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契約管理データテンプレート

Agiloft

契約管理の属性(21) 契約管理のアクティビティ(16) データ抽出ガイド(1)

契約管理データテンプレート

このテンプレートでは、契約管理プロセスを詳しく分析するために収集すべきデータ属性と、追跡すべき主なアクティビティを紹介します。システムから必要な情報を抽出する方法も説明しています。このテンプレートを使ってデータを準備し、プロセスマイニングでプロセスの状況を明らかにしましょう。

収集を推奨する属性
追跡すべき主なアクティビティ
データ抽出ガイド

イベントログを初めて作成する方はこちら：プロセスマイニング用イベントログの作成方法.

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契約管理の属性

契約管理プロセスを詳しく分析し、見えにくい課題を明らかにするために、イベントログに含めることを推奨するデータ項目です。

5 必須 8 推奨 8 任意

	名前	説明
	契約ID ContractId	システムで管理する各契約を一意に識別するIDです。契約ライフサイクル全体を通じて、関連するすべてのアクティビティとイベントをこのIDで紐付けます。
説明契約IDは、各契約に関連するすべてのイベントとアクティビティを一意に紐付ける、確定的なケース識別子です。イベントログの各レコードは契約に対する操作を表し、このIDによって一連の操作をまとめます。プロセスマイニング分析では、すべての契約の開始から終了までの流れを再構成するための基本となる属性です。プロセスフローの可視化、依頼から締結までのサイクルタイムの計算、個々の契約の特性に基づく分析の分類に役立ちます。重要な理由契約の全行程を追跡するために欠かせないキーです。このIDがなければ、プロセスフロー全体を分析したり、ケース単位の重要業績評価指標（KPI）を計算したりできません。入手先通常、Agiloftのメインの契約テーブルにある主キーです。例 CTR-2023-00123MSA-2024-00045NDA-2023-00789
	アクティビティ名 ActivityName	契約ライフサイクルのある時点で発生した、特定の業務アクティビティまたはイベントの名称です。
説明この属性は、「契約書の起草」「法務レビューの実施」「契約の締結・署名」など、プロセスで実行されたステップを表します。これらのアクティビティがプロセスマップを構成します。アクティビティの順序や頻度を分析すると、主なプロセスフローの特定、逸脱や手戻りの発見、頻度や所要時間の多いステップの把握に役立ちます。「契約ライフサイクル全体の概要」や「契約書作成プロセスのバリアント」などのダッシュボードを作成するうえでも欠かせません。重要な理由アクティビティはプロセスマップの各ステップを表します。プロセスフローを可視化し、どのような作業が行われているかを把握するために必要です。入手先 Agiloftの契約履歴または監査証跡テーブルに記録された操作やステータス変更から導出します。例契約書の作成法務レビューの実施署名依頼の送信契約の締結・署名
	ソースシステム SourceSystem	データの抽出元となる記録システムです。
説明この属性は、契約管理データの取得元を示します。このプロセスでは、値は常に「Agiloft」です。複数のシステムのデータを組み合わせる全社的な分析では、データの来歴を追跡し、分析対象を正しく設定するために、このフィールドが欠かせません。データのコンテキストと追跡可能性を確保できます。重要な理由データの取得元を示します。データガバナンス、問題の調査、複数のソースからのデータ統合に欠かせません。入手先データの抽出と変換の際に追加する固定値です。例 Agiloft
	最終データ更新 LastDataUpdate	ソースシステムからデータが最後に更新または抽出された時刻を示すタイムスタンプです。
説明この属性は、直近のデータ抽出時刻を示します。分析対象データの鮮度を把握し、データ更新のスケジュールを管理するうえで重要です。ユーザーはこのタイムスタンプを確認して、最新の情報が表示されていることや、分析対象の期間を把握できます。信頼性の高いデータ分析に欠かせないメタデータです。重要な理由データがどの程度最新かを把握できるため、適切なタイミングで正確なビジネス判断を行えます。入手先データの抽出、変換、読み込み（ETL）の過程で生成し、追加するタイムスタンプです。例 2024-05-20T08:00:00Z
	開始時刻 EventTime	特定のアクティビティまたはイベントが始まった時刻を示すタイムスタンプです。
説明この属性は、契約履歴に記録された各アクティビティの日付と時刻を示します。イベントの時系列を確定するもので、プロセスの発見と分析に欠かせません。開始時刻を使って、アクティビティ間の所要時間を計算し、ボトルネックを特定し、サイクルタイムを測定します。「平均契約サイクルタイム」や「平均承認段階所要時間」など、時間に基づくほぼすべての重要業績評価指標（KPI）の基礎となります。重要な理由イベントの順序付け、所要時間の計算、時間の経過に伴うプロセスのパフォーマンス分析に欠かせないタイムスタンプです。これがなければ、プロセスマイニングはできません。入手先 Agiloftの契約履歴または監査証跡テーブルに記録された操作のタイムスタンプに該当します。例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	ユーザーの所属部門 UserDepartment	ユーザーまたは契約責任者が所属する事業部門です。
説明この属性は、契約に関する部門の情報を示します。たとえば、「営業」「法務」「調達」「財務」などです。契約責任者や特定のアクティビティを実行したユーザーに関連付けることができます。この分析軸は、「契約サイクルタイムの変動要因」ダッシュボードに欠かせません。部門ごとにプロセスのパフォーマンスを絞り込み、比較することで、サイクルタイムが長い部門や、手戻りが多い部門、異なるプロセス経路をたどる部門を特定できます。たとえば、営業部門から依頼された契約は、調達部門からの契約より法務レビューに時間がかかるかを分析できます。重要な理由事業部門間でパフォーマンスを比較し、部門固有のプロセス上の問題やベストプラクティスを特定できます。入手先ユーザープロフィールテーブルから結合するか、Agiloftの契約レコードに直接保存されている情報を使用します。例営業法務調達財務
	ユーザー名 UserName	アクティビティを実行したユーザーまたはリソースの名前です。
