Narzędzia BPMN: jak wybrać odpowiedni modeler

Narzędzie BPMN może służyć do znacznie więcej niż rysowania diagramów procesów. Niektóre narzędzia sprawdzają zgodność notacji z BPMN 2.0, inne ułatwiają wspólne warsztaty, łączą model z procesem uruchamianym przez system albo przechowują całą architekturę i pozwalają porównywać model z danymi zapisanymi w systemach. Wybór warto oprzeć na tym, do czego model będzie potrzebny, a nie na liczbie kształtów dostępnych w palecie.

Ceny też tworzą pewną skalę, która zaczyna się od zera. Można przechowywać poprawne modele BPMN 2.0 we wspólnym katalogu bez opłat za licencję, a wyższy plan wybrać dopiero wtedy, gdy potrzebna stanie się architektura, zarządzanie lub dane o procesach. W tym przewodniku omawiamy pięć rodzajów narzędzi, siedem kryteriów ich oceny, możliwości poszczególnych rozwiązań oraz ograniczenia bezpłatnych opcji.

Do czego służy narzędzie BPMN?

To określenie obejmuje pięć rodzajów narzędzi do modelowania procesów biznesowych. Wszystkie pozwalają tworzyć diagramy, ale służą różnym celom.

• Modelery notacji służą do tworzenia i sprawdzania diagramów BPMN 2.0. Należą do nich Camunda Modeler, biblioteka bpmn.io, na której jest oparty, Bizagi Modeler oraz Signavio Process Manager w roli modelera.
• Narzędzia do tworzenia diagramów wspierają wspólne warsztaty i komunikację wizualną. Przykłady to Visio, Lucidchart, Miro i draw.io. Ich kształty można dowolnie łączyć, ale nie muszą spełniać reguł BPMN.
• Pakiety BPM łączą modele z wykonywaniem procesów. Przykłady to Camunda Platform, Appian, Pega i Bizagi Suite. Model staje się specyfikacją dla silnika.
• Pakiety do architektury korporacyjnej przechowują procesy jako część szerszej architektury. Przykłady to ARIS, SAP Signavio, LeanIX i Bizzdesign. Obejmują zarządzanie oraz portfele związane z procesami.
• Platformy process intelligence łączą modele, architekturę i dane potwierdzające przebieg pracy. Przykłady to ProcessMind, Celonis i Signavio Process Intelligence. Można porównać model z danymi zapisanymi w systemach.

Najczęstszy błąd przy wyborze polega na oczekiwaniu, że narzędzie przeznaczone do jednego zadania sprawdzi się także w innym. Jeśli potrzebny jest zarządzany krajobraz procesów, narzędzie do rysowania diagramów może zostawić Państwa z folderem pełnym obrazków. Jeśli chodzi o szybki warsztat, wdrożenie pakietu korporacyjnego może wymagać więcej pracy, niż uzasadnia zadanie.

Drugi błąd to płacenie za pakiet korporacyjny za zadanie, które można rozpocząć bezpłatnie. ProcessMind należy do ostatniej kategorii, a jednocześnie obsługuje pierwszą: można w nim modelować procesy i sprawdzać zgodność z BPMN 2.0, przechowywać modele w katalogu, a poziomy architektury i dane o zdarzeniach dodać wtedy, gdy będą potrzebne.

Co sprawdzić przed wyborem oprogramowania BPMN?

Porównując narzędzia do modelowania BPMN, warto ocenić je według siedmiu kryteriów. Priorytety zależą od tego, jak model będzie wykorzystywany po utworzeniu.

