Transformation/Rolle: Process Mining für Auditoren

Prozesskonformität mit prüfungstauglichen Nachweisen belegen

Warum das wichtig ist

Als Compliance Manager müssen Sie belegen, dass der tatsächliche Prozess dem freigegebenen Standard entspricht. Die manuelle Zusammenstellung von Nachweisen kann Wochen dauern. Stichproben können verborgene, nicht konforme Varianten übersehen. Sich ändernde Anforderungen erschweren es zusätzlich, eine vollständige und aktuelle Sicht auf die Compliance zu bewahren.

Process Mining liefert Ihnen Nachweise aus tatsächlichen Prozessdaten. Sie können die Ausführung mit Ihrem Standard vergleichen, Abweichungen über alle verfügbaren Cases hinweg erkennen und eine belastbare Prüfspur erstellen.

So gehen Sie vor

1. Mine: Analysieren Sie Event-Daten aus Ihren ERP-, Finanz- und operativen Systemen, um zu sehen, wie der Prozess in der Praxis abläuft. Identifizieren Sie Bottlenecks, Nacharbeit, übersprungene Schritte und nicht konforme Varianten über alle verfügbaren Cases hinweg, nicht nur in Stichproben. Verwenden Sie Process Mining: Conformance Checking, um die tatsächliche Ausführung mit Ihrem definierten Standard zu vergleichen.

2. Model: Dokumentieren Sie den Zielprozess in BPMN 2.0 und definieren Sie die für Compliance relevanten Kontrollen, Aktivitäten und Entscheidungspunkte. Verwenden Sie Process Intelligence, um den Standard mit dem tatsächlichen Prozessverhalten zu verknüpfen und die Untersuchung von Abweichungen zu erleichtern. Halten Sie die Implementierungsanforderungen an die Conformance Checking Documentation angelehnt.

3. Simulate: Testen Sie geplante Änderungen an Kontrollen oder Prozessen, bevor Sie sie umsetzen. Vergleichen Sie Szenarien hinsichtlich Durchlaufzeit, Ausnahmevolumen, Ressourcenbedarf und Compliance-Risiko. Nutzen Sie die Ergebnisse, um Änderungen zu priorisieren, die Abweichungen reduzieren, ohne neue operative Bottlenecks zu schaffen.

Was Sie erwarten können

Bei vollständigen Event-Daten und einem klar definierten Standard sehen Teams typischerweise:

• 20–40 % kürzere Vorbereitungszyklen für Prüfungen
• Weniger blinde Flecken durch Stichproben dank einer breiteren Prozessabdeckung
• Schnellere Erkennung und Untersuchung nicht konformer Varianten
• Konsistentere Zusammenstellung von Nachweisen über mehrere Prüfungen hinweg
• Klarere Dokumentation der Kontrollleistung und der Prioritäten für Abhilfemaßnahmen

Die tatsächlichen Ergebnisse hängen von der Datenqualität, der Prozesskomplexität und dem Umfang Ihrer Kontrollen ab.

Erste Schritte

Beginnen Sie mit einem prüfbaren Prozess und einer klaren Compliance-Frage. Verbinden Sie die relevanten Event-Daten, definieren Sie das freigegebene Prozessmodell und führen Sie eine erste Konformitätsprüfung durch. Besprechen Sie die größten Abweichungen mit den Prozessverantwortlichen. Exportieren Sie anschließend die Erkenntnisse und zugehörigen Nachweise für Ihre Prüfungsakte.

Erweitern Sie die Analyse von einer einzelnen Kontrolle oder einem Prozess auf verwandte Workflows, sobald sich Ihre Datenabdeckung verbessert. So ersetzen Sie Wochen manueller Nachweiszusammenstellung durch wiederholbare Analysen und prüfungstaugliche Nachweise.