説明この属性は、契約書を起草した担当者や法務レビューを行った弁護士など、プロセスの各ステップを完了した担当者を示します。通常、システムの監査証跡に記録された操作に関連付けられたユーザー情報から取得します。ユーザー別の分析は、「契約リソースの作業負荷分析」ダッシュボードに欠かせません。作業負荷の分布や担当者間のパフォーマンスの違い、トレーニングの機会を把握できます。また、個々の操作の責任者を追跡するのにも役立ちます。重要な理由作業負荷の分析、パフォーマンスの比較、担当者ごとのボトルネックやベストプラクティスの特定に役立ちます。入手先通常、契約履歴または監査証跡テーブルにあり、変更を行ったユーザーに紐付けられています。例 Alice SmithBob JohnsonCharlie Brown
	取引先名 CounterpartyName	契約に関わる外部の当事者、顧客、ベンダー、またはパートナーの名前です。
説明この属性は、契約に署名する相手方の組織または個人を示します。相手方によって、交渉の進め方や期間、契約条件が大きく変わることがあります。相手方別のプロセスパフォーマンス分析は、「契約サイクルタイムの変動要因」や「交渉時の修正頻度」ダッシュボードの主な目的です。交渉が長引いたり修正が増えたりする相手方を特定し、交渉戦略の調整や関係管理の改善に役立てられます。重要な理由外部パートナーによる契約交渉の期間や複雑さへの影響を把握し、予測や戦略の改善に役立てられます。入手先 Agiloftのメインの契約テーブルにある標準フィールド、または企業・アカウントテーブルから紐付けられた情報です。例 Acme CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	契約ステータス ContractStatus	契約ライフサイクルにおける現在のステータスまたは状態です。
説明この属性は、「作成中」「レビュー中」「締結済み」「満了」「終了」など、契約の現在の段階を示します。任意の時点で契約がどの段階にあるかを把握できます。プロセスマイニングでは、時間の経過に伴うステータスの変化が、アクティビティを定義することがよくあります。ケース単位の属性として、有効な契約、締結済みの契約、満了した契約に絞って分析する際に役立ちます。「契約期限とステータスの予定」ダッシュボードにも直接役立ちます。重要な理由契約の現在の段階をすばやく把握でき、進行中と完了済みのケースを絞り込んで分析できます。入手先 Agiloftのメインの契約テーブルにある標準フィールドです。例下書き承認待ち締結済み満了
	契約種別 ContractType	基本サービス契約（MSA）、秘密保持契約（NDA）、作業範囲記述書（SOW）など、契約の分類です。
説明契約種別は、契約の性質や使用するテンプレートを定める重要な分類項目です。契約種別によってプロセスのバリアントや複雑さ、関係者が異なることがよくあります。この属性は比較分析に欠かせず、「契約サイクルタイムの変動要因」や「交渉時の修正頻度」ダッシュボードの主な分析軸です。契約種別ごとにプロセスを分類すると、特定の種別に時間がかかる理由、修正が多い理由、標準プロセスから逸脱しやすい理由を把握できます。重要な理由プロセスの複雑さ、所要時間、リスクに大きな差が生じる理由を把握できます。意味のあるプロセス分類に欠かせない属性です。入手先 Agiloftのメインの契約テーブルにある標準フィールドです。例基本サービス契約秘密保持契約作業範囲記述書ソフトウェアライセンス契約
	契約金額 ContractValue	契約の総額です。
説明この属性は、収益、費用、または契約上の確約額としての契約の総額を示します。この金額は、審査の厳しさや承認プロセスの複雑さを左右する要因となることがよくあります。契約金額は、「締結済み契約の金額と件数の推移」ダッシュボードに欠かせず、プロセスのパフォーマンスが財務に与える影響を分析できます。また、契約金額とサイクルタイムを比較し、高額契約の処理に大幅な時間がかかるかを把握できます。これにより、高額契約の優先順位付けやワークフローの改善に役立てられます。重要な理由プロセスを財務面から捉え、金額に基づく分析や優先順位付け、遅延がビジネスに与える影響の把握に役立ちます。入手先 Agiloftのメインの契約テーブルにある標準フィールドです。例 50000.00250000.0010000.00
	満了日 ExpirationDate	更新または終了されない場合に、契約が満了する予定の日付です。
説明満了日は、契約の有効期間の終了日を定める重要な日付です。更新や終了を管理し、意図しない契約の失効や自動更新を防ぐうえで欠かせません。この属性は、「契約期限とステータスの予定」ダッシュボードと「期限内の契約対応率」重要業績評価指標（KPI）の基礎となります。契約期間の終了に伴う対応を事前に管理し、更新や終了を適切なタイミングで進め、期限の見落としを防げます。重要な理由契約を事前に管理し、更新や終了の期限を逃さないために欠かせません。入手先 Agiloftのメインの契約テーブルにある標準の日付フィールドです。例 2024-12-31T00:00:00Z2025-06-30T00:00:00Z2026-01-15T00:00:00Z
	終了時刻 EventEndTime	特定のアクティビティまたはイベントが完了した時刻を示すタイムスタンプです。
説明開始時刻がアクティビティの開始を示すのに対し、終了時刻は完了を示します。2つの時刻の差が、そのアクティビティの処理時間です。プロセスマイニングで開始時刻と終了時刻の両方を使うと、リソースの利用状況や、待機時間と実作業時間をより詳しく分析できます。たとえば、法務レビューに実際に取り組んでいた時間と、キューで待機していた時間を区別できます。「法務レビュー処理時間」の重要業績評価指標（KPI）にも役立ちます。重要な理由アクティビティの実際の処理時間を計算し、実作業時間と待機時間を分けて把握できます。より正確なボトルネック分析に役立ちます。入手先システムによっては、この値を直接取得できます。多くの場合、同じケースの次のアクティビティの開始時刻から推定します。Agiloftでは、監査証跡から導出する必要がある場合があります。例 2023-10-26T18:30:00Z2023-10-27T15:05:45Z2023-11-05T11:00:00Z
	レビューSLAを達成しているか IsReviewSlaMet	契約レビューが、定められたサービスレベル契約（SLA）内に完了したかどうかを示す計算済みの真偽値です。
説明レビューアクティビティ（例：「社内レビュー完了」）の実際の完了時刻を「ReviewSlaDueDate」と比較して算出します。期限内に完了した場合は「true」、遅れた場合は「false」になります。このフラグは「契約レビューのSLA遵守状況」ダッシュボードに直接反映され、コンプライアンス達成率を簡単に可視化できます。また、trueとfalseの値を数えるだけで「レビューのSLA遵守率」KPIを算出できます。重要な理由 SLAの遵守状況を明確な二択で示すため、社内期限の遵守状況を簡単に測定、可視化、報告できます。入手先各契約について、レビュー完了アクティビティの「EventTime」と「ReviewSlaDueDate」を比較して算出します。例 truefalse
