BPMN 2.0: guida pratica alla notazione

BPMN 2.0: guida pratica allo standard, ai simboli e al loro utilizzo

BPMN è un modo standard per rappresentare i processi aziendali, così che sia possibile vedere che cosa accade, chi è coinvolto e come il lavoro passa da una fase all’altra. BPMN 2.0 definisce la notazione e un formato XML condiviso, facilitando la discussione, la documentazione e lo scambio dei modelli di processo.

Usi la navigazione qui sotto per passare alla famiglia di simboli che Le interessa. Può anche confrontare BPMN con altre notazioni nella nostra guida a BPMN, UML e diagrammi di flusso.

Non è necessario leggere prima questa pagina. Apra il modellatore BPMN 2.0, descriva in una frase un processo che già conosce e lasci che venga disegnata la prima bozza; poi usi la guida qui sotto per correggerla, un simbolo alla volta. È più rapido che imparare la notazione senza applicarla a un caso concreto e può iniziare subito a creare un modello senza installare nulla.

Vai alla guida di riferimento dei simboli BPMN

• Eventi
• Attività
• Gateway
• Oggetti di connessione
• Pool e swimlane
• Artefatti

Che cos’è BPMN 2.0?

BPMN è l’acronimo di Business Process Model and Notation. Lo standard è pubblicato e mantenuto dall’Object Management Group (OMG). Offre a chi modella i processi un linguaggio visivo condiviso per descriverli, dal punto di inizio a quello finale, includendo le attività, le decisioni e i passaggi di consegne.

BPMN 2.0 è stato pubblicato nel 2011. Una delle novità più importanti è stata la serializzazione XML: un metodo standard per archiviare un modello, in modo che strumenti diversi possano leggerlo e scambiarlo. La notazione è indipendente dai fornitori, quindi i simboli non appartengono a uno specifico strumento di modellazione. Per questo è diventata la notazione di gestione dei processi aziendali adottata da organizzazioni e fornitori, anziché un ulteriore standard proprietario.

Un diagramma BPMN può aiutarLa a spiegare un processo ai colleghi, documentare come dovrebbe svolgersi il lavoro o creare un modello abbastanza preciso da essere eseguito da un motore di flusso di lavoro. Il livello di dettaglio dipende dallo scopo. Un modello destinato alla comunicazione non deve specificare ogni dettaglio tecnico dell’implementazione.

Perché usare BPMN 2.0?

BPMN offre ai team aziendali e tecnici un linguaggio comune per discutere le fasi dei processi e le relative responsabilità. I simboli hanno significati definiti, quindi chi legge non deve imparare una legenda diversa per ogni diagramma; inoltre, un processo BPMN può essere trasferito da uno strumento all’altro.

Un modello BPMN può aiutarLa a:

• Spiegare come si svolge il lavoro. Mostrare in un unico diagramma la sequenza delle attività, i punti decisionali e i risultati.
• Chiarire le responsabilità. Usare pool e lane per indicare i partecipanti e i ruoli coinvolti.
• Documentare le eccezioni. Rappresentare percorsi alternativi, eventi e diversi esiti finali insieme al flusso principale.
• Scambiare i modelli. Usare BPMN 2.0 XML per trasferire un modello tra strumenti, verificando che vengano mantenuti anche i dettagli specifici dello strumento.
• Rivedere e migliorare un processo. Confrontare il modello documentato con il modo in cui il lavoro si svolge davvero. Il Process Mining può aggiungere dati a supporto dell’analisi, ma non modifica il processo di per sé.

Se sta scegliendo uno strumento, consulti la nostra panoramica degli strumenti BPMN. ProcessMind riunisce inoltre la modellazione dei processi e il Process Mining, così può collegare un processo documentato ai dati operativi.

Gli elementi BPMN 2.0 in breve

BPMN suddivide gli elementi in quattro famiglie. La tabella offre una rapida panoramica; selezioni una sezione per approfondire.

Per l’elenco completo degli elementi, consulti la guida agli elementi costitutivi di BPMN e la guida alle icone degli elementi BPMN. Può anche scaricare il poster BPMN 2.0 nella Sua lingua.

Eventi

Gli eventi rappresentano ciò che accade durante un processo. Sono raffigurati come cerchi, con bordi diversi a seconda del punto in cui si verificano:

• Un Evento di inizio ha un bordo sottile.
• Un Intermediate Event ha un bordo doppio.
• Un Evento finale ha un bordo spesso.

Evento di inizio

Un Evento di inizio indica dove comincia un processo o un percorso. Un processo può avere più Eventi di inizio se può essere avviato da trigger diversi. Per esempio, un processo relativo agli ordini può iniziare quando un cliente effettua un ordine online, al telefono o di persona.

