Công cụ BPMN: chọn trình mô hình hóa phù hợp với nhu cầu

Một công cụ BPMN có thể làm được nhiều hơn việc vẽ sơ đồ quy trình. Một số công cụ kiểm tra ký pháp BPMN 2.0, một số hỗ trợ workshop cộng tác, một số kết nối mô hình với công việc mà hệ thống sẽ thực hiện. Những công cụ khác giúp quản lý toàn bộ kiến trúc quy trình và đối chiếu mô hình với dữ liệu hệ thống đã ghi nhận. Hãy chọn công cụ dựa trên việc bạn cần mô hình phục vụ mục đích gì tiếp theo, thay vì dựa vào số lượng hình trong bảng công cụ.

Chi phí cũng có nhiều mức, bắt đầu từ miễn phí. Bạn có thể lưu các mô hình BPMN 2.0 hợp lệ trong danh mục dùng chung mà không cần trả tiền cho chỗ ngồi người dùng. Chỉ nâng cấp khi công việc cần đến kiến trúc, quản trị hoặc dữ liệu quy trình. Hướng dẫn này giới thiệu năm nhóm công cụ, bảy tiêu chí để phân biệt, bảng so sánh khả năng của từng nhóm và giới hạn của các lựa chọn miễn phí.

Công cụ BPMN dùng để làm gì?

Thuật ngữ này bao gồm năm nhóm công cụ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Nhóm nào cũng tạo được sơ đồ, nhưng mỗi nhóm giải quyết một nhu cầu khác nhau.

• Trình mô hình hóa ký pháp tạo và xác thực sơ đồ BPMN 2.0. Ví dụ có Camunda Modeler, thư viện bpmn.io dùng để xây dựng công cụ này, Bizagi Modeler và Signavio Process Manager khi dùng để mô hình hóa.
• Bảng vẽ sơ đồ hỗ trợ hội thảo cộng tác và truyền đạt thông tin bằng hình ảnh. Ví dụ có Visio, Lucidchart, Miro và draw.io. Hình vẽ linh hoạt, nhưng không bắt buộc phải tuân theo quy tắc BPMN.
• Bộ công cụ BPM kết nối mô hình với việc thực thi quy trình. Ví dụ có Camunda Platform, Appian, Pega và Bizagi Suite. Mô hình trở thành đặc tả cho một engine.
• Bộ công cụ kiến trúc doanh nghiệp quản lý quy trình trong bức tranh kiến trúc rộng hơn. Ví dụ có ARIS, SAP Signavio, LeanIX và Bizzdesign. Chúng bao quát quản trị và danh mục liên quan đến quy trình.
• Nền tảng phân tích quy trình lưu mô hình, kiến trúc và dữ liệu thực tế cùng một nơi. Ví dụ có ProcessMind, Celonis và Signavio Process Intelligence. Bạn có thể so sánh mô hình với dữ liệu hệ thống ghi nhận.

Sai lầm phổ biến nhất khi chọn công cụ là chọn cho một mục đích rồi mong công cụ đáp ứng mục đích khác. Nếu cần quản lý bức tranh quy trình, bảng vẽ sơ đồ có thể chỉ để lại cho bạn một thư mục đầy hình ảnh. Nếu cần tổ chức hội thảo nhanh, bộ công cụ doanh nghiệp có thể khiến bạn phải triển khai nhiều hơn mức công việc đòi hỏi.

Sai lầm thứ hai là trả mức giá dành cho doanh nghiệp khi bạn có thể bắt đầu miễn phí. ProcessMind thuộc nhóm cuối cùng, đồng thời đáp ứng cả nhu cầu của nhóm đầu tiên: mô hình hóa và xác thực BPMN 2.0, lưu mô hình trong danh mục, rồi bổ sung các cấp kiến trúc và dữ liệu sự kiện khi cần.

Cần kiểm tra gì trước khi chọn phần mềm BPMN?

Dùng bảy tiêu chí sau để so sánh công cụ mô hình hóa BPMN. Ưu tiên của bạn tùy thuộc vào cách sử dụng mô hình sau khi vẽ.

