เทมเพลตเอกสาร

เอกสารที่สร้างขึ้นทุกฉบับจะใช้ เทมเพลตเอกสาร ในแอปเรียกว่า เทมเพลตเอกสาร เทมเพลตกำหนดว่าเอกสารมีส่วนใดบ้างและเรียงลำดับอย่างไร เช่น หน้าชื่อเรื่อง สารบัญ บทและหัวข้อ บล็อกข้อความ ช่องข้อมูลเอกสารประกอบ โมเดล เมทริกซ์ RACI เอกสารประกอบองค์ประกอบ แผนภูมิ และการกำหนด RACI แยกตามกิจกรรม

แต่ละระดับสถาปัตยกรรมมีเทมเพลตของตัวเอง คุณจึงจัดทำภาพรวมกระบวนการแบบสั้น SOP แบบละเอียด และชุดเอกสารสำหรับการตรวจสอบ โดยอธิบายกระบวนการเดียวกันในรูปแบบที่ต่างกันได้

ตำแหน่งของเทมเพลต

• การตั้งค่า → สถาปัตยกรรมกระบวนการ แสดงแต่ละระดับเป็นการ์ด เปิดป้าย เทมเพลตเอกสาร ของระดับนั้น หรือเลือกไอคอนแก้ไขเพื่อเปิดตัวแก้ไข
• ในแท็บ เอกสารประกอบ ตัวเลือก เทมเพลตเอกสาร ในแถบด้านข้างใช้เปลี่ยนเอกสารที่กำลังดู ระบบจะใช้เทมเพลตเริ่มต้นของระดับนั้นจนกว่าจะเลือกเทมเพลตอื่น
• ผู้แก้ไขสามารถเปิดเทมเพลตจากหน้าเอกสารได้โดยตรง เปิดเมนูส่งออกแล้วเลือก แก้ไขเทมเพลต…

ตั้งค่าเทมเพลตได้ในสถาปัตยกรรมกระบวนการ ทุกคนที่มีสิทธิ์อ่านเอกสารของกระบวนการจะเห็นเอกสารที่สร้างจากเทมเพลตนั้น และการส่งออกทุกครั้งจะใช้เทมเพลตที่เลือกไว้ในหน้าเอกสารประกอบ

เลือกและจัดการเทมเพลต

ตัวแก้ไขอยู่ในหน้าต่างเดียว ด้านบนมีตัวเลือกเทมเพลตและปุ่มเพิ่ม ด้านซ้ายเป็นโครงสร้างเอกสาร และด้านขวาเป็นการตั้งค่าของรายการที่เลือก ส่วนท้ายหน้าต่างมีปุ่ม ยกเลิก และ บันทึก

ตัวแก้ไขจะเปิดเทมเพลตที่คุณแก้ไขล่าสุดสำหรับระดับนั้น ส่วน แก้ไขเทมเพลต… ในหน้าเอกสารประกอบจะเปิดเทมเพลตที่เอกสารปัจจุบันใช้อยู่

• ตัวเลือกเทมเพลตเอกสาร ด้านบนใช้สลับระหว่างเทมเพลตของระดับนั้น รายการที่มีสถานะ ฉบับร่าง จะไม่แสดงให้ผู้ดูเห็น ส่วน ค่าเริ่มต้น หมายถึงเทมเพลตที่เปิดขึ้นเมื่อเข้าสู่หน้าเอกสารประกอบ
• + เพิ่มเทมเพลตชื่อ เทมเพลตเอกสารใหม่ และเลือกเทมเพลตนั้น
• ชื่อ ใช้เปลี่ยนชื่อเทมเพลตที่เลือก
• เผยแพร่แล้ว กำหนดว่าผู้ดูจะเลือกเทมเพลตในหน้าเอกสารประกอบได้หรือไม่ ผู้แก้ไขจะเห็นฉบับร่างเสมอ
• ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น กำหนดให้เทมเพลตที่เลือกเป็นเทมเพลตที่หน้าเอกสารประกอบใช้เมื่อไม่มีการเลือกเทมเพลตอื่น แต่ละระดับมีค่าเริ่มต้นได้หนึ่งรายการ
• ลบเทมเพลตเอกสาร เพื่อลบเทมเพลตที่เลือก คุณไม่สามารถลบเทมเพลตเริ่มต้นรายการเดียวของระดับนั้นได้ ต้องตั้งเทมเพลตอื่นเป็นค่าเริ่มต้นก่อน
• รวมองค์ประกอบที่ไม่มีเอกสารประกอบ เพิ่มองค์ประกอบโมเดลที่ยังไม่มีคำอธิบายลงในส่วนองค์ประกอบของเอกสาร ปิดตัวเลือกนี้หากต้องการแสดงเฉพาะเอกสารประกอบที่เสร็จแล้ว

การเพิ่มหรือลบเทมเพลต และการตั้งค่าเริ่มต้นจะมีผลทันที ส่วนชื่อ การแสดงผล ตัวเลือกเนื้อหาที่รวมไว้ หน้าชื่อเรื่อง และโครงสร้างเอกสารจะบันทึกเมื่อเลือก บันทึก

สร้างเอกสาร

ด้านซ้ายของตัวแก้ไขคือโครงสร้างเอกสาร ลากรายการเพื่อเปลี่ยนลำดับ หรือวางบนบทหรือหัวข้อเพื่อจัดเป็นรายการย่อย ใช้ปุ่มเมนูในแถวหรือคลิกขวาที่แถวเพื่อเพิ่มและนำเนื้อหาออก

