Businesscase voor process mining: vier cijfers voor finance

Een businesscase voor process mining geeft Finance vier cijfers om te beoordelen: hoe groot het probleem is, wat de oplossing kost, wat de pilot kost en wanneer je de eerste resultaten ziet. Drie van die vier cijfers haal je uit één export van je eigen procesdata. Is een cijfer nog een schatting? Vermeld dat dan en geef aan wanneer je het meet.

Een aanvraag om “process mining in te voeren” is lastig te beoordelen. Er staat niet in welk probleem je wilt oplossen, welke beslissing je wilt nemen of wanneer je bewijs verwacht. Veel afgewezen businesscases zijn gebaseerd op wat iemand hoopt dat de tool oplevert, niet op wat er in het proces gebeurt. Daarom richt deze pagina zich op één proces: wat je meet, wat de verandering kost en wanneer je het resultaat weet.

Welke vier cijfers heeft een businesscase voor process mining nodig?

Noem alle vier de cijfers voordat je ze onderbouwt. Geef bij elk cijfer aan waarop het is gebaseerd.

1. Omvang van het probleem: wat het proces je nu kost, uitgedrukt in een eenheid die je bedrijf al bijhoudt, zoals dagen doorlooptijd, boetes voor te late facturen, Days Sales Outstanding of FTE-uren. Baseer dit op je eigen volumes en doorlooptijden.
2. Kosten van de oplossing: wat er nodig is om het proces te veranderen, niet om het te analyseren. Een beleidswijziging met een trainingsronde vraagt iets anders dan een systeemwijziging. De eigenaar van de verandering maakt de kosteninschatting.
3. Pilotkosten: de licentie, het werk aan de data en de interne tijd die nodig zijn om de feiten vast te stellen.
4. Tijd tot het eerste bewijs: de datum waarop je een resultaat verwacht te beoordelen en de maatstaf waarmee je dat doet.

Drie van de vier cijfers komen meestal uit dezelfde bron. Met een export van procesdata zie je de omvang van het probleem, hoeveel werk de datavoorbereiding kost en hoe lang de analyse duurt. Alleen de kosten van de oplossing hangen af van een beslissing die je nog niet hebt genomen. Wijs daarom een eigenaar aan en stel een datum vast, in plaats van zelf een bedrag te verzinnen.

Geef bij elk cijfer in de businesscase aan of het gemeten of geschat is. Finance zal vragen welke cijfers op metingen zijn gebaseerd. Een businesscase die daar antwoord op geeft, is lastiger af te wijzen dan vier stellige cijfers zonder onderbouwing.

Waarom verliezen businesscases voor process mining steun?

Businesscases stranden zelden omdat een cijfer niet klopt. Een businesscase voor process mining strandt als er niets te controleren valt.

Ze vragen om een mogelijkheid in plaats van een beslissing. “We krijgen inzicht in het hele order-to-cash-proces” vertelt Finance niet wat het financiert of hoe je het resultaat beoordeelt. “We onderzoeken of de tweede goedkeuringsstap bij een derde van de orders een week vertraging oplevert en rapporteren de uitkomst uiterlijk 15 november” doet dat wel.

Ze leunen op percentages uit benchmarks. De bewering dat process mining de doorlooptijd doorgaans met een bepaald percentage verkort, zegt niets over jouw proces. Je eigen nulmeting is nuttiger, ook als die minder indrukwekkend is.

Ze laten het werk aan de data buiten beschouwing. Data ophalen, cases herkennen, timestamps op volgorde zetten en verversingen instellen kost tijd. Als je alleen de licentie opneemt, vallen de pilotkosten te laag uit. Bekijk eerst de kostenopbouw voor een nadere toelichting op de kostenposten.

Ze gebruiken een gemiddelde dat het probleem verbergt. Een gemiddelde afhandeltijd verdeelt vijf dagen wachten gelijk over alle cases. Daardoor lijkt het cijfer klein en valt ook elke verbetering kleiner uit. Geef liever aan waar de tijd verloren gaat: bij welke stap, voor hoeveel cases en hoe lang. “Ongeveer 12.000 orders per kwartaal; bij ongeveer een derde wordt de beloofde datum niet gehaald en de oorzaak is onduidelijk” geeft een beoordelaar iets om te toetsen. “Aanzienlijke inefficiëntie in orderbeheer” niet.

Wat leveren process mining-projecten doorgaans op?

Als je weet wat de analyse kan laten zien, wordt het makkelijker om de businesscase te schrijven. Een eerste analyse van de event data van één proces geeft meestal antwoord op vragen als:

• Waar de tijd naartoe gaat: wachttijd per activiteit naast de werktijd voor die activiteit, zodat het verschil zichtbaar wordt.
• Hoe vaak het proces zichzelf herhaalt: het aantal lussen en herstelwerk, ook bij stappen die niet in een gedocumenteerd model staan.
• Hoe vaak een case wordt overgedragen: het aantal overdrachten tussen teams en systemen.
• Hoeveel het proces varieert: het aantal verschillende routes en het aandeel cases dat de meest voorkomende route volgt.
• Waar het proces afwijkt van de regels: afwijkingen ten opzichte van het proces dat je wilt uitvoeren.
• Welke stappen mogelijk te automatiseren zijn: stappen met veel cases, vaste regels en weinig variatie, waarvoor je een gemeten nulmeting hebt.
• Hoeveel werk elke stap kost: de tijd per stap en per case, zodat je de kosten van een voorgestelde verandering kunt berekenen.

