BPMN 도구: 작업에 맞는 모델러 선택하기

BPMN 도구는 프로세스 다이어그램을 그리는 데 그치지 않습니다. BPMN 2.0 표기법을 검증하거나 공동 워크숍을 지원하고, 모델을 시스템에서 실행할 작업과 연결하는 도구도 있습니다. 전체 아키텍처를 관리하고 모델을 시스템에 기록된 데이터와 비교할 수도 있습니다. 도구를 고를 때는 팔레트의 도형 수보다 모델로 다음에 무엇을 해야 하는지를 기준으로 삼으세요.

비용은 무료부터 시작할 수 있습니다. 사용자 라이선스 비용 없이 유효한 BPMN 2.0 모델을 공유 카탈로그에 보관하고, 아키텍처나 거버넌스, 프로세스 데이터가 필요해질 때 상위 플랜으로 이동할 수 있습니다. 이 가이드에서는 도구의 다섯 가지 유형과 유형별 차이를 살펴보는 일곱 가지 항목, 도구별 기능 비교표, 무료 옵션의 한계를 설명합니다.

BPMN 도구는 어떤 기능을 하나요?

BPMN 도구에는 비즈니스 프로세스 모델링을 위한 다섯 가지 유형이 있습니다. 모두 다이어그램을 만들 수 있지만 해결하는 문제는 서로 다릅니다.

• 표기법 모델러는 BPMN 2.0 다이어그램을 작성하고 검증합니다. Camunda Modeler, 기반 라이브러리인 bpmn.io, Bizagi Modeler, 모델러로 사용하는 Signavio Process Manager 등이 있습니다.
• 다이어그램 도구는 공동 워크숍과 시각적 소통을 지원합니다. Visio, Lucidchart, Miro, draw.io 등이 이에 해당합니다. 도형을 자유롭게 사용할 수 있지만 BPMN 규칙을 따를 필요는 없습니다.
• BPM 제품군은 모델을 프로세스 실행과 연결합니다. Camunda Platform, Appian, Pega, Bizagi Suite 등이 있으며, 모델을 엔진에서 사용할 명세로 활용합니다.
• 엔터프라이즈 아키텍처 제품군은 더 넓은 아키텍처 안에서 프로세스를 관리합니다. ARIS, SAP Signavio, LeanIX, Bizzdesign 등이 있으며 프로세스 주변의 거버넌스와 포트폴리오를 다룹니다.
• 프로세스 인텔리전스 플랫폼은 모델, 아키텍처, 근거 데이터를 한곳에서 관리합니다. ProcessMind, Celonis, Signavio Process Intelligence 등이 있습니다. 모델을 시스템에 기록된 실제 데이터와 비교할 수 있습니다.

도구를 선택할 때 흔히 하는 실수는 한 가지 용도의 도구에 다른 작업까지 기대하는 것입니다. 관리 체계가 필요한 프로세스 환경을 구축하려는데 다이어그램 도구를 선택하면 이미지 파일만 쌓일 수 있습니다. 반대로 간단한 워크숍에 엔터프라이즈 제품군을 도입하면 필요한 수준보다 많은 구현 작업이 생길 수 있습니다.

또 다른 실수는 무료로 시작할 수 있는 작업에 엔터프라이즈 비용을 지불하는 것입니다. ProcessMind는 프로세스 인텔리전스 플랫폼이면서 표기법 모델링도 지원합니다. BPMN 2.0 모델을 작성하고 검증한 뒤 카탈로그에 보관하고, 필요에 따라 아키텍처 계층과 이벤트 데이터를 추가할 수 있습니다.

BPMN 소프트웨어를 선택하기 전에 무엇을 확인해야 할까요?

다음 일곱 가지 항목으로 비즈니스 프로세스 모델링 도구를 비교해 보세요. 우선순위는 다이어그램을 만든 뒤 모델을 어떻게 활용할지에 따라 달라집니다.