	レビュー期限 ReviewSlaDueDate	法務レビューや社内レビューなど、契約レビューのステップを完了する期限です。
説明この属性は、特定のレビューアクティビティに対するサービスレベル契約（SLA）の期限を定めます。対応にかけられる時間の目安を明確にし、社内目標に対するパフォーマンスの測定に使います。この日付は、「契約レビューのSLA遵守状況」ダッシュボードと、関連する「レビューのSLA遵守率」重要業績評価指標（KPI）に欠かせません。レビューアクティビティの実際の完了時刻と期限を比較することで、サービスレベル目標の達成状況を判定し、SLA違反が頻発する領域を特定できます。重要な理由社内期限に対するパフォーマンスを測定できます。SLAの遵守やレビュー期間の短縮に欠かせません。入手先 Agiloftで契約の提出日と事前に定めたSLAルールに基づいて算出するフィールド、または手動で設定する日付フィールドです。例 2023-10-29T17:00:00Z2023-11-01T17:00:00Z2023-11-10T17:00:00Z
	交渉フェーズ所要時間 NegotiationPhaseDuration	相手方との交渉フェーズにかかる時間です。
説明外部の相手方との交渉開始（例：「相手方との交渉開始」）から、最終合意に達し、相手方の承認を得るまでの時間を測定します。「交渉フェーズのサイクルタイム」ダッシュボードと「平均交渉フェーズ所要時間」KPIの中核となる指標です。所要時間を分析することで、交渉プロセスの効率を把握し、交渉が長引きやすい契約の種類や相手方を特定して、やり取りを効率化する機会を見つけられます。重要な理由交渉段階の効率を測定し、外部とのやり取りにかかる時間を短縮するための手がかりを示します。入手先イベントログから、「相手方との交渉開始」アクティビティと、「相手方の承認取得」などの終了アクティビティの間の時間を算出します。例 7日15日3日
	修正回数 RevisionCount	契約ライフサイクル中に契約書が修正または赤入れされた回数です。
説明この属性は、特に契約書の作成や交渉の段階で、契約書が修正された回数を追跡します。修正回数が多い場合、テンプレートの問題、複雑な交渉、または当初の要件が不明確だった可能性があります。この指標は、「交渉時の修正頻度」ダッシュボードと「契約書の修正頻度」重要業績評価指標（KPI）に直接役立ちます。修正回数を分析すると、やり取りが多くなる契約種別や相手方を特定でき、契約書の作成や交渉の改善に役立つインサイトが得られます。重要な理由手戻りの量と交渉の複雑さを数値化し、テンプレートの品質や交渉戦略を改善する機会を特定できます。入手先通常、イベントログで契約IDごとに「契約書の赤入れ・修正」アクティビティの発生回数を数えて導出します。例 1350
	契約テンプレート名 ContractTemplateName	契約書の初回下書きの作成に使用したテンプレートの名前です。
説明この属性は、契約書の作成開始時に使用した標準テンプレートを指定します。テンプレートを一貫して使用することは、効率的な契約書作成に欠かせません。この属性の分析は、「契約書作成の手戻り率」と「初回の社内承認率」の重要業績評価指標（KPI）に役立ちます。異なるテンプレートを使って作成した契約書や、テンプレートを使わずに作成した契約書のパフォーマンスを比較することで、組織は効果的なテンプレートや、標準化が特に必要な領域を特定できます。重要な理由標準テンプレートの有効性を評価し、標準化を促進します。これにより、契約書の作成時間や手戻りを大幅に減らせます。入手先 Agiloftの契約レコードにあるフィールドで、テンプレートから契約書を作成した際に値が入力される可能性があります。例標準MSA v2.1相互NDA固定価格SOW v1.3個別作成
	承認フェーズ所要時間 ApprovalPhaseDuration	承認依頼を開始してから、必要な承認をすべて得るまでの所要時間です。
説明契約に必要な社内承認と法務承認をすべて得るまでの時間を測定します。通常、最初のレビューアクティビティ（例：「社内レビュー提出」）の開始から、最後に必要な承認を得るまでを対象とします。「平均承認フェーズ所要時間」KPIの基礎となる指標であり、「レビュー・承認のボトルネック分析」ダッシュボードの重要な要素です。契約ライフサイクルの重要な段階を切り分け、レビューや承認の遅延要因を詳しく分析できます。重要な理由承認段階にかかる時間を切り分けて定量化し、この重要な段階のボトルネックの特定と解消に役立てます。入手先イベントログから、各契約の最初の承認アクティビティの開始時刻と最後の承認アクティビティの終了時刻の差を算出します。例 5日2時間12日6時間2日1時間
	法務レビュー担当者 LegalReviewer	契約レビューを担当する法務部門の特定の担当者またはチームの名前です。
説明この属性は、「法務レビューの実施」アクティビティを担当する法務リソースを特定します。さまざまな役割が含まれる一般的な「ユーザー」フィールドよりも、詳細に作業負荷を把握できます。「契約リソースの作業負荷分析」ダッシュボードで、法務チームのキャパシティとパフォーマンスを詳しく分析する際に役立ちます。法務チーム内の作業負荷のバランスや、特定のレビュー担当者がレビュー時間の長さに関係しているかを確認でき、「平均法務レビュー処理時間」重要業績評価指標（KPI）の分析にも役立ちます。重要な理由法務レビュー業務に特化した作業負荷とパフォーマンスの詳細な分析が可能になり、法務チームのリソースを適切に管理できます。入手先担当する法務顧問の契約上のフィールド、または法務レビューアクティビティに関連付けられたユーザー名から導出できます。例 Jane Doe法務チームAJohn Smith
	自動実行の有無 IsAutomated	アクティビティが人ではなくシステムによって自動実行されたかを示す真偽値です。
説明この属性は、ステータスの自動更新、通知、システムが起動するワークフローなど、人が行うアクティビティとシステムが行うアクティビティを区別します。分析では、契約管理プロセスの自動化の程度を把握できます。自動化施策の効果測定や、さらなる自動化の機会の特定、自動化されたステップがボトルネックを生まずに想定どおり機能しているかの確認に役立ちます。重要な理由プロセスの自動化の程度を測定し、システムと人のどちらが各ステップを実行しているかを特定できます。入手先アクティビティ履歴にある「System」「Admin」などのシステムユーザーアカウントを特定するか、自動化された特定のアクティビティ種別にフラグを付けて導出します。例 truefalse

