เพิ่มผลิตภาพของบุคลากรด้วย Process Mining

ผลิตภาพของบุคลากรขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพที่องค์กรเปลี่ยนกำลังการทำงานที่มีให้เป็นงานที่เสร็จสมบูรณ์ ProcessMind วิเคราะห์ระยะเวลาของกระบวนการในระดับกรณี ไม่ได้ประเมินผลงานหรือกิจกรรมของบุคคล ใช้ process mining เพื่อดูว่างานต้องรอคนตรงไหน คนต้องรอรับงานตรงไหน และการเปลี่ยนแปลงกำลังการทำงานอาจส่งผลต่อปริมาณงานที่เสร็จอย่างไร.

จะเพิ่มผลิตภาพของบุคลากรโดยไม่เพิ่มจำนวนพนักงานได้อย่างไร?

เริ่มจากงาน ไม่ใช่การคาดเดาเกี่ยวกับบุคคล ข้อมูลกระบวนการแสดงให้เห็นว่ากรณีต่างๆ ผ่านขั้นตอนใด ใช้เวลารอในแต่ละขั้นนานเท่าใด และจุดส่งต่องานหรือคิวใดจำกัดปริมาณงานที่เสร็จ ข้อมูลนี้ช่วยให้ทีมปฏิบัติการและวางแผนกำลังคนหารือเรื่องกำลังการทำงานตามกระบวนการและบทบาทได้โดยมีหลักฐานประกอบ.

การรอนานอาจบ่งชี้ถึงข้อจำกัดด้านกำลังการทำงาน กฎการอนุมัติ การกระจายงานที่ไม่สมดุล หรือการพึ่งพาทีมอื่น ตรวจสอบกระบวนการก่อนตัดสินใจว่าจะปรับเส้นทางงาน กระจายงานใหม่ หรือปรับกำลังการทำงาน.

process mining บอกอะไรเกี่ยวกับกำลังการทำงานได้บ้าง?

process mining ใช้ข้อมูลเหตุการณ์เพื่อสร้างภาพการเคลื่อนผ่านกระบวนการของแต่ละกรณีขึ้นมาใหม่ คุณตรวจสอบระยะเวลารอบการทำงาน เวลารอ ปริมาณงานที่เสร็จ งานที่ต้องทำซ้ำ และจุดส่งต่องานในรูปแบบกระบวนการต่างๆ ได้ หากข้อมูลมีรายละเอียดบทบาท คุณสามารถเปรียบเทียบเวลารอและปริมาณงานแยกตามบทบาท โดยไม่ต้องติดตามผลงานของบุคคล.

ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเห็นภาพการทำงานในระดับกรณีร่วมกัน โดยอ้างอิงหลักฐานแทนคำอธิบายที่ไม่ตรงกัน.

ดูว่า Process Mining แสดงขั้นตอนการทำงานจริงอย่างไร

หากต้องการดูภาพรวมของข้อมูลที่จำเป็น โปรดอ่านข้อกำหนดด้านข้อมูลสำหรับ process mining.

งานต้องรอคนตรงไหน และคนต้องรอรับงานตรงไหน?

มองหาคิวที่กรณีต่างๆ ต้องรอบทบาทหรือทีม จากนั้นเปรียบเทียบช่วงเวลารอเหล่านั้นกับช่วงที่มีงานพร้อมแต่ยังไม่คืบหน้า วิธีนี้ช่วยให้เห็นความไม่สอดคล้องระหว่างความต้องการงานที่เข้ามากับกำลังการทำงานที่มี รวมถึงความล่าช้าที่เกิดจากการพึ่งพาทีมอื่นหรือการออกแบบกระบวนการ.

ใช้สิ่งที่พบเพื่อตั้งคำถามให้ตรงประเด็น:

• ขั้นตอนใดใช้เวลารอต่อกรณีมากที่สุด?
• ความล่าช้ากระจุกตัวอยู่ที่บทบาท จุดส่งต่องาน หรือรูปแบบกระบวนการใดหรือไม่?
• การกระจายงานระหว่างบทบาทหรือทีมไม่สมดุลหรือไม่?
• หลักฐานชี้ว่าเป็นปัญหาด้านกำลังการทำงาน หรือเป็นกฎหรือการพึ่งพาส่วนอื่นที่ปรับเปลี่ยนได้?

คำถามเหล่านี้ช่วยให้การหารือมุ่งไปที่การออกแบบกระบวนการและการจัดกำลังคน ไม่ใช่ความเร็วในการทำงานของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง.

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการระบุข้อจำกัดของกระบวนการ อ่านวิธีวิเคราะห์กระบวนการของคุณและวิธีติดตามกระบวนการเมื่อเวลาผ่านไป.

จะทดสอบการเปลี่ยนแปลงกำลังการทำงานก่อนจัดสรรทรัพยากรได้อย่างไร?