1. BPMN 2.0 규정 준수. 편집기가 모델을 그리는 동안 표기법을 검증하나요? 다른 모든 기능이 이에 달려 있으므로 가장 먼저 확인해야 합니다. 검증에 실패한 모델은 의미 있는 BPMN XML로 내보내거나 시뮬레이션하거나 이벤트 로그와 비교할 수 없습니다. 규정을 준수하지 않으면 프로세스처럼 보이는 그림만 남습니다.
2. 협업. 여러 사용자가 함께 편집하고 댓글을 달고 검토할 수 있나요? 정식 라이선스가 없는 사용자도 조회하거나 의견을 보탤 수 있나요?
3. 아키텍처. 상위 및 하위 프로세스를 포함한 계층으로 프로세스를 정리할 수 있나요, 아니면 다이어그램마다 별도 파일로 관리해야 하나요? 이 차이가 모델러와 저장소를 구분합니다.
4. 시뮬레이션. 서비스 시간을 바꾸거나 검토자를 추가하는 등의 변경을 가정하고, 그에 따른 처리 시간의 변화를 확인할 수 있나요?
5. 프로세스 데이터. 이벤트 로그와 모델을 비교해 실제 프로세스가 문서화한 대로 진행되는지 확인할 수 있나요?
6. 상호 운용성. 표준 BPMN XML을 가져오고 내보낼 수 있나요? API를 제공하나요? 파일을 다른 곳으로 옮길 수 있는지 확인하세요. 이는 모델이 실제로 BPMN 2.0 형식인지 확인하는 방법이기도 합니다.
7. 거버넌스. 버전을 추적하고 담당자를 지정하며 변경 권한을 관리할 수 있나요? 프로세스가 변화해도 아키텍처를 유용하게 유지하려면 거버넌스가 필요합니다.

비용도 중요하지만 라이선스 비용이 가장 큰 부담인 경우는 드뭅니다. 도구가 대신하지 않는 작업이 쌓이면서 비용이 커집니다. 기능 목록이 비슷한 두 도구도 매일 사용하는 방식에 따라 체감 차이가 큰 이유입니다. 먼저 도구 유형별로 어떤 일을 할 수 있는지 비교해 보세요.

모델의 구성과 관리 방식을 알아보려면 프로세스 거버넌스를 확인하세요. 표기법에 대해서는 BPMN 2.0 요구사항과 작업에 맞는 표기법을 살펴보세요.

업무 유형별로 적합한 BPMN 모델링 도구는 무엇인가요?

비즈니스 프로세스 모델링 소프트웨어는 도형 수가 아니라 필요한 작업을 기준으로 비교하세요. 아래 표는 세로축에 일곱 가지 확인 항목을, 가로축에 다섯 가지 도구 유형을 정리했습니다.

표를 열별로 살펴보세요. 특정 도구 유형의 항목에 ‘미지원’이라고 표시되어도 결함이라는 뜻은 아닙니다. 다른 업무를 위해 설계된 도구일 수 있습니다.

• 표기법 모델러(Camunda Modeler, bpmn.io, Bizagi Modeler). 무료이면서 유효한 BPMN을 그리는 데 적합합니다. 저장소, 아키텍처, 데이터 기능은 없지만 담당자 한 명이 다이어그램 몇 개를 관리하는 경우에는 충분합니다. 이미 사용 중이라면 표준 BPMN XML 형식이므로 모델을 그대로 옮길 수 있습니다.
• 다이어그램 도구(Visio, Lucidchart, Miro, draw.io). 대부분의 팀이 이미 사용하는 범용 비즈니스 모델링 도구입니다. 워크숍이나 모델러를 열어볼 일이 없는 사람에게 프로세스를 설명할 때 유용합니다. 표준을 강제하지 않으므로 파일은 그림으로 남습니다. 스텐실 기반 도구에서 다른 도구로 옮길 때 고려할 점도 주로 이 차이입니다.
• BPM 제품군(Camunda Platform, Appian, Pega, Bizagi Suite). 모델을 실행해야 할 때 도입합니다. 모델은 공급업체의 실행 환경에 종속되므로 프로세스 지식을 어디에 보관할지 정하는 것과는 다른 선택입니다. BPMS의 의미에서 자세히 알아보세요.
• 엔터프라이즈 아키텍처 제품군(ARIS, SAP Signavio, LeanIX, Bizzdesign). 애플리케이션과 역량 포트폴리오까지 관리하므로 프로세스보다 넓은 범위의 아키텍처에 적합합니다. 프로젝트 범위를 정하기 전에 엔터프라이즈 아키텍처 도구 비교를 확인하세요.
• 프로세스 인텔리전스 플랫폼(ProcessMind). 모델과 관련 아키텍처, 시스템의 이벤트 데이터를 하나의 작업 공간에서 관리합니다. BPMN 2.0 모델을 작성하면서 검증하고, 자동으로 레이아웃을 정리하고, AI로 초안을 만들 수 있습니다. 담당자와 승인 절차를 포함해 프로세스를 계층별로 관리한 뒤 시뮬레이션과 process mining으로 모델을 점검할 수 있습니다. 전체 애플리케이션 환경이 아니라 프로세스를 관리하는 것이 목적이라면 필요한 작업을 한곳에서 처리할 수 있습니다.

