BPMS nedir? İş Süreçleri Yönetimi açıklaması

BPMS (iş süreçleri yönetim sistemi), tanımlı süreçleri modelleyen ve yürüten, yürüttüğü işleri de izleyen bir yazılımdır. Süreçlerin yürütülmesinde etkilidir: belirlenen sırayı uygular, görevleri atar ve yapılanları kaydeder. Ancak işin bütününü görmekte sınırlıdır; yalnızca sisteme dahil ettiğiniz işleri yürütebilir ve raporlayabilir.

Bu rehberde BPMS’nin ne yaptığını, satın aldığınız beş bileşeni ve sistemin nerede yetersiz kaldığını açıklıyoruz. Ardından yürütme yazılımını Process Intelligence ile karşılaştırıyoruz. Process Intelligence, yürütme işini bu konuda zaten başarılı olan farklı sistemlere bırakır ve onların verilerini çalışanlarınızın ve yapay zekânızın kullanabileceği tek bir yerde bir araya getirir.

BPMS ne anlama gelir?

BPMS, Business Process Management System ifadesinin kısaltmasıdır. Bazı sağlayıcılar bunun yerine Business Process Management Suite adını kullanır. Her iki durumda da bu kategori; süreç tanımlamaya, işleri süreçte ilerletmeye ve yürütülmesini izlemeye yarayan yazılımları kapsar.

BPM, yani iş süreçleri yönetimi, işlerin nasıl yapıldığını anlama, tasarlama, ölçme ve iyileştirme disiplinidir. BPMS, bu disiplini destekleyebilecek yazılım türlerinden biridir. BPMS satın almadan da BPM uygulayabilirsiniz. BPMS satın almak da süreçleri iyi yönettiğinizi garanti etmez.

Bu kategori zaman içinde değişti. İlk olarak iş akışı motorlarıyla ortaya çıktı, ardından modelleme, formlar ve izleme özellikleri eklenen paketlere dönüştü. Bugün ekiplerin uçtan uca süreç uygulamaları oluşturabildiği low-code platformları da kapsıyor. Bu çeşitlilik, farklı sağlayıcıların BPMS’yi farklı biçimlerde tanımlamasının nedenidir. İş süreçleri yönetimi yazılımını değerlendirirken etikete takılmayın; önemli olan şu dört soruyu sorun: Süreci modelleyebiliyor mu, yürütebiliyor mu, ilgili diğer sistemlere bağlanabiliyor mu ve süreç örneklerinin nasıl ilerlediğini gösterebiliyor mu?

BPMS’nin beş bileşeni nelerdir?

Ürünler bu özellikleri farklı biçimlerde sunar, ancak bir iş süreçleri yönetim sistemi genellikle beş bileşenden oluşur:

1. Modelleyici. Süreci, genellikle BPMN 2.0 ile tanımlarsınız. Model, akışı açıklayabilir ve yürütülebilir bir sistemde sürecin çalıştırılmasına temel oluşturabilir. Süreç modelleri tasarlama hakkında daha fazla bilgi için BPMN modelleyici sayfasına bakın.
2. Yürütme motoru. Motor süreç örnekleri oluşturur, koşulları değerlendirir, görevleri atar, zamanlayıcıları başlatır ve geciken işleri üst kademelere iletir.
3. Formlar, kurallar ve roller. Bunlar, kişilerin hangi bilgileri gireceğini, hangi görevleri göreceğini ve sonraki adımı hangi kuralların belirleyeceğini tanımlar.
4. Entegrasyon. Sistem; ERP ve CRM uygulamaları, veri ambarları ve API gatewayleri gibi uygulamalarla veri alışverişi yapar. Entegrasyon çalışmaları, uygulamanın önemli bir bölümünü oluşturabilir.
5. İzleme ve süreç deposu. Dashboardlar, çalışan süreç örneklerinin durumunu gösterir. Süreç deposu, süreç sürümlerini yönetmenize ve değişiklikleri denetlemenize yardımcı olur.

İş akışı motoru, bu yapının tek bir parçasıdır. BPMS, motoru daha geniş bir süreci tanımlamak, desteklemek ve izlemek için gereken araçlar ve kontrollerle bir araya getirir.