ใช้การจำลองกระบวนการเพื่อเปรียบเทียบสถานการณ์ก่อนปรับจำนวนพนักงานหรือเส้นทางงาน ทดสอบทางเลือกต่างๆ เช่น ย้ายกำลังการทำงานระหว่างบทบาท ปรับวิธีส่งต่องาน หรือเปลี่ยนการกระจายภาระงาน เปรียบเทียบแต่ละสถานการณ์กับผลการดำเนินงานปัจจุบัน โดยใช้ตัวชี้วัดอย่างระยะเวลารอบการทำงานที่คาดการณ์ ปริมาณงานที่เสร็จ และความต้องการทรัพยากร.

การจำลองทำให้เห็นสมมติฐานชัดเจน แต่ไม่สามารถรับประกันผลลัพธ์ได้ การคาดการณ์ขึ้นอยู่กับข้อมูลและสมมติฐานของสถานการณ์ที่คุณระบุ หลังเริ่มใช้การเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้เปรียบเทียบผลจริงกับผลคาดการณ์ เพื่อดูว่าสิ่งใดเป็นไปตามที่คาดและโมเดลควรปรับปรุงตรงไหน.

ทดสอบสถานการณ์ด้านกำลังการทำงาน

จะเปรียบเทียบผลที่คาดการณ์กับการลดระยะเวลารอบการทำงานจริงได้อย่างไร?

เลือกกระบวนการที่มีเหตุการณ์เริ่มต้นและสิ้นสุดชัดเจน และมี KPI ระยะเวลารอบการทำงานที่คุณติดตามอยู่แล้ว ทบทวนขั้นตอนปัจจุบัน ระบุข้อจำกัดที่ชัดเจน แล้วจำลองการเปลี่ยนแปลงเฉพาะจุด บันทึกสมมติฐานและผลที่คาดการณ์ไว้ก่อนนำไปใช้.

หลังเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้วัดกระบวนการและ KPI เดิม เปรียบเทียบระยะเวลารอบการทำงานและปริมาณงานที่เสร็จจริงกับผลคาดการณ์ เพื่อประเมินว่าการเปลี่ยนแปลงแก้ข้อจำกัดได้หรือไม่ หากผลต่างกัน ให้ทบทวนสมมติฐาน ข้อมูลกระบวนการ หรือวิธีนำไปใช้ แทนการมองผลคาดการณ์เป็นคำรับรอง.

ต้องใช้ข้อมูลอะไรในการเริ่มต้น?

เลือกกระบวนการที่มีปริมาณงานสูงและระบุกรณี กิจกรรม และเวลาของเหตุการณ์ได้ เพิ่มข้อมูลบทบาทหรือทีมเฉพาะเมื่อเหมาะสมและนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณอนุญาต มุ่งวิเคราะห์การวางแผนในระดับกระบวนการและบทบาท ไม่ใช่ผลงานรายบุคคล.

เริ่มจากคำถามเดียว เช่น กรณีต่างๆ รอตรงไหนนานที่สุด หรือจุดส่งต่องานจำกัดปริมาณงานที่เสร็จหรือไม่ การวิเคราะห์ที่เจาะจงช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลและตกลงกันได้ง่ายขึ้นว่าหลักฐานหมายถึงอะไร.

หลักฐานจากกระบวนการช่วยสนับสนุนการวางแผนกำลังคนได้อย่างไร?

มุมมองกระบวนการช่วยให้ทีมปฏิบัติการและวางแผนกำลังคนมีข้อมูลร่วมกันสำหรับหารือเรื่องความต้องการ กำลังการทำงาน และการกระจายงาน ใช้ข้อมูลนี้ระบุว่ากระบวนการใดอาจต้องเพิ่มกำลังการทำงาน จุดใดสามารถจัดกำลังการทำงานที่มีให้สอดคล้องกับความต้องการได้ดีขึ้น และการเปลี่ยนแปลงกระบวนการส่วนใดช่วยลดเวลารอได้.

หลักฐานช่วยประกอบการวางแผน แต่ไม่ได้ตัดสินใจเรื่องการจัดกำลังคนแทนคุณ องค์กรของคุณยังต้องรับผิดชอบในการแปลผล พิจารณาบริบท และตัดสินใจว่าควรปรับเปลี่ยนอย่างไร.

ควรทำอะไรต่อ?

เลือกกระบวนการหนึ่งรายการ ทบทวนขั้นตอนในระดับกรณี แล้วระบุจุดที่งานต้องรอคนหรือคนต้องรอรับงาน จากนั้นทดสอบสถานการณ์ด้านกำลังการทำงานที่เจาะจง และเปรียบเทียบผลคาดการณ์กับผลจริงหลังนำไปใช้.

ดูกรณีใช้งานด้านบริการส่วนกลาง

แสดงจุดที่งานต้องรอคน