BPMN, UML hay lưu đồ: nên dùng sơ đồ nào?
BPMN và UML khác nhau thế nào: mỗi ký pháp mô hình hóa điều gì, bảng so sánh giúp bạn chọn và lý do chúng tôi dùng BPMN 2.0 thay vì tự tạo ký pháp riêng.
BPMN hay UML phù hợp hơn tùy vào điều bạn cần mô hình hóa. BPMN mô tả quy trình nghiệp vụ và cách công việc chuyển giữa những người tham gia. UML mô tả cấu trúc và hành vi của phần mềm. Lưu đồ là cách nhanh, không chính thức để thể hiện các bước và quyết định. Chúng có thể trông giống nhau, nhưng không thể thay thế cho nhau.
Trang này so sánh mục đích của từng ký pháp, đưa ra một bảng giúp bạn lựa chọn và giải thích vì sao chúng tôi mô hình hóa bằng BPMN 2.0 thay vì dùng ký pháp riêng.
Mỗi ký pháp dùng để mô hình hóa điều gì?
BPMN 2.0 là viết tắt của Business Process Model and Notation. Tiêu chuẩn này do Object Management Group (OMG) duy trì và dùng để mô hình hóa quy trình nghiệp vụ: người tham gia, hoạt động, trình tự, quyết định và các sự kiện kích hoạt hoặc làm gián đoạn công việc. Ký hiệu và quy tắc kết nối được xác định rõ, nên bạn có thể kiểm tra mô hình theo các quy tắc đó. BPMN 2.0 cũng quy định định dạng XML để trao đổi mô hình giữa các công cụ. Để tìm hiểu nhập môn, xem bài BPMN 2.0 là gì.
UML là viết tắt của Unified Modeling Language. Đây cũng là tiêu chuẩn của OMG, dùng để mô tả hệ thống phần mềm và hành vi của chúng. UML gồm sơ đồ lớp, thành phần, triển khai, trình tự, hoạt động, máy trạng thái và ca sử dụng. Sơ đồ hoạt động là loại thường có phần giao thoa nhất với mô hình hóa quy trình.
Lưu đồ dùng hình dạng và mũi tên để thể hiện các bước và quyết định. Không có tiêu chuẩn quản lý hay bộ quy tắc cố định, nên mỗi nhóm thường tự đặt quy ước: vẽ nhanh nhưng hai người có thể hiểu khác nhau. Tên gọi cũng có nhiều cách viết, nhưng đều chỉ cùng một loại sơ đồ không chính thức.
BPMN, UML hay lưu đồ: chọn thế nào?
Hãy xác định sản phẩm bạn cần tạo, rồi chọn ký pháp ở cột giữa.
| Bạn cần mô hình hóa… | Dùng | Lý do |
|---|---|---|
| Quy trình nghiệp vụ có người, nhóm hoặc hệ thống tham gia | BPMN 2.0 | Ký pháp này có sẵn người tham gia, làn, luồng thông điệp và sự kiện. Bạn cũng có thể kiểm tra tính hợp lệ của mô hình và trao đổi mô hình dưới dạng BPMN 2.0 XML. |
| Cấu trúc hoặc hành vi phần mềm | UML | UML có các loại sơ đồ dành cho phần mềm: lớp, thành phần, triển khai, trình tự và máy trạng thái. Sơ đồ hoạt động không phải tiêu chuẩn cho quy trình. |
| Một quy trình đơn lẻ, phác thảo trong buổi làm việc hoặc một quyết định | Lưu đồ | Không cần cài đặt hay theo quy tắc nào. Vì thế, lưu đồ cũng không phù hợp để duy trì như một mô hình lâu dài. |
| Quy trình cần được kiểm tra tính hợp lệ hoặc trao đổi giữa các công cụ | BPMN 2.0 | Ký pháp có quy tắc để kiểm tra mô hình và có định dạng tệp để chuyển mô hình sang công cụ khác. |
| Cây quyết định, phép tính hoặc luồng dữ liệu | Không loại nào | Hãy dùng ký pháp được thiết kế cho loại sản phẩm đó. Cố nhét vào sơ đồ quy trình sẽ che khuất logic sau những ô trông quen mắt. |
Câu hỏi không phải là ký pháp nào trông quen thuộc. Điều quan trọng là sơ đồ cần truyền đạt điều gì và ai sẽ dùng nó sau khi bạn vẽ xong.
Làm sao để cả nhóm thống nhất cách làm? Trước tiên, hãy mô tả sản phẩm cần tạo trong một câu, rồi đừng chọn theo công cụ. Sở thích của nhà cung cấp hay giấy phép cũ không phải lý do để chọn ký pháp. Nếu hai ký pháp đều phù hợp, hãy chọn loại mà nhiều người có thể tự đọc hiểu hơn. Ghi lại các quy ước bổ sung như cách đặt tên, bố cục và mức độ chi tiết để mô hình tiếp theo không tự đặt ra quy tắc mới. Một cách kiểm tra đơn giản là đưa sơ đồ cho người không tham gia buổi làm việc và hỏi bước tiếp theo là gì. Nếu họ không trả lời được, thường vấn đề không nằm ở ký pháp.