BPMS, süreç dokümanının yapamadığı neyi yapar?

Süreç dokümanı işlerin nasıl yürütülmesi gerektiğini açıklar. BPMS ise işleri belirlenen kurallara göre yönlendirebilir ve takip edebilir. Örneğin:

• Belirli bir süre bekleyen görevi üst kademeye iletin.
• Belirlenen bir eşiği karşılayan süreç örneğini onaya yönlendirin.
• Her süreç örneğinin izlediği yolu kaydedin.
• Çevresindeki çeşitli uygulamaları değiştirmek yerine yapılandırma üzerinden akışı güncelleyin.

Bu özellikler, tutarlı yönlendirmeye, net sorumluluğa ve sistemin yürüttüğü süreç örneklerini görmeye ihtiyaç duyduğunuzda yararlıdır. Ancak gerçek sürecin her bölümünün BPMS içinde gerçekleşeceğini garanti etmez. Öncelikli ihtiyacınız bir süreci belgelemek veya bugün nasıl işlediğini anlamaksa yürütme yazılımı doğru ilk adım olmayabilir.

BPMS, iş akışı motorları, RPA, Process Mining ve Process Intelligence arasındaki farklar nelerdir?

Bu beş teknoloji, süreç yönetiminin farklı alanlarına odaklanır. Aşağıdaki tabloda her birinin ne yaptığı ve hangi soruyu yanıtlamanıza yardımcı olduğu gösteriliyor.

RPA ve BPMS, süreç değişikliğine farklı biçimlerde yaklaşır. RPA, mevcut süreçteki görevleri otomatikleştirir. BPMS ise tanımladığınız bir süreci yürütür ve işlerin yönlendirilme biçimini değiştirebilir. Bir görevi otomatikleştirmeden önce süreç yeniden tasarlanırsa bu görevin ortadan kalkıp kalkmayacağını kontrol edin. Process Mining ile otomasyon fırsatlarını bulma hakkında daha fazla bilgi edinin.

Process Mining ve BPMS de farklı soruları yanıtlar. Process Mining, işlerinizin sistemlerinizde gerçekte nasıl ilerlediğini göstermek için olay verilerini analiz eder. BPMS ise tasarlanmış bir akışı yürütür ve işlediği süreç örneklerini raporlar. Modelin gerçek işleyişle örtüşüp örtüşmediğini kontrol etmeniz gerektiğinde bu fark önem kazanır.

Tablonun son satırındaki Process Intelligence, diğerlerini birbirine bağlar. Yürütme işini en iyi yapan sisteme bırakır, her sistemdeki kayıtları okur ve tüm sistemlerin karşılaştırılacağı tek bir süreç modeli tutar. BPMS kendi süreç örneklerini raporlar; Process Intelligence ise tek bir platformun yürütmediği işler de dahil olmak üzere sürecin tamamını raporlar.

Tek bir BPMS neden her süreci yürütemez?

Süreç yönetimi için BPMS iyi bir çözüm gibi görünür, ta ki sahip olmadığı sistemleri sayana kadar. Gerçek süreçler ERP, CRM, bilet yönetim aracı, tedarikçi portalı, elektronik tablo ve birkaç gelen kutusu arasında ilerler. Platform, içinde modellediğiniz bölümü yürütür; işin geri kalanı başka yerlerde devam eder.

Satın almadan önce bilmeniz gereken bu farkın üç sonucu vardır.

Standartları yeniden kullanmak yerine özel iş akışları oluşturursunuz. BPMS bir araç setidir; bu nedenle her süreç ayrı bir projeye dönüşür. Kendi varyantınızı modeller, adımlarınıza ad verir ve binlerce başka kuruluşun da yürüttüğü bir akışın kendi sürümünü yönetirsiniz. Siparişten Tahsilata, Satın Almadan Ödemeye veya olay yönetimi gibi sektör standardı referans modeller her platformda yeniden oluşturulur, yeniden kullanılmaz. Aynı sistemi kullanan iki bölüm de aynı sürecin farklı sürümlerini oluşturabilir.

