Hướng dẫn Process Mining cho ngành công nghệ cao

Process Mining cho ngành công nghệ cao

Trong ngành công nghệ cao, sản phẩm và thiết kế kỹ thuật liên tục thay đổi. Công việc có thể phải qua khâu xem xét, phê duyệt và triển khai nhiều lần. Tải nhật ký sự kiện lên để xem các lệnh thay đổi kỹ thuật đi qua hoạt động vận hành của bạn thế nào, trường hợp nào phải chờ hoặc lặp lại hoạt động, và công việc phải làm lại kéo dài thời gian chu kỳ bao nhiêu. Bạn có thể sơ đồ hóa quy trình và mô phỏng thay đổi dự kiến trước khi triển khai.

Vì sao nên tập trung vào các lệnh thay đổi kỹ thuật?

Cần có thay đổi kỹ thuật khi thiết kế, yêu cầu và nhu cầu sản xuất thay đổi. Nhưng mỗi thay đổi có thể kéo theo thêm các lần xem xét, bàn giao hoặc chỉnh sửa. Sơ đồ quy trình cho thấy lộ trình dự kiến, còn dữ liệu sự kiện cho biết các trường hợp thực tế đã đi theo lộ trình nào.

Với các công ty công nghệ cao, đo lường những lộ trình này giúp bạn phân biệt khâu xem xét cần thiết với việc lặp lại có thể tránh được. Đồng thời, kết quả tạo cơ sở chung để các nhóm vận hành và phụ trách thay đổi kỹ thuật quyết định nội dung cần tìm hiểu.

Đo lường công việc phải làm lại cho từng hồ sơ như thế nào?

Bắt đầu với nhật ký sự kiện đã xuất từ một quy trình thay đổi kỹ thuật. Mỗi bản ghi cần có mã hồ sơ, hoạt động và dấu thời gian. Nếu dữ liệu có các thuộc tính hữu ích như sản phẩm, nhóm hoặc loại thay đổi, hãy thêm chúng.

Quy ước công việc làm lại là một hoạt động được lặp lại trong cùng hồ sơ. Ví dụ, nếu một lệnh thay đổi kỹ thuật quay lại bước “Review” sau khi bước này đã diễn ra, hãy tính đó là một lần duyệt lại. Áp dụng cùng một quy ước cho mọi hồ sơ, rồi so sánh số lần lặp và thời gian xử lý theo hồ sơ hoặc biến thể quy trình.

Quy ước này rất quan trọng: hoạt động lặp lại là cách thực tế để đo công việc làm lại, nhưng không cho biết vì sao công việc phải thực hiện lại. Xem xét các hồ sơ tạo nên con số đó để xác định việc lặp lại là cần thiết hay có thể tránh được.

Process mining cho bạn thấy điều gì?

Process mining dựng lại các luồng công việc được ghi nhận trong dữ liệu sự kiện. Với quy trình xử lý lệnh thay đổi kỹ thuật, bạn có thể:

• So sánh các lộ trình hồ sơ đi qua từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất.
• Tìm các hoạt động có thời gian chờ lâu hoặc bị thực hiện lặp lại.
• Đo thời gian chu kỳ theo biến thể, nhóm hoặc dòng sản phẩm nếu dữ liệu có các thuộc tính này.
• Xem hồ sơ nào đi chệch khỏi quy trình đã được ghi lại.

Kết quả phụ thuộc vào các sự kiện và thuộc tính có trong nhật ký. Process mining cho thấy những gì dữ liệu ghi lại, nhưng không thể xác định một thay đổi có cần thiết về mặt kỹ thuật hay không. Để tìm hiểu kỹ hơn về cách phân tích, xem cách phân tích quy trình.

Sơ đồ hóa quy trình như thế nào?

Dùng kết quả phân tích trong ProcessMind để ghi lại luồng hiện tại và thống nhất quy trình mục tiêu. Với mô hình hóa BPMN, bạn có thể trình bày các hoạt động, bước bàn giao, quyết định và trường hợp ngoại lệ cho chủ sở hữu quy trình và chuyên viên phân tích.

So sánh mô hình với các biến thể trong nhật ký sự kiện. Nhờ đó, nhóm có cơ sở cụ thể để thảo luận những điểm khác nhau giữa quy trình đã ghi lại và công việc hằng ngày. Bạn cũng có thể tìm hiểu về kết hợp mô hình hóa quy trình với process mining.

Kiểm tra thay đổi trước khi triển khai như thế nào?

Khi xác định được điểm nghẽn hoặc bước bị lặp lại, hãy đề xuất một thay đổi cụ thể để đánh giá. Bạn có thể thử quy tắc định tuyến khác, giảm số lần bàn giao hoặc thay đổi cách phân công công việc. Kịch bản phù hợp tùy thuộc vào quy trình và dữ liệu bạn có.

Dùng mô phỏng quy trình để so sánh các kịch bản và đánh giá tác động tiềm năng đến thời gian chu kỳ và năng lực trước khi triển khai. Mô phỏng giúp bạn đánh giá thiết kế quy trình đề xuất, chứ không thực hiện thay đổi hay đảm bảo kết quả. Xem tài liệu mô phỏng để biết cách so sánh các kịch bản.

Kiểm tra thay đổi trước khi triển khai

Cần dữ liệu gì để bắt đầu?

Chọn một luồng thay đổi kỹ thuật và xuất dữ liệu sự kiện cần thiết để theo dõi từng hồ sơ. Tối thiểu, dữ liệu cần có:

• Mã hồ sơ cho mỗi lệnh thay đổi kỹ thuật.
• Tên hoạt động cho mỗi bước được ghi nhận.
• Dấu thời gian cho mỗi sự kiện.

Thêm các thuộc tính như sản phẩm, nhóm hoặc loại thay đổi nếu có và phù hợp với câu hỏi bạn muốn giải đáp. Bắt đầu với một chỉ số cụ thể, chẳng hạn số lần duyệt lại trên mỗi hồ sơ hoặc thời gian chu kỳ theo biến thể quy trình. Hướng dẫn về nhật ký sự kiện giải thích cách chuẩn bị dữ liệu.

Nên tìm hiểu điều gì trước tiên?

Xem các luồng phổ biến nhất, rồi so sánh với những hồ sơ có hoạt động lặp lại hoặc thời gian chờ lâu. Tìm hiểu xem mỗi lần lặp lại là một phần của quy trình duyệt bắt buộc, do cần sửa lỗi hay do vấn đề bàn giao. Dựa vào đó, chọn một thay đổi đáng để kiểm tra.

Nếu công việc của bạn bao gồm cả vận hành sản xuất lẫn thay đổi kỹ thuật, hãy xem trường hợp sử dụng trong sản xuất.

Đo lường công việc làm lại trong một luồng