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契約管理データテンプレート

Agiloft

契約管理の属性 (21) 契約管理のアクティビティ (16) 抽出ガイド (1)

契約管理データテンプレート

このテンプレートでは、契約管理プロセスを詳しく分析するために収集すべき基本的なデータ属性と、追跡すべき主要なアクティビティをまとめています。また、システムからこれらの情報を抽出するための具体的な手順も示します。このテンプレートを使ってデータを準備し、プロセスマイニングによる分析を始めてください。

収集を推奨する属性
追跡すべき主要なアクティビティ
抽出手順

イベントログを初めて扱いますか。学ぶプロセスマイニングのイベントログを作成する方法.

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契約管理の属性

契約管理プロセスを詳細に分析し、見えにくいインサイトを見つけるために、イベントログに含めることを推奨するデータ項目です。

5 必須 8 推奨 8 任意

	名前	説明
	契約ID ContractId	システム内で管理される各契約を一意に識別するIDです。このIDによって、契約ライフサイクル全体にわたる関連アクティビティとイベントを結び付けます。
説明 Contract IDは、特定の契約に関連するすべてのイベントとアクティビティを一意に結び付ける、確定的なケース識別子です。イベントログの各レコードは契約に対して実行された操作に対応し、このIDによって一つのグループにまとめられます。プロセスマイニング分析では、この属性が各契約の開始から終了までの流れを再構成する基盤になります。プロセスフローの可視化、依頼から締結までのサイクルタイムの計算、契約ごとの特性に基づく分析の切り分けが可能になります。重要な理由契約の全行程を追跡するための基本キーです。これがなければ、エンドツーエンドのプロセスフローを分析したり、ケース単位のKPIを計算したりできません。入手先通常は、AgiloftのContractsメインテーブルにある主キーです。例 CTR-2023-00123MSA-2024-00045NDA-2023-00789
	アクティビティ名 ActivityName	契約ライフサイクルのある時点で発生した、特定の業務アクティビティまたはイベントの名称です。
説明この属性は、「Contract Drafted」「Legal Review Conducted」「Contract Executed/Signed」など、プロセスで実行されたステップを示します。これらのアクティビティがプロセスマップを構成します。アクティビティの順序と頻度を分析すると、主要なプロセスフローを特定し、逸脱や手戻りのループを見つけ、頻度が高いステップや時間のかかるステップを把握できます。「Overall Contract Lifecycle Overview」や「Contract Drafting Process Variants」などのダッシュボードを作成するうえでも欠かせません。重要な理由アクティビティはプロセスマップ上のステップを定義します。この属性は、プロセスフローを可視化し、どのような作業が行われているかを把握するために必要です。入手先 Agiloftの契約履歴または監査証跡テーブルに記録された操作やステータス変更から導出します。例契約書のドラフト作成法務レビューの実施署名依頼の送付契約締結・署名完了
	ソースシステム SourceSystem	データを抽出した記録元のシステムです。
説明この属性は、契約管理データの発生元を示します。このプロセスでは、値は常に「Agiloft」になります。複数のシステムからデータを統合する全社的な分析では、データの系譜を確認し、分析対象を正しく限定するために欠かせません。データの背景と追跡可能性を提供します。重要な理由データの発生元を示します。データガバナンス、トラブルシューティング、複数ソースからのデータ統合に欠かせない情報です。入手先データの抽出・変換処理中に追加する固定値です。例 Agiloft
	最終データ更新日時 LastDataUpdate	ソースシステムからデータが最後に更新または抽出された時刻を示すタイムスタンプです。
説明この属性は、直近のデータ抽出時刻を示します。分析対象データの鮮度を把握し、データ更新スケジュールを管理するうえで欠かせません。このタイムスタンプによって、最新の情報を確認しているか、分析対象の期間がいつからいつまでかを把握できます。信頼性の高いデータ分析に必要なメタデータです。重要な理由データがどの程度最新かを把握できるため、タイムリーで正確な業務判断に役立ちます。入手先データの抽出・変換・ロード（ETL）処理中に生成して追加します。例 2024-05-20T08:00:00Z
	開始時刻 EventTime	特定のアクティビティまたはイベントが開始した時刻を示すタイムスタンプです。
説明この属性は、契約履歴に記録された各アクティビティの日付と時刻を示します。イベントの時系列を確定するため、プロセスの発見と分析に欠かせません。開始時刻は、アクティビティ間の所要時間の計算、ボトルネックの特定、サイクルタイムの測定に使用します。「Average Contract Cycle Time」や「Average Approval Phase Duration」など、ほぼすべての時間ベースのKPIの基盤になります。重要な理由イベントの順序付け、所要時間の計算、時間の経過に伴うプロセスパフォーマンスの分析に欠かせないタイムスタンプです。これがなければプロセスマイニングは実施できません。入手先 Agiloftの契約履歴または監査証跡テーブルに記録された操作のタイムスタンプに対応します。例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	ユーザー名 UserName	アクティビティを実行したユーザーまたはリソースの名前です。
説明この属性は、契約書を作成した担当者や法務レビューを実施した弁護士など、プロセスステップを完了した担当者を示します。通常は、システムの監査証跡に記録された操作に関連付けられたユーザー情報から取得します。ユーザー別の分析は、「Contract Resource Workload Analysis」ダッシュボードに欠かせません。業務量の分布、担当者間のパフォーマンス差、トレーニングの機会を把握できます。また、特定の操作に対する責任の所在を追跡することもできます。重要な理由業務量の分析、パフォーマンスの比較、担当者固有のボトルネックやベストプラクティスの特定が可能になります。入手先通常は、変更を行ったユーザーに関連付けられた契約履歴または監査証跡テーブルにあります。例 Alice SmithBob JohnsonCharlie Brown
	ユーザー部門 UserDepartment	ユーザーまたは契約所有者が所属する業務部門です。
説明この属性は、「Sales」「Legal」「Procurement」「Finance」など、契約に関する部門の情報を示します。契約所有者や特定のアクティビティを実行したユーザーに関連付けることができます。「Contract Cycle Time Variability Factors」ダッシュボードに欠かせないディメンションです。部門ごとにプロセスパフォーマンスを絞り込み、比較できます。特定の部門でサイクルタイムが長い、手戻りが多い、異なるプロセス経路をたどるといった傾向を明らかにできます。たとえば、Sales発の契約がProcurement発の契約よりも法務レビューに時間がかかるかを分析できます。重要な理由業務部門間でパフォーマンスを比較し、部門固有のプロセス上の問題やベストプラクティスを特定できます。入手先ユーザープロファイルテーブルから結合するか、Agiloftの契約レコードに直接保存されている情報を使用します。例営業法務調達財務