Yürütme odaklı platformlar büyük resmi gözden kaçırır. BPMS, yürüttüğü işlere göre değerlendirilir; bu nedenle ilgi ve bütçe platformdaki akışlara yönelir. Ekipler, sistemler ve ülkeler arasında ilerleyen, platformun yürütmediği süreçler ise çoğu zaman sahipsiz kalır. Yürütülen işleri hızlandırmak, kuruluşun nasıl çalıştığını anlamakla aynı şey değildir.

Bir BPMS’in sınırları vardır ve zamanla kendi istisnalarını da yaratır. Her süreçte istisnalar çıkar: acil sipariş, VIP müşteri ya da yalnızca e-posta kabul eden tedarikçi gibi. BPMS’te her istisna, yapılandırılmış yeni bir dal, yeni bir form, yeni bir entegrasyon ve bakımı gereken yeni bir iş akışı demektir. İşleri standartlaştırmayı vadeden platform, zamanla yalnızca kendi ekibinin anlayabildiği özel durumlarla dolar.

Bunlar BPMS’i kötü bir araç yapmaz. Ancak süreçleriniz hakkında tek ve güvenilir bilgi kaynağı olmasını zorlaştırır.

Bu boşluk, bir işin talep kuyruğu, değişiklik takvimi ve çeşitli uygulamalar arasında ilerlediği BT iş süreçleri yönetiminde daha da belirgindir. Bu üç alanın tamamını gören tek bir iş süreci yazılımı yoktur.

Neredeyse hiç kullanmadığınız bir BPMS’i tutmalı mısınız?

Birçok kuruluş, yürütme motorundan yararlanmak için BPMS satın aldı ama motoru hiç kullanmadı. Kurulum planlanandan uzun sürdü, ilk akışları bir iş ortağı yapılandırdı ve iş birimleri mevcut sistemleriyle çalışmayı sürdürdü. Geriye, birkaç kişinin diyagram çizmek için açtığı lisanslı bir modelleme aracı ve kimsenin başlatmadığı bir çalışma zamanı için ödenen bakım ücreti kaldı.

Bu noktada platformun bir araya getirdiği iki işi birbirinden ayırmak gerekir. İş akışı motoru işi yürütmek, model deposu ise süreç bilgisini saklamak için tasarlanmıştı. Yalnızca ikinci iş yapılıyorsa, dokümantasyon için ağır, teknik ve pahalı bir araç olan yürütme platformuna ödeme yapıyorsunuz demektir.

Bunların çoğu sizin için geçerliyse, yürütme platformundan tasarlanmadığı bir bilgi yönetimi işini yapmasını bekliyorsunuz demektir. Çözüm daha fazla çalışma zamanı eklemek değil. Süreç bilgisini, tüm süreçleri tek yerde toplayan bir merkeze taşıyın. Bu merkez her sistemin verisine bağlansın, ihtiyaç duyan çalışanlar ve yapay zekâ asistanları tarafından okunabilsin ve işletilmesi gereken bir çalışma zamanı olmasın.

BPMS’i gerçekten yürüttüğü süreçler için kullanmaya devam edin. Süreç bilgisini ise sürüm döngüsüne bağlı kalmadan gelişebileceği bir yere taşıyın.

Process Intelligence ile BPMS arasındaki fark nedir?

Aradaki fark, eksik bir özellikten değil, bilinçli bir tercihten kaynaklanır. Process Intelligence yürütme işini üstlenmez; çünkü bu işi yapabilecek pek çok araç vardır ve elinizdeki platform çoğu zaman en iyi seçenek değildir. RPA, AI agentlar, iş akışı yönetim sistemleri, ERP’nin kendi iş akışları ve işi doğrudan yapan ekipler farklı alanlarda öne çıkar. İşi yürütecek aracı yalnızca bu göreve göre seçmek gerekir.

Beş ayrı sisteme bırakılamayacak şey süreç bilgisidir. Her yürütme aracı sürecin kendi haritasını tutarsa kimse sürecin nasıl işlediğini, müşterinin hangi varyantla karşılaştığını ya da otomasyona alınacak bir sonraki adımın hangisi olduğunu bilemez. Süreç bilgisini merkezileştirmek, işi yürüten çalışanlar ve artık bu bilgiye yönlendirilen yapay zekâ asistanları için, işi yürüten araca sahip olmaktan daha önemlidir.