必須推奨任意

契約管理のアクティビティ

プロセスを正確に把握し、ボトルネックを特定するために、イベントログに記録すべき主なプロセスの手順と節目です。

7 推奨 9 任意

	アクティビティ	説明
	契約の更新	契約期間の満了時に、契約が正常に更新されたことを示します。重要なビジネス成果であり、通常はユーザーが契約ステータスを更新するか、更新後の契約期間に向けて新しい契約バージョンを作成した際に記録されます。
重要な理由このアクティビティは、多くの企業にとって重要な成功指標であり、取引関係の継続を示します。更新状況の追跡は、売上予測や契約継続率の分析に欠かせません。入手先ステータスが明示的に「更新済み」に変更された記録、または更新契約として指定された新しい関連契約レコードの作成から記録します。Agiloftのワークフローで自動化することもできます。記録ステータスが「更新済み」に変更された時刻、または後続契約の作成日を使用します。イベントタイプ explicit
	契約の満了	契約が更新も早期終了もされず、満了日を迎えたことを示します。通常、契約の満了日と現在の日付を比較して算出します。
重要な理由契約ライフサイクルの主な終点です。満了を分析することで、意図しない自動更新を防いだり、必要な更新を見落とさないようにしたりできます。入手先算出イベントです。更新も終了もされていない契約について、現在の日付が「満了日」または「契約終了日」フィールドの日付を過ぎると発生します。記録「満了日」フィールドの値を使って、このイベントを導出します。イベントタイプ calculated
	契約の終了	有効な契約が、予定された満了日より前に終了したことを示します。明示的なイベントであり、通常は契約ステータスを「終了」に変更し、その理由を記録します。
重要な理由契約終了は重要な終点です。終了理由を分析すると、履行不履行や事業戦略の変更など、契約解消の背景を把握できます。リスク管理や取引先との関係を理解するうえでも重要です。入手先契約レコードの履歴で、ステータスが「終了」に変更された記録から推定します。終了日は専用フィールドに記録されていることがよくあります。記録ステータスが「終了」に変更された時刻、または「終了日」フィールドの値を使用します。イベントタイプ inferred
	契約の締結・署名	すべての当事者が契約書に署名し、法的拘束力が生じたことを示す重要な節目です。通常は、電子署名プラットフォームとの連携によって明示的に記録するか、ユーザーがステータスを「締結済み」に手動で更新した際に記録されます。
重要な理由このイベントは契約締結前の段階が正常に完了したことを示し、契約サイクルタイム全体の計算における終点となります。これをきっかけに、契約締結後の管理段階が始まります。入手先電子署名連携のWebhookから提供される完了時刻、またはAgiloftでステータスが「締結済み」もしくは「署名済み」に手動で変更された時刻を記録します。記録「署名日」フィールド、締結日、またはステータスが「締結済み」に変更された時刻を使用します。イベントタイプ explicit
	契約依頼の開始	契約ライフサイクルの最初のイベントで、新しい契約の正式な依頼を表します。Agiloftでは通常、Contractテーブルに新しいレコードが作成された時点で記録されます。これは、システムの履歴や監査ログに明示的に残るイベントです。
重要な理由このアクティビティはプロセスの開始を示すため、契約サイクルタイム全体の算出に欠かせません。開始点を分析すると、組織内の契約需要の件数や発生元を把握できます。入手先このイベントは、Agiloftで契約レコードが作成されたタイムスタンプから取得します。通常、該当する契約IDの履歴タブまたはシステムログで確認できます。記録契約のメインテーブルからレコード作成時のタイムスタンプを取得します。イベントタイプ explicit
	法務レビューの実施	法務部門が契約書のレビューを完了したことを示します。法務チームが契約ステータスを「法務承認済み」などに更新した時点や、特定の承認タスクを完了した時点で記録されることがよくあります。
重要な理由法務レビューは重要で、時間がかかることも多いステップです。このアクティビティの所要時間を特定すると、法務チーム内のボトルネックを把握し、SLAの遵守状況を監視できます。入手先ステータスの変更（例：「法務レビュー中」から「法務承認済み」）から推定するか、Agiloftで法務グループに割り当てられた関連承認レコードの完了時点から取得します。記録ステータスが「法務承認済み」に変わった時点、または特定の法務承認タスクが完了になった時点のタイムスタンプを使います。イベントタイプ inferred
	社内承認の完了	必要な社内関係者全員が契約書の最終版を承認したことを示す節目です。通常、契約ステータスが「承認完了」や「署名準備完了」など、最終承認を示す状態に変わった時点から推定します。
重要な理由社内レビューの終了と契約締結の準備完了を示す重要な節目です。契約書を署名に回す前の社内処理時間全体を測定するうえで、重要な基準点となります。入手先ステータスが「承認済み」「署名準備完了」など、最終承認を示す状態に変わったタイムスタンプから推定します。最後に必要な承認レコードの完了時刻から算出することもできます。記録契約ステータスが署名前の承認済み状態に変わったタイムスタンプを特定します。イベントタイプ inferred
	コンプライアンスレビューの実施	有効な契約について、予定された、または臨時のコンプライアンスレビューが完了したことを示します。通常、ユーザーがコンプライアンス関連のタスクを完了したとき、またはレビュー用フィールドを更新したときに、明示的なイベントとして記録されます。
重要な理由コンプライアンスレビューの追跡は、ガバナンスとリスク管理に欠かせません。このアクティビティにより、契約期間を通じて、法令や社内規程の要件を満たしているか確認できます。入手先コンプライアンスレビューに関連付けられたタスクレコードの完了時刻、または「前回のコンプライアンスレビュー日」などの日付フィールドに値が入力された時点を記録します。記録専用のコンプライアンスタスクの完了日、またはレビュー完了時に更新される日付フィールドを使用します。イベントタイプ explicit