	契約ステータス ContractStatus	契約ライフサイクルにおける現在のステータスまたは状態です。
説明この属性は、「Drafting」「In Review」「Executed」「Expired」「Terminated」など、契約の現在の段階を示します。任意の時点で契約がどの状態にあるかを把握できます。プロセスマイニングでは、時間の経過に伴うステータスの変化が、アクティビティそのものを定義することが多いです。ケース単位の属性として、進行中、締結済み、満了済みなど、対象を絞って分析する際に役立ちます。「Upcoming Contract Deadlines & Status」ダッシュボードを直接支えます。重要な理由契約の現在の段階をすばやく把握でき、進行中のケースと完了したケースを分析するための絞り込みや分類に役立ちます。入手先 AgiloftのContractsメインテーブルにある標準項目です。例草案承認待ち締結済み期限切れ
	契約種別 ContractType	Master Service Agreement（MSA）、Non-Disclosure Agreement（NDA）、Statement of Work（SOW）など、契約の分類です。
説明契約種別は、契約の性質と使用するテンプレートを定義する主要な分類項目です。契約種別によって、異なるプロセスバリアント、複雑さ、関係者が設定されることが多いです。比較分析に欠かせない属性であり、「Contract Cycle Time Variability Factors」や「Negotiation Redline Frequency」ダッシュボードの主要な分析軸になります。契約種別ごとにプロセスを分けると、特定の種別で処理に時間がかかる理由、修正が多い理由、標準プロセスから逸脱しやすい理由を明らかにできます。重要な理由プロセスの複雑さ、所要時間、リスクに大きな差が生じる理由を説明します。意味のあるプロセス分類に欠かせない基本属性です。入手先 AgiloftのContractsメインテーブルにある標準項目です。例基本サービス契約秘密保持契約作業範囲記述書ソフトウェアライセンス契約
	契約金額 ContractValue	契約の総額です。
説明この属性は、収益、費用、コミットメントなど、契約が持つ財務上の総価値を示します。この金額は、審査の厳格さや承認プロセスの複雑さに影響する重要な要因になることが多いです。「Executed Contract Value & Volume Trends」ダッシュボードで、プロセスパフォーマンスが財務に与える影響を分析するために使用します。契約金額とサイクルタイムを関連付け、高額契約の処理に大幅な時間がかかっているかを確認することもできます。高額契約の優先順位付けやワークフローの改善に役立ちます。重要な理由プロセスに財務的な背景を加え、金額に基づく分析や優先順位付け、遅延が業務に与える影響の把握を可能にします。入手先 AgiloftのContractsメインテーブルにある標準項目です。例 50000.00250000.0010000.00
	満了日 ExpirationDate	更新または終了されない場合に、契約が満了する日付です。
説明満了日は、契約の有効期間の終了を決める重要な日付項目です。更新や終了の管理、意図しない失効や自動更新の回避に欠かせません。「Upcoming Contract Deadlines & Status」ダッシュボードと「On-Time Contract Action Rate」KPIの基盤となる属性です。契約終了に伴うイベントを先回りして管理し、更新や終了を適切なタイミングで処理し、期限の見落としを防げます。重要な理由契約を先回りして管理し、更新や終了の期限を逃さないために欠かせません。入手先 AgiloftのContractsメインテーブルにある標準の日付項目です。例 2024-12-31T00:00:00Z2025-06-30T00:00:00Z2026-01-15T00:00:00Z
	相手方名 CounterpartyName	契約に関与する外部の当事者、顧客、ベンダー、パートナーの名前です。
説明契約書に署名する相手方の組織または個人を示します。相手方は、契約交渉の進め方、期間、条項に大きな影響を与える可能性があります。相手方別のプロセスパフォーマンス分析は、「Contract Cycle Time Variability Factors」や「Negotiation Redline Frequency」ダッシュボードの主要な目的です。交渉が長引く相手方や修正が多い相手方を特定し、交渉戦略の調整や関係管理の改善に役立てられます。重要な理由外部パートナーによって契約交渉の期間や複雑さがどのように変わるかを把握し、予測と戦略の改善に役立ちます。入手先 AgiloftのContractsメインテーブルにある標準項目、またはCompanies／Accountsテーブルから関連付けられた項目です。例 Acme CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	終了時刻 EventEndTime	特定のアクティビティまたはイベントが完了した時刻を示すタイムスタンプです。
説明開始時刻がアクティビティの開始を示すのに対し、終了時刻は完了を示します。両者の差が、そのアクティビティの処理時間になります。プロセスマイニングで開始時刻と終了時刻の両方を使うと、リソースの利用状況や、実作業時間と待機時間をより詳細に分析できます。たとえば、法務レビューが実際に処理されていた時間と、キューで待機していた時間を区別できます。これにより、「Legal Review Processing Time」KPIを算出できます。重要な理由アクティビティの実際の処理時間を計算し、実作業時間と待機時間を分けて、より正確にボトルネックを分析できます。入手先システムによっては直接取得できます。多くの場合、ケース内の次のアクティビティの開始時刻から推定します。Agiloftでは、監査証跡から導出する必要がある場合があります。例 2023-10-26T18:30:00Z2023-10-27T15:05:45Z2023-11-05T11:00:00Z
	レビューSLAを達成したかどうか IsReviewSlaMet	契約レビューが定義されたサービスレベル合意（SLA）以内に完了したかどうかを示す、計算されたブール型フラグです。
説明この属性は、レビューアクティビティ（例：「Internal Review Performed」）の実際の完了タイムスタンプと「ReviewSlaDueDate」を比較して算出します。期限内であれば「true」、遅延していれば「false」になります。このフラグは、「SLA Adherence for Contract Reviews」ダッシュボードに直接反映され、コンプライアンス率を簡単に可視化できます。また、「SLA Adherence Rate for Reviews」KPIも、trueとfalseの値を数えるだけで算出できます。重要な理由 SLA遵守について明確な二値の結果を示すため、社内期限のコンプライアンスを簡単に測定、可視化、報告できます。入手先各契約について、レビュー完了アクティビティの「EventTime」と「ReviewSlaDueDate」を比較して算出します。例 truefalse