Intermediate Event

Un Intermediate Event si verifica tra l’inizio e la fine di un processo. A seconda del tipo e della posizione, può ricevere o inviare un evento, ad esempio un messaggio o un segnale. Altri tipi di evento sono Timer, Error, Escalation, Compensation, Conditional, Cancel, Link, Terminate, Multiple e Parallel Multiple.

Per esempio, un processo relativo agli ordini può attendere la conferma del cliente prima di proseguire. Il simbolo dell’evento indica che cosa il processo sta aspettando o inviando.

Evento finale

Un Evento finale indica la conclusione di un percorso del processo. Un processo può avere più Eventi finali per rappresentare esiti diversi, ad esempio un ordine completato o rifiutato. Assegni a ogni esito un nome chiaro, così che sia facile distinguerli.

Attività

Le attività rappresentano il lavoro svolto in un processo. I tipi principali sono Task e Subprocess. Un Task è una singola unità di lavoro; un Subprocess contiene una propria sequenza di passaggi.

Tipi di Task

BPMN usa i tipi di Task per indicare come viene svolto il lavoro. Il tipo descrive l’attività rappresentata nel modello; non significa che ProcessMind esegua il lavoro.

Task

Un Task è un’attività generica. Inizi con un Task generico quando deve rappresentare un passaggio e non ha ancora stabilito se sia adatto un tipo più specifico.

Manual Task

Una persona svolge un Manual Task senza che un motore di processo gestisca l’attività. Alcuni esempi sono organizzare documenti o risolvere telefonicamente un problema relativo a una fattura.

User Task

Un motore di processo assegna un User Task a una persona, che lo completa e ne registra il risultato. Alcuni esempi sono rivedere una fattura, approvare una richiesta di ferie o gestire una richiesta di assistenza.

Receive Task

Un Receive Task rappresenta l’attesa di un messaggio come attività distinta all’interno del processo. È raffigurato con il simbolo di una busta vuota.

Receive Task (che avvia un processo)

Un Receive Task che avvia un processo lo avvia quando riceve un messaggio. Il simbolo presenta un piccolo indicatore di evento nell’angolo superiore sinistro.

Send Task

Un Send Task rappresenta l’invio di un messaggio nell’ambito di un processo.

Script Task

Uno Script Task rappresenta uno script che un motore di processo può eseguire, scritto in un linguaggio supportato dal motore.

Service Task

Un Service Task rappresenta il lavoro svolto da un servizio software, ad esempio una chiamata a un servizio web. Il modello indica il tipo di attività; l’implementazione dipende dal sistema che esegue il processo.

Business Rule Task

Un Business Rule Task rappresenta un’attività che valuta o applica regole aziendali.

Subprocess e indicatori delle attività

Un Subprocess contiene un flusso autonomo. Può espanderlo per mostrarne i passaggi oppure comprimerlo per mantenere l’attenzione sul diagramma principale. Gli indicatori possono inoltre segnalare che un’attività si ripete, viene eseguita per più elementi o gestisce una compensazione.

Subprocess

Un Subprocess compresso raggruppa i passaggi in un’unica attività nel diagramma principale. Lo espanda quando è necessario mostrare il flusso interno.

AdHoc Subprocess

Un AdHoc Subprocess rappresenta attività prive di una sequenza fissa. Il modello indica che possono essere svolte in un ordine flessibile.

Indicatore di ciclo

Un indicatore di ciclo segnala che un’attività si ripete finché non viene soddisfatta la condizione di uscita.

Indicatore di istanze multiple

Un’attività con istanze multiple si ripete per un insieme definito di elementi. Le linee verticali indicano istanze parallele; quelle orizzontali indicano istanze sequenziali.

Indicatore di compensazione

Un’attività Compensation rappresenta un lavoro che annulla o compensa gli effetti di un’attività precedente. La colleghi al diagramma con un Association, non con un Sequence Flow.

Indicatori combinati

Può combinare un indicatore Compensation con quelli di ciclo o di istanze multiple per mostrare come l’attività si ripete o si applica a più elementi.

Gateway

I gateway controllano le diramazioni e le convergenze di un processo. Sono raffigurati come rombi. Il simbolo all’interno identifica il tipo di Gateway e il modo in cui gestisce i percorsi.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Un Exclusive Gateway seleziona un solo percorso in uscita. Il rombo può contenere una X oppure non avere alcun simbolo.

Inclusive Gateway

Un Inclusive Gateway può attivare uno o più percorsi in uscita, a seconda delle condizioni. Un Gateway corrispondente, più avanti nel processo, può sincronizzare i percorsi attivati.