Welke resultaten je krijgt, hangt af van je proces en je data. Een log met een case-ID, een activiteit en een timestamp geeft antwoord op de eerste vier vragen. Voor de rest is meer detail nodig. Soms heb je ook een model nodig om mee te vergelijken. Bekijk hoe Process Mining je procesdata analyseert. Is de data nog niet bruikbaar, dan lees je in de route naar process intelligence wat je eerst moet regelen.

Eén ding is goed om duidelijk te zeggen: de tool geeft je niet het antwoord. De tool levert bewijs, en dat bewijs gebruik je voor je businesscase. De lijst vertelt je niet hoeveel een verandering waard is, of een stap überhaupt nodig is en hoeveel capaciteit je team echt kan vrijmaken. Dat zijn beslissingen voor het bedrijf. Met meetgegevens kun je die makkelijker nemen. De voordelen van process mining zijn afhankelijk van de veranderingen die je op basis van die beslissingen doorvoert.

Dekt de log maar een deel van het proces of een deel van de periode? Vermeld dat dan bij de cijfers. Een gedeeltelijke meting is nog steeds bewijs, zolang duidelijk is wat er wel en niet onder valt.

Hoe bereken je het voordeel op basis van je eigen metingen?

De omvang van het probleem wordt pas een voordeel als je aangeeft wat er verandert. De waarde van process mining komt voort uit de beslissing die je dankzij het bewijs kunt nemen. Koppel de businesscase daarom aan een beslissing die je organisatie moet nemen. Voor een eerste businesscase zijn meestal twee berekeningen geschikt:

Geld of werkkapitaal:

dagen minder × aantal betrokken cases × waarde per case-dag × kapitaalkosten

Capaciteit:

uren minder per periode × totale kosten per uur

Houd drie verschillen goed in het oog:

• Gebruik een eenheid die je bedrijf al hanteert. Druk het voordeel uit in dagen doorlooptijd, vermeden boetes voor te late facturen, een lagere DSO of vrijgekomen uren. “Efficiëntie” alleen kun je niet controleren.
• Houd geld en capaciteit uit elkaar. Vrijgekomen capaciteit levert op zichzelf geen geld op. Geef aan of de waarde zit in meer werk met hetzelfde team of in een personeelsbeslissing. Vermeld ook wie die beslissing neemt.
• Benoem de aanname waar je het minst zeker van bent. Geef aan welk deel van de schatting het onzekerst is en hoe je dat gaat toetsen.

Met een gemeten nulmeting kun je de rest van de berekening beter onderbouwen. Als de uren uit je eigen event data komen, blijft alleen de omvang van de afname een aanname over. Een beoordelaar kan die aanvechten. Een voordeel dat zowel op een geschatte nulmeting als op een geschatte afname berust, houdt meestal geen stand in een vergadering. Kun je een percentage voor de afname niet onderbouwen, noem dan de bandbreedte die je hebt getest en geef aan welk uiteinde je hebt gebruikt.

Je kunt deze gegevens invullen in de ProcessMind ROI-calculator: het jaarlijkse aantal cases, de gemiddelde afhandeltijd, het totale uurtarief, de verwachte afname, incidenten met de gemiddelde kosten en de licentiegegevens van het abonnement. De calculator geeft de totale jaarlijkse voordelen, het netto voordeel, het rendement op investering en de terugverdientijd.

Het is een algemeen model, en dat is juist de waarde ervan: het laat zien hoe de gegevens samenhangen. Pas als je de standaardwaarden vervangt door je eigen volumes, doorlooptijden en kosten, wordt het jouw businesscase. De calculator neemt ook de implementatie-inspanning en datavoorbereiding niet mee in de kosten. Voeg die dus apart toe. Een model dat je niet op je eigen situatie kunt afstemmen, is nog geen businesscase.

Hoe ziet een businesscase met vier cijfers er in de praktijk uit?

De cijfers hieronder zijn voorbeelden. Gebruik de methode, niet de bedragen.

Situatie: Een proces verwerkt 12.000 orders per kwartaal. De mediane doorlooptijd is 18 dagen en het 90e percentiel is 41 dagen. Ongeveer een derde van de orders wacht meer dan vijf dagen bij één goedkeuringsstap. Die stap kost ongeveer vier minuten daadwerkelijk werk.

1. Omvang van het probleem: De wachttijd raakt ongeveer 4.000 orders per kwartaal. Als de gemiddelde wachttijd bij die stap zes dagen is, komt dat neer op 24.000 orderdagen doorlooptijd per kwartaal. De stap zelf vraagt in diezelfde periode ongeveer 270 uur werk. Welke van de twee cijfers in je businesscase thuishoort, hangt ervan af of de vertraging je geld, serviceniveau of allebei kost. Controleer beide cijfers met je eigen data voordat je ze gebruikt. Let ook op de eenheid: orderdagen zijn niet hetzelfde als euro’s. Moet de businesscase in geld eindigen, vermeld en toets dan ook die omrekening.