	レビューSLA期限 ReviewSlaDueDate	法務レビューや社内レビューなど、契約レビューのステップを完了すべき目標日です。
説明この属性は、特定のレビューアクティビティに対するサービスレベル合意（SLA）の期限を定義します。処理時間に対する明確な期待値を設定し、社内目標に対するパフォーマンスの測定に使用します。「SLA Adherence for Contract Reviews」ダッシュボードと、関連する「SLA Adherence Rate for Reviews」KPIの基盤となる日付です。レビューアクティビティの実際の完了時刻と期限を比較することで、プロセスがサービスレベル目標を満たしているかを判定し、SLA違反が頻発する領域を特定できます。重要な理由社内期限に対するパフォーマンスを測定できるため、SLAの徹底とレビュー処理時間の短縮に欠かせません。入手先 Agiloftで契約の提出日とあらかじめ定めたSLAルールに基づいて算出する項目、または手動で設定する日付項目の場合があります。例 2023-10-29T17:00:00Z2023-11-01T17:00:00Z2023-11-10T17:00:00Z
	交渉フェーズ期間 NegotiationPhaseDuration	取引先との交渉フェーズの計算期間です。
説明この指標は、外部の取引先との交渉を開始した時点（例：「Counterparty Negotiation Started」）から、最終合意に達して取引先の承認を得るまでの時間を測定します。「Negotiation Phase Cycle Time」ダッシュボードおよび「Average Negotiation Phase Time」KPIの中心となる指標です。この期間を分析すると、交渉プロセスの効率、交渉が長期化しやすい契約タイプや取引先、やり取りを効率化できる機会を把握できます。重要な理由交渉段階の効率を測定し、外部の取引先とのやり取りにかかる時間を短縮するための情報を提供します。入手先イベントログから、「Counterparty Negotiation Started」アクティビティと、「Counterparty Approval Received」などの終了アクティビティの間の時間を測定して算出します。例 7日15日3日
	修正回数 RevisionCount	契約ライフサイクル中に契約書が修正または変更履歴付きで更新された回数を示すカウンターです。
説明この属性は、契約の作成および交渉の段階で、契約が何回反復されたかを追跡します。改訂回数が多い場合、テンプレートの問題、複雑な交渉、または初期要件の不明確さが示されていることがよくあります。この指標は、「Negotiation Redline Frequency」ダッシュボードおよび「Contract Redline Frequency」KPIを直接支えます。改訂回数を分析すると、どの契約タイプまたは取引先とのやり取りで修正の往復が最も多く発生しているかを特定でき、作成および交渉の効率化に役立つ情報が得られます。重要な理由手戻りと交渉の複雑さを定量化し、テンプレートの品質や交渉戦略を改善できる機会の特定に役立ちます。入手先通常は、イベントログで契約IDごとに「Contract Redlined/Revised」アクティビティの発生回数を数えて算出します。例 1350
	契約テンプレート名 ContractTemplateName	契約の初期ドラフトの作成に使用したテンプレートの名前です。
説明この属性は、契約の作成時に標準テンプレートを使用したかどうか、使用した場合はどのテンプレートかを示します。効率的な契約作成には、テンプレートの使用を統一することが欠かせません。この属性を分析すると、「Contract Drafting Rework Rate」および「First-Pass Internal Approval Rate」KPIを支えられます。異なるテンプレート、またはテンプレートなしで作成した契約のパフォーマンスを比較することで、組織は効果の高いテンプレートと、標準化が特に必要な領域を特定できます。重要な理由標準テンプレートの有効性を評価し、標準化を促進します。これにより、作成時間と手戻りを大幅に減らせる可能性があります。入手先 Agiloftの契約レコードにあるフィールドで、テンプレートから契約を作成した際に入力される場合があります。例標準MSA v2.1NDA：相互型SOW：固定価格 v1.3カスタム
	承認フェーズ期間 ApprovalPhaseDuration	承認を初めて依頼してから、必要な承認を取得するまでの承認フェーズの計算期間です。
説明この指標は、契約が必要な社内承認および法務承認をすべて通過するまでにかかった時間を測定します。通常は、最初のレビューアクティビティ（例：「Internal Review Submitted」）の開始時点から始まり、最後に必要な承認を受け取った時点で終了します。この属性は「Average Approval Phase Duration」KPIの基礎であり、「Review & Approval Bottleneck Analysis」ダッシュボードの主要な構成要素です。契約ライフサイクルの重要な段階を切り分け、レビューや承認の遅延要因を詳しく分析できます。重要な理由承認段階にかかった時間を切り分けて定量化し、この重要な段階のボトルネックを特定して対処するのに役立ちます。入手先イベントログから、各契約について最初の承認アクティビティの開始時刻と最後の承認アクティビティの終了時刻の差を求めて算出します。例 5日2時間12日6時間2日1時間
	法務レビュー担当者 LegalReviewer	契約のレビューを担当する法務部門の特定の担当者またはチームの名前です。
説明この属性は、「Legal Review Conducted」アクティビティを担当する法務リソースを特定します。さまざまな役割を含む可能性がある一般的な「User」フィールドよりも、詳細な作業負荷を把握できます。「Contract Resource Workload Analysis」ダッシュボードで、法務チームのキャパシティとパフォーマンスを詳しく分析する際に役立ちます。法務チーム内の作業負荷の偏りや、特定のレビュー担当者に長いレビュー時間が関連しているかどうかを確認でき、「Average Legal Review Processing Time」KPIにもつながります。重要な理由法務レビュー業務に特化した作業負荷とパフォーマンスの詳細な分析を可能にし、法務チームのリソースを効果的に管理するのに役立ちます。入手先契約に記録された担当法務顧問のフィールド、または法務レビューアクティビティに関連付けられたユーザー名から取得した値が該当します。例 Jane Doe法務チームAJohn Smith
	自動化済みかどうか IsAutomated	アクティビティが人ではなくシステムによって自動的に実行されたかどうかを示すブール型フラグです。
説明この属性は、人が実行したアクティビティと、ステータス更新、通知、システムによって開始されたワークフローなど、システムが実行したアクティビティを区別します。分析では、契約管理プロセスにおける自動化の度合いを把握するのに役立ちます。自動化施策の効果測定、さらなる自動化の機会の特定、ボトルネックを生じさせずに自動化された手順が想定どおり機能していることの確認に利用できます。重要な理由プロセスの自動化の度合いを測定し、システムと人のどちらが各手順を実行しているかを特定するのに役立ちます。入手先アクティビティ履歴で特定のシステムユーザーアカウント（例：「System」、「Admin」）を特定するか、特定の自動化アクティビティタイプにフラグを付けて算出します。例 truefalse