1. Zgodność z BPMN 2.0. Czy edytor sprawdza notację podczas rysowania? To pierwsze kryterium, bo od niego zależy wszystko inne. Model, który nie przechodzi walidacji, nie może zostać wyeksportowany do użytecznego pliku BPMN XML, poddany symulacji ani porównany z dziennikiem zdarzeń. Bez zgodności zostaje tylko obrazek, który przypomina proces.
2. Współpraca. Czy kilka osób może równocześnie edytować model, dodawać komentarze i go sprawdzać? Czy można go wyświetlić lub współtworzyć bez pełnej licencji?
3. Architektura. Czy można uporządkować procesy na poziomach, z procesami nadrzędnymi i podrzędnymi, czy każdy diagram jest osobnym plikiem? To właśnie odróżnia modeler od repozytorium.
4. Symulacja. Czy można sprawdzić proponowaną zmianę, na przykład zmianę czasu obsługi lub dodanie osoby zatwierdzającej, i ocenić jej wpływ na czas cyklu?
5. Dane o procesach. Czy można porównać model z dziennikiem zdarzeń i sprawdzić, czy proces przebiega zgodnie z dokumentacją?
6. Współpraca między systemami. Czy można importować i eksportować standardowe pliki BPMN XML? Czy dostępne jest API? Warto upewnić się, że pliki można przenieść do innego narzędzia. To również sposób na sprawdzenie, czy model rzeczywiście jest zgodny z BPMN 2.0.
7. Zarządzanie. Czy można śledzić wersje, przypisywać właścicieli i kontrolować, kto może wprowadzać zmiany? Dzięki temu architektura pozostaje użyteczna, gdy procesy się zmieniają.

Koszt ma znaczenie, ale licencja rzadko stanowi największy wydatek. Najwięcej kosztuje praca, której narzędzie nie wykonuje za Państwa. Dlatego dwa narzędzia z tą samą listą funkcji mogą się tak różnić w codziennym użytkowaniu. Najpierw warto porównać możliwości poszczególnych rodzajów narzędzi.

Więcej informacji o organizacji i utrzymaniu modeli można znaleźć w artykule o zarządzaniu procesami. W kwestii samej notacji warto przeczytać, jakie wymagania stawia BPMN 2.0 oraz jakiej notacji wymaga dane zadanie.

Jakie narzędzia do modelowania BPMN sprawdzą się w danym zadaniu?

Oprogramowanie do modelowania procesów biznesowych warto porównywać pod kątem wykonywanych zadań, a nie liczby kształtów. W poniższej tabeli zestawiono siedem kryteriów z pięcioma rodzajami narzędzi.

Tabelę warto analizować kolumnami. Odpowiedź „nie” nie oznacza, że narzędzie jest wadliwe. Oznacza, że służy innemu zadaniu.

• Modelery notacji (Camunda Modeler, bpmn.io, Bizagi Modeler). Są bezpłatne i dobrze sprawdzają się przy tworzeniu poprawnych modeli BPMN. Nie oferują repozytorium, architektury ani pracy z danymi. To nie problem, jeśli jedna osoba odpowiada za kilka diagramów. Jeśli korzystają już Państwo z takiego narzędzia, można przenieść modele, ponieważ są zapisane w standardowym formacie BPMN XML.
• Narzędzia do tworzenia diagramów (Visio, Lucidchart, Miro, draw.io). To ogólne narzędzia do modelowania biznesowego, które wiele zespołów ma już na komputerach. Sprawdzają się podczas warsztatów i przy objaśnianiu procesów osobom, które nie będą korzystać z modelera. Kształty nie wymuszają zgodności ze standardem, więc plik pozostaje obrazkiem. Przejście z narzędzia opartego na szablonach sprowadza się głównie do tej jednej różnicy.
• Pakiety BPM (Camunda Platform, Appian, Pega, Bizagi Suite). Warto je wybrać, gdy model ma być uruchamiany. Wtedy znajduje się on w środowisku wykonawczym dostawcy. To inna decyzja niż wybór miejsca przechowywania wiedzy o procesach, co wyjaśnia artykuł Czym jest BPMS.
• Pakiety do architektury korporacyjnej (ARIS, SAP Signavio, LeanIX, Bizzdesign). Sprawdzają się, gdy architektura obejmuje więcej niż procesy, ponieważ przechowują również portfele aplikacji i kompetencji. Przed określeniem zakresu projektu warto przeczytać porównanie narzędzi do architektury korporacyjnej.
• Platformy process intelligence (ProcessMind). Model, otaczająca go architektura i dane o zdarzeniach z systemów znajdują się w jednym środowisku. Podczas rysowania można sprawdzać zgodność z BPMN 2.0, automatycznie rozmieszczać elementy modelu i przygotowywać jego projekt z pomocą AI. Procesy można porządkować według poziomów, przypisywać do nich właścicieli i uzyskiwać zatwierdzenia, a następnie testować modele za pomocą symulacji i process mining. Jeśli praca dotyczy procesów, a nie całego krajobrazu aplikacji, ta kolumna obejmuje wszystkie potrzebne zadania.