	契約のキャンセル	契約の締結前に、契約依頼または手続き中の契約が意図的にキャンセルされたことを示します。明示的な終了状態であり、通常はユーザーがステータスを「キャンセル済み」または「取り下げ」に変更した際に記録されます。
重要な理由プロセスが失敗または終了する経路を示します。契約がキャンセルされた理由を分析すると、適格性確認や交渉の段階にある問題を見つけ、無駄な作業を減らすのに役立ちます。入手先契約履歴で、ステータスが「キャンセル済み」「無効」「取り下げ」など、成功に至らない終了値に変更された時刻から推定します。記録ステータスが「キャンセル済み」に変更された時刻を確認します。イベントタイプ inferred
	契約の有効化	契約が有効になり、法的効力を持つことを示します。通常、締結日以降に発生します。Agiloftでは、ステータスが「締結済み」から「アクティブ」または「有効」に変更された記録として残されることがよくあります。
重要な理由このアクティビティをもって契約締結後のライフサイクルが正式に始まり、義務の履行、モニタリング、コンプライアンスタスクが開始されます。有効な契約の履行状況と管理を追跡するための明確な起点になります。入手先契約の履歴ログでステータスが「アクティブ」に変更された記録から推定するか、「契約開始日」フィールドに基づいて算出します。記録ステータスが「アクティブ」に変更された時刻、または「発効日」フィールドの値を使用します。イベントタイプ inferred
	契約変更の開始	有効な既存契約について、正式な変更手続きが始まったことを示します。Agiloftでは、元の契約に関連付けられた新しい「変更」レコードの作成として記録されることがよくあります。
重要な理由契約変更は、契約ライフサイクルにおける重要な変化を示します。変更の頻度や実施プロセスを分析すると、ビジネスニーズの変化や、当初の契約内容の明確さに関するインサイトが得られます。入手先このイベントは、親契約の契約IDに関連付けられた専用の「変更」テーブルで、新しいレコードが作成された時刻から記録します。記録変更テーブルのレコード作成時刻を使用します。イベントタイプ explicit
	契約書の作成	契約書の初稿が完成したことを示します。契約書の初版をアップロードして契約レコードに関連付けた時点、または契約ステータスが「作成完了」に変更された時点で記録されることがよくあります。
重要な理由このアクティビティを追跡すると、契約書の作成段階の効率を測定できます。この時点以降に複数回の修正があれば、テンプレートや初期要件に問題がある可能性があるため、手戻りの分析にも役立ちます。入手先ステータスフィールドの変更（例：「新規」から「作成中」）から推定するか、Agiloftの「添付ファイル」関連テーブルに最初の文書バージョンが添付されたタイムスタンプから取得します。記録ステータスが初めて「作成中」または「レビュー」に変更されたタイムスタンプ、または最初の関連文書レコードの作成日を特定します。イベントタイプ inferred
	契約書の修正	交渉中または社内レビュー中に、契約書が修正されたことを示します。通常、契約書の新しいバージョンをAgiloftにアップロードした時点で明示的に記録されます。
重要な理由このアクティビティは、手戻りの繰り返しを特定するうえで重要です。修正が頻繁に発生する場合、条件が不明確、テンプレートに問題がある、交渉が難航しているなどの可能性があり、いずれも契約サイクルタイムを長引かせます。入手先 Agiloftで契約レコードに関連付けられた「添付ファイル」または専用のバージョン履歴テーブルに、新しい文書バージョンが作成されたタイムスタンプから取得します。記録契約書のバージョン履歴に新しいレコードが作成された時点のタイムスタンプを使います。イベントタイプ explicit
	契約相手との交渉開始	契約書を外部の契約相手に送り、レビューと交渉を依頼した時点を示します。Agiloftでは、ステータスが「交渉中」または「外部レビュー」に変わったことから推定できます。
重要な理由この時点から、変動が大きく予測しにくい交渉段階が始まります。追跡することで、交渉サイクルタイムを測定・分析し、この段階が長引く要因を特定できます。入手先契約レコードの履歴で、ステータスフィールドが「交渉中」「契約相手確認中」「外部レビュー」に更新されたタイムスタンプから推定します。記録外部との連絡や交渉の開始を示す、最初のステータス変更のタイムスタンプを特定します。イベントタイプ inferred
	社内レビューへの提出	作成した契約書を社内の関係者に正式にレビュー依頼した時点を示します。通常、Agiloftのワークフローでステータスが「下書き」から「社内レビュー」に変わった時点で記録されます。
重要な理由このイベントを起点にレビュー段階が始まり、ボトルネックが発生することもよくあります。この時点から後続のレビューアクティビティまでの時間を分析することは、レビューのサイクルタイムを把握し、改善するうえで重要です。入手先メインの契約レコードで、ステータスフィールドが「レビュー中」「社内レビュー待ち」「レビューに提出」などに変更されたタイムスタンプから推定します。記録契約の履歴ログで、ステータスが「社内レビュー」に変わった記録を確認します。イベントタイプ inferred
	署名依頼の送信	承認済みの最終版契約書を、すべての当事者による締結に向けて送付した時点を示します。Agiloftのように電子署名サービスと連携するシステムでは、署名プロセスを開始する明示的な操作として記録されることがよくあります。
重要な理由このイベントにより、最終的な締結段階の開始時刻を明確に把握できます。この時点から「契約締結」までの時間を分析すると、署名プロセス自体の遅れを特定できます。入手先契約履歴に記録されたユーザーの明示的な操作、またはAgiloftが連携するDocuSignやAdobe Signなどの電子署名サービスへのAPI呼び出しから取得します。記録「署名依頼を送信」操作または連携サービスの呼び出しに関連付けられた履歴ログのタイムスタンプを使います。イベントタイプ explicit