必須推奨任意

契約管理のアクティビティ

契約管理プロセスを正確に発見し、ボトルネックを特定するために、イベントログに記録する主要なプロセス手順とマイルストーンです。

7 推奨 9 任意

	アクティビティ	説明
	契約の早期終了	有効な契約が、予定された満了日前に終了したことを示します。通常は、契約ステータスを「Terminated」に変更し、理由を入力することで記録される明示的なイベントです。
重要な理由契約ライフサイクルの重要な終了点です。終了理由を分析すると、履行不全や事業戦略の変更など、契約解消の背景を把握できます。リスク管理と相手方との関係を理解するうえでも重要です。入手先契約レコードの履歴で、ステータス項目が「Terminated」に変更された記録から推定します。終了日は専用項目に記録されることが多いです。取得ステータスが「Terminated」に変更された時刻、または「Termination Date」項目の値を使用します。イベントタイプ inferred
	契約依頼を開始	契約ライフサイクルにおける最初のイベントで、新しい契約の正式な依頼を表します。Agiloftでは通常、Contractテーブルに新しいレコードが作成されたこととして記録され、システムの履歴または監査ログに明示的なイベントとして残ります。
重要な理由このアクティビティはプロセスの開始を示すため、契約全体のサイクルタイムを計算するうえで欠かせません。この開始点を分析すると、組織内における契約依頼の量と発生元を把握できます。入手先このイベントは、Agiloftで契約レコードが作成された時刻から取得します。通常は、該当するContract IDのHistoryタブまたはシステムログで確認できます。取得主要な契約テーブルにあるレコード作成時刻を使用します。イベントタイプ explicit
	契約更新	契約期間の満了時に、契約が正常に更新されたことを示します。継続的な取引関係を示す重要な業務成果であり、通常はユーザーが契約ステータスを更新する明示的な操作、または更新期間に対応する新しい契約版の作成によって記録されます。
重要な理由多くの企業にとって重要な成功指標であり、取引関係の継続を示します。更新を追跡することは、収益予測と契約維持状況の分析に欠かせません。入手先ステータスが「Renewed」に明示的に変更された記録、または更新契約として指定された新しい関連契約レコードの作成から取得します。Agiloftのワークフローで自動化することもできます。取得ステータスが「Renewed」に変更された時刻、または後続契約の作成日を使用します。イベントタイプ explicit
	契約満了	契約が更新または早期終了されないまま、終了日に達したことを示します。通常は、契約の満了日と現在日を比較して算出します。
重要な理由契約ライフサイクルにおける主要な終了点です。満了を分析すると、意図しない自動更新を防ぎ、必要な更新の見落としを防止できます。入手先算出イベントです。更新または終了されていない契約について、「Expiration Date」または「Contract End Date」項目に保存された日付を現在日が過ぎた時点で発生します。取得「Expiration Date」項目の値を使用して、このイベントを算出します。イベントタイプ calculated
	契約締結・署名完了	すべての当事者が契約書に署名し、法的拘束力が生じたことを示す重要なマイルストーンです。通常は、電子署名プラットフォームとの連携、またはユーザーがステータスを「Executed」に手動で更新した時点で明示的に記録されます。
重要な理由契約締結前の段階が正常に完了したことを示し、契約全体のサイクルタイムを計算する際の終点になります。また、締結後の管理段階の開始点にもなります。入手先電子署名連携のWebhookから提供される完了時刻、またはAgiloftでステータスが「Executed」または「Signed」に手動変更された時刻から取得します。取得「Date Signed」項目、締結日、またはステータスが「Executed」に変更された時刻を使用します。イベントタイプ explicit
	法務レビューの実施	法務部門による契約レビューが完了したことを示します。通常は、法務チームが契約ステータスを「Legal Approved」などに更新した時点、または特定の承認タスクを完了した時点で記録されます。
重要な理由法務レビューは重要で、時間がかかることも多い工程です。このアクティビティの所要時間を特定すると、法務チーム内のボトルネックを見つけ、SLAの遵守状況を監視できます。入手先ステータスの変更（例：「In Legal Review」から「Legal Approved」）から推定するか、AgiloftでLegalグループに割り当てられた関連Approvalレコードの完了時刻から取得します。取得ステータスが「Legal Approved」に変更された時刻、または特定の法務承認タスクが完了として記録された時刻を使用します。イベントタイプ inferred
	社内承認の取得完了	契約書の最終版について、必要な社内関係者全員の承認が完了したことを示します。通常は、契約ステータスが「Fully Approved」や「Ready for Signature」など、最終承認を示す状態に移行した時点から推定します。
重要な理由社内レビューが終了し、締結に進める状態になったことを示す重要なマイルストーンです。契約書を署名に回すまでの社内処理時間全体を測定するうえで、重要な基準点になります。入手先ステータスが「Approved」「Ready for Signature」など、最終承認を示す状態に変更された時刻から推定します。また、必要な承認レコードのうち最後のレコードが完了した時刻から算出することもできます。取得契約ステータスが署名前の承認済み状態に移行した時刻を特定します。イベントタイプ inferred
	コンプライアンスレビューの実施	有効な契約について、定期または臨時のコンプライアンスレビューが完了したことを示します。通常は、ユーザーがコンプライアンス関連タスクを完了した時点、またはレビュー項目を更新した時点で明示的なイベントとして記録されます。
重要な理由コンプライアンスレビューの追跡は、ガバナンスとリスク管理に欠かせません。このアクティビティにより、契約期間を通じて法令や社内ポリシーの要件を満たしていることを組織が確認できます。入手先コンプライアンスレビューに関連付けられたタスクレコードの完了時刻、または「Last Compliance Review Date」などの日付項目に値が入力された時刻から取得します。取得専用のコンプライアンスタスクの完了日、またはレビュー完了時に更新される特定の日付項目を使用します。イベントタイプ explicit