1. Tuân thủ BPMN 2.0. Trình biên tập có xác thực ký pháp khi bạn vẽ không? Đây là tiêu chí đầu tiên vì mọi thứ khác đều phụ thuộc vào nó. Mô hình không vượt qua bước xác thực sẽ không thể xuất thành BPMN XML có ý nghĩa, mô phỏng hoặc so sánh với nhật ký sự kiện. Nếu không tuân thủ, bạn chỉ có một hình vẽ trông giống quy trình.
2. Cộng tác. Mọi người có thể cùng chỉnh sửa, bình luận và xem xét không? Người khác có thể xem hoặc đóng góp mà không cần giấy phép đầy đủ không?
3. Kiến trúc. Bạn có thể sắp xếp quy trình theo cấp, với quy trình cha và con, hay mỗi sơ đồ nằm trong một tệp riêng? Đây là điểm khác biệt giữa trình mô hình hóa và kho lưu trữ.
4. Mô phỏng. Bạn có thể thử một thay đổi dự kiến, chẳng hạn điều chỉnh thời gian xử lý của dịch vụ hoặc thêm người duyệt, rồi xem tác động đến thời gian chu kỳ không?
5. Dữ liệu quy trình. Bạn có thể so sánh mô hình với nhật ký sự kiện để biết quy trình có diễn ra như tài liệu mô tả không?
6. Khả năng tương tác. Bạn có thể nhập và xuất BPMN XML tiêu chuẩn không? Công cụ có API không? Hãy đảm bảo bạn có thể mang theo các tệp của mình. Điều đó cũng cho biết mô hình có thực sự tuân thủ BPMN 2.0 hay không.
7. Quản trị. Bạn có thể theo dõi phiên bản, chỉ định người phụ trách và kiểm soát ai được phép thay đổi không? Quản trị giúp kiến trúc luôn hữu ích khi quy trình thay đổi.

Chi phí cũng quan trọng, nhưng giấy phép hiếm khi là khoản tốn kém nhất. Chi phí tăng dần nằm ở phần việc công cụ không làm thay bạn. Đó là lý do hai công cụ có cùng danh sách tính năng vẫn tạo ra trải nghiệm sử dụng hằng ngày rất khác nhau. Trước tiên, hãy so sánh khả năng của từng nhóm công cụ.

Muốn hiểu cách sắp xếp và duy trì mô hình, hãy đọc về quản trị quy trình. Để tìm hiểu về ký pháp, xem các yêu cầu của BPMN 2.0 và ký pháp phù hợp với công việc.

Công cụ mô hình hóa BPMN nào phù hợp với từng nhu cầu?

Hãy so sánh phần mềm mô hình hóa quy trình nghiệp vụ dựa trên công việc bạn cần làm, không phải số lượng hình mà công cụ cung cấp. Bảng dưới đây liệt kê bảy tiêu chí theo hàng và năm nhóm công cụ theo cột.

Đọc bảng theo từng cột. Một mục “Không” không có nghĩa công cụ đó kém, mà cho thấy công cụ được thiết kế cho một nhu cầu khác.

• Trình mô hình hóa ký pháp (Camunda Modeler, bpmn.io, Bizagi Modeler). Miễn phí và thực sự tốt trong việc vẽ BPMN hợp lệ. Không có kho lưu trữ, kiến trúc hay dữ liệu, nhưng như vậy vẫn ổn nếu một người phụ trách vài sơ đồ. Nếu đang dùng một trong các công cụ này, bạn có thể chuyển mô hình sang công cụ khác vì chúng dùng BPMN XML tiêu chuẩn.
• Bảng vẽ sơ đồ (Visio, Lucidchart, Miro, draw.io). Đây là những công cụ mô hình hóa đa năng mà hầu hết nhóm đã có trên máy tính. Chúng rất phù hợp với hội thảo và giải thích quy trình cho những người không bao giờ mở trình mô hình hóa. Hình vẽ không bị ràng buộc theo tiêu chuẩn, nên tệp chỉ là hình ảnh. Vì vậy, rời khỏi bảng vẽ dùng khuôn mẫu chủ yếu là để giải quyết khác biệt đó.
• Bộ công cụ BPM (Camunda Platform, Appian, Pega, Bizagi Suite). Hãy chọn khi cần thực thi mô hình. Khi đó, mô hình nằm trong môi trường thực thi của nhà cung cấp. Đây là quyết định khác với việc chọn nơi lưu trữ kiến thức quy trình, như bài viết BPMS là gì giải thích.
• Bộ công cụ kiến trúc doanh nghiệp (ARIS, SAP Signavio, LeanIX, Bizzdesign). Phù hợp khi kiến trúc bao quát nhiều hơn quy trình, vì chúng còn quản lý danh mục ứng dụng và năng lực. Trước khi xác định phạm vi dự án, hãy đọc so sánh các công cụ kiến trúc doanh nghiệp.
• Nền tảng phân tích quy trình (ProcessMind). Mô hình, kiến trúc liên quan và dữ liệu sự kiện từ hệ thống của bạn cùng nằm trong một không gian làm việc. Bạn xác thực BPMN 2.0 ngay khi vẽ, tự động sắp xếp mô hình, tạo bản nháp bằng AI, quản lý quy trình theo cấp với người phụ trách và bước phê duyệt, rồi kiểm tra mô hình bằng mô phỏng và process mining. Nếu công việc của bạn tập trung vào quy trình chứ không phải toàn bộ hệ thống ứng dụng, đây là nhóm đáp ứng trọn vẹn nhu cầu.