Porównanie narzędzi BPMN powinno prowadzić do decyzji, a nie do zliczania funkcji. Jeśli zespół zajmuje się procesami, rozwiązaniem może być ostatnia kolumna: można zacząć od planu Process Individual i dodawać możliwości wraz z rozwojem potrzeb, zamiast później przenosić się do innego narzędzia.

Jakie zadania powierzyć narzędziu BPMN?

Niezależnie od tego, która kolumna tabeli odpowiada Państwa pracy, o tym, ile czasu można zaoszczędzić przy modelowaniu, decydują trzy zadania. Powtarzają się przy każdej zmianie modelu i narzędzie wykonuje je szybciej niż człowiek.

Jakość. Zgodność z notacją potwierdza, że model jest poprawny. Warto też sprawdzić, czy model jest czytelny i kompletny: czy bramki są prawidłowo połączone, każdy element ma etykietę, przepływ prowadzi do końca, a proces zawiera potrzebną dokumentację i role. Jakość modelu można oceniać już podczas rysowania. Wskaźnik na obszarze roboczym pokazuje wynik, wymienia niespełnione kryteria i wskazuje elementy wymagające poprawy. Dzięki temu wiadomo, co konkretnie należy zmienić, zamiast otrzymywać ogólne ostrzeżenie. Walidator nie oceni jakości w ten sposób: poprawność notacji nie mówi, czy ktoś inny będzie w stanie zrozumieć proces.

Figure 1 — Wskaźnik jakości ocenia model podczas rysowania i wymienia niespełnione kryteria. Source: ProcessMind, obszar modelowania BPMN 2.0

Układ. Dodanie elementu, zmiana nazwy zadania lub przesunięcie bramki wpływa na pozostałe części diagramu. Ktoś musi wtedy ręcznie ponownie rozmieścić kształty. To najbardziej czasochłonny etap modelowania i powód, dla którego diagram czytelny miesiąc temu dziś może być nieczytelny. Automatyczny układ rozmieszcza elementy po każdej zmianie, dzięki czemu diagram pozostaje czytelny dla osób sprawdzających model.

Figure 2 — Automatyczny układ po edycji: elementy modelu są rozmieszczane ponownie bez ręcznego przeciągania. Source: ProcessMind, obszar modelowania BPMN 2.0

Tworzenie projektu. Rozpoczynanie pracy od pustego obszaru to kolejne żmudne zadanie. Generowanie procesów przez AI przekształca opis procesu w pierwszą wersję modelu, którą można poprawić. Asystent AI podpowiada kolejne kroki w rozpoczętym już modelu. To zespół decyduje, jak przebiega proces. Narzędzie pomaga zacząć, zamiast pozostawiać pustą stronę.

Figure 3 — Wstępny projekt na podstawie opisu, gotowy do sprawdzenia i poprawienia przez zespół. Source: ProcessMind, generowanie procesów przez AI

Kiedy wystarczy bezpłatne narzędzie BPMN?

Bezpłatny modeler sprawdzi się, gdy jedna osoba tworzy kilka diagramów i nikt inny ich nie aktualizuje. Można bezpłatnie sprawdzać zgodność z notacją i eksportować standardowy BPMN XML. Jeśli modele są artefaktami dla zespołu programistycznego pracującego z kodem, bezpłatny modeler notacji wystarczy.

Ograniczenia pojawiają się, gdy modele mają przetrwać dłużej niż pliki. Diagram trafia do folderu pobranych plików jednej z osób, nikt nie wie, która wersja jest aktualna, a model z czasem przestaje odpowiadać procesowi. To problem z repozytorium, którego nie rozwiąże ustalony sposób nazywania plików.