	変更契約の開始	既存の有効な契約について、正式な変更プロセスが始まったことを示します。Agiloftでは、元の契約に関連付けられた新しい「Amendment」レコードが作成された時点で記録されることが多いです。
重要な理由変更契約は、契約ライフサイクルにおける大きな変化を示します。発生頻度と締結までのプロセスを分析すると、変化するビジネスニーズや、当初の契約内容の明確さに関する課題を把握できます。入手先元のContract IDに関連付けられた専用の「Amendments」テーブルで、新しいレコードが作成された時刻から取得します。取得 Amendmentsテーブルのレコード作成時刻を使用します。イベントタイプ explicit
	契約キャンセル	契約依頼または処理中の契約が、締結前に意図的にキャンセルされたことを示します。通常は、ユーザーがステータスを「Canceled」または「Withdrawn」に変更することで記録される、明示的な終了状態です。
重要な理由プロセスにおける失敗または終了の経路を示します。契約がキャンセルされた理由を分析すると、適格性確認や交渉段階の問題を明らかにし、無駄な作業を減らせます。入手先契約履歴で、ステータス項目が「Canceled」「Void」「Withdrawn」など、成功に至らない終了値に変更された時刻から推定します。取得ステータスが「Canceled」に変更された時刻を確認します。イベントタイプ inferred
	契約の有効化	契約が有効になり、履行義務が発生する状態を示します。通常は締結日以降に発生し、Agiloftではステータスが「Executed」から「Active」または「Live」に変更された記録として登録されます。
重要な理由契約締結後のライフサイクルが正式に始まり、義務、モニタリング、コンプライアンス関連のタスクが開始されます。有効な契約の履行状況と管理状況を追跡するための明確な起点になります。入手先契約履歴ログでステータスが「Active」に変更された記録から推定するか、「Contract Start Date」項目を基に算出します。取得ステータスが「Active」に変更された時刻、または「Effective Date」項目の値を使用します。イベントタイプ inferred
	契約書のドラフト作成	契約書の初稿が完成したことを示します。通常は、契約書の初版がアップロードされて契約レコードに関連付けられた時点、または契約ステータスが「Drafting Complete」に変更された時点で記録されます。
重要な理由このアクティビティを追跡すると、ドラフト作成段階の効率を測定できます。また、この時点以降に複数回の修正が発生している場合、テンプレートや初期要件に問題がある可能性があるため、手戻りの分析にも役立ちます。入手先ステータス項目の変更（例：「New」から「Drafting」）から推定するか、Agiloftの「Attached Files」関連テーブルにある初版文書の添付時刻から取得します。取得ステータスが「Drafting」または「Review」に初めて変更された時刻、または最初の関連文書レコードの作成日時を特定します。イベントタイプ inferred
	契約書の修正・変更履歴記録	交渉中または社内レビュー中に契約書が修正された事実を示します。通常は、契約書の新しい版がAgiloftにアップロードされた時点で明示的に記録されます。
重要な理由このアクティビティは、手戻りのループを特定するうえで重要です。修正回数が多い場合、条項が不明確、テンプレートに問題がある、交渉が難航しているなどの可能性があり、いずれも契約サイクルタイムを長期化させます。入手先 Agiloftで契約レコードに関連付けられた「Attached Files」または専用の版履歴テーブルにある新しい文書版の作成時刻から取得します。取得契約書の版履歴にある新しい各レコードの作成時刻を使用します。イベントタイプ explicit
	相手方との交渉開始	契約書を外部の相手方へ送り、レビューと交渉を依頼した時点を示します。Agiloftでは、ステータスが「In Negotiation」または「External Review」に変更された記録から推定できます。
重要な理由交渉段階の開始を示します。交渉にかかる時間は大きく変動し、予測が難しい場合があります。このアクティビティを追跡すると、交渉サイクルタイムを測定・分析し、この段階を長引かせる要因を特定できます。入手先契約レコードの履歴で、ステータスが「In Negotiation」「With Counterparty」「External Review」に更新された時刻から推定します。取得外部との連絡または交渉を示すステータス変更の最初の時刻を特定します。イベントタイプ inferred
	社内レビューへの提出	ドラフト作成済みの契約書を社内関係者へ正式にレビュー依頼する時点を示します。通常は、Agiloftのワークフローで「Draft」から「Internal Review」へ移行するなど、ステータスが変更された時点で記録されます。
重要な理由このイベントからレビュー段階が始まります。レビュー段階はボトルネックが発生しやすいため、この時点から後続のレビューアクティビティまでの時間を分析することが、レビューサイクルタイムの把握と改善に重要です。入手先メインの契約レコードで、ステータス項目が「In Review」「Pending Internal Review」「Submitted for Review」などに変更された時刻から推定します。取得契約の履歴ログで、ステータスが「Internal Review」に変更された記録を確認します。イベントタイプ inferred
	署名依頼の送付	承認済みの最終契約書を、すべての当事者による締結に向けて送付した時点を示します。Agiloftのように電子署名と連携するシステムでは、署名プロセスを開始する明示的な操作として記録されることが多いです。
重要な理由最終締結段階の開始時刻を明確に示します。この時点から「Contract Executed」までの時間を分析すると、署名プロセス自体の遅延を特定できます。入手先契約履歴に記録された明示的なユーザー操作、またはAgiloftが連携するDocuSignやAdobe Signなどの電子署名サービスへのAPI呼び出しから取得します。取得「Send for Signature」操作または連携呼び出しに関連付けられた履歴ログの時刻を使用します。イベントタイプ explicit

