Transformatie/Rol: Workforce Productivity

Workforce Productivity Procesverbetering

Introductie

Workforce productivity specialisten zijn essentieel voor het optimaliseren van prestaties, betrokkenheid en efficiëntie binnen organisaties. Zij richten zich op het stroomlijnen van workflows, verminderen van inefficiënties en zorgen voor een productieve werkomgeving. Ondanks diverse initiatieven kampen veel organisaties met uitdagingen rondom productiviteit, kosten en tevredenheid. Topbedrijven wereldwijd lossen dit op met projecten voor procesverbetering via process mining, process mapping en process simulation.

Probleemstelling

Workforce productivity specialisten kwamen vaak dezelfde uitdagingen tegen:

• Inefficiënte Workflows: Overbodige taken en trage processen verlagen de productiviteit en zorgen voor frustratie.
• Hoge Operationele Kosten: Inefficiënties zorgen voor hoge kosten door verkeerde inzet van middelen.
• Minder Employee Engagement: Gebrek aan duidelijke workflows en communicatie vermindert betrokkenheid en tevredenheid.
• Beperkt Procesinzicht: Onvoldoende inzicht maakt goede besluitvorming en optimalisatie lastig.

Methodologie

Procesverbetertrajecten volgden een gestructureerde aanpak, geleid door workforce productivity teams en bestonden uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Gebruik van process mining-tools om processen als taakbeheer, communicatie en performance monitoring te analyseren.
• Data verzameld uit HR-systemen, project management software en operationele logs voor het in kaart brengen van processen.
• Bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties in workflows geïdentificeerd.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met belangrijke stakeholders en medewerkers voor inzichten en verbeterpunten.
• Processen herontworpen om workflows te stroomlijnen, handmatige acties te beperken en efficiëntie te verhogen.
• Gestandaardiseerde procesmodellen gemaakt met best practices en compliancy-eisen.

3. Process Simulation:

• Nieuwe processen gesimuleerd met geavanceerde software om prestaties te voorspellen en mogelijke problemen te signaleren.
• Verschillende scenario’s getest op effecten, zoals doorlooptijd, kosten en medewerkerstevredenheid.
• Modellen verfijnd op basis van simulaties voor optimale efficiëntie en effectiviteit.

Resultaten

De inzet van procesverbetering door workforce productivity teams leverde aanzienlijke voordelen op:

• Betere Workflow Efficiëntie: Gestroomlijnde workflows en minder dubbele taken zorgden voor 35% meer productiviteit.
• Lagere Operationele Kosten: Geoptimaliseerde processen en beter gebruik van middelen gaven 25% kostenbesparing.
• Meer Employee Engagement: Duidelijke processen en betere communicatie verhoogden betrokkenheid en tevredenheid met 30%.
• Meer Procesinzicht: Process mining gaf realtime inzicht voor betere besluiten en continue verbetering.
• Efficiënter Werken: Minder handmatig werk leverde 40% besparing op tijd en middelen voor strategische doelen.

Met process mining, process design en process simulation hebben workforce productivity specialisten hun processen getransformeerd. Het resultaat: efficiëntere organisaties, lagere kosten en tevredener medewerkers. Deze use case laat de impact zien van business process management op workforce productivity en organisatieprestaties.