jak zmiany dostępnych zasobów mogą wpłynąć na przepustowość.

Jak zwiększyć produktywność zespołu bez zwiększania zatrudnienia?

Warto zacząć od analizy pracy, a nie od założeń dotyczących poszczególnych osób. Dane procesowe pokazują, jak case przechodzą przez proces, jak długo czekają na każdym etapie i gdzie przekazania pracy lub kolejki ograniczają przepustowość. Dzięki temu zespoły operacyjne i planowania zatrudnienia mogą rozmawiać o zasobach w odniesieniu do procesu i ról, opierając się na danych.

Długi czas oczekiwania może wskazywać na ograniczone zasoby, regułę akceptacji, nierówny podział pracy lub zależność od innego zespołu. Przed podjęciem decyzji o zmianie kierowania pracy, jej podziale lub dostosowaniu zasobów warto przeanalizować proces.

Co process mining mówi o dostępnych zasobach?

Process mining wykorzystuje dane o zdarzeniach do odtworzenia przebiegu case w procesie. Można analizować czas realizacji, czas oczekiwania, przepustowość, poprawki i przekazania pracy w różnych wariantach procesu. Jeśli dane zawierają informacje o rolach, można porównywać czas oczekiwania i obciążenie według ról, bez monitorowania wydajności poszczególnych osób.

Interesariusze otrzymują wspólny obraz przebiegu pracy na poziomie case, oparty na danych, a nie sprzecznych relacjach.

Zobacz, jak process mining pokazuje rzeczywisty przebieg procesów

Przegląd wymaganych danych znajduje się w wymaganiach dotyczących danych do process mining.

Gdzie praca czeka na ludzi, a gdzie ludzie czekają na pracę?

Warto szukać kolejek, w których case czekają na konkretną rolę lub zespół, a następnie porównać te okresy z sytuacjami, gdy praca jest dostępna, ale nie posuwa się naprzód. Może to ujawnić niedopasowanie popytu do dostępnych zasobów, a także opóźnienia wynikające z zależności lub konstrukcji procesu.

Wyniki analizy pomogą skupić rozmowę na konkretnych pytaniach:

• Które etapy odpowiadają za najdłuższy czas oczekiwania w jednym case?
• Czy opóźnienia skupiają się wokół określonej roli, przekazania pracy lub wariantu procesu?
• Czy praca jest nierównomiernie rozłożona między role lub zespoły?
• Czy dane wskazują na problem z dostępnością zasobów, czy na regułę lub zależność, którą można zmienić?

Takie pytania pozwalają skupić rozmowę na organizacji procesu i obsadzie, a nie na tempie pracy poszczególnych osób.

Więcej o wykrywaniu ograniczeń w procesie można przeczytać w artykułach Jak analizować proces i Jak monitorować proces w czasie.

Jak przetestować zmiany w dostępnych zasobach przed ich zaangażowaniem?

Przed zmianą obsady lub sposobu kierowania pracy warto porównać scenariusze za pomocą symulacji procesów. Można przetestować między innymi przesunięcie zasobów między rolami, zmianę sposobu przydzielania pracy lub inny jej podział. Każdy scenariusz można porównać z obecnymi wynikami, korzystając z miar takich jak przewidywany czas realizacji, przepustowość i zapotrzebowanie na zasoby.

Symulacja ujawnia przyjęte założenia, ale nie gwarantuje określonego wyniku. Prognoza zależy od dostarczonych danych i założeń scenariusza. Po wdrożeniu zmiany warto porównać rzeczywiste wyniki z prognozą, aby sprawdzić, które założenia się potwierdziły i co należy poprawić w modelu.

Przetestuj scenariusze dotyczące zasobów

Jak porównać przewidywane i rzeczywiste skrócenie czasu realizacji?

Wybierzcie Państwo proces z jasno określonymi zdarzeniami początkowymi i końcowymi oraz monitorowanym już KPI czasu realizacji. Przeanalizujcie obecny przebieg, wskażcie konkretne ograniczenie i zasymulujcie ukierunkowaną zmianę. Przed wdrożeniem zapiszcie założenia i przewidywany wpływ.

Po wprowadzeniu zmiany zmierzcie ten sam proces i KPI. Porównajcie rzeczywisty czas realizacji i przepustowość z prognozą, aby ocenić, czy zmiana usunęła ograniczenie. Jeśli wyniki są inne, warto ponownie sprawdzić założenia, dane procesowe lub sposób wdrożenia, zamiast traktować prognozę jak obietnicę.

Jakich danych potrzeba na początek?

Wybierzcie Państwo proces o dużym wolumenie, w którym można zidentyfikować case, działania i znaczniki czasu zdarzeń. Informacje o rolach lub zespołach należy uwzględniać tylko wtedy, gdy jest to właściwe i zgodne z polityką prywatności. Analizę warto ograniczyć do planowania na poziomie procesu i ról, a nie oceny poszczególnych osób.

Warto zacząć od jednego pytania, na przykład gdzie case czekają najdłużej lub czy przekazanie pracy ogranicza przepustowość. Ukierunkowana analiza ułatwia sprawdzenie jakości danych i uzgodnienie znaczenia wyników.

Jak dane o procesach mogą wspierać planowanie zatrudnienia?

Widok procesu zapewnia zespołom operacyjnym i zespołom planowania zatrudnienia wspólną podstawę do rozmów o popycie, dostępnych zasobach i podziale pracy. Można dzięki niemu określić, gdzie proces może wymagać większych zasobów, gdzie obecne zasoby można lepiej dopasować do popytu i gdzie zmiany w procesie mogą skrócić czas oczekiwania.

Dane wspierają planowanie, ale nie podejmują decyzji o zatrudnieniu. Organizacja odpowiada za interpretację wyników, uwzględnienie kontekstu i wybór odpowiednich zmian.

Co zrobić dalej?

Wybierzcie Państwo jeden proces, przeanalizujcie przebieg poszczególnych case i sprawdźcie, gdzie praca czeka na ludzi, a gdzie ludzie czekają na pracę. Następnie przetestujcie ukierunkowany scenariusz dotyczący zasobów i po wdrożeniu porównajcie prognozę z rzeczywistymi wynikami.

Zobacz przykład zastosowania w usługach wspólnych

Pokaż, gdzie praca czeka na ludzi