So sánh công cụ BPMN hữu ích cần giúp bạn đưa ra quyết định, chứ không chỉ đếm tính năng. Với nhóm tập trung vào quy trình, cột cuối cùng là nơi phù hợp để làm việc. Bắt đầu với gói Process Individual, rồi bổ sung khả năng khi nhu cầu tăng lên, thay vì phải chuyển sang công cụ thứ hai sau này.

Công cụ BPMN nên giúp bạn làm những việc gì?

Dù nhóm công cụ nào phù hợp với công việc của bạn, vẫn có ba việc quyết định công cụ giúp bạn tiết kiệm được bao nhiêu thời gian mô hình hóa. Cả ba việc đều lặp lại mỗi khi mô hình thay đổi và công cụ có thể làm tốt hơn bạn.

Chất lượng. Tuân thủ cho biết ký pháp hợp lệ. Tiếp theo, hãy xem mô hình có tốt không: các gateway đã cân đối chưa, mọi thành phần đã có nhãn chưa, luồng có đi đến điểm kết thúc không, quy trình có đủ tài liệu và vai trò cần thiết không? Chất lượng mô hình giúp bạn trả lời những câu hỏi đó ngay khi vẽ. Huy hiệu trên bảng vẽ chấm điểm mô hình, liệt kê các bước kiểm tra chưa đạt và dẫn bạn đến thành phần liên quan. Nhờ vậy, bạn biết chính xác cần sửa gì, thay vì chỉ nhận cảnh báo chung chung. Trình xác thực không thể đưa ra gợi ý cải thiện như vậy, vì mô hình hợp lệ chưa chắc đã dễ đọc đối với người khác.

Figure 1 — Huy hiệu chất lượng chấm điểm mô hình ngay khi bạn vẽ và liệt kê các bước kiểm tra chưa đạt. Source: Bảng vẽ mô hình BPMN 2.0 của ProcessMind

Bố cục. Thêm một thành phần, đổi tên task hoặc di chuyển gateway có thể làm các phần xung quanh xê dịch. Khi đó, ai đó phải kéo các hình về đúng vị trí. Đây là phần tốn thời gian nhất khi mô hình hóa, cũng là lý do một mô hình dễ đọc tháng trước giờ lại trở nên khó đọc. Auto layout tự sắp xếp các thành phần sau mỗi lần thay đổi để người xem xét vẫn đọc được sơ đồ.

Figure 2 — Tự động sắp xếp bố cục sau khi chỉnh sửa: mô hình được sắp xếp lại thay vì phải kéo thủ công. Source: Bảng vẽ mô hình BPMN 2.0 của ProcessMind

Tạo bản nháp. Bắt đầu từ một bảng vẽ trống cũng là việc tốn công. AI process generation chuyển mô tả quy trình bằng văn bản thành bản nháp đầu tiên để bạn chỉnh sửa. AI assistant đề xuất các bước tiếp theo trong mô hình bạn đã bắt đầu. Nhóm vẫn quyết định quy trình sẽ diễn ra thế nào, còn công cụ giúp bạn không phải bắt đầu từ trang trắng.

Figure 3 — Tạo bản nháp từ mô tả để nhóm xem xét và chỉnh sửa. Source: ProcessMind, AI process generation

Khi nào công cụ BPMN miễn phí là đủ?

Trình mô hình hóa miễn phí phù hợp khi một người phụ trách vẽ vài sơ đồ và không ai khác cần duy trì chúng. Bạn được xác thực và xuất BPMN XML tiêu chuẩn mà không mất phí. Nếu mô hình là tài liệu phục vụ phát triển phần mềm cho nhóm làm việc với mã nguồn, trình mô hình hóa ký pháp miễn phí đáp ứng đủ nhu cầu.

Giới hạn xuất hiện khi mô hình cần tồn tại lâu hơn tệp. Sơ đồ nằm trong thư mục tải xuống của ai đó, không ai biết phiên bản nào mới nhất và dần không còn khớp với quy trình thực tế. Đây là vấn đề về kho lưu trữ, không thể giải quyết chỉ bằng cách đặt tên tệp theo quy ước.