Veri avantajı burada ortaya çıkar. BPMS yalnızca kendi örneklerini raporlar. Process Intelligence platformu ise tüm sistemlerdeki olay verilerini bir araya getirerek BPMS’in hiç görmediği işleri de kapsayan bir görünüm sunar. Böylece BPMS, ERP ve otomasyon araçlarının performansını ölçmek için ortak bir model oluşturabilir.

Modeli gerçek işleyişe dayandırmak için Process Mining neden gereklidir?

BPMS, kendi içinde yürütülen örnekleri raporlayabilir. Ancak bu, çalışanların süreci tamamlamak için izlediği tüm yolları kaydettiği anlamına gelmez. Sık karşılaşılan üç boşluk şunlardır:

• İş, yürütme motorunun dışında yapılır. Bir çalışan istisnai bir durumu e-postayla çözer ve sistemi daha sonra günceller. İş modelde öngörülenden uzun sürse bile kayıtlar kurallara uyulmuş gibi görünebilir.
• Aynı sonuca başka sistemler üzerinden ulaşılır. Ekipler ERP sistemi, elektronik tablo veya tedarikçi portalı kullanabilir. Bu işler BPMS’e hiç girmezse Dashboardlar sürecin tamamını gösteremez.
• Model güncelliğini yitirir. Süreç yayımlandığı sırada doğru olabilir, ancak ekipler kendi yerel yöntemlerini benimsedikçe modelden uzaklaşabilir. Modeli güncellemek zaman alıyorsa bu farklılıklar kalıcı hâle gelebilir.

Sonuçta iyi yönetilen ama artık insanların çalışma biçimini yansıtmayan bir model ortaya çıkar. Process Mining, modeli yeniden gerçek işleyişe dayandırır: sistemlerinizin kaydettiği olay verilerini okuyarak, modellenmemiş olanlar da dahil, gerçekleşen akışları yeniden oluşturur.

Uyumluluk denetimi, yürütme ile tasarımın nerelerde ayrıştığını göstermek için süreç modelini olay verileriyle karşılaştırır. Process Mining ise kendi kayıtlarınızdaki varyantları, gecikmeleri ve yeniden çalışmaları ortaya çıkarır. Süreç modelleme ve Process Mining neden birlikte kullanılmalı yazısı, amaçlanan süreç ile gerçekte yaşananları gösteren bu iki unsurun neden birbirinden ayrılmaması gerektiğini açıklar.

Yürütme özelliğini neden geliştirmemeyi seçtik?

Bir süreç platformuna şu soruyu sormak doğaldır: Süreci modelleyip nasıl işlediğini görebiliyorsanız, neden onu yürütmeyesiniz? BPMS, bu soruya verilebilecek en açık yanıtın evet olmasıyla ortaya çıktı. Biz farklı bir yol seçtik. Bu bir eksiklik değil, bilinçli bir karardı.

Uygulamada bu, ProcessMind’in iş akışınızın kontrolünü hiçbir zaman istemediği anlamına gelir. Mevcut sistemleriniz işleri yürütmeye devam eder; bu işlerin nasıl yapıldığına ilişkin bilgiler ise merkezileştirilir ve güncel tutulur. İleride bir yürütme aracını, örneğin RPA botunu AI agentla ya da eski bir iş akışını yenisiyle değiştirseniz bile model, geçmiş ve ölçümler yerinde kalır. ProcessMind’i neden geliştirdik yazısında bu yaklaşımın diğer nedenlerini bulabilirsiniz.

ProcessMind, BPMS ile nasıl birlikte çalışır?

ProcessMind bir BPMS değildir ve işleri yürütmez. Süreçleri çalıştırma sorumluluğu BPMS’inizde, ERP’nizde veya otomasyon platformunuzda kalır. Amaç da budur: her süreç için en uygun yürütme aracını kullanın, hepsine ilişkin bilgiyi tek yerde tutun.

Uygulamada Process Intelligence şunları yapar:

• Geliştirmeden önce: Gerçek akışları, varyantları ve istisnaları görmek için ilgili sistemlerdeki olay verilerini inceleyin. Hedef süreci BPMN 2.0 ile modelleyin, ardından herhangi biri iş akışını yapılandırmadan önce değişikliği sınamak için süreç simülasyonunu kullanın.
• Geliştirdikten sonra: Yürütmenin tasarımla hâlâ örtüşüp örtüşmediğini ve yerel bir geçici çözümün herkesin izlediği sürece dönüşüp dönüşmediğini görmek için Process Mining yapmaya devam edin.