推奨任意

データ抽出ガイド

Agiloftからデータを取得する方法

ステップ

Python環境を準備：Python 3.6以降がインストールされていることを確認します。pipを使って必要なライブラリをインストールします：pip install requests pandas。
Agiloftの認証情報を取得：Agiloft環境にログインします。APIのベースURL（例：https://[your_domain].agiloft.com/gui2/rest）、有効なユーザー名とパスワード、APIキーが必要です。Agiloft管理者にAPIキーを依頼し、ユーザーの役割にAPIアクセス権があることを確認してください。
ナレッジベース名を確認：Agiloftで契約管理のナレッジベースを開き、正確なAPI名を確認します。API名は表示名と異なることがよくあります。管理者に確認してください。このガイドでは、名前をcontractと仮定します。
Pythonスクリプトを設定：提示されたPythonスクリプトをエディターで開きます。BASE_URL、USERNAME、PASSWORD、API_KEY、KB_NAMEのプレースホルダーを、使用しているAgiloft環境の情報に置き換えてください。
抽出する日付範囲を設定：スクリプトの設定セクションで、SEARCH_FILTER変数を調整して抽出期間を指定します。通常、「作成日」または「最終更新日」フィールドを対象にして、データ量を絞り込みます。
スクリプトを実行：ターミナルでpython your_script_name.pyを実行します。スクリプトがAgiloft APIで認証し、ページ単位で契約レコードを取得して、各契約の履歴を処理します。
履歴データを処理：スクリプトは各契約の履歴ログを順に処理します。ステータス変更やレコード作成などの履歴イベントを、イベントログで必要となる標準のActivityName値に対応付けます。
計算イベントを処理：スクリプトには「契約期限切れ」アクティビティを導出するロジックが含まれています。実行時点で、アクティブな契約の有効期限を現在の日付と照合します。
データを変換して整形：pandasライブラリを使って抽出したイベントを表形式に整え、必須列と推奨列がすべて含まれるようにします。
イベントログファイルを作成：スクリプトが正常に実行されると、同じディレクトリにagiloft_contract_event_log.csvというCSVファイルが作成されます。このファイルはProcessMindに直接アップロードできる形式です。