Parallel Gateway

Quando divide il flusso, un Parallel Gateway attiva tutti i percorsi in uscita. Quando li riunisce, attende che siano completati tutti i rami in ingresso.

Event Gateway

Un Event Gateway instrada il processo in base all’evento che si verifica per primo, ad esempio la ricezione di un messaggio.

Oggetti di connessione

Gli oggetti di connessione mostrano le relazioni tra gli elementi BPMN. Scelga il connettore più adatto alla relazione che desidera rappresentare.

Sequence Flow

Message Flow

Association

Sequence Flow

Sequence Flow indica l’ordine delle attività e degli eventi all’interno di un processo. È rappresentato da una linea continua con una punta a freccia e può indicare un percorso condizionale o predefinito.

Message Flow

Message Flow rappresenta la comunicazione tra partecipanti distinti, di solito raffigurati in pool diversi. È rappresentato da una linea tratteggiata, con un cerchio all’inizio e una punta a freccia aperta alla fine. Non lo utilizzi per collegare attività all’interno dello stesso pool.

Association

Un’Association collega un’attività o un evento a un artefatto, ad esempio un Data Object o una Text Annotation. Aggiunge informazioni di contesto senza modificare il flusso del processo.

Pool e corsie

I pool rappresentano i partecipanti a un processo, ad esempio organizzazioni, reparti o sistemi. Le lane suddividono un pool per indicare le responsabilità all’interno di quel partecipante.

Utilizzi pool distinti per rappresentare partecipanti diversi e i loro scambi. Utilizzi le lane per chiarire quale ruolo o sistema gestisce ciascuna attività. Per maggiori dettagli, consulti la documentazione su pool e corsie.

Pool compresso

Un pool compresso mostra un partecipante senza visualizzarne le attività interne. È utile quando il diagramma deve indicare il coinvolgimento di un’organizzazione o di un sistema esterno, ma il relativo processo interno non rientra nell’ambito del modello.

Artefatti

Gli artefatti aggiungono informazioni e contesto a un diagramma BPMN senza modificare il relativo Sequence Flow. Tra i principali tipi figurano Data Objects, Data Stores, Group e Text Annotation.

Data Objects e Data Stores

Un Data Object rappresenta le informazioni utilizzate o prodotte da un’attività. Data Input e Data Output indicano le informazioni che entrano o escono da un processo. Un Data Store rappresenta informazioni che persistono oltre la singola istanza del processo.

Gruppo

Un Group riunisce visivamente elementi correlati, senza modificare il flusso del processo.

Text Annotation

Una Text Annotation aggiunge una spiegazione o una nota al diagramma. Utilizzi un’Association per collegarla all’elemento pertinente.

Come si crea un diagramma BPMN?

Parta dalla domanda sul processo a cui il diagramma deve rispondere, quindi costruisca il modello a partire dal flusso principale:

1. Definisca l’ambito. Scelga il processo, i punti di inizio e fine e il livello di dettaglio necessario ai lettori.
2. Elenchi le attività. Descriva i passaggi principali in linguaggio semplice, prima di aggiungere i simboli.
3. Aggiunga eventi ed esiti. Indichi cosa avvia il processo, cosa può accadere durante il suo svolgimento e come termina ciascun percorso.
4. Rappresenti le decisioni. Aggiunga i Gateway nei punti in cui il flusso si dirama o si ricongiunge.
5. Indichi partecipanti e responsabilità. Utilizzi pool e lane per chiarire chi è responsabile di cosa.
6. Aggiunga messaggi e contesto. Utilizzi Message Flow tra i partecipanti e gli artefatti per i dati o le note pertinenti.
7. Riveda il modello. Esamini ogni percorso insieme a chi conosce il lavoro. Verifichi che il diagramma sia leggibile e che i simboli esprimano il significato previsto.

Per una guida passo passo, consulti la documentazione su come costruire un diagramma BPMN. Può anche aprire gli esempi BPMN 2.0 nella documentazione per vedere modelli completi e riprendere gli schemi adatti al Suo processo.

La notazione si impara più facilmente usandola. Scelga un processo che conosce già, lo descriva in una frase e corregga la bozza generata dal modellatore. Il layout automatico dispone gli elementi del diagramma mentre Lei consulta i simboli riportati sopra.