BPMS işi yürütür. Process Intelligence ise hangi işlerin yürütülmeye değer olduğuna karar vermenize ve sonucun çalışanların izlediği süreçle örtüşüp örtüşmediğini kontrol etmenize yardımcı olur.

BPMS’i, RPA’yı veya Process Intelligence’ı ne zaman seçmelisiniz?

Nereden başlayacağınız, şu ana kadar neler bildiğinize ve hangi sorunu çözmek istediğinize bağlıdır.

Şu durumlarda Process Intelligence ile başlayın:

• Çalışanlar sürecin bugün nasıl işlediği konusunda aynı fikirde değil.
• Süreç birden fazla sistemi kapsıyor ve işin bir bölümü ana iş akışının dışında gerçekleşebiliyor.
• Sürecin yavaş olduğunu biliyor ama nedenini bilmiyorsunuz.
• İş akışı motoru kullanılmayan bir BPMS’iniz var ve süreç bilgisini işe yarar bir yerde tutmak istiyorsunuz.

Şu durumlarda BPMS’i değerlendirin:

• Süreç anlaşılmış ve standartlaştırılabilecek kadar istikrarlı.
• İş ekipler arasında ilerliyor ve devir teslim için daha net yönlendirme ya da sorumluluk gerekiyor.
• Birden fazla uygulamaya aynı anda müdahale etmeden kuralları uygulamak ve değişiklikleri yönetmek istiyorsunuz.

Şu durumlarda RPA’yı değerlendirin:

• Süreç istikrarlı ve tekrara dayalı.
• Görev, otomasyonu haklı çıkaracak kadar sık yapılıyor.
• Uygulamalarda değişiklik yapılamıyor ve ilgili adım arayüzleri üzerinden otomatikleştirilebiliyor.

Doğru sırayı korumak için iki alışkanlık edinin: yürütme yazılımı satın almadan önce süreci ölçün, otomasyona geçmeden önce yeniden tasarımın görevi ortadan kaldırıp kaldıramayacağını kontrol edin.

Satın almadan önce bir BPMS’i nasıl değerlendirebilirsiniz?

Adı ve sorumlusu belli tek bir süreçle başlayın: Siparişten Tahsilata, Satın Almadan Ödemeye, işe alım veya olay yönetimi. Hangi süreci kastettiğinizi belirtmeden “operasyonlar” gibi geniş bir alanı değerlendirmeyin. Ardından şu dört adımı izleyin.

1. Olay verilerini bulun

   Süreci hangi sistemlerin kaydettiğini ve kayıtlarında vaka kimliği, etkinlik ve zaman damgası bulunup bulunmadığını kontrol edin. İş süreci yönetimi araçları amaçlanan akışı tanımlar; bu akışın gerçekten yürütüldüğünü ise Event Log kanıtlar.

2. Tasarımı gerçekleşenlerle karşılaştırın

   Modelde görünmeyen yolları, gecikmeleri ve istisnaları bulun. En iyi BPMS adayını kendi verilerinizle denemek, özellik tablosunu incelemekten daha faydalıdır; çünkü bu deneme, sürecin hangi bölümlerini gerçekten üstleneceğini gösterir.

3. Kanıtların ne gösterdiğine karar verin

   Sonuç BPMS, süreç yeniden tasarımı, tek bir adımın değiştirilmesi ya da hiçbir değişiklik olmayabilir. Aracı değil, bulgularınızı temel alın.

4. Geliştirme sonrasında da ölçmeye devam edin

   Platform, yürüttüğü görevleri raporlayabilir. Sistemlerinizin tamamından gelen olay verileri, iş akışı kullanıma açıldıktan sonra sürecin yapılan işle örtüşüp örtüşmediğini gösterir.

Süreç, BPMS’in bağlanamadığı sistemleri kapsıyorsa ilk ölçümler bu durumu ortaya çıkarır. Yürütme yazılımı satın alma kararınızı bu karşılaştırmaya dayandırın.