Transformation/Rolle: Arbeitsproduktivität mit Process Mining

Verbesserung der Arbeitsproduktivität

Warum das wichtig ist

Als OpEx Manager müssen Sie die Arbeitsproduktivität verbessern, ohne sich allein auf Intuition zu verlassen. Workforce-Prozesse erstrecken sich häufig über HRMS-Plattformen, Projektmanagementtools, Kommunikationskanäle und operative Systeme. Dadurch bleibt schwer erkennbar, wo Zeit verloren geht, welche Übergaben Verzögerungen verursachen und ob eine geplante Änderung die Ergebnisse tatsächlich verbessert.

Ineffiziente Workflows führen zu Doppelarbeit, einer unausgewogenen Arbeitsverteilung, steigenden Betriebskosten und Frustration bei Mitarbeitenden. Separate Simulationstools verursachen zusätzlichen Aufwand, weil Sie Daten extrahieren, Prozessmodelle neu erstellen und Ergebnisse aus verschiedenen Systemen abgleichen müssen.

ProcessMind verbindet Process Mining, Prozessmodellierung und Simulation in einem Workflow. Erkennen Sie, an welcher Stelle der Prozess Zeit verliert, und simulieren Sie die passende Verbesserung, bevor Kosten entstehen.

So gehen Sie vor

1. Mine: Verbinden Sie Daten aus HRMS-, Projektmanagement- und operativen Systemen. Verwenden Sie Process Mining, um abzubilden, wie Arbeit tatsächlich durch Prozesse für Aufgabenverwaltung, Kommunikation, Genehmigungen und Leistungsüberwachung fließt. Analysieren Sie Durchlaufzeiten, Engpässe, Nacharbeit, Abweichungen und Ressourcenübergaben. Vergleichen Sie Teams, Regionen oder Prozessvarianten, um systemische Probleme von Einzelfällen zu unterscheiden.

2. Model: Erstellen Sie auf Grundlage Ihrer Analyse in BPMN 2.0 einen Zielprozess. Entfernen Sie unnötige Schritte, klären Sie Zuständigkeiten, reduzieren Sie manuelle Arbeit und definieren Sie die KPIs, die zeigen, ob die Änderung wirkt. Verbinden Sie das Modell mit ProcessMind und der Clarity Engine mit operativen Daten. So bleibt das geplante Design an der tatsächlichen Ausführung ausgerichtet.

3. Simulate: Testen Sie Änderungen bei der Personalbesetzung, Routing-Regeln, Arbeitsverteilung und weiteren Verbesserungsszenarien vor der Umsetzung. Vergleichen Sie erwartete Durchlaufzeit, Durchsatz, Kosten und Ressourcenbedarf mit der aktuellen Leistung. Wählen Sie Änderungen mit einer nachvollziehbaren Verbesserung aus, dokumentieren Sie die Annahmen und verwenden Sie nach dem Rollout dieselben KPIs, um erwartete und tatsächliche Ergebnisse zu vergleichen.

Was Sie erwarten können

Die Ergebnisse hängen von der Datenqualität, der Prozesskomplexität und den umgesetzten Änderungen ab. Teams verwenden diesen Ansatz typischerweise, um:

• Engpässe und Doppelarbeit zu identifizieren, die sich allein in Workshops oder Berichten nur schwer erkennen lassen.
• Die Durchlaufzeit in ausgewählten Workflows um 20 bis 40 % zu verkürzen, wenn die Simulation bestätigt, dass die geplanten Änderungen die wesentlichen Einschränkungen beheben.
• Manuelle Arbeit zu reduzieren und die Arbeitsverteilung durch die Neugestaltung stark ausgelasteter Übergaben zu verbessern.
• Betriebskosten zu senken, indem Sie Ressourcen- und Routing-Entscheidungen vor der Umsetzung testen.
• Die Employee Experience zu verbessern, indem Zuständigkeiten, Prozesspfade und Eskalationspunkte klarer werden.
• Erwartete und tatsächliche Verbesserungen zu verfolgen, damit Sie Änderungen auf Grundlage von Erkenntnissen statt Annahmen weiterentwickeln können.

Erste Schritte

Wählen Sie einen stark ausgelasteten Workforce-Prozess mit einem klaren Start- und Endereignis sowie einer messbaren KPI für die Durchlaufzeit. Verbinden Sie die relevanten Event-Daten und prüfen Sie den tatsächlichen Prozessfluss, bevor Sie Änderungen vorschlagen. Beginnen Sie mit einem Engpass oder einer Übergabe, modellieren Sie eine gezielte Verbesserung und simulieren Sie deren wahrscheinliche Auswirkungen.

Überwachen Sie nach der Umsetzung dieselben KPIs und vergleichen Sie die tatsächliche Leistung mit der Simulationsprognose. Nutzen Sie die Abweichung, um Ihre Annahmen zu verbessern und zu entscheiden, welche Änderungen Sie ausweiten. So entsteht ein wiederholbarer Verbesserungszyklus, ohne dass Sie eine separate Simulationsumgebung oder ein nicht validiertes Transformationsprogramm benötigen.