2. Kosten van de oplossing: Een mogelijke verandering is de grenswaarde verhogen, zodat de goedkeuringsstap voor 8 procent in plaats van 33 procent van de orders geldt. Wijs ook een vervanger aan voor wanneer de goedkeurder afwezig is. Controleer het beleid, de beheersmaatregelen en de implementatiekosten bij de verantwoordelijken voordat je dit een goedkope oplossing noemt.

3. Pilotkosten: Baken de pilot af tot één proces en een vastgestelde periode. Neem de licentie, de tijd van de analist voor datavoorbereiding en de tijd van de proceseigenaar mee. Is de benodigde tijd voor datavoorbereiding nog niet bevestigd, vermeld die dan als schatting. Een businesscase voor de kosten en baten van process mining die alleen de licentie noemt, onderschat het werk.

4. Tijd tot het eerste bewijs: Stel een datum vast waarop je de doorlooptijd van het betrokken deel van het proces beoordeelt. Verandert de wachttijd niet, dan heb je nog steeds een nulmeting voor de volgende beslissing.

Wat kan de conclusie veranderen? Is de goedkeuringsstap bedoeld om een tekortkoming in de beheersing op te sporen, dan kan een hogere grenswaarde die beheersing verzwakken. Neem dat risico op in de businesscase en betrek de eigenaar van de beheersmaatregel voordat je een verandering voorstelt.

Zet de vier cijfers en de vragen van Finance op één pagina:

Elke regel in de tabel moet verwijzen naar iets wat je hebt gemeten of wat een benoemde eigenaar heeft geschat. Voor een ROI-berekening van process mining geldt hetzelfde: presenteer een schatting niet als besparing voordat je eigen data en de voorgestelde verandering die onderbouwen.

Lees hoe je met process mining kansen voor automatisering vindt om te bepalen welke stappen mogelijk de moeite waard zijn om te veranderen.

Waarom begin je met een pilot als eerste businesscase?

De eerste businesscase is bedoeld voor een pilot, niet voor een platform. Daar zijn de vier cijfers op afgestemd: één proces, één beslissing en een periode die kort genoeg is om het resultaat te beoordelen voordat je ergens groters aan vastzit. Zie het als een waardetoets met process mining: een meettraject, geen kleinschalige uitrol.

Begin klein en wees eerlijk over de lat: de businesscase moet vanzelfsprekend zijn. Is dat niet zo, dan is je plan waarschijnlijk te groot. Laat eerst de data spreken en schaal daarna op waar dat zinvol is. Een pilot met een paar licentieplaatsen en enkele weken werk van een analist hoeft aan minder strenge eisen te voldoen dan een platformprogramma. Bovendien levert die pilot iets op wat een platformprogramma niet kan geven: je eigen nulmeting.

Klein beginnen is ook een keuze voor software. Als een tool alleen zinvol is als je die bedrijfsbreed uitrolt, moet je businesscase al groot zijn voordat je hem schrijft. ProcessMind rekent per licentieplaats. Na de proefperiode kun je het gratis abonnement gebruiken. De gratis proefperiode van 14 dagen vereist geen creditcard. Voor een eerste analyse heb je dus geen Enterprise-overeenkomst nodig. Bekijk de kosten van elk abonnement.

Regel deze vier dingen voordat je met een pilot voor process mining begint:

• Eén proces: baken het zo af dat één vraag de omvang bepaalt.
• Eén beslissing: leg vast welke beslissing de bevindingen moeten ondersteunen.
• Stopcriteria: spreek vooraf af welk resultaat reden is om door te gaan en welk resultaat reden is om te stoppen.
• Een beoordelingsdatum: bepaal wanneer je het bewijs beoordeelt en beslist wat de volgende stap is.

Ondersteunt de pilot vervolgwerk, gebruik de bevindingen dan om een businesscase voor het volgende proces te maken. Zo niet, dan heb je nog steeds een nulmeting en een duidelijkere reden om van koers te veranderen. Leg vóór de start drie mogelijke uitkomsten vast: het bewijs ondersteunt deze verandering, het ondersteunt een andere verandering of het ondersteunt stoppen. Een businesscase die maar één mogelijke uitkomst heeft, is geen meettraject.

Wat als de cijfers nog niet beschikbaar zijn?

Dan is de investering misschien nog niet onderbouwd. Dat benoemen is een bevinding, geen mislukking. Meestal zijn er drie redenen: het proces heeft te weinig volume om verschil te maken, de data is niet bruikbaar beschikbaar of niemand wacht op de beslissing.

Bestaat de data en is het proces klein, meet dan handmatig een nulmeting. Is de data niet bruikbaar, breng dan eerst het werk aan de data in kaart in plaats van een licentie aan te vragen. Geef aan wat er moet veranderen voordat je de businesscase opnieuw bekijkt.