유용한 BPMN 도구 비교는 기능 목록이 아니라 선택으로 이어져야 합니다. 프로세스 관리가 주 업무인 팀이라면 마지막 열에 해당하는 도구에서 업무를 이어갈 수 있습니다. Process Individual 플랜으로 시작하고, 업무가 확장될 때 기능을 추가하면 나중에 다른 도구로 옮길 필요가 없습니다.

BPMN 도구가 어떤 작업을 대신해야 할까요?

표에서 어떤 도구 유형을 선택하든 모델링 시간을 줄이는 데 영향을 주는 작업은 세 가지입니다. 모델을 수정할 때마다 반복되는 작업이므로 사용자가 직접 하기보다 도구가 처리하는 편이 낫습니다.

품질. 규정 준수 검사는 표기법이 유효한지 알려줍니다. 다음으로 살펴볼 것은 모델의 완성도입니다. 게이트웨이의 분기와 병합이 맞는지, 모든 요소에 이름이 있는지, 흐름이 종료되는지, 프로세스에 필요한 문서와 역할이 포함되어 있는지 확인해야 합니다. 모델 품질 기능은 모델을 작성하는 동안 이러한 항목을 점검합니다. 캔버스의 배지는 모델 점수를 표시하고, 통과하지 못한 검사 항목을 나열하며, 각 항목과 관련된 요소로 안내합니다. 막연한 경고 대신 무엇을 수정해야 하는지 구체적으로 확인할 수 있습니다. 유효성 검사만으로는 프로세스를 다른 사람이 읽고 이해할 준비가 되었는지 알 수 없으므로, 이 기능은 유효성 검사에서 제공하지 않는 개선 방향을 제시합니다.

Figure 1 — 모델 품질 배지는 모델을 작성하는 동안 점수를 계산하고 실패한 검사 항목을 표시합니다. Source: ProcessMind, BPMN 2.0 모델링 캔버스

레이아웃. 요소를 하나 추가하거나 작업 이름을 바꾸거나 게이트웨이를 옮기면 주변 요소의 위치도 달라져 도형을 다시 끌어다 놓아야 합니다. 모델링에서 시간이 가장 많이 드는 부분이며, 지난달에는 읽기 쉬웠던 모델이 지금은 알아보기 어려워지는 이유이기도 합니다. 자동 레이아웃 기능은 변경할 때마다 요소 위치를 정리해 검토자가 다이어그램을 계속 읽기 쉽게 유지합니다.

Figure 2 — 수정 후 자동 레이아웃 적용: 모델을 직접 끌어다 놓지 않아도 위치가 조정됩니다. Source: ProcessMind, BPMN 2.0 모델링 캔버스

초안 작성. 빈 캔버스에서 시작하는 것도 번거로운 작업입니다. AI 프로세스 생성 기능은 작성한 설명을 바탕으로 수정 가능한 초안을 만듭니다. 이미 작업을 시작한 모델에서는 AI assistant가 다음 단계를 제안합니다. 프로세스의 내용을 결정하는 것은 팀이며, 도구는 빈 화면에서 시작하는 수고를 덜어줍니다.

Figure 3 — 팀에서 수정할 수 있도록 설명을 바탕으로 초안을 작성합니다. Source: ProcessMind, AI 프로세스 생성

무료 BPMN 도구로 충분한 경우는 언제인가요?

담당자 한 명이 다이어그램 몇 개를 만들고 다른 사람은 관리하지 않는다면 무료 모델러가 적합합니다. 무료로 모델을 검증하고 표준 BPMN XML로 내보낼 수 있습니다. 코드 중심으로 일하는 팀에서 개발 산출물로 모델을 관리한다면 무료 표기법 모델러만으로도 충분합니다.

모델을 파일보다 오래 유지해야 할 때 무료 도구의 한계가 드러납니다. 다이어그램이 누군가의 다운로드 폴더에 저장되고, 어느 버전이 최신인지 알 수 없으며, 어느새 실제 프로세스와 달라질 수 있습니다. 이는 저장소의 문제이며 파일 이름 규칙만으로 해결하기 어렵습니다.