Buone pratiche BPMN per diagrammi utili

Un modello è più facile da rivedere e mantenere se:

• Si concorda prima lo scopo. Un modello destinato alla discussione può richiedere meno dettagli di uno pensato per l’implementazione.
• Si utilizzano i simboli standard in modo coerente. Si evitano forme o significati inventati, che gli altri lettori potrebbero non riconoscere.
• Si assegnano nomi chiari agli elementi. Si utilizzano termini comprensibili al team di processo e si distinguono facilmente gli esiti diversi.
• Si mantiene il diagramma focalizzato. Si utilizzano Subprocess per separare i dettagli dal flusso principale.
• Si indicano i cambiamenti di responsabilità. Pool e lane dovrebbero chiarire partecipanti e responsabilità, non aggiungere strutture vuote.
• Si convalida il modello con i partecipanti al processo. Si esaminano i percorsi insieme a chi svolge o gestisce il lavoro.
• Si rivede il modello dopo ogni modifica. Un diagramma descrive un processo in un determinato momento. Lo aggiorni quando il processo cambia.

Il modellatore BPMN 2.0 di ProcessMind funziona nel browser e offre la generazione con AI a partire da una descrizione, layout automatici e controlli della qualità del modello. È più facile applicare queste pratiche quando lo strumento si occupa di una parte del lavoro: parta dal processo che conosce meglio e potrà trovare nello stesso luogo la notazione, la revisione e il punto di partenza per discutere i primi miglioramenti. Per una panoramica più ampia su come integrare la modellazione con i dati operativi, legga quali vantaggi offre l’unione tra modellazione dei processi e process mining.

Quali sono le differenze tra BPMN 1.x e BPMN 2.0?

Se sta rivedendo un vecchio modello BPMN, i simboli Le saranno familiari. Le differenze principali riguardano la precisione e la portabilità dello standard.

• Un formato XML condiviso. BPMN 2.0 definisce un formato per archiviare e scambiare i modelli. BPMN 1.x non prevedeva un formato di file condiviso, rendendo più difficile trasferire un modello da uno strumento all’altro.
• Definizioni più precise. BPMN 2.0 specifica con maggiore dettaglio gli elementi e le loro relazioni.
• Supporto per i modelli eseguibili. BPMN 2.0 è sufficientemente precisa da consentire a un motore di flusso di lavoro di eseguire un modello. Non tutti i modelli di processo devono essere eseguibili.

Per la maggior parte dei nuovi modelli, BPMN 2.0 è la scelta più pratica, perché è la versione attuale supportata dagli strumenti di modellazione moderni.

Cosa contiene un file XML BPMN 2.0?

Un file XML BPMN 2.0 memorizza gli elementi del modello, i collegamenti, i nomi e il layout del diagramma. Può includere la struttura di pool e lane, Sequence Flow e Message Flow, i tipi di eventi e Gateway e la posizione degli elementi sulla tela.

Il supporto XML consente di scambiare modelli, ma non garantisce che tutte le funzionalità specifiche di uno strumento vengano trasferite. Un altro strumento potrebbe visualizzare il layout in modo diverso, mentre i campi personalizzati o la cronologia delle revisioni potrebbero non essere inclusi nel formato standard.

ProcessMind spiega come importare ed esportare file BPMN. Se desidera confrontare diversi strumenti, consulti la nostra guida alle alternative a Visio per BPMN.

Poster BPMN 2.0 e guida ai simboli

Utilizzi il poster come riferimento rapido durante la modellazione. La documentazione elenca i poster scaricabili nelle diverse lingue.

Il poster è utile quando si è già al lavoro sul diagramma: lo tenga accanto al modello su cui sta lavorando. Apra il modellatore e consulti il foglio per verificare un simbolo mentre ha il diagramma davanti.

Scarichi il poster BPMN 2.0 nella Sua lingua

Selezioni un poster qui sotto per aprire il PDF. La pagina della documentazione elenca le versioni disponibili ed è il riferimento per i download.

IngleseOlandeseTedescoFranceseSpagnoloRussoSvedeseItalianoPortoghesePolaccoEbraicoUcrainoCineseUngheresePersianoInglese

Ringraziamenti

Il poster è stato realizzato nel 2010 e tradotto da ricercatori e professionisti. Ringraziamo le persone e le istituzioni che hanno contribuito a renderlo disponibile.

Autori originali: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich.

Le traduzioni sono state realizzate da: Trisotech (francese); Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos e Marlon Dumas (spagnolo); Business Process Technology Group dell’Hasso-Plattner-Institute (russo); Birger Andersson e Petia Wohed (svedese); Thauris.nl (olandese); Lucinéia Heloisa Thom e Cirano Iochpe (portoghese); MGX Infoservice (polacco); Ofir Nimitz e Iftah Peretz (ebraico); A/Prof Zhang e Lecturer Ms Bai della School of Software Engineering della Beijing Jiaotong University (cinese); Istvan Gerecs (ungherese); e Hamidreza Sarabadani (persiano).

Fonte: il poster BPMN 2.0

Come proseguire

Ora ha a disposizione la guida ai simboli. La metta in pratica creando un modello e verificando ogni percorso con le persone che conoscono il processo.