Vì sao BPMN và UML trông giống nhau?
Sơ đồ hoạt động UML và sơ đồ quy trình BPMN đều có thể dùng hình chữ nhật bo góc cho hoạt động, hình thoi cho quyết định và thanh ngang cho các nhánh chạy song song. Nhìn thoáng qua, chúng có thể trông gần như giống nhau.
Nhưng ý nghĩa của các hình dạng lại khác nhau. Sơ đồ hoạt động UML mô tả hành vi trong bối cảnh phần mềm hoặc hệ thống. Sơ đồ BPMN mô tả công việc do những người tham gia thực hiện, có thể gồm cá nhân, phòng ban và hệ thống. BPMN có các thành phần riêng cho người tham gia, làn, luồng thông điệp và sự kiện. Sơ đồ hoạt động UML không thể hiện các khái niệm quy trình nghiệp vụ này theo cùng cách.
Các công cụ process intelligence thường dùng ký pháp riêng. Chúng tôi chọn BPMN 2.0 vì đây là tiêu chuẩn thực sự duy nhất. Nó có hoàn hảo không? Không. Nhưng đây là ký pháp mọi người đã chọn dùng. Một mô hình vẫn dùng được sau khi rời công cụ tạo ra nó có giá trị hơn một sơ đồ đẹp mắt mà không ai khác đọc được.
Có thể kết hợp BPMN, UML và lưu đồ không?
Có, miễn là mỗi sơ đồ ghi rõ mình dùng ký pháp nào:
- Ghi lại quy trình nghiệp vụ bằng BPMN, còn phần mềm hỗ trợ quy trình bằng UML. Nêu rõ mối liên hệ, chẳng hạn dùng chung tên hoặc mã định danh.
- Dùng UML để thiết kế phần mềm, kể cả khi phần mềm nằm trong một quy trình BPMN. Mỗi mô hình trả lời một câu hỏi khác nhau.
Vấn đề không nằm ở việc dùng nhiều ký pháp trong cùng tổ chức, chính chúng tôi cũng làm vậy. Vấn đề là trộn chúng trong một sơ đồ mà không nói rõ. Nếu người đọc không biết một hình là hoạt động, thành phần phần mềm hay bước không chính thức, họ không thể tin vào sơ đồ.
Khi nào nên chọn lưu đồ?
Câu hỏi BPMN hay lưu đồ cũng tương tự, nhưng ở phạm vi nhỏ hơn. Câu trả lời thường phụ thuộc vào việc bạn có cần duy trì sơ đồ hay không. Lưu đồ phù hợp hơn với quy trình ngắn, phác thảo trong buổi làm việc hoặc lời giải thích dùng một lần: chỉ vài bước và một quyết định, chưa cần cấu trúc phức tạp.
Hãy chọn BPMN khi sơ đồ cần được đọc nhất quán, kiểm tra theo quy tắc ký pháp, xem lại vào quý sau hoặc chia sẻ giữa các nhóm. Nếu chưa chắc, bạn có thể phác thảo trước rồi chuẩn hóa bằng BPMN khi quy trình cần được mô hình hóa chính thức. Để xem thêm các loại sơ đồ, hãy đọc bài sơ đồ hóa quy trình là gì. Nếu bạn đang chuyển khỏi một công cụ vẽ sơ đồ cũ, hãy xem bài các lựa chọn thay thế Visio cho BPMN.
Còn những lưu đồ nhóm bạn đã có thì sao? Hãy xem chúng là đầu vào, không phải mô hình chính thức. Phác thảo trong buổi làm việc thường là cách nhanh nhất để thống nhất phạm vi. Khi quy trình trở nên quan trọng, bạn có thể vẽ lại bằng BPMN trong một hoặc hai giờ. Khi đó, lưu đồ chỉ là bản nháp chứ không phải một mô hình cạnh tranh. Điều cần tránh là duy trì cùng một quy trình bằng hai ký pháp: khi đó không phiên bản nào là nguồn chính thức, và cuộc họp lại xoay quanh câu hỏi phiên bản nào mới nhất.
Làm sao để mô hình BPMN dễ chuyển đổi?
Hãy vẽ ở nơi giữ nguyên ký pháp tiêu chuẩn và cho phép xuất tệp. ProcessMind hỗ trợ mô hình hóa BPMN 2.0 trên trình duyệt và nhập, xuất tệp BPMN, nên sơ đồ không bị khóa trong sản phẩm đã tạo ra nó. Bạn cũng có thể lưu mô hình cạnh quy trình được khai phá từ dữ liệu. Nhờ vậy, bạn có thể so sánh quy trình dự kiến với những gì hệ thống ghi nhận.
Xem không gian làm việc mô hình hóa của ProcessMind hoạt động thế nào hoặc danh sách các thành phần BPMN được hỗ trợ.
Where to Go From Here
Bạn đã chọn được ký pháp phù hợp với sản phẩm cần tạo. Tiếp theo, hãy xem công cụ có giữ được ký pháp tiêu chuẩn, cho phép kiểm tra tính hợp lệ và xuất mô hình hay không.
