Przewodnik po process mining w branży zaawansowanych technologii

Process mining w branży zaawansowanych technologii

W branży zaawansowanych technologii produkty i rozwiązania inżynieryjne stale się zmieniają, a związane z nimi prace mogą wielokrotnie przechodzić przez weryfikację, zatwierdzanie i wdrożenie. Prześlij dziennik zdarzeń, aby sprawdzić, jak zlecenia zmian inżynieryjnych przebiegają w operacjach, gdzie sprawy czekają lub powtarzają etapy oraz o ile poprawki wydłużają czas realizacji. Można też odwzorować proces i zasymulować proponowane zmiany przed wdrożeniem.

Dlaczego warto analizować zlecenia zmian inżynieryjnych?

Zmiany inżynieryjne są konieczne, gdy ewoluują projekty, wymagania i potrzeby produkcyjne. Każda zmiana może jednak powodować kolejne weryfikacje, przekazania lub poprawki. Diagram procesu pokazuje planowany przebieg, a dane o zdarzeniach ujawniają ścieżki, którymi rzeczywiście przechodzą sprawy.

Pomiar tych ścieżek pomaga firmom z branży zaawansowanych technologii odróżnić niezbędne weryfikacje od możliwych do uniknięcia powtórzeń. Daje też zespołom operacyjnym i osobom odpowiedzialnym za zmiany inżynieryjne wspólną podstawę do ustalenia, co warto zbadać.

Jak mierzyć liczbę powtórzeń pracy w jednej sprawie?

Zacznijcie od wyeksportowanego dziennika zdarzeń dla jednego procesu obsługi zmian inżynieryjnych. Każdy rekord powinien zawierać identyfikator sprawy, czynność i znacznik czasu. Jeśli dane na to pozwalają, dodajcie przydatne atrybuty, takie jak produkt, zespół lub rodzaj zmiany.

Za powtórną pracę uznajcie czynność wykonaną ponownie w ramach tej samej sprawy. Jeśli na przykład zlecenie zmiany inżynieryjnej wraca do etapu „Weryfikacja”, który już się odbył, policzcie to jako jedną powtórną weryfikację. Stosujcie tę samą zasadę do wszystkich spraw, a następnie porównajcie liczbę powtórzeń i czas realizacji według sprawy lub wariantu procesu.

Ważne jest przyjęte kryterium: powtórzona czynność to praktyczna miara ponownej pracy, ale nie wyjaśnia, dlaczego trzeba było ją wykonać ponownie. Przejrzyjcie sprawy uwzględnione w zestawieniu, aby ustalić, czy powtórzenie było konieczne, czy można go było uniknąć.

Co pokazuje process mining?

Process mining odtwarza przebieg procesów na podstawie zdarzeń zapisanych w danych. W procesie obsługi zleceń zmian inżynieryjnych można dzięki temu:

• Porównać ścieżki, którymi sprawy przechodzą od rozpoczęcia do zakończenia.
• Znaleźć czynności, którym towarzyszy długie oczekiwanie lub które są często powtarzane.
• Zmierzć czas realizacji dla różnych wariantów, zespołów lub grup produktów, jeśli takie atrybuty są dostępne.
• Sprawdzić, w których miejscach przebieg spraw odbiega od udokumentowanego procesu.

Wyniki zależą od zdarzeń i atrybutów zapisanych w dzienniku. Process mining pokazuje to, co odnotowano w danych, ale nie rozstrzyga, czy zmiana była konieczna z technicznego punktu widzenia. Więcej informacji o analizie znajdą Państwo w artykule jak analizować proces.

Jak mapować proces?

Wykorzystajcie wyniki analizy w ProcessMind, aby opisać obecny przebieg procesu i uzgodnić jego docelowy kształt. Dzięki modelowaniu BPMN można przedstawić czynności, przekazania pracy, decyzje i wyjątki właścicielom procesów oraz analitykom.

Porównajcie model z wariantami zapisanymi w dzienniku zdarzeń. Dzięki temu zespół może konkretnie omówić różnice między udokumentowanym procesem a codzienną pracą. Więcej informacji zawiera artykuł łączenie modelowania procesów z process mining.

Jak przetestować zmianę przed jej wdrożeniem?

Po zidentyfikowaniu wąskiego gardła lub powtarzającego się etapu określcie konkretną zmianę do oceny. Można sprawdzić inną regułę kierowania spraw, ograniczyć liczbę przekazań pracy albo zmienić sposób przydzielania zadań. Wybór scenariusza zależy od procesu i dostępnych danych.

Użyjcie symulacji procesów, aby porównać scenariusze i ocenić ich potencjalny wpływ na czas realizacji oraz przepustowość przed wdrożeniem. Symulacja pomaga ocenić proponowany projekt procesu, ale nie wprowadza zmian ani nie gwarantuje określonego wyniku. Szczegóły porównywania scenariuszy opisano w dokumentacji symulacji.

Przetestujcie zmianę przed wdrożeniem

Jakie dane są potrzebne na początek?

Wybierzcie jeden proces obsługi zmian inżynieryjnych i wyeksportujcie dane o zdarzeniach potrzebne do prześledzenia każdej sprawy. Uwzględnijcie co najmniej:

• Identyfikator każdej sprawy dotyczącej zlecenia zmiany inżynieryjnej.
• Nazwę czynności dla każdego zarejestrowanego etapu.
• Znacznik czasu dla każdego zdarzenia.

Jeśli są dostępne i istotne dla analizowanego zagadnienia, dodajcie atrybuty takie jak produkt, zespół lub rodzaj zmiany. Zacznijcie od konkretnej miary, na przykład liczby powtórnych weryfikacji w sprawie albo czasu realizacji według wariantu procesu. Przewodnik po dzienniku zdarzeń wyjaśnia, jak przygotować dane.

Co warto zbadać w pierwszej kolejności?

Przejrzyjcie najczęstsze ścieżki, a następnie porównajcie je ze sprawami, w których czynności się powtarzają lub występują długie przestoje. Ustalcie, czy każde powtórzenie wynika z wymaganej procedury weryfikacji, konieczności poprawy czy problemu z przekazaniem pracy. Na tej podstawie wybierzcie zmianę wartą przetestowania.

Jeśli Państwa praca obejmuje również operacje produkcyjne, zobaczcie przykład zastosowania w produkcji.

Zmierzcie ponowną pracę w jednym procesie