設定

API認証情報：REST API経由で契約データを読み取るために十分な権限を持つユーザーアカウントのUSERNAME、PASSWORD、API_KEYが必要です。
ベースURL：BASE_URLには、使用しているAgiloft環境のRESTエンドポイントを指定します。
ナレッジベース名：KB_NAME変数には、Agiloftの契約テーブルの正確なAPI名を設定します。
日付範囲フィルター：処理速度を保つため、スクリプトのSEARCH_FILTERで直近6～12か月などの適切な期間に抽出対象を絞り込みます。date_createdまたはlast_modified_dateでのフィルタリングが一般的です。
ページネーション：PAGE_SIZE変数は、API呼び出しごとに取得するレコード数を指定します。通常は100～500の範囲が、処理速度とメモリ使用量のバランスに適しています。
フィールドの対応付け：スクリプトには、Agiloftのフィールド名をイベントログに必要な属性名に対応付けるセクションがあります。id、contract_type、contract_valueなどの対応付けを確認し、Agiloftの設定に合わせて調整してください。

クエリの例 python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Agiloft instance details
BASE_URL = class="hl-string">"https://[your_domain].agiloft.com/gui2/rest"
USERNAME = class="hl-string">"[your_api_user]"
PASSWORD = class="hl-string">"[your_api_password]"
API_KEY = class="hl-string">"[your_api_key]"
KB_NAME = class="hl-string">"contract"  class=class="hl-string">"hl-comment"># The API name of your contracts knowledgebase
PAGE_SIZE = 200

class=class="hl-string">"hl-comment"># Filter for contracts created in a specific range (adjust as needed)
class=class="hl-string">"hl-comment"># Format for Agiloft API dates is class="hl-string">'YYYY-MM-DD HH:MM:SS'
SEARCH_FILTER = {
    class="hl-string">"search_stype": class="hl-string">"field_based",
    class="hl-string">"searches": [
        {class="hl-string">"field": class="hl-string">"date_created", class="hl-string">"op": class="hl-string">"ge", class="hl-string">"val": class="hl-string">"2023-01-01 00:00:00"}
    ]
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SCRIPT --- #

def get_agiloft_session(base_url, username, password, api_key):
    class="hl-string">"""Authenticates with Agiloft and returns a session token."""
    login_url = fclass="hl-string">"{base_url}/login"
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/json", class="hl-string">"API-Key": api_key}
    payload = {class="hl-string">"username": username, class="hl-string">"password": password}
    try:
        response = requests.post(login_url, headers=headers, json=payload, timeout=60)
        response.raise_for_status()
        return response.cookies
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error: Authentication failed. {e}")
        return None

def fetch_all_records(session, base_url, kb_name, page_size, search_filter):
    class="hl-string">"""Fetches all records from a knowledgebase with pagination."""
    records = []
    page_num = 0
    while True:
        url = fclass="hl-string">"{base_url}/kb/{kb_name}"
        params = {
            class="hl-string">"page_size": page_size,
            class="hl-string">"page_num": page_num,
            class="hl-string">"view_name": class="hl-string">"Default",
            class="hl-string">"search": json.dumps(search_filter),
            class="hl-string">"fields": class="hl-string">"id,history,contract_status,contract_type,contract_value,created_by,owner_group,counterparty,expiration_date"
        }
        try:
            response = requests.get(url, cookies=session, params=params, timeout=120)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            records.extend(data.get(class="hl-string">'records', []))
            if len(data.get(class="hl-string">'records', [])) < page_size:
                break
            page_num += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching page {page_num}: {e}")
            break
    return records

def map_history_to_activity(entry_text):
    class="hl-string">"""Maps a history log entry to a defined activity name."""
    entry_lower = entry_text.lower()
    if class="hl-string">"record created by" in entry_lower:
        return class="hl-string">"Contract Request Initiated"
    if class="hl-string">"status changed from" in entry_lower:
        if class="hl-string">"draft" in entry_lower and class="hl-string">"internal review" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Internal Review Submitted"
        if class="hl-string">"internal review" in entry_lower and class="hl-string">"legal approved" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Legal Review Conducted"
        if class="hl-string">"drafting" in entry_lower and class="hl-string">"in negotiation" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Counterparty Negotiation Started"
        if class="hl-string">"negotiation" in entry_lower and class="hl-string">"fully approved" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Internal Approvals Obtained"
        if class="hl-string">"approved" in entry_lower and class="hl-string">"sent for signature" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Sent For Signature"
        if class="hl-string">"signature" in entry_lower and class="hl-string">"executed" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Executed/Signed"
        if class="hl-string">"executed" in entry_lower and class="hl-string">"active" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Activated"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"renewed" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Renewed"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"terminated" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Terminated"
        if class="hl-string">"canceled" in entry_lower or class="hl-string">"withdrawn" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Canceled"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"amending" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Amendment Initiated"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"compliance review" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Compliance Review Performed"
    if class="hl-string">"a new file was attached" in entry_lower:
        return class="hl-string">"Contract Redlined/Revised"
    if class="hl-string">"status changed to 'drafting complete'" in entry_lower:
        return class="hl-string">"Contract Drafted"
    return None