그렇다고 프로세스 환경을 구축하기도 전에 엔터프라이즈 제품군을 도입해야 하는 것은 아닙니다. ProcessMind는 Process Individual 플랜을 제공합니다. 14일 무료 체험이 끝나면 작업 공간을 이 플랜으로 전환할 수 있습니다. 모델과 데이터는 유지되며 사용자 한 명이 모델링을 계속할 수 있습니다. 이후 유료 플랜으로 단계적으로 확장할 수 있으므로 처음부터 되돌리기 어려운 결정을 내릴 필요가 없습니다.

이 항목 중 두 가지 이상에 해당한다면 저장소가 필요할 수 있지만, 반드시 엔터프라이즈 라이선스를 도입해야 하는 것은 아닙니다.

프로세스 모델링과 프로세스 아키텍처는 어떻게 다른가요?

프로세스 다이어그램은 하나의 프로세스가 어떻게 진행되는지 보여줍니다. 프로세스 아키텍처는 조직에 어떤 프로세스가 있으며 서로 어떻게 연결되고 각 프로세스가 어디에 속하는지 보여줍니다.

아키텍처를 구성하려면 다이어그램만으로는 부족합니다.

• 계층: 비즈니스 프로세스, 하위 프로세스, 활동을 구성하고, 내용을 복제하지 않고도 계층 간에 이동할 수 있게 합니다.
• 관계: 어떤 프로세스가 다른 프로세스를 호출하는지, 어떤 역량을 지원하는지, 어느 단계가 여러 프로세스에서 공유되는지 보여줍니다.
• 공유 기준 정보: 프로세스마다 항목을 하나만 두어 같은 프로세스가 서로 다른 이름으로 중복 표시되지 않게 합니다.

도구에서 계층을 표현할 수 없다면 폴더와 이름 규칙에 의존하게 됩니다. 이 방법도 사용할 수 있지만 모두가 같은 규칙을 따라야 하며, 새로운 사람이 합류하는 순간부터 관리가 어려워질 수 있습니다.

ProcessMind에서는 다른 유형의 도구에 맡기지 않고 프로세스 아키텍처까지 관리할 수 있습니다. 설정 가능한 아키텍처 계층, 프로세스 간 관계, RACI 담당자, 초안부터 게시까지 이어지는 거버넌스 워크플로, 조회자가 필요한 프로세스를 확인할 수 있는 포털을 제공합니다. 엔터프라이즈 프로세스 아키텍처에서 카탈로그 하나로 프로세스 환경을 최신 상태로 관리하는 방법을, RACI 역할에서 담당자와 프로세스를 연결하는 방법을 확인하세요.

엔터프라이즈 아키텍처 제품군은 애플리케이션 및 역량 포트폴리오처럼 프로세스 주변의 더 넓은 영역까지 다룹니다. 이는 프로세스 아키텍처에 반드시 필요한 범위가 아니라 그보다 넓은 영역이므로, 프로세스 지식을 제대로 관리하려는 팀이 꼭 도입해야 하는 것은 아닙니다.

BPMN 도구는 어떻게 선택해야 할까요?

모델을 만든 뒤 어떤 작업에 활용할지 먼저 정하고, 필요한 범위에 맞춰 도구를 선택하세요.

• 회의나 문서에 사용할 다이어그램 하나: 다이어그램 도구나 이미 사용하는 무료 모델러만으로 충분할 수 있습니다.
• 개발자나 실행 엔진에서 모델을 실행해야 하는 경우: 표기법을 검증하는 모델러를 선택하거나 이미 사용하는 제품군을 활용하세요.
• 모델의 정확성을 유지하고 의사결정에 활용해야 하는 경우: BPMN 2.0 검증, 저장소, 계층 구조, 모델과 시스템 데이터를 비교하는 기능을 확인하세요.

ProcessMind는 단계별로 확장할 수 있도록 설계되어 있으며, 어느 단계에서든 기존 작업을 그대로 이어갈 수 있습니다.

어느 플랜에서든 시작해 필요에 따라 확장할 수 있습니다. Process Individual 플랜에서 검증된 모델로 시작한 팀은 나중에 아키텍처 계층이나 process mining이 필요해져도 작업을 다시 할 필요가 없습니다. 같은 모델을 같은 공간에서 계속 사용하기 때문입니다. 지금 플랫폼을 선택하면 오늘은 다이어그램 도구를 쓰고 내년에는 별도 제품군으로 옮기는 일을 피할 수 있습니다.

플랜 및 가격 페이지에서 각 플랜에 포함된 항목을 확인할 수 있으며, BPMN 모델링 페이지에서는 편집기를 살펴볼 수 있습니다.