推奨任意

抽出ガイド

Agiloftからデータを取得する方法

ステップ

Python環境を準備する：Python 3.6以降がインストールされていることを確認します。pip install requests pandasを実行して必要なライブラリをインストールします。
Agiloftの認証情報を取得する：Agiloftインスタンスにログインします。APIのベースURL（例：https://[your_domain].agiloft.com/gui2/rest）、有効なユーザー名とパスワード、APIキーが必要です。Agiloft管理者に問い合わせてAPIキーを取得し、ユーザーロールにAPIアクセス権限があることを確認してください。
ナレッジベース名を特定する：AgiloftでContract Managementのナレッジベースに移動し、正確なAPI名を確認します。表示名とは異なる場合があります。必要に応じて管理者に確認してください。このガイドでは、名前をcontractと仮定します。
Pythonスクリプトを設定する：提供されたPythonスクリプトをエディターで開きます。BASE_URL、USERNAME、PASSWORD、API_KEY、KB_NAMEのプレースホルダー値を、使用するAgiloftの情報に置き換えます。
抽出期間を設定する：スクリプトの設定セクションでSEARCH_FILTER変数を調整し、抽出期間を定義します。このフィルターでは通常、「Date Created」または「Last Modified」フィールドを対象にして、データ量を制限します。
スクリプトを実行する：ターミナルでpython your_script_name.pyを実行します。スクリプトがAgiloft APIで認証し、契約レコードをページ単位で取得して、各契約の履歴を処理します。
履歴データを処理する：スクリプトが各契約の履歴ログを反復処理します。ステータス変更やレコード作成などの特定の履歴イベントを、イベントログに必要な標準のActivityName値にマッピングします。
計算イベントを処理する：スクリプトには「Contract Expired」アクティビティを導出するロジックが含まれています。実行時点の現在日付と、有効な契約の有効期限を比較します。
データを変換して構造化する：スクリプトがpandasライブラリを使って抽出イベントを表形式に整え、必要な列と推奨される列がすべて含まれていることを確認します。
イベントログファイルを生成する：正常に実行されると、同じディレクトリにagiloft_contract_event_log.csvというCSVファイルが生成されます。このファイルはProcessMindに直接アップロードできる形式です。

