Process mining in de energiesector

Process Mining in de energiesector

Een werkorder in de energiesector gaat vaak langs de bedrijfsvoering, het onderhoud, de planning, de inkoop en compliance voordat het werk klaar is. Elk team legt zijn deel mogelijk vast in een ander systeem. Daardoor ontbreekt het overzicht van het hele proces. Process mining brengt gebeurtenissen met een timestamp samen. Zo zie je waar vergunningen, inspecties, goedkeuringen en overdrachten voor wachttijd zorgen, en welke werkzaamheden zelf langer duren.

Waarom zijn lange processen in de energiesector lastig te begrijpen?

Processen in de energiesector kunnen zich over meerdere systemen uitstrekken en maanden of jaren aan overdrachten omvatten. Een werkorder gaat misschien van het ene team naar het andere, vereist een vergunning, wacht op een inspectie en wordt teruggestuurd voor meer informatie. Elk systeem laat maar een deel van het proces zien.

Documenten en diagrammen beschrijven hoe een proces zou moeten verlopen, maar raken verouderd als het werk verandert. Medewerkers kennen de stappen die ze zelf uitvoeren, maar zien niet altijd wat eraan voorafging of erop volgde. Daardoor is lastig vast te stellen of een vertraging komt door actief werk, een wachtrij, een ontbrekende goedkeuring of een herhaalde overdracht.

Process mining gebruikt eventdata uit de systemen waarin het werk wordt geregistreerd om de werkelijke processtroom in kaart te brengen. Je kunt procesroutes vergelijken, zien waar cases wachten en verschillen tussen locaties, teams of procestypen onderzoeken. Lees hoe process mining werkt.

Welke processen onderzoeken energiebedrijven?

Begin met een proces waarvoor een duidelijke operationele vraag bestaat en waarvan de gegevens timestamps bevatten. Binnen de bedrijfsvoering van energiebedrijven kun je bijvoorbeeld kijken naar:

• Werkorders, van aanmaak en planning tot goedkeuring en afronding
• Vergunningen, inclusief beoordeling, goedkeuring en vrijgave
• Inspecties, inclusief planning, uitvoering en opvolging
• Inkoopstappen die gepland werk vertragen
• Overdrachten tussen bedrijfsvoering, onderhoud, engineering en compliance

De focus ligt op de procesflow, niet op de betrouwbaarheid van apparatuur. Je kunt zien waar werk wacht of opnieuw wordt gedaan en mogelijke oorzaken vervolgens toetsen met de teams die het proces beheren.

Bekijk welke data je nodig hebt om voor je analyse een event log samen te stellen.

Hoe maak je onderscheid tussen wachttijd en werktijd?

Stel dat een werkorder 54 uur nodig heeft van aanmaak tot afronding. In het event log staat 4 uur geregistreerd werk en 50 uur tussen activiteiten. Dat verandert de vraag: in plaats van aan te nemen dat de taak zelf te lang duurt, kun je de wachtrijen en overdrachten onderzoeken die het grootste deel van de totale tijd verklaren.

Bekijk bijvoorbeeld hoelang de order wachtte op planning, een vergunningsbesluit of een inspectie. Vergelijk cases met verschillende routes en zoek naar stappen die zijn herhaald of teruggestuurd voor correctie. Deze cijfers laten zien hoe je een casetijdlijn leest. Je resultaten hangen af van de timestamps en activiteiten die in je data zijn vastgelegd.

Wat laat process mining zien over overdrachten?

Een overdracht kan een wachtrij veroorzaken, leiden tot een verzoek om ontbrekende informatie of werk terugsturen naar een eerdere stap. Door elke werkorder te volgen aan de hand van de geregistreerde gebeurtenissen, zie je hoe vaak dit gebeurt en hoeveel tijd het kost.

Vergelijk cases op locatie, team, soort werk of andere beschikbare attributen. Zo kun je een terugkerend procesprobleem onderscheiden van een eenmalige vertraging. Procesverantwoordelijken krijgen hiermee onderbouwing voor gesprekken met de betrokken teams. Bekijk hoe je een proces analyseert voor een praktische aanpak om procesroutes te beoordelen.

Hoe beoordeel je een proceswijziging?

Zodra je de huidige processtroom begrijpt, leg je het gewenste proces vast en gebruik je de processimulatie van ProcessMind om scenario’s te vergelijken. Je kunt bijvoorbeeld onderzoeken wat er mogelijk gebeurt als een goedkeuringsroute verandert of de planningsregels worden aangepast.

Met simulatie beoordeel je mogelijke gevolgen voor de doorlooptijd en werkdruk voordat je besluit of je iets wijzigt. De simulatie voert de wijziging niet door en garandeert geen bepaald resultaat. Je maakt aannames expliciet en vergelijkt ze met de procesdata die je hebt.

Welke data heb je nodig om te beginnen?

Je kunt in ProcessMind een analyse starten met een bestaand logboek van werkorders of vergunningen. Je hebt een case-ID nodig om gebeurtenissen aan dezelfde procesinstantie te koppelen, activiteitsnamen om te laten zien wat er gebeurde en timestamps om vast te stellen wanneer elke gebeurtenis plaatsvond. Met attributen zoals locatie, team of soort werk kun je cases vergelijken, als die beschikbaar zijn.

Je hebt geen nieuwe meetapparatuur nodig om een logboek met timestamps van werkorders te analyseren. De resultaten zijn gebaseerd op de gebeurtenissen die je bronsystemen vastleggen. Controleer daarom of het logboek de processtappen bevat die je wilt begrijpen. Bekijk de data-eisen voor process mining.

Begin met één werkorder- of vergunningenproces

Kies een proces met een gerichte vraag, zoals waar werkorders op goedkeuring wachten of hoe vaak vergunningen terugkomen voor correctie. Bekijk de eventdata en de belangrijkste procesroutes. Bespreek je bevindingen daarna met de mensen die het werk beheren.

Valt de bedrijfsvoering van nutsbedrijven binnen je afbakening? Bekijk de toepassing voor nutsbedrijven voor een ander perspectief op de sector.

Analyseer een werkorder- of vergunningenproces