Ottimizzi la gestione dei crediti verso clienti con il Process Mining

Process Mining per la contabilità clienti: comprendere i giorni medi di incasso

I giorni medi di incasso (DSO) indicano il numero medio di giorni che intercorre tra una vendita e il pagamento. Se il DSO varia, la stagionalità può essere una delle cause. Anche il processo di gestione dei crediti verso clienti può incidere: alcune fatture restano in attesa di un sollecito, le contestazioni possono richiedere tempo per essere risolte e le rilavorazioni possono ritardare la registrazione degli incassi. Il Process Mining aiuta a individuare le fasi che allungano i tempi, senza attribuire ogni variazione al comportamento dei clienti.

Che cosa può mostrare il Process Mining nella contabilità clienti?

Le procedure descrivono come dovrebbe svolgersi la riscossione. Un Event Log mostra come si svolge davvero il processo: le attività, i passaggi di consegne, i tempi di attesa e i percorsi seguiti dai diversi casi.

Con ProcessMind può analizzare i dati della contabilità clienti per individuare:

• Il tempo che intercorre tra la creazione della fattura e il pagamento
• I tempi di attesa tra i solleciti e le altre attività di riscossione
• I tassi di contestazione e i tempi di risoluzione per cliente, area geografica o tipo di fattura
• Le rilavorazioni, ad esempio la gestione ripetuta delle fatture o le correzioni
• Le attività manuali e i passaggi di consegne
• Le differenze tra il processo documentato e quello effettivamente eseguito
• I casi che non raggiungono gli obiettivi di riscossione o risoluzione

Questi risultati aiutano a distinguere i ritardi del processo dagli altri fattori che incidono sul DSO. Non dimostrano che una modifica al processo produrrà un determinato risultato in termini di DSO.

Dove si verificano ritardi nella riscossione e rilavorazioni?

Inizi dalle fasi tra la creazione della fattura e il pagamento. Una mappa del processo mostra dove i casi restano in attesa, quali percorsi richiedono più tempo e dove i team ripetono il lavoro. Applichi filtri per segmento di clientela, tipo di fattura, stato del pagamento o motivo della contestazione per confrontare casi simili.

Verifichi, ad esempio, se le fatture contestate attendono più a lungo prima di essere risolte, se i team gestiscono più volte determinati tipi di fattura o se dopo un passaggio di consegne si verifica un’attesa prolungata. L’Event Log mostra la sequenza e i tempi del processo, ma da solo non può spiegare tutte le cause.

Esplori il Process Mining per scoprire come le mappe di processo, le varianti e i filtri possono supportare la Sua analisi.

Che effetto hanno le contestazioni e la registrazione degli incassi?

Le contestazioni possono aggiungere attività e tempi tra la fatturazione e il pagamento. Confronti i tipi di contestazione, i percorsi di risoluzione e il tempo trascorso per individuare i casi che restano in attesa o tornano ad attività precedenti. Anche le rilavorazioni possono allungare i tempi quando le fatture richiedono verifiche o correzioni ripetute.

Anche la registrazione degli incassi merita attenzione. Osservi quando si svolgono le attività legate ai pagamenti e come si collegano alla gestione delle fatture e alla risoluzione delle contestazioni. Il Process Mining analizza gli eventi registrati, ma non riscuote i pagamenti.

Come interpretare l’indice di rotazione dei crediti verso clienti?

L’indice di rotazione dei crediti verso clienti misura quante volte i crediti vengono riscossi in un determinato periodo. Offre una prospettiva diversa rispetto al DSO: l’indice misura la frequenza delle riscossioni, mentre il DSO stima il tempo medio che intercorre tra una vendita e il pagamento. Quando confronta questi indicatori, utilizzi le definizioni e i criteri di calcolo già adottati dal Suo team finanziario.

Il Process Mining affianca a questi indicatori finanziari informazioni su come si svolge il lavoro. Può aiutare a verificare se ritardi, contestazioni o rilavorazioni coincidono con variazioni nei risultati delle riscossioni, ma non sostituisce le definizioni adottate dal Suo team finanziario né l’analisi contabile.

Crediti verso clienti e debiti verso fornitori: differenze tra i due cicli

I crediti verso clienti riguardano quanto i clienti devono all’organizzazione e le attività necessarie per riscuotere gli importi dovuti. I debiti verso fornitori riguardano quanto l’organizzazione deve ai propri fornitori e le attività necessarie per pagarli. I processi hanno obiettivi e fasi diversi, ma entrambi traggono vantaggio dalla visibilità sui percorsi effettivi, sui tempi di attesa, sui passaggi di consegne e sulle rilavorazioni.

Confronti con il caso d’uso dei debiti verso fornitori oppure consulti il caso d’uso dedicato alla finanza e ai servizi condivisi per una panoramica più ampia sull’analisi dei processi nelle attività finanziarie.

Come analizzare il processo di riscossione?

1. Analisi: prepari un Event Log e analizzi il processo effettivo in ProcessMind. Confronti i percorsi e applichi filtri in base ad attributi come segmento di clientela, tipo di fattura, stato del pagamento o motivo della contestazione.
2. Modellazione: utilizzi i risultati per documentare in BPMN un processo obiettivo. Definisca le attività, i passaggi di consegne, i percorsi delle eccezioni e i KPI che il team desidera monitorare. Esplori la modellazione BPMN per documentare lo stato attuale e quello futuro.
3. Simulazione: confronti gli scenari di processo proposti prima di attuarli. Può, ad esempio, valutare diverse tempistiche per i promemoria, modalità di instradamento delle contestazioni, regole di approvazione o passaggi di consegne. Scopra di più sulla simulazione dei processi per valutare come gli scenari potrebbero incidere sulle prestazioni del processo.

ProcessMind analizza e modella i dati dei processi. Il Suo team decide quali modifiche attuare e ne monitora i risultati.

Di quali dati ha bisogno per iniziare?

Inizi con una domanda sulla riscossione, ad esempio in quale punto aumenta il tempo tra fattura e pagamento o quali percorsi di contestazione comportano più rilavorazioni. Per una prima analisi, utilizzi un registro di fatture e pagamenti già esportabile dal Suo ERP.

Come minimo, prepari:

• Un ID caso che colleghi gli eventi a una fattura o a un altro caso
• Il nome di un’attività
• Una data e ora per ogni evento

Se disponibili, aggiunga attributi come cliente, valore della fattura, stato del pagamento, motivo della contestazione, team e area geografica. Questi campi consentono di confrontare segmenti e approfondire le differenze nelle prestazioni del processo.

Verifichi i requisiti dei dati prima di preparare l’Event Log.

Quali risultati può aspettarsi?

I risultati dipendono dalla qualità e dalla copertura dei dati, dalla complessità del processo e dalle modifiche apportate dal team. Utilizzi l’Event Log per definire una base di riferimento, individuare dove si accumulano tempi e rilavorazioni e monitorare le prestazioni del processo dopo le modifiche.

Il Process Mining non garantisce una riduzione del DSO. Mostra come si svolge il lavoro registrato e aiuta il team a valutare e definire le priorità delle opportunità di miglioramento. I risultati finanziari dipendono da molteplici fattori.