Nie oznacza to jednak, że trzeba kupować pakiet korporacyjny, zanim powstanie krajobraz procesów. ProcessMind oferuje plan Process Individual, na który można przejść po zakończeniu 14-dniowego okresu próbnego. Modele i dane pozostają dostępne, a jedna osoba może kontynuować modelowanie. Płatne plany pozwalają stopniowo rozszerzać możliwości, zamiast wymuszać nagłą zmianę. Pierwsza decyzja nie musi więc być ostateczna.

Jeśli występują co najmniej dwa z tych problemów, potrzebne jest repozytorium, ale niekoniecznie licencja korporacyjna.

Czym różni się modelowanie procesów od architektury procesów?

Diagram procesu pokazuje, jak przebiega jeden proces. Architektura procesów przedstawia, jakie procesy ma organizacja, jak są ze sobą powiązane i gdzie każdy z nich się mieści.

Architektura wymaga czegoś więcej niż zestawu diagramów:

• Poziomy: Porządkują procesy biznesowe, podprocesy i działania. Pozwalają przechodzić między poziomami bez powielania treści.
• Powiązania: Pokazują, które procesy korzystają z innych, jakie kompetencje wspierają i gdzie poszczególne kroki są wspólne.
• Wspólne źródło informacji: Każdy proces ma jeden wpis, dzięki czemu nie pojawia się pod różnymi nazwami.

Jeśli narzędzie nie obsługuje hierarchii, pozostają foldery i zasady nazywania plików. Mogą się sprawdzić, ale wymagają, by wszyscy przestrzegali tych samych reguł. Wystarczy, że do zespołu dołączy nowa osoba, a system może się rozpaść.

ProcessMind pozwala zarządzać tym obszarem bez sięgania po narzędzie z innej kategorii. Oferuje konfigurowalne poziomy architektury, powiązania między procesami, przypisanie odpowiedzialności RACI, workflow zarządzania od projektu po publikację oraz portal, w którym można przeglądać potrzebne procesy. Warto sprawdzić, jak architektura procesów w organizacji pomaga utrzymywać aktualny krajobraz procesów w jednym katalogu i jak role RACI przypisują osoby do procesów.

Pakiety do architektury korporacyjnej obejmują również elementy wykraczające poza procesy, takie jak portfele aplikacji i kompetencji. To szerszy zakres, a nie warunek pracy nad architekturą procesów. Zespoły zajmujące się procesami rzadko potrzebują go, by uporządkować wiedzę o swojej pracy.

Jak wybrać narzędzie BPMN?

Najpierw ustalcie, do czego model będzie potrzebny po utworzeniu. Następnie zdecydujcie, jaki plan odpowiada tym potrzebom.

• Jeden diagram na spotkanie lub do dokumentu: może wystarczyć narzędzie do rysowania albo bezpłatny modeler, z którego Państwo już korzystają.
• Model będą uruchamiać programiści lub silnik wykonawczy: warto wybrać modeler sprawdzający notację albo skorzystać z używanego już pakietu.
• Model ma pozostać aktualny i wspierać podejmowanie decyzji: warto szukać narzędzia, które sprawdza zgodność z BPMN 2.0, oferuje repozytorium i hierarchię oraz pozwala porównywać modele z danymi z systemów.

ProcessMind ma strukturę planów, którą można stopniowo rozszerzać, zachowując dotychczasową pracę:

Można zacząć od dowolnego planu i rozwijać rozwiązanie wraz z potrzebami. Zespół, który zaczyna od zatwierdzonego modelu w Process Individual, nie musi powtarzać pracy, gdy później potrzebuje poziomów architektury lub process mining. Model pozostaje ten sam i jest dostępny w tym samym miejscu. Dlatego warto od razu wybrać platformę, zamiast dziś korzystać z narzędzia do rysowania, a za rok przechodzić na pakiet.

Na stronie plany i ceny można sprawdzić, co obejmuje każdy poziom, a na stronie modelowanie BPMN zobaczyć sam edytor.