Tingkatkan produktivitas tenaga kerja dengan process mining

Produktivitas tenaga kerja bergantung pada seberapa efektif organisasi Anda mengubah kapasitas yang tersedia menjadi pekerjaan yang selesai. ProcessMind menganalisis waktu proses berdasarkan kasus, bukan kinerja atau aktivitas individu. Gunakan process mining untuk melihat kapan pekerjaan menunggu orang, kapan orang menunggu pekerjaan, dan bagaimana perubahan kapasitas dapat memengaruhi jumlah pekerjaan yang diselesaikan.

Bagaimana meningkatkan produktivitas tenaga kerja tanpa menambah karyawan?

Mulailah dari pekerjaan, bukan asumsi tentang individu. Data proses menunjukkan pergerakan kasus, lama waktu tunggu di setiap tahapan, serta serah terima atau antrean yang membatasi jumlah pekerjaan yang diselesaikan. Bukti ini membantu tim operasional dan perencanaan tenaga kerja membahas kapasitas berdasarkan proses dan peran.

Waktu tunggu yang lama dapat mengindikasikan keterbatasan kapasitas, aturan persetujuan, pembagian pekerjaan yang tidak merata, atau ketergantungan pada tim lain. Tinjau proses sebelum memutuskan untuk mengubah perutean, menyeimbangkan kembali pekerjaan, atau menyesuaikan kapasitas.

Apa yang dapat diketahui process mining tentang kapasitas?

Process mining menggunakan data peristiwa untuk merekonstruksi pergerakan kasus dalam suatu proses. Anda dapat meninjau waktu siklus, waktu tunggu, jumlah pekerjaan yang diselesaikan, pengerjaan ulang, dan serah terima di berbagai variasi proses. Jika data mencakup informasi peran, Anda dapat membandingkan waktu tunggu dan beban kerja berdasarkan peran tanpa memantau kinerja individu.

Dengan begitu, para pemangku kepentingan memiliki pandangan bersama tentang cara kerja berdasarkan setiap kasus, dengan landasan bukti, bukan keterangan yang saling bertentangan.

Lihat bagaimana Process Mining mengungkap alur proses yang sebenarnya

Untuk mengetahui data yang diperlukan, lihat persyaratan data process mining.

Di mana pekerjaan menunggu orang, dan di mana orang menunggu pekerjaan?

Cari antrean tempat kasus menunggu peran atau tim, lalu bandingkan waktu tunggu tersebut dengan periode ketika pekerjaan tersedia tetapi tidak bergerak. Hal ini dapat mengungkap ketidaksesuaian antara permintaan yang masuk dan kapasitas yang tersedia, serta keterlambatan akibat ketergantungan atau rancangan proses.

Gunakan temuan untuk mengajukan pertanyaan yang terarah:

• Tahapan mana yang paling banyak menyumbang waktu tunggu per kasus?
• Apakah keterlambatan terkumpul di peran, serah terima, atau variasi proses tertentu?
• Apakah pekerjaan terbagi tidak merata di antara peran atau tim?
• Apakah bukti menunjukkan masalah kapasitas, atau aturan maupun ketergantungan yang dapat diubah?

Pertanyaan ini menjaga pembahasan tetap berfokus pada rancangan proses dan penempatan staf, bukan pada kecepatan kerja individu.

Untuk mengetahui lebih lanjut cara menemukan kendala proses, baca cara menganalisis proses Anda dan cara memantau proses dari waktu ke waktu.

Bagaimana menguji perubahan kapasitas sebelum mengalokasikan sumber daya?

Gunakan simulasi proses untuk membandingkan skenario sebelum mengubah jumlah staf atau perutean. Uji pilihan seperti memindahkan kapasitas antarperan, mengubah perutean pekerjaan, atau menyesuaikan pembagian beban kerja. Bandingkan setiap skenario dengan kinerja saat ini menggunakan ukuran seperti perkiraan waktu siklus, jumlah pekerjaan yang diselesaikan, dan kebutuhan sumber daya.

Simulasi memperjelas asumsi, tetapi tidak menjamin hasil. Perkiraannya bergantung pada data dan asumsi skenario yang Anda berikan. Setelah perubahan diterapkan, bandingkan hasil aktual dengan perkiraan untuk melihat bagian yang sesuai dan bagian yang perlu disempurnakan dalam model.

Uji skenario kapasitas

Bagaimana membandingkan perkiraan dan hasil aktual pengurangan waktu siklus?

Pilih proses dengan peristiwa awal dan akhir yang jelas serta KPI waktu siklus yang sudah Anda pantau. Tinjau alur saat ini, temukan kendala tertentu, lalu simulasikan perubahan yang terarah. Catat asumsi dan dampak yang diperkirakan sebelum penerapan.

Setelah perubahan diterapkan, ukur proses dan KPI yang sama. Bandingkan waktu siklus dan jumlah pekerjaan yang diselesaikan dengan perkiraan untuk menilai apakah perubahan mengatasi kendala. Jika hasilnya berbeda, tinjau kembali asumsi, data proses, atau penerapannya. Jangan menganggap perkiraan sebagai janji.

Data apa yang diperlukan untuk memulai?

Pilih proses bervolume tinggi yang kasus, aktivitas, dan stempel waktunya dapat Anda identifikasi. Sertakan informasi peran atau tim hanya jika sesuai dan diizinkan oleh kebijakan privasi Anda. Fokuskan analisis pada perencanaan di tingkat proses dan peran, bukan kinerja individu.

Mulailah dengan satu pertanyaan, misalnya di bagian mana kasus menunggu paling lama atau apakah serah terima membatasi jumlah pekerjaan yang diselesaikan. Analisis yang terarah memudahkan Anda memvalidasi data dan menyepakati makna bukti yang ditemukan.

Bagaimana bukti proses mendukung perencanaan tenaga kerja?

Tampilan proses memberi tim operasional dan perencanaan tenaga kerja landasan bersama untuk membahas permintaan, kapasitas, dan pembagian pekerjaan. Gunakan tampilan ini untuk menemukan bagian proses yang mungkin membutuhkan kapasitas lebih besar, bagian yang dapat menyesuaikan kapasitas dengan permintaan, serta perubahan proses yang dapat mengurangi waktu tunggu.

Bukti membantu perencanaan, tetapi tidak mengambil keputusan penempatan staf untuk Anda. Organisasi Anda tetap bertanggung jawab menafsirkan hasil, mempertimbangkan konteks, dan menentukan perubahan yang sesuai.

Apa langkah selanjutnya?

Pilih satu proses, tinjau alur setiap kasus, lalu temukan bagian ketika pekerjaan menunggu orang atau orang menunggu pekerjaan. Setelah itu, uji skenario kapasitas yang terarah dan bandingkan perkiraan dengan hasil aktual setelah penerapan.

Lihat kasus penggunaan layanan bersama

Tunjukkan bagian yang membuat pekerjaan menunggu orang