設定

API認証情報：「USERNAME」、「PASSWORD」、「API_KEY」には、REST API経由で契約データを読み取るために十分な権限を持つユーザーアカウントの情報を指定する必要があります。
ベースURL：「BASE_URL」は、使用するAgiloft環境のRESTエンドポイントを指定する必要があります。
ナレッジベース名：「KB_NAME」変数には、Agiloftの契約テーブルの正確なAPI名を設定する必要があります。
日付範囲フィルター：パフォーマンスを管理するため、スクリプトの「SEARCH_FILTER」では、過去6～12か月など、適切な期間に抽出を制限します。「date_created」または「last_modified_date」でのフィルタリングが一般的です。
ページネーション：「PAGE_SIZE」変数は、API呼び出しごとに取得するレコード数を制御します。通常は100～500の値が、パフォーマンスとメモリ使用量のバランスに適しています。
フィールドマッピング：スクリプトには、Agiloftのフィールド名を必要なイベントログ属性名に対応付けるセクションがあります。これらのマッピング（例：「id」、「contract_type」、「contract_value」）を確認し、Agiloftの設定に合わせて調整する必要があります。

a サンプルクエリ python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Agiloft instance details
BASE_URL = class="hl-string">"https://[your_domain].agiloft.com/gui2/rest"
USERNAME = class="hl-string">"[your_api_user]"
PASSWORD = class="hl-string">"[your_api_password]"
API_KEY = class="hl-string">"[your_api_key]"
KB_NAME = class="hl-string">"contract"  class=class="hl-string">"hl-comment"># The API name of your contracts knowledgebase
PAGE_SIZE = 200

class=class="hl-string">"hl-comment"># Filter for contracts created in a specific range (adjust as needed)
class=class="hl-string">"hl-comment"># Format for Agiloft API dates is class="hl-string">'YYYY-MM-DD HH:MM:SS'
SEARCH_FILTER = {
    class="hl-string">"search_stype": class="hl-string">"field_based",
    class="hl-string">"searches": [
        {class="hl-string">"field": class="hl-string">"date_created", class="hl-string">"op": class="hl-string">"ge", class="hl-string">"val": class="hl-string">"2023-01-01 00:00:00"}
    ]
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SCRIPT --- #

def get_agiloft_session(base_url, username, password, api_key):
    class="hl-string">"""Authenticates with Agiloft and returns a session token."""
    login_url = fclass="hl-string">"{base_url}/login"
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/json", class="hl-string">"API-Key": api_key}
    payload = {class="hl-string">"username": username, class="hl-string">"password": password}
    try:
        response = requests.post(login_url, headers=headers, json=payload, timeout=60)
        response.raise_for_status()
        return response.cookies
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error: Authentication failed. {e}")
        return None

def fetch_all_records(session, base_url, kb_name, page_size, search_filter):
    class="hl-string">"""Fetches all records from a knowledgebase with pagination."""
    records = []
    page_num = 0
    while True:
        url = fclass="hl-string">"{base_url}/kb/{kb_name}"
        params = {
            class="hl-string">"page_size": page_size,
            class="hl-string">"page_num": page_num,
            class="hl-string">"view_name": class="hl-string">"Default",
            class="hl-string">"search": json.dumps(search_filter),
            class="hl-string">"fields": class="hl-string">"id,history,contract_status,contract_type,contract_value,created_by,owner_group,counterparty,expiration_date"
        }
        try:
            response = requests.get(url, cookies=session, params=params, timeout=120)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            records.extend(data.get(class="hl-string">'records', []))
            if len(data.get(class="hl-string">'records', [])) < page_size:
                break
            page_num += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching page {page_num}: {e}")
            break
    return records

def map_history_to_activity(entry_text):
    class="hl-string">"""Maps a history log entry to a defined activity name."""
    entry_lower = entry_text.lower()
    if class="hl-string">"record created by" in entry_lower:
        return class="hl-string">"Contract Request Initiated"
    if class="hl-string">"status changed from" in entry_lower:
        if class="hl-string">"draft" in entry_lower and class="hl-string">"internal review" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Internal Review Submitted"
        if class="hl-string">"internal review" in entry_lower and class="hl-string">"legal approved" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Legal Review Conducted"
        if class="hl-string">"drafting" in entry_lower and class="hl-string">"in negotiation" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Counterparty Negotiation Started"
        if class="hl-string">"negotiation" in entry_lower and class="hl-string">"fully approved" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Internal Approvals Obtained"
        if class="hl-string">"approved" in entry_lower and class="hl-string">"sent for signature" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Sent For Signature"
        if class="hl-string">"signature" in entry_lower and class="hl-string">"executed" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Executed/Signed"
        if class="hl-string">"executed" in entry_lower and class="hl-string">"active" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Activated"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"renewed" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Renewed"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"terminated" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Terminated"
        if class="hl-string">"canceled" in entry_lower or class="hl-string">"withdrawn" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Canceled"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"amending" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Amendment Initiated"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"compliance review" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Compliance Review Performed"
    if class="hl-string">"a new file was attached" in entry_lower:
        return class="hl-string">"Contract Redlined/Revised"
    if class="hl-string">"status changed to 'drafting complete'" in entry_lower:
        return class="hl-string">"Contract Drafted"
    return None