Điều đó cũng không có nghĩa bạn cần mua bộ công cụ doanh nghiệp trước khi có bức tranh quy trình. ProcessMind có gói Process Individual. Khi hết 14 ngày dùng thử, bạn có thể chuyển không gian làm việc sang gói này. Mô hình và dữ liệu vẫn được giữ lại, đồng thời một người dùng có thể tiếp tục mô hình hóa. Các gói trả phí là bước tiếp theo, không phải một bước nhảy vọt, nên bạn có thể thay đổi quyết định ban đầu.

Nếu có từ hai dấu hiệu trở lên, bạn cần một kho lưu trữ, nhưng không nhất thiết phải mua giấy phép doanh nghiệp.

Mô hình hóa quy trình khác gì với kiến trúc quy trình?

Sơ đồ quy trình cho thấy cách một quy trình hoạt động. Kiến trúc quy trình cho thấy tổ chức có những quy trình nào, mối quan hệ giữa chúng và vị trí của từng quy trình.

Kiến trúc cần nhiều hơn một tập hợp sơ đồ:

• Các cấp: Sắp xếp quy trình nghiệp vụ, quy trình con và activity, đồng thời cho phép chuyển giữa các cấp mà không phải sao chép nội dung.
• Mối quan hệ: Thể hiện quy trình nào gọi đến quy trình khác, quy trình hỗ trợ năng lực nào và những bước nào được dùng chung.
• Nguồn thông tin chung: Chỉ lưu một mục cho mỗi quy trình để tránh việc cùng một quy trình xuất hiện dưới nhiều tên khác nhau.

Nếu công cụ không thể thể hiện cấu trúc phân cấp, bạn sẽ phải dùng thư mục và quy ước đặt tên. Cách này có thể hiệu quả, nhưng phụ thuộc vào việc mọi người làm theo cùng một quy tắc và dễ đổ vỡ khi có người mới tham gia.

ProcessMind hỗ trợ khía cạnh này ngay trong cùng một nền tảng, thay vì để bạn dùng thêm một nhóm công cụ khác: các cấp kiến trúc có thể cấu hình, mối quan hệ giữa các quy trình, quyền sở hữu RACI, workflow quản trị từ bản nháp đến khi xuất bản và cổng thông tin để người xem tìm quy trình mình cần. Tìm hiểu cách kiến trúc quy trình doanh nghiệp giúp duy trì bức tranh quy trình trong một danh mục, và cách vai trò RACI gắn người phụ trách với quy trình.

Bộ công cụ kiến trúc doanh nghiệp có phạm vi rộng hơn quy trình, chẳng hạn như quản lý danh mục ứng dụng và năng lực. Đây là phạm vi mở rộng, không phải điều kiện bắt buộc để xây dựng kiến trúc quy trình. Vì vậy, nhóm phụ trách quy trình hiếm khi cần đến nó để quản lý tốt kiến thức về quy trình.

Nên chọn công cụ BPMN như thế nào?

Trước tiên, hãy xác định mô hình cần làm gì sau khi tạo, rồi quyết định nên chọn mức nào.

• Một sơ đồ cho cuộc họp hoặc tài liệu: bảng vẽ hoặc trình mô hình hóa miễn phí bạn đang có có thể đã đủ.
• Nhà phát triển hoặc engine thực thi sẽ chạy mô hình: chọn trình mô hình hóa ký pháp có xác thực hoặc dùng bộ công cụ bạn đang triển khai.
• Mô hình cần luôn chính xác và hỗ trợ ra quyết định: tìm công cụ có xác thực BPMN 2.0, kho lưu trữ, cấu trúc phân cấp và khả năng so sánh mô hình với dữ liệu hệ thống.

ProcessMind được xây dựng theo từng bước như vậy, và mỗi bước đều giữ lại công việc bạn đã làm:

Bạn có thể bắt đầu ở bất kỳ gói nào rồi mở rộng dần. Nhóm bắt đầu với gói Process Individual và một mô hình đã được kiểm tra sẽ không phải làm lại khi cần thêm các cấp kiến trúc hoặc process mining. Mô hình vẫn ở nguyên một nơi. Đó là lý do nên chọn nền tảng ngay từ đầu, thay vì dùng công cụ vẽ hôm nay rồi chuyển sang một bộ công cụ khác vào năm sau.

Trang gói dịch vụ và giá liệt kê những gì có trong từng gói. Trang mô hình hóa BPMN giới thiệu trình biên tập.