def main():
    print(class="hl-string">"Starting Agiloft data extraction...")
    session = get_agiloft_session(BASE_URL, USERNAME, PASSWORD, API_KEY)
    if not session:
        return

    print(fclass="hl-string">"Fetching records from '{KB_NAME}' knowledgebase...")
    contracts = fetch_all_records(session, BASE_URL, KB_NAME, PAGE_SIZE, SEARCH_FILTER)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(contracts)} contract records.")

    if not contracts:
        print(class="hl-string">"No contracts found for the specified criteria.")
        return

    event_log_rows = []
    last_data_update = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')

    for contract in contracts:
        contract_id = contract.get(class="hl-string">'id')
        history_raw = contract.get(class="hl-string">'history', class="hl-string">'')

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process history entries
        if history_raw:
            history_entries = history_raw.split(class="hl-string">'\n')
            for entry in history_entries:
                if not entry.strip():
                    continue
                
                activity_name = map_history_to_activity(entry)
                if activity_name:
                    try:
                        class=class="hl-string">"hl-comment"># Agiloft history format: class="hl-string">'YYYY-MM-DD HH:MM:SS [User Name]: Event Description'
                        timestamp_str = entry.split(class="hl-string">' [')[0]
                        event_time = datetime.strptime(timestamp_str, class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S').isoformat() + class="hl-string">'Z'
                        user_name = entry.split(class="hl-string">'[')[1].split(class="hl-string">']')[0]
                    except (IndexError, ValueError):
                        event_time = None
                        user_name = class="hl-string">'System'

                    event_log_rows.append({
                        class="hl-string">"ContractId": contract_id,
                        class="hl-string">"ActivityName": activity_name,
                        class="hl-string">"EventTime": event_time,
                        class="hl-string">"UserName": user_name,
                        class="hl-string">"UserDepartment": contract.get(class="hl-string">'owner_group'),
                        class="hl-string">"ContractType": contract.get(class="hl-string">'contract_type'),
                        class="hl-string">"ContractValue": contract.get(class="hl-string">'contract_value'),
                        class="hl-string">"ContractStatus": contract.get(class="hl-string">'contract_status'),
                        class="hl-string">"CounterpartyName": contract.get(class="hl-string">'counterparty'),
                        class="hl-string">"ExpirationDate": contract.get(class="hl-string">'expiration_date'),
                        class="hl-string">"EventEndTime": None,  class=class="hl-string">"hl-comment"># Populate if available
                        class="hl-string">"SourceSystem": class="hl-string">"Agiloft",
                        class="hl-string">"LastDataUpdate": last_data_update
                    })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle calculated class="hl-string">'Contract Expired' event
        exp_date_str = contract.get(class="hl-string">'expiration_date')
        current_status = contract.get(class="hl-string">'contract_status', class="hl-string">'').lower()
        if exp_date_str and current_status not in [class="hl-string">'terminated', class="hl-string">'canceled', class="hl-string">'expired']:
            try:
                exp_date = datetime.strptime(exp_date_str, class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
                if exp_date < datetime.now():
                    event_log_rows.append({
                        class="hl-string">"ContractId": contract_id,
                        class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Contract Expired",
                        class="hl-string">"EventTime": exp_date.isoformat() + class="hl-string">'Z',
                        class="hl-string">"UserName": class="hl-string">"System",
                        class="hl-string">"UserDepartment": contract.get(class="hl-string">'owner_group'),
                        class="hl-string">"ContractType": contract.get(class="hl-string">'contract_type'),
                        class="hl-string">"ContractValue": contract.get(class="hl-string">'contract_value'),
                        class="hl-string">"ContractStatus": class="hl-string">"Expired",
                        class="hl-string">"CounterpartyName": contract.get(class="hl-string">'counterparty'),
                        class="hl-string">"ExpirationDate": contract.get(class="hl-string">'expiration_date'),
                        class="hl-string">"EventEndTime": None,
                        class="hl-string">"SourceSystem": class="hl-string">"Agiloft",
                        class="hl-string">"LastDataUpdate": last_data_update
                    })
            except ValueError:
                pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore invalid date formats

    if not event_log_rows:
        print(class="hl-string">"No process events could be generated from the contract histories.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log_rows)
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'EventTime']).reset_index(drop=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'EventEndTime', class="hl-string">'UserName',
        class="hl-string">'UserDepartment', class="hl-string">'ContractType', class="hl-string">'ContractValue', class="hl-string">'ContractStatus',
        class="hl-string">'CounterpartyName', class="hl-string">'ExpirationDate', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate'
    ]
    df = df[column_order]

    output_filename = class="hl-string">'agiloft_contract_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

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