def main():
    print(class="hl-string">"Starting Agiloft data extraction...")
    session = get_agiloft_session(BASE_URL, USERNAME, PASSWORD, API_KEY)
    if not session:
        return

    print(fclass="hl-string">"Fetching records from '{KB_NAME}' knowledgebase...")
    contracts = fetch_all_records(session, BASE_URL, KB_NAME, PAGE_SIZE, SEARCH_FILTER)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(contracts)} contract records.")

    if not contracts:
        print(class="hl-string">"No contracts found for the specified criteria.")
        return

    event_log_rows = []
    last_data_update = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')

    for contract in contracts:
        contract_id = contract.get(class="hl-string">'id')
        history_raw = contract.get(class="hl-string">'history', class="hl-string">'')

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process history entries
        if history_raw:
            history_entries = history_raw.split(class="hl-string">'\n')
            for entry in history_entries:
                if not entry.strip():
                    continue
                
                activity_name = map_history_to_activity(entry)
                if activity_name:
                    try:
                        class=class="hl-string">"hl-comment"># Agiloft history format: class="hl-string">'YYYY-MM-DD HH:MM:SS [User Name]: Event Description'
                        timestamp_str = entry.split(class="hl-string">' [')[0]
                        event_time = datetime.strptime(timestamp_str, class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S').isoformat() + class="hl-string">'Z'
                        user_name = entry.split(class="hl-string">'[')[1].split(class="hl-string">']')[0]
                    except (IndexError, ValueError):
                        event_time = None
                        user_name = class="hl-string">'System'

                    event_log_rows.append({
                        class="hl-string">"ContractId": contract_id,
                        class="hl-string">"ActivityName": activity_name,
                        class="hl-string">"EventTime": event_time,
                        class="hl-string">"UserName": user_name,
                        class="hl-string">"UserDepartment": contract.get(class="hl-string">'owner_group'),
                        class="hl-string">"ContractType": contract.get(class="hl-string">'contract_type'),
                        class="hl-string">"ContractValue": contract.get(class="hl-string">'contract_value'),
                        class="hl-string">"ContractStatus": contract.get(class="hl-string">'contract_status'),
                        class="hl-string">"CounterpartyName": contract.get(class="hl-string">'counterparty'),
                        class="hl-string">"ExpirationDate": contract.get(class="hl-string">'expiration_date'),
                        class="hl-string">"EventEndTime": None,  class=class="hl-string">"hl-comment"># Populate if available
                        class="hl-string">"SourceSystem": class="hl-string">"Agiloft",
                        class="hl-string">"LastDataUpdate": last_data_update
                    })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle calculated class="hl-string">'Contract Expired' event
        exp_date_str = contract.get(class="hl-string">'expiration_date')
        current_status = contract.get(class="hl-string">'contract_status', class="hl-string">'').lower()
        if exp_date_str and current_status not in [class="hl-string">'terminated', class="hl-string">'canceled', class="hl-string">'expired']:
            try:
                exp_date = datetime.strptime(exp_date_str, class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
                if exp_date < datetime.now():
                    event_log_rows.append({
                        class="hl-string">"ContractId": contract_id,
                        class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Contract Expired",
                        class="hl-string">"EventTime": exp_date.isoformat() + class="hl-string">'Z',
                        class="hl-string">"UserName": class="hl-string">"System",
                        class="hl-string">"UserDepartment": contract.get(class="hl-string">'owner_group'),
                        class="hl-string">"ContractType": contract.get(class="hl-string">'contract_type'),
                        class="hl-string">"ContractValue": contract.get(class="hl-string">'contract_value'),
                        class="hl-string">"ContractStatus": class="hl-string">"Expired",
                        class="hl-string">"CounterpartyName": contract.get(class="hl-string">'counterparty'),
                        class="hl-string">"ExpirationDate": contract.get(class="hl-string">'expiration_date'),
                        class="hl-string">"EventEndTime": None,
                        class="hl-string">"SourceSystem": class="hl-string">"Agiloft",
                        class="hl-string">"LastDataUpdate": last_data_update
                    })
            except ValueError:
                pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore invalid date formats

    if not event_log_rows:
        print(class="hl-string">"No process events could be generated from the contract histories.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log_rows)
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'EventTime']).reset_index(drop=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'EventEndTime', class="hl-string">'UserName',
        class="hl-string">'UserDepartment', class="hl-string">'ContractType', class="hl-string">'ContractValue', class="hl-string">'ContractStatus',
        class="hl-string">'CounterpartyName', class="hl-string">'ExpirationDate', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate'
    ]
    df = df[column_order]

    output_filename = class="hl-string">'agiloft_contract_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

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