บทและหัวข้อ

• เพิ่มบทด้านล่าง เพิ่มบทที่ระดับบนสุดของเอกสาร
• เพิ่มหัวข้อ หรือ เพิ่มหัวข้อด้านล่าง เพิ่มหัวข้อย่อยหรือหัวข้อในระดับเดียวกัน
• เลือกบทหรือหัวข้อเพื่อแก้ไข ชื่อเรื่อง และเปิดหรือปิด ใส่หมายเลขอัตโนมัติ หมายเลขจะเรียงตามโครงสร้าง เช่น บทเป็น X หัวข้อย่อยเป็น X.Y และหัวข้อระดับลึกลงไปเป็น X.Y.Z แผงจะแสดงระดับหัวข้อของรายการนั้น
• ลบ เพื่อนำรายการที่เลือกและรายการย่อยออก

รายการเนื้อหา

เมนูรายการมีตัวเลือกดังนี้:

• เพิ่มข้อความ / เพิ่มข้อความด้านล่าง เพิ่มบล็อก Markdown เขียนหัวข้อ รายการ ลิงก์ หรือหมายเหตุในช่อง ข้อความ Markdown ใช้ตัวยึดตำแหน่งในช่องนี้ได้เช่นกัน
• เพิ่มช่องเอกสารประกอบ… / เพิ่มช่องเอกสารประกอบด้านล่าง… เพิ่มช่องเอกสารประกอบที่เผยแพร่แล้วของระดับนั้น หากยกเลิกการเผยแพร่ช่องในภายหลัง ระบบจะนำช่องนั้นออกจากเอกสาร เพื่อไม่ให้เอกสารแสดงเนื้อหาที่ระดับนั้นไม่ได้เผยแพร่แล้ว
• เพิ่มโมเดล / เพิ่มโมเดลด้านล่าง แสดงแผนภาพกระบวนการ แสดงข้อมูล เพิ่มสรุป “ตัวกรองและข้อมูลที่ใช้” ไว้ใต้แผนภาพ
• เพิ่ม RACI / เพิ่ม RACI ด้านล่าง แสดงเมทริกซ์ RACI
• เพิ่มองค์ประกอบ / เพิ่มองค์ประกอบด้านล่าง แสดงเอกสารประกอบขององค์ประกอบโมเดลทุกชิ้น
• เพิ่มส่วนแผนภูมิ วางเอกสารประกอบแผนภูมิไว้ในตำแหน่งที่ต้องการของเอกสาร ใช้ได้ทั้งระดับบนสุดและภายในบทหรือหัวข้อ
• เพิ่ม RACI รายกิจกรรม เพิ่มการกำหนด RACI ให้แต่ละกิจกรรมในส่วนองค์ประกอบ หากเพิ่มที่ระดับบนสุด จะใช้กับเอกสารทั้งฉบับ

เพิ่มหน้าชื่อเรื่อง และ เพิ่มสารบัญ มีให้เลือกที่ระดับบนสุดอย่างละหนึ่งรายการ ทั้งสองรายการเป็นโหนด คุณเลือกเพื่อแก้ไขหรือลบออกได้ หากไม่ต้องการให้เอกสารมีหน้าชื่อเรื่องหรือสารบัญ

หน้าชื่อเรื่อง

เลือกโหนดหน้าชื่อเรื่องเพื่อตั้งค่า:

• อัปโหลดรูปภาพ, แทนที่ หรือเลือกไอคอนนำออกเพื่อเปลี่ยนรูปพื้นหลัง
• ชื่อเรื่อง ซึ่งค่าเริ่มต้นคือชื่อกระบวนการ ใช้ตัวยึดตำแหน่งหากต้องการให้ชื่อเปลี่ยนตามกระบวนการ
• คำบรรยาย สำหรับระบุเวอร์ชัน การจัดประเภท หรือกลุ่มผู้อ่าน

ตัวยึดตำแหน่ง

ข้อความที่แก้ไขได้รองรับตัวยึดตำแหน่ง ซึ่ง ProcessMind จะเติมข้อมูลให้เมื่อสร้างเอกสาร:

{{processName}}, {{processCode}}, {{processClassification}}, {{processOwner}}, {{processShortDescription}}, {{processStatus}}, {{version}}, {{author}}, {{publishedDate}}, {{currentDate}}

คลิกชิปตัวยึดตำแหน่งเพื่อคัดลอก หรือดับเบิลคลิกเพื่อเพิ่มลงในข้อความที่กำลังแก้ไข หากกระบวนการไม่มีค่าสำหรับตัวยึดตำแหน่งนั้น ระบบจะแสดงเป็นข้อความว่าง

เทมเพลตและการส่งออก

เทมเพลตคือโครงสร้างของเอกสาร ทั้ง PDF, Word, Markdown และเอกสารที่พิมพ์จะใช้เทมเพลตที่เลือก และเนื้อหาที่ไม่มีในเทมเพลตก็จะไม่ปรากฏในการส่งออก หากต้องการซ่อนส่วนใดในเทมเพลต ให้ลบโหนดของส่วนนั้น หากต้องการใช้รูปแบบเอกสารหลายแบบสำหรับระดับกระบวนการเดียวกัน ให้สร้างเทมเพลตแยกตามรูปแบบ แล้วตั้งเทมเพลตที่ต้องการให้หน้าเอกสารประกอบเปิดใช้เป็นค่าเริ่มต้น

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• ตัวแก้ไขเอกสารประกอบ
• ส่งออกเอกสารประกอบ
• สถาปัตยกรรมกระบวนการ
• ระดับสถาปัตยกรรม