Lập luận kinh doanh cho process mining: 4 con số dành cho bộ phận tài chính

Lập luận kinh doanh cho process mining cung cấp 4 con số để bộ phận tài chính đánh giá: quy mô vấn đề, chi phí khắc phục, chi phí thí điểm và thời gian có bằng chứng đầu tiên. Bạn có thể lấy 3 trong 4 con số này từ một lần xuất dữ liệu quy trình của chính mình. Nếu con số nào vẫn là ước tính, hãy ghi rõ và cho biết khi nào bạn sẽ đo lường.

Đề xuất “triển khai process mining” rất khó đánh giá vì không nêu vấn đề, quyết định hay thời điểm có bằng chứng. Nhiều lập luận thất bại vì dựa trên kỳ vọng về công cụ, thay vì hoạt động thực tế của quy trình. Vì vậy, bài viết này tập trung vào một quy trình: bạn sẽ đo điều gì, thay đổi tốn bao nhiêu và khi nào bạn sẽ biết kết quả.

Lập luận kinh doanh cho process mining cần những con số nào?

Hãy nêu đủ cả 4 con số trước khi bảo vệ bất kỳ con số nào, đồng thời chỉ ra cơ sở của từng con số.

1. Quy mô vấn đề: chi phí hiện tại của quy trình, tính bằng đơn vị doanh nghiệp đã theo dõi, chẳng hạn số ngày của chu kỳ, phí phạt trễ hạn, số ngày phải thu tiền bán hàng hoặc giờ công FTE. Dựa trên khối lượng và thời gian thực tế của bạn.
2. Chi phí khắc phục: chi phí thay đổi quy trình, không phải chi phí phân tích. Thay đổi chính sách và đào tạo lại có quy mô công việc khác với thay đổi hệ thống. Người chịu trách nhiệm thực hiện thay đổi cần đưa ra ước tính.
3. Chi phí thí điểm: giấy phép, công việc xử lý dữ liệu và thời gian nội bộ cần thiết để xác minh thực trạng.
4. Thời gian có bằng chứng đầu tiên: ngày dự kiến có kết quả để xem xét và chỉ số dùng để đánh giá kết quả đó.

Thông thường, 3 trong 4 con số đến từ cùng một nguồn. Bản xuất dữ liệu quy trình cho biết quy mô vấn đề, công sức chuẩn bị dữ liệu và thời gian phân tích. Chi phí khắc phục phụ thuộc vào quyết định bạn chưa đưa ra. Vì vậy, cần chỉ định người phụ trách và ngày xác định chi phí, thay vì tự đặt ra một con số.

4 con số trong lập luận kinh doanh cho process mining: quy mô vấn đề, chi phí khắc phục, chi phí thí điểm và thời gian có bằng chứng đầu tiên

Đánh dấu từng con số trong lập luận là đã đo lường hay mới ước tính. Bộ phận tài chính sẽ hỏi rõ điều này. Một lập luận trả lời được câu hỏi đó sẽ khó bị bác bỏ hơn 4 con số nghe có vẻ chắc chắn nhưng không có cơ sở rõ ràng.

Vì sao lập luận kinh doanh cho process mining mất sự ủng hộ?

Lập luận hiếm khi thất bại vì một con số sai. Lập luận kinh doanh cho process mining thất bại khi không có gì để kiểm tra.

Họ xin thêm năng lực thay vì nêu một quyết định cần đưa ra. “Chúng ta sẽ hiểu rõ quy trình từ đặt hàng đến thu tiền” không cho bộ phận tài chính biết họ đang cấp ngân sách cho việc gì hay bạn sẽ đánh giá kết quả ra sao. “Chúng ta sẽ xác định liệu bước phê duyệt thứ hai có khiến một phần ba số đơn hàng chậm thêm một tuần hay không, rồi báo cáo kết quả trước ngày 15 tháng 11” thì có.

Họ dựa vào tỷ lệ chuẩn đối chiếu. Tuyên bố rằng process mining thường giúp giảm thời gian chu kỳ một tỷ lệ nhất định không nói lên điều gì về quy trình của bạn. Mức cơ sở của chính bạn hữu ích hơn, ngay cả khi kết quả không ấn tượng bằng.

Họ bỏ qua công việc xử lý dữ liệu. Trích xuất dữ liệu, xác định từng trường hợp, sắp xếp dấu thời gian và thiết lập lịch cập nhật đều tốn thời gian. Nếu lập luận chỉ tính giấy phép, chi phí thí điểm sẽ bị đánh giá thấp. Xem trước bảng phân tích chi phí để tìm hiểu kỹ hơn từng khoản.

Họ dùng số trung bình che khuất vấn đề. Thời gian xử lý trung bình phân bổ đều khoảng chờ 5 ngày cho mọi trường hợp, khiến con số có vẻ nhỏ và mức cải thiện cũng nhỏ theo. Thay vào đó, hãy nêu rõ thời gian chờ nằm ở đâu: bước nào, bao nhiêu trường hợp và kéo dài bao lâu. “Mỗi quý có khoảng 12.000 đơn hàng; gần một phần ba trễ ngày giao đã hứa và chưa rõ nguyên nhân” cho người đánh giá điều cụ thể để kiểm tra. “Quản lý đơn hàng kém hiệu quả đáng kể” thì không.

Các dự án process mining thường mang lại kết quả gì?

Hiểu rõ loại bằng chứng có thể thu được sẽ giúp bạn viết lập luận dễ hơn. Phân tích đầu tiên về một quy trình dựa trên dữ liệu sự kiện thường trả lời những câu hỏi như sau:

• Thời gian được sử dụng ở đâu: thời gian chờ của từng hoạt động đặt cạnh thời gian thực hiện hoạt động đó, để thấy rõ chênh lệch.
• Quy trình lặp lại bao nhiêu lần: số vòng lặp và lần làm lại, kể cả những bước không có trong mô hình đã lập tài liệu.
• Một trường hợp qua tay bao nhiêu người: số lần bàn giao giữa các nhóm và hệ thống.
• Quy trình biến động đến mức nào: có bao nhiêu luồng khác nhau và tỷ lệ trường hợp đi theo luồng phổ biến nhất.
• Quy trình không tuân theo quy định ở đâu: các điểm không phù hợp với quy trình dự kiến.
• Bước nào có thể tự động hóa: các bước có khối lượng lớn, dựa trên quy tắc, ít biến động và có mức cơ sở đã đo lường.
• Mỗi bước cần bao nhiêu công sức: thời gian cho mỗi bước và mỗi trường hợp, để bạn tính chi phí cho thay đổi đề xuất.

Bạn nhận được những kết quả nào còn tùy vào quy trình và dữ liệu. Nhật ký có mã trường hợp, hoạt động và dấu thời gian sẽ trả lời 4 câu hỏi đầu tiên. Các câu hỏi còn lại cần dữ liệu chi tiết hơn, một số cần có mô hình để đối chiếu. Tìm hiểu cách Process Mining phân tích dữ liệu quy trình. Nếu dữ liệu chưa dùng được, lộ trình intelligence giải thích những gì cần chuẩn bị trước.

Có một điều cần nói rõ: công cụ không đưa ra câu trả lời thay bạn. Công cụ cung cấp bằng chứng, và bạn dùng bằng chứng đó để xây dựng lập luận kinh doanh. Danh sách trên không cho biết một thay đổi đáng giá bao nhiêu, một bước có nên tồn tại hay không hoặc nhóm của bạn thực sự có thể giải phóng bao nhiêu năng lực. Đó vẫn là những quyết định kinh doanh, và việc đưa ra quyết định sẽ dễ hơn khi đã có số liệu. Lợi ích từ process mining chỉ lớn bằng những thay đổi được các quyết định đó hỗ trợ.

Nếu nhật ký chỉ bao phủ một phần quy trình hoặc một phần thời gian, hãy ghi rõ điều đó bên cạnh các con số. Số liệu chưa đầy đủ vẫn là bằng chứng, miễn là người đọc biết dữ liệu bao gồm những gì và còn thiếu những gì.

Dùng số liệu của chính bạn để tính lợi ích như thế nào?

Quy mô vấn đề chỉ trở thành lợi ích khi bạn nêu rõ điều gì sẽ thay đổi. Giá trị của process mining đến từ quyết định mà bằng chứng giúp thay đổi. Vì vậy, hãy gắn lập luận với một quyết định tổ chức của bạn cần đưa ra. Để chứng minh khoản đầu tư vào process mining, phần lớn lập luận ban đầu có thể dùng một trong hai cách tính sau:

Tiền mặt hoặc vốn lưu động:

số ngày giảm được × số trường hợp bị ảnh hưởng × giá trị mỗi trường hợp mỗi ngày × chi phí vốn

Năng lực:

số giờ giảm được trong mỗi kỳ × chi phí mỗi giờ đã tính đầy đủ

Hãy phân biệt rõ 3 điều:

• Dùng đơn vị doanh nghiệp của bạn đang sử dụng. Diễn đạt lợi ích bằng số ngày của chu kỳ, phí trễ hạn tránh được, số ngày phải thu tiền bán hàng giảm hoặc số giờ được giải phóng. Chỉ nói “hiệu quả” thì không thể kiểm chứng.
• Phân biệt tiền mặt với năng lực. Giải phóng năng lực không tự tạo ra tiền mặt. Hãy nêu rõ giá trị đến từ việc xử lý thêm khối lượng công việc với cùng một nhóm hay từ quyết định về nhân sự, đồng thời chỉ rõ ai là người đưa ra quyết định.
• Nêu rõ giả định bạn ít chắc chắn nhất. Cho biết phần nào trong ước tính yếu nhất và bạn sẽ kiểm chứng phần đó ra sao.

Mức cơ sở đã đo lường giúp bạn bảo vệ các phép tính còn lại dễ hơn. Nếu số giờ được lấy từ dữ liệu sự kiện của chính bạn, giả định duy nhất còn lại là mức giảm, và người đánh giá có thể xem xét con số đó. Lợi ích dựa trên cả mức cơ sở lẫn mức giảm giả định hiếm khi đứng vững sau cuộc họp. Nếu không thể bảo vệ tỷ lệ giảm, hãy nêu khoảng giá trị bạn đã kiểm tra và cho biết bạn dùng mức nào trong khoảng đó.

Bạn có thể nhập các dữ liệu này vào công cụ tính ROI của ProcessMind: số trường hợp mỗi năm, thời gian xử lý trung bình, chi phí mỗi giờ đã tính đầy đủ, mức giảm dự kiến, số sự cố và chi phí trung bình của mỗi sự cố, cùng số chỗ ngồi Process Intelligence và người xem dashboard cần dùng. Công cụ sẽ tính tổng lợi ích hằng năm, lợi ích ròng, tỷ suất hoàn vốn và thời gian hoàn vốn.

Đây là mô hình tổng quát, và giá trị của nó nằm ở chỗ cho thấy các dữ liệu đầu vào kết hợp với nhau ra sao. Mô hình chỉ trở thành lập luận của bạn khi bạn thay các giá trị mặc định bằng khối lượng, thời gian và chi phí thực tế. Công cụ cũng không tính công sức triển khai và chuẩn bị dữ liệu vào chi phí, vì vậy hãy bổ sung riêng các khoản này. Nếu không thể điều chỉnh mô hình cho sát tình hình của mình, bạn vẫn chưa có một lập luận kinh doanh hoàn chỉnh.

Lập luận kinh doanh gồm 4 con số trông như thế nào trong thực tế?

Các con số dưới đây chỉ nhằm minh họa. Hãy áp dụng cách tính, không dùng các giá trị này.

Tình huống: Một quy trình xử lý 12.000 đơn hàng mỗi quý. Thời gian chu kỳ trung vị là 18 ngày, còn P90 là 41 ngày. Khoảng một phần ba số đơn hàng phải chờ hơn 5 ngày ở một bước phê duyệt, trong khi thời gian làm việc thực tế tại bước này chỉ khoảng 4 phút.

1. Quy mô vấn đề: Thời gian chờ ảnh hưởng đến khoảng 4.000 đơn hàng mỗi quý. Nếu thời gian chờ trung bình ở bước đó là 6 ngày, tổng thời gian chu kỳ bị kéo dài là 24.000 ngày-đơn hàng mỗi quý. Công việc thực tế tại bước này cần khoảng 270 giờ trong cùng kỳ. Con số nào nên đưa vào lập luận tùy thuộc vào việc chậm trễ khiến bạn tốn tiền, ảnh hưởng mức dịch vụ hay cả hai. Hãy kiểm tra cả hai con số bằng dữ liệu của chính bạn trước khi sử dụng. Cũng cần lưu ý đơn vị: ngày-đơn hàng không tương đương với euro. Nếu lập luận cần quy đổi thành tiền, bạn phải nêu rõ và kiểm tra thêm giả định đó.

2. Chi phí khắc phục: Một thay đổi có thể là nâng ngưỡng để bước phê duyệt chỉ áp dụng cho 8% đơn hàng thay vì 33%, đồng thời chỉ định người thay thế khi người phê duyệt vắng mặt. Hãy xác nhận chi phí chính sách, kiểm soát và triển khai với người phụ trách trước khi xem đây là giải pháp ít tốn kém.

3. Chi phí thí điểm: Giới hạn thí điểm trong một quy trình và một khoảng thời gian xác định. Tính cả giấy phép, thời gian chuyên viên phân tích chuẩn bị dữ liệu và thời gian của người phụ trách quy trình. Nếu chưa xác nhận được công sức cần thiết, hãy ghi chi phí chuẩn bị dữ liệu là ước tính. Lập luận kinh doanh về chi phí và lợi ích của process mining mà chỉ tính giấy phép sẽ đánh giá thấp khối lượng công việc thực tế.

4. Thời gian có bằng chứng đầu tiên: Chọn ngày xem xét thời gian chu kỳ của nhóm trường hợp bị ảnh hưởng. Nếu thời gian chờ không thay đổi, bạn vẫn có mức cơ sở để đưa ra quyết định tiếp theo.

Điều gì có thể làm thay đổi kết luận? Nếu bước phê duyệt nhằm phát hiện lỗi kiểm soát, thay đổi ngưỡng có thể làm suy yếu biện pháp kiểm soát đó. Hãy đưa rủi ro này vào lập luận và trao đổi với người phụ trách kiểm soát trước khi đề xuất thay đổi.

Ghi 4 con số và các câu hỏi của bộ phận tài chính vào một trang:

Mỗi dòng trong bảng cần dựa trên số liệu bạn đã đo hoặc ước tính của người được chỉ định phụ trách. Cách tính ROI của process mining cũng vậy: đừng trình bày một ước tính như khoản tiết kiệm cho đến khi dữ liệu thực tế và thay đổi đề xuất chứng minh được điều đó.

Để tìm những bước có thể đáng thay đổi ngay từ đầu, hãy đọc cách tìm cơ hội tự động hóa bằng process mining.

Vì sao nên bắt đầu bằng một dự án thí điểm?

Lập luận kinh doanh đầu tiên nên dành cho một dự án thí điểm, không phải cho một nền tảng. 4 con số được tính cho phạm vi này: một quy trình, một quyết định và khoảng thời gian đủ ngắn để xem xét kết quả trước khi cam kết làm thêm. Hãy xem đây là bước kiểm chứng giá trị của process mining bằng cách đo lường, không phải một đợt triển khai thu nhỏ.

Hãy thử với quy mô nhỏ và đặt tiêu chuẩn thực tế: lập luận kinh doanh phải thuyết phục ngay. Nếu chưa đạt, có thể bạn đang nghĩ quá lớn. Trước tiên, hãy để dữ liệu lên tiếng, rồi mở rộng ở những nơi cần thiết. Một dự án thí điểm chỉ tốn vài chỗ ngồi và vài tuần làm việc của chuyên viên phân tích cần đáp ứng tiêu chuẩn thấp hơn nhiều so với chương trình triển khai nền tảng, đồng thời tạo ra thứ mà chương trình đó không thể có: mức cơ sở từ dữ liệu của chính bạn.

Bắt đầu nhỏ cũng là một quyết định về phần mềm. Nếu công cụ chỉ phù hợp khi triển khai toàn doanh nghiệp, bạn phải xây dựng một lập luận lớn ngay từ đầu. ProcessMind tính phí theo chỗ ngồi, có gói Process Individual sau thời gian dùng thử và cho dùng thử miễn phí 14 ngày mà không cần thẻ tín dụng. Vì vậy, bạn có thể phân tích lần đầu mà không cần ký thỏa thuận toàn doanh nghiệp. Xem chi phí của từng gói.

4 điều cần xác định trước khi bắt đầu thí điểm process mining:

• Một quy trình: đủ hẹp để phạm vi được xác định bởi một câu hỏi duy nhất.
• Một quyết định: quyết định mà kết quả phân tích cần hỗ trợ.
• Tiêu chí kết thúc: thống nhất trước điều gì sẽ là cơ sở để tiếp tục và điều gì sẽ là cơ sở để dừng.
• Ngày xem xét: ngày bạn đánh giá bằng chứng và quyết định bước tiếp theo.

Nếu thí điểm ủng hộ việc tiếp tục, hãy dùng kết quả để xây dựng lập luận cho quy trình tiếp theo. Nếu không, bạn vẫn có mức cơ sở và lý do rõ ràng hơn để đổi hướng. Dù thế nào, hãy ghi trước 3 kết quả có thể xảy ra vào lập luận: bằng chứng ủng hộ thay đổi này, ủng hộ một thay đổi khác hoặc ủng hộ việc dừng lại. Nếu lập luận chỉ có thể dẫn đến một kết quả, đó không phải là hoạt động đo lường.

Nếu chưa có đủ số liệu thì sao?

Khi đó, khoản đầu tư có thể chưa hợp lý. Nói rõ điều này là một kết quả, không phải thất bại. Thường có 3 nguyên nhân: quy trình có khối lượng quá thấp để việc cải tiến tạo ra khác biệt, dữ liệu chưa có ở dạng sử dụng được hoặc không ai cần quyết định đó.

Nếu có dữ liệu và quy trình nhỏ, hãy tự đo mức cơ sở. Nếu dữ liệu chưa dùng được, hãy xác định phạm vi công việc xử lý dữ liệu thay vì xin giấy phép, đồng thời nêu rõ điều gì cần thay đổi trước khi xem xét lại lập luận.