Verhoog de arbeidsproductiviteit met process mining

Arbeidsproductiviteit hangt af van hoe goed je organisatie beschikbare capaciteit omzet in afgerond werk. ProcessMind analyseert procestijden per case, niet de prestaties of activiteiten van individuele medewerkers. Met process mining zie je waar werk op mensen wacht, waar mensen op werk wachten en wat veranderingen in capaciteit betekenen voor de doorvoer.

Hoe verhoog je de arbeidsproductiviteit zonder extra personeel aan te nemen?

Begin bij het werk, niet bij aannames over individuele medewerkers. Met procesdata zie je hoe cases door een proces lopen, hoelang ze bij elke stap wachten en waar overdrachten of wachtrijen de doorvoer beperken. Zo hebben teams voor bedrijfsvoering en personeelsplanning concrete gegevens om de capaciteit per proces en rol te bespreken.

Een lange wachttijd kan wijzen op een capaciteitsprobleem, een goedkeuringsregel, een ongelijke werkverdeling of afhankelijkheid van een ander team. Bekijk eerst het proces voordat je besluit de routering te wijzigen, het werk anders te verdelen of de capaciteit aan te passen.

Wat vertelt process mining je over capaciteit?

Process mining gebruikt event data om te reconstrueren hoe cases door een proces lopen. Je kunt doorlooptijd, wachttijd, doorvoer, herstelwerk en overdrachten in verschillende procesvarianten bekijken. Bevat je data informatie over rollen, dan kun je wachttijd en werkbelasting per rol vergelijken zonder individuele prestaties te volgen.

Zo krijgen betrokkenen op basis van feiten hetzelfde beeld van hoe het werk per case verloopt, in plaats van uiteenlopende verhalen.

Bekijk hoe process mining de werkelijke procesflows in kaart brengt

Bekijk voor een overzicht van de benodigde data de vereisten voor process mining-data.

Waar wacht werk op mensen en waar wachten mensen op werk?

Zoek naar wachtrijen waarin cases op een rol of team wachten. Vergelijk die wachttijden vervolgens met perioden waarin er werk beschikbaar is, maar het niet verdergaat. Zo ontdek je mogelijk een verschil tussen de binnenkomende vraag en de beschikbare capaciteit, maar ook vertragingen door afhankelijkheden of de procesinrichting.

Gebruik de bevindingen om gerichte vragen te stellen:

• Welke stappen zijn verantwoordelijk voor de meeste wachttijd per case?
• Zitten vertragingen vooral bij een bepaalde rol, overdracht of procesvariant?
• Is het werk ongelijk verdeeld over rollen of teams?
• Wijzen de gegevens op een capaciteitsprobleem of op een regel of afhankelijkheid die je kunt aanpassen?

Zo blijft het gesprek gericht op de procesinrichting en personeelsbezetting, niet op hoe snel een individuele medewerker werkt.

Lees hoe je een proces analyseert en hoe je een proces in de tijd volgt voor meer informatie over het vinden van beperkingen in een proces.

Hoe test je veranderingen in capaciteit voordat je middelen inzet?

Gebruik processimulatie om scenario’s te vergelijken voordat je de personeelsbezetting of routering wijzigt. Test bijvoorbeeld wat er gebeurt als je capaciteit tussen rollen verschuift, de routering van werk aanpast of de werkverdeling verandert. Vergelijk elk scenario met de huidige prestaties aan de hand van voorspelde doorlooptijd, doorvoer en benodigde capaciteit.

Een simulatie maakt aannames expliciet, maar garandeert geen uitkomst. De voorspelling hangt af van de data en scenarioaannames die je invoert. Vergelijk na invoering van een wijziging de werkelijke resultaten met de voorspelling. Zo zie je welke aannames klopten en waar het model moet worden aangepast.

Test scenario’s voor de capaciteit

Hoe vergelijk je voorspelde en werkelijke verbeteringen in de doorlooptijd?

Kies een proces met duidelijke start- en eindgebeurtenissen en een KPI voor de doorlooptijd die je al bijhoudt. Bekijk de huidige processtroom, bepaal waar het proces vastloopt en simuleer een gerichte wijziging. Leg je aannames en het voorspelde effect vast voordat je de wijziging doorvoert.

Meet na de wijziging hetzelfde proces en dezelfde KPI. Vergelijk de werkelijke doorlooptijd en doorvoer met de voorspelling om te beoordelen of de wijziging het probleem heeft aangepakt. Wijken de resultaten af, bekijk dan opnieuw je aannames, procesdata of de uitvoering. Behandel de voorspelling niet als een belofte.

Welke data heb je nodig om te beginnen?

Kies een proces met veel cases waarvan je de cases, activiteiten en eventtimestamps kunt vaststellen. Neem alleen informatie over rollen of teams op als dat passend is en volgens je privacybeleid is toegestaan. Richt de analyse op planning per proces en rol, niet op individuele prestaties.

Begin met één vraag, bijvoorbeeld waar cases het langst wachten of of een overdracht de doorvoer beperkt. Met een gerichte analyse kun je de data makkelijker controleren en samen bepalen wat de gegevens betekenen.

Hoe helpen procesgegevens bij personeelsplanning?

Een procesoverzicht geeft teams voor bedrijfsvoering en personeelsplanning een gedeelde basis om vraag, capaciteit en werkverdeling te bespreken. Gebruik het om te bepalen waar een proces mogelijk meer capaciteit nodig heeft, waar de bestaande capaciteit beter op de vraag kan aansluiten en waar proceswijzigingen de wachttijd kunnen verkorten.

De gegevens ondersteunen de planning, maar nemen geen personeelsbeslissingen voor je. Je organisatie blijft verantwoordelijk voor de interpretatie van de resultaten, het meewegen van de context en de keuze welke wijzigingen passend zijn.

Wat is de volgende stap?

Kies één proces, bekijk de processtroom per case en bepaal waar werk op mensen wacht of mensen op werk wachten. Test daarna een gericht capaciteitsscenario en vergelijk na invoering de voorspelling met de werkelijke resultaten.

Bekijk de toepassing voor shared services

Laat zien waar werk op mensen wacht