Digitale Transformation: Definition, Beispiele und erste Schritte

Digitale Transformation verändert die Arbeitsweise einer Organisation, wenn Technologie in ihren Prozessen eingesetzt wird: Arbeitsabläufe ändern sich, Entscheidungen rücken näher an die Informationen und Ergebnisse werden gemessen statt vorausgesetzt. Der Begriff umfasst mehr als die Einführung eines Systems, aber weniger als eine unternehmensweite Umstrukturierung.

Beginnen Sie mit einem Prozess, dessen Probleme im Unternehmen bereits spürbar sind. Sorgen Sie für drei Dinge: Der Prozess ist dokumentiert, sein Ausgangswert ist gemessen und eine Verbesserung wurde vor der Einführung simuliert. So erhalten Sie Belege für die nächste Entscheidung und ein Template für den nächsten Prozess. Eine unternehmensweite Toolauswahl als erster Schritt liefert selten beides.

Nicht für jeden Prozess, aber Sie brauchen eine Form der Messung. Wenn der Prozess in Systemen abläuft, die Ereignisse erfassen, ist Process Mining der schnellste Weg: Die Daten liegen bereits vor. Andernfalls dokumentieren Sie den Prozess und verwenden abgestimmte Schätzungen. Sobald Systeme Daten erfassen, ersetzen Sie diese durch Messwerte.

Eine erste Prozesskarte und ein erster gemessener Ausgangswert liegen meist innerhalb weniger Tage vor, nicht erst nach Monaten. Es muss nichts installiert werden und die Daten lassen sich in der Regel exportieren. Wie lange das Programm insgesamt dauert, hängt davon ab, wie viele Prozesse Sie durch denselben Ablauf führen, nicht vom ersten Prozess.

Es ist ein Geschäftsprogramm, bei dem die IT als Partner mitwirkt. Die Prozessverantwortlichen entscheiden, was sich ändern soll. Die IT ermöglicht den Zugriff auf Systeme und Daten. Wird das Programm als reines IT-Projekt geführt, entstehen oft Systeme ohne klare Verantwortliche und Prozesse, die in alte Abläufe zurückfallen.

Benennen Sie für jeden Prozess eine verantwortliche Person, führen Sie eine aktuelle Version und legen Sie einen Prüfungsrhythmus fest. Veröffentlichen Sie den Prozess dort, wo Mitarbeitende danach suchen. ProcessMind verwaltet Verantwortlichkeiten, Freigaben und Versionsverlauf am selben Ort wie das Modell. Im Portal kann die übrige Organisation den Prozess einsehen.