Dönüşüm/rol: Process Mining ile işgücü verimliliği

İşgücü verimliliği süreç iyileştirme

Neden önemlidir

Bir OpEx yöneticisi olarak işgücü verimliliğini yalnızca sezgiye dayanarak değil, verilerle iyileştirmeniz gerekir. İşgücü süreçleri çoğu zaman HRMS platformlarına, proje yönetimi araçlarına, iletişim kanallarına ve operasyonel sistemlere yayılır. Bu nedenle zamanın nerede kaybedildiğini, hangi devirlerin gecikmeye yol açtığını ve önerilen bir değişikliğin sonuçları iyileştirip iyileştirmeyeceğini görmek zorlaşır.

Verimsiz Workflowlar tekrarlanan işler, dengesiz iş yükleri, artan işletme maliyetleri ve çalışan memnuniyetsizliği yaratabilir. Ayrı simülasyon araçları ise verileri çıkarmanızı, süreç modellerini yeniden oluşturmanızı ve farklı sistemlerdeki sonuçları uzlaştırmanızı gerektirdiği için ek iş yükü getirir.

ProcessMind, Process Mining, süreç modelleme ve simülasyonu tek bir Workflow içinde bir araya getirir. Sürecin zamanı nerede tükettiğini bulun, ardından tek kuruş harcamadan önce çözümü simüle edin.

Nasıl yaklaşmalısınız

1. Process Mining yapın: İK yönetim sistemlerinden, proje yönetimi ve operasyonel sistemlerden gelen verileri bağlayın. İşin görev yönetimi, iletişim, onay ve performans izleme süreçlerinden gerçekte nasıl ilerlediğini haritalamak için Process Mining kullanın. Çevrim sürelerini, darboğazları, yeniden çalışmayı, sapmaları ve kaynak devir teslimlerini analiz edin. Sistemik sorunları münferit vakalardan ayırmak için ekipleri, bölgeleri veya süreç varyantlarını karşılaştırın.

2. Modelleyin: Analizinizden elde ettiğiniz kanıtları kullanarak BPMN 2.0 ile hedef bir süreç oluşturun. Gereksiz adımları kaldırın, sahipliği netleştirin, manuel çalışmayı azaltın ve değişikliğin işe yarayıp yaramadığını gösterecek KPI’ları tanımlayın. Modeli operasyonel verilere bağlamak ve önerilen tasarımın gerçek yürütmeye dayanmasını sağlamak için ProcessMind ve Clarity Engine kullanın.

3. Simüle edin: Personel değişikliklerini, yönlendirme kurallarını, iş yükü dağılımını ve diğer iyileştirme senaryolarını uygulamadan önce test edin. Öngörülen çevrim süresini, işlem hacmini, maliyeti ve kaynak ihtiyacını mevcut performansla karşılaştırın. Güvenilir bir iyileşme gösteren değişiklikleri seçin, varsayımları belgeleyin ve yaygınlaştırma sonrasında öngörülen ve gerçek sonuçları karşılaştırmak için aynı KPI’ları kullanın.

Neler bekleyebilirsiniz

Sonuçlar veri kalitesine, süreç karmaşıklığına ve uyguladığınız değişikliklere bağlıdır. Ekipler bu yaklaşımı genellikle şu amaçlarla kullanır:

• Yalnızca çalıştaylar veya raporlarla görülmesi zor olan darboğazları ve tekrarlanan işleri belirleyin.
• Simülasyon, önerilen değişikliklerin ana kısıtları ele aldığını doğruladığında hedeflenen Workflowlarda çevrim süresini %20-40 azaltın.
• Yüksek hacimli devirleri yeniden tasarlayarak manuel işleri azaltın ve iş yükü dengesini iyileştirin.
• Kaynak ve yönlendirme kararlarını uygulamadan önce test ederek işletme maliyetlerini düşürün.
• Sorumlulukları, süreç yollarını ve eskalasyon noktalarını netleştirerek çalışan deneyimini iyileştirin.
• Varsayımlar yerine kanıtlara dayanarak değişiklikleri geliştirebilmek için öngörülen ve gerçekleşen iyileşmeyi izleyin.

Başlarken

Net bir başlangıç olayı, son olay ve ölçülebilir çevrim süresi KPI’ı olan, yüksek işlem hacimli bir işgücü süreci seçin. İlgili olay verilerini bağlayın ve değişiklik önermeden önce gerçek süreç akışını inceleyin. Bir darboğaz veya devir teslimle başlayın, odaklanmış bir iyileştirme modelleyin ve olası etkisini simüle edin.

Uygulamadan sonra aynı KPI’ları izleyin ve gerçek performansı simülasyon tahminiyle karşılaştırın. Varsayımlarınızı geliştirmek ve hangi değişiklikleri yaygınlaştıracağınıza karar vermek için aradaki farkı kullanın. Böylece ayrı bir simülasyon ortamı veya kanıtlanmamış bir dönüşüm programı gerektirmeden tekrarlanabilir bir iyileştirme döngüsü oluşturabilirsiniz.