Zvyšte produktivitu pracovní síly pomocí process miningu

Produktivita pracovní síly závisí na tom, jak účinně vaše organizace převádí dostupnou kapacitu na dokončenou práci. ProcessMind analyzuje časy v procesech podle případů, nikoli výkon nebo činnost jednotlivých lidí. Pomocí process miningu zjistíte, kde práce čeká na lidi, kde lidé čekají na práci a jak by změny kapacity mohly ovlivnit průchodnost.

Jak zvýšit produktivitu pracovní síly bez náboru dalších lidí?

Začněte prací, ne domněnkami o jednotlivcích. Data o procesech ukazují, jak případy procesem procházejí, jak dlouho čekají v jednotlivých krocích a kde předávání nebo fronty omezují průchodnost. Provozním týmům a týmům plánování pracovní síly tak poskytují podklady k diskusi o kapacitě podle procesu a role.

Dlouhé čekání může ukazovat na omezenou kapacitu, pravidlo schvalování, nerovnoměrné rozdělení práce nebo závislost na jiném týmu. Než se rozhodnete změnit směrování práce, přerozdělit úkoly nebo upravit kapacitu, prověřte samotný proces.

Co vám process mining řekne o kapacitě?

Process mining využívá data z event logu k rekonstrukci průběhu případů. Můžete sledovat dobu průchodu, dobu čekání, průchodnost, přepracování a předávání v různých variantách procesu. Pokud vaše data obsahují informace o rolích, můžete porovnávat dobu čekání a pracovní zátěž podle rolí, aniž byste sledovali výkon jednotlivců.

Zainteresované strany tak získají společný pohled na průběh práce podle jednotlivých případů, opřený o data místo protichůdných výpovědí.

Podívejte se, jak Process Mining odhaluje skutečný průběh procesů

Přehled potřebných dat najdete v požadavcích na data pro process mining.

Kde práce čeká na lidi a kde lidé čekají na práci?

Hledejte fronty, ve kterých případy čekají na konkrétní roli nebo tým. Pak tato čekání porovnejte s obdobími, kdy je práce k dispozici, ale neposouvá se dál. Můžete tak odhalit nesoulad mezi příchozí poptávkou a dostupnou kapacitou i zpoždění způsobená závislostmi nebo návrhem procesu.

Na základě zjištění si položte konkrétní otázky:

• Ve kterých krocích připadá na jeden případ nejdelší čekání?
• Soustřeďují se zpoždění kolem určité role, předání nebo varianty procesu?
• Je práce mezi rolemi nebo týmy rozdělená nerovnoměrně?
• Ukazují data na problém s kapacitou, nebo na pravidlo či závislost, které lze změnit?

Tyto otázky udrží diskusi u návrhu procesu a personálního zajištění, nikoli u rychlosti práce jednotlivců.

Další informace o hledání omezení v procesu najdete v návodech Jak analyzovat proces a Jak dlouhodobě sledovat proces.

Jak otestovat změny kapacity před přidělením zdrojů?

Pomocí simulace procesů porovnejte scénáře ještě před změnou počtu pracovníků nebo směrování práce. Otestujte například přesun kapacity mezi rolemi, změnu směrování práce nebo úpravu jejího rozdělení. Každý scénář porovnejte se současným výkonem pomocí ukazatelů, jako je předpokládaná doba průchodu, průchodnost a poptávka po zdrojích.

Simulace zpřehlední předpoklady, výsledek ale nezaručí. Předpověď závisí na datech a předpokladech scénáře, které zadáte. Po zavedení změny porovnejte skutečné výsledky s předpovědí a zjistěte, co platilo a kde je třeba model upravit.

Otestujte kapacitní scénáře

Jak porovnat předpokládané a skutečné zkrácení doby průchodu?

Vyberte proces s jasně určenými počátečními a koncovými událostmi a KPI doby průchodu, které už sledujete. Projděte současný průběh, určete konkrétní omezení a nasimulujte cílenou změnu. Před zavedením zaznamenejte své předpoklady a očekávaný dopad.

Po změně změřte stejný proces a KPI. Porovnejte skutečnou dobu průchodu a průchodnost s předpovědí a vyhodnoťte, zda změna odstranila omezení. Pokud se výsledky liší, znovu prověřte předpoklady, data o procesu nebo způsob zavedení změny. Nepovažujte předpověď za příslib.

Jaká data potřebujete na začátek?

Vyberte proces s vysokým objemem případů, u kterých lze určit ID, činnosti a časová razítka událostí. Informace o rolích nebo týmech zahrňte pouze tehdy, pokud je to vhodné a dovolují to vaše pravidla ochrany soukromí. Analýzu zaměřte na plánování podle procesů a rolí, nikoli na výkon jednotlivců.

Začněte jednou otázkou, například kde případy čekají nejdéle nebo zda předání omezuje průchodnost. Cílená analýza usnadní ověření dat a shodu na tom, co zjištění znamenají.

Jak mohou data o procesech podpořit plánování pracovní síly?

Pohled na proces poskytuje provozním týmům a týmům plánování pracovní síly společný základ pro diskusi o poptávce, kapacitě a rozdělení práce. Pomůže vám zjistit, kde proces potřebuje větší kapacitu, kde lze stávající kapacitu lépe přizpůsobit poptávce a kde by změny procesu mohly zkrátit čekání.

Data poskytují podklady pro plánování, ale nerozhodují za vás o personálním zajištění. Za interpretaci výsledků, zohlednění souvislostí a výběr vhodných změn odpovídá vaše organizace.

Jaký by měl být další krok?

Vyberte jeden proces, prohlédněte si průběh jednotlivých případů a zjistěte, kde práce čeká na lidi nebo lidé čekají na práci. Potom otestujte cílený kapacitní scénář a po zavedení změny porovnejte předpověď se skutečnými výsledky.

Podívejte se na případovou studii sdílených služeb

Zjistěte